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• Libro registro de entrada y salida de correspondencia. En un mismo libro     tenemos la posibilidad de anotar tanto las ...
10.2 Sistemas de anotación en los libros de registroSe entiende por sistemas de anotación la forma o manera de llevar a ca...
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Gráficamente para el correo postal:Para la entrada de faxes:Y para la de correo electrónico:COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROF...
Para el correo que se envía las fases serían las siguientes:Gráficamente los pasos a dar para el correo postal:Para la sal...
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  1. 1. UNIDAD 10 REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA Y OTRAS COMUNICACIONES10.1 Registro de las comunicaciones10.2 Sistemas de anotación en los libros de registro10.3 Fases en el proceso de entrada y salida de comunicaciones10.1 Registro de las comunicacionesEl registro de la correspondencia, así como de los diversos documentos que reciben yexpiden las empresas y organismos oficiales, estos últimos en su ámbito nacional,autonómico y local, está respaldado, para la primera, por la propia racionalización uorganización del trabajo administrativo y, para los segundos, por la obligatoriedadmarcada en la ley.El modo o sistema de llevar a cabo estos registros o anotaciones se hace reflejándolosen los denominados libros de registro. Su división o clases se verán más adelante.Debe comentarse que muchas son las formas que adoptan los fabricantes de estoslibros para llevar a cabo su cometido, mas el fondo va a ser muy parecido, debido aque lo que persiguen estos libros es ofrecer una pequeña referencia o descripción dela correspondencia o documentos recibidos y expedidos, anotados cronológicamente.Estos libros pueden ser libros físicos o estar integrados en el sistema informático queusa la empresa.Debido a los avances tecnológicos que han experimentado los sistemas decomunicación, ya no solamente son válidos o necesarios los libros que sirven pararegistrar las cartas o correspondencia, sino que aquéllos han sido ampliados parallevar el registro de fax y del correo electrónico, tanto recibido como enviado. En todocaso, es importante mencionar que se ha de aplicar el principio de racionalización parallevar a cabo el registro de este último, pues muchos pueden ser los e-mail recibidospor vía telemática y pocos los que realmente necesiten de su registro. El correo electrónico recibido, y cuyo registro interese, se enviará a la impresorapara así tener copia escrita de la comunicación recibida, para posteriormente procedera su anotación, distribución y archivo, tal como se verá más adelante. Dependiendodel grado de informatización que posea la empresa, los e-mail podrán ser enviados alos departamentos interesados utilizando una red interna o externa. Referente aaquéllos cuya impresión o registro no interesa, I se pueden guardar durante unpequeño período de tiempo en el disco duro del ordenador, para, finalizado eseperíodo, proceder a su eliminación, sin más.Por otra parte, tanto para las comunicaciones recibidas como para las expedidas, entodas sus modalidades (correo postal, electrónico y fax), se debe comprobar si vanacompañadas de anexos (letras de cambio, pagarés, facturas, otras hojas adjuntas,etc.), para tomar nota de los mismos en los libros correspondientes.El número de libros a llevar dependerá del volumen de comunicaciones que se debentratar o registrar.Las clases de libros de registro se dividirán atendiendo al propio volumen de lacorrespondencia que se tenga que despachar. Cuando tengamos un pequeñovolumen de correspondencia y/o comunicaciones:COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 1UNIDAD10
  2. 2. • Libro registro de entrada y salida de correspondencia. En un mismo libro tenemos la posibilidad de anotar tanto las entradas como las salidas de la correspondencia.Cuando el volumen de correspondencia es mayor que el anterior pero sin llegar a ser• Libro registro de entrada.de gran entidad, su división es la siguiente:• Libro registro de salida.Ambos son válidos para anotar todo tipo de comunicaciones: cartas, telegramas, faxesy correos electrónicos.Cuando el volumen de comunicaciones es grande es aconsejable ampliar los libros de• Libro registro de entrada de correspondencia.registro. Su división es la siguiente:• Libro registro de salida de correspondencia.• Libro registro de faxes recibidos.• Libro registro de faxes expedidos.• Libro registro de correo electrónico recibido.• Libro registro de correo electrónico expedidoCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 2UNIDAD10
  3. 3. 10.2 Sistemas de anotación en los libros de registroSe entiende por sistemas de anotación la forma o manera de llevar a cabo lavalidación y asiento de la documentación en los libros de registro. - Manual. Dos son los sistemas empleados: - Informatizado.Manual: como su nombre indica, la forma de autenticar o validar el documento que seva a registrar se hace de forma manuscrita.Lo primero que se hará es colocar la correspondencia a registrar por orden,agrupándola por tipos o clases, a continuación, se toma el último número de registroanotado en el libro de que se trate, sirviendo de referencia para utilizar su númerocorrelativo en el próximo registro, y sucesivos.La validación del registro se lleva a cabo por medio de la estampación del - Departamento, sección o unidad.correspondiente sello fechador y que, por regla general, contendrá los siguientesdatos: - Si se trata de una entrada o salida. - Número de registro. - Fecha de registro del asiento.Respecto a los datos variables (número y fecha), podrán aparecer impresos de formaautomática debido al grado de mecanización del propio sello fechador que imprime elCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 3UNIDAD10
  4. 4. resto de los datos o, en su defecto, se procederá a hacerlo de forma manuscrita alaparecer estos dos espacios en blanco.En cuanto a los asientos en los libros de registro, se hará de forma manuscrita ointroduciendo los datos en una aplicación informática específica.Informatizado: gracias a la informática, la validación de la documentación, así como laanotación de los asientos en los libros correspondientes, se lleva a cabo en una solaoperación de toma de datos, a diferencia del anterior que se hacía por separado, yaque utilizando el programa adecuado se consigue automatizar tales tareas.El programa de informática facilita el número correlativo a la vez que en el monitoraparecen los campos que se han de rellenar por teclado o ratón, y que, como mínimo,serán: - Número correlativo -automático- (entradas o salidas). Para las Administraciones Públicas: - Naturaleza del documento (entradas o salidas). - Fecha de entrada o de salida. - Fecha y hora de su presentación (sólo entradas). - Identificación del interesado (sólo entradas). - Órgano administrativo remitente (sólo entradas). - Persona u órgano administrativo al que se envía, si procede (sólo salidas)10.3 Fases en el proceso de entrada y salida de comunicacionesPara el correo recibido las fases serían las siguientes:COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 4UNIDAD10
  5. 5. Gráficamente para el correo postal:Para la entrada de faxes:Y para la de correo electrónico:COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 5UNIDAD10
  6. 6. Para el correo que se envía las fases serían las siguientes:Gráficamente los pasos a dar para el correo postal:Para la salida de los faxes:Y para la del correo electrónico:COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 6UNIDAD10

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