UNIDAD CUATRO
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
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• Un sistema de gestión documental es un sistema
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VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION
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• La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su produc...
VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
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POSIBLES DESVENTAJAS
• Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas
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• · Producción. Es todo el proceso que lleva a la creación de un
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Características
• Un sistema de gestión documental deberá satisfacer varios aspectos
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• Importación. Contar con un sistema de importación masiva de documentos, para toda
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• El mecanismo de búsqueda deberá ser capaz de realizar dicha
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• A continuación encontraran un link donde esta
paso a paso el Sistema de Gestión “IRIS
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BIBLIOGRAFIAS
• http://www.monografias.com/trabajos-
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  1. 1. UNIDAD CUATRO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ACTIVIDAD REALIZADA POR: SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS GESTIÓN DOCUMENTAL II Grupo C160403_4 TUTORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 15 de SEPTIEMBRE de 2013
  2. 2. • Estudie juiciosamente los materiales de la unidad 4, revise las referencias sugeridas e investigue en otras fuentes para que tenga claridad qué es un Programa de Gestión Documental y qué es un Sistema de Gestión documental. • Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. •
  3. 3. QUE ES SGD • Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital.
  4. 4. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL • La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su productividad empresarial mediante la implantación de un sistema de Gestión Documental. • Las intranets que se han construido en torno a una solución de DM suponen una mejora crítica en los procesos relacionados con los trabajadores cuyas funciones son esencialmente intelectuales (knowledge workers). Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental mediante una intranet se cuentan las siguientes: • - Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...) • - Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda. • - Reducción de los costos de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costos en varios sentidos: 1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido. 2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente. 3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse. • - Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es ópitma. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original.
  5. 5. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL • - Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también). • - Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente. • - Reducción de costos legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales. • - Reducción de costos de acceso a la documentación (ej: sistemas de identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos. • - Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos: software de captura de facturas, formularios, COLD... a su vez integrables con ERP’s. • - Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización)por agilizar sus procesos de trabajo
  6. 6. POSIBLES DESVENTAJAS • Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante. • Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable • Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación • Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información • Calidad de la imagen.
  7. 7. • Es bueno saber el volumen de documentos que se maneja en la empresa, así como que documentos utilizamos, pero es importante conocer que hacemos con los documentos para determinar las funciones a cumplir por un sistema de gestión documental.
  8. 8. Las operaciones que se realizan con los documentos son: • · Producción. Es todo el proceso que lleva a la creación de un documento, en nuestro lugar de trabajo, en papel o en un archivo electrónico. Las operaciones que involucra el obtener los documentos son: • o Crear o utilizar los existentes • o Actualizarlos • o Buscarlos • o Modificarlos • · Análisis. Su principal propósito es comprender el contenido del documento para utilizarlo de forma adecuado, así como clasificarlo y relacionarlo de manera correcta con otros documentos. Las operaciones comprendidas en el análisis son: o Leerlos o Subrayarlos o Marcarlos – o Comentarlos » o Resumirlos
  9. 9. • Gestión. La administración y el control de las actividades de una empresa se pueden llevar a cabo interpretando correctamente las indicaciones establecidas en los documentos. Las operaciones a realizar son:11 – Decretarlos – Remitirlos – Controlarlos • · Publicación. se selecciona de los documentos la información de la empresa que se necesita y convenga divulgar al exterior, por ejemplo, en la Web. – Archivarlos – Distribuirlos – Visualizarlos – Imprimirlos – Reverenciarlos
  10. 10. Características • Un sistema de gestión documental deberá satisfacer varios aspectos relacionados • que involucran desde la información de: cómo y dónde se almacena, quiénes y para qué la utilizan. Por lo tanto podemos decir que un sistema de gestión documental debe contar con las siguientes características: • · Corporativo. La información que se maneja en los documentos, es donde se basa la funcionalidad de la empresa, así como se crean nuevas aplicaciones y procedimientos. • · Escalabilidad. La consideración de la naturaleza corporativa demandará un rápido crecimiento del sistema. • · Interoperabilidad. Debe ser integrado con subsistemas de correo electrónico, de esta forma se puede realizar una comunicación en la empresa de la información de los documentos y las operaciones que se realicen con ellos. • · Publicación. Diseminar la información interna. • · Integración. Integrar fuentes externas, como son los documentos que son enviados por terceros vía fax, CD-ROM, o papel
  11. 11. • Importación. Contar con un sistema de importación masiva de documentos, para toda aquella información de archivos históricos o de grandes cantidades. • · Almacenamiento. Almacenar los documentos masivamente, que garantice su fácil acceso para cualquier usuario autorizado, así como su recuperación en un tiempo mínimo del mismo. • · Edición. Contar con herramientas que optimicen la creación de documentos, así como de metodologías que apoyen la creación y modificación de los mismos. • · Control. Para almacenar y distribuir documentos, el sistema deberá permitir el control de la comparación de las distintas versiones de los documentos, de tal forma que contemple el conflicto que se pueda dar entre el control de acceso y el control de versiones. • · Clasificación. Agrupar documentos, los cuales deberán ser clasificados por diferentes criterios y a la vez estar enlazados por medio de hipervínculos dentro de los mismos documentos y hacia otros documentos que se relacionen. • · Replicación. Debe permitir replicar los documentos entre diferentes servidores que incluso se encuentren en ubicaciones diferentes y enviar automáticamente mensajes (correo electrónico) para notificar a los usuarios de la existencia de documentos relevantes. • · Búsqueda. Así mismo tiene que contar con un mecanismo de búsqueda rápida, que permita obtener los documentos en el menor tiempo posible y de forma eficiente.
  12. 12. • El mecanismo de búsqueda deberá ser capaz de realizar dicha operación, por distintos criterios de búsqueda, es decir, por palabras claves o descriptores. • · Recuperación. Al buscar un documento, y querer visualizarlo, se debe contar con la recuperación instantánea de cualquier documento, para presentarse en pantalla, y a la vez presentar en forma instantánea todos los documentos que se encuentren enlazados con el solicitado. • · Seguridad. Se debe garantizar la existencia y almacenamiento adecuado de los documentos, por lo cual, es importante contar con un mecanismo que garantice la seguridad para que valide al usuario que accesa la información. • Además al registrar el documento, la accidental o intencionada eliminación del mismo, así como también el acceso simultaneo para su lectura, actualización.
  13. 13. • A continuación encontraran un link donde esta paso a paso el Sistema de Gestión “IRIS DOCUMENTAL ASD” versión Superintendencia de Notaria y Registro. • https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr /images/archivosupernotariado/manualirisdoc umental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20 Produccion.pdf
  14. 14. BIBLIOGRAFIAS • http://www.monografias.com/trabajos- pdf/sistema-gestion-documental/sistema- gestion-documental.pdf • http://www.denetz.co/productos/sistema-de- gestion-documental.html

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