Webinar im Projekt/MOOC SOOPAL vom 30.04.2014; Referentin: Prof. Dr. Jana Brauweiler

1. Folie 1Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
1
Herzlich Willkommen
zum Webinar
„Projektmanagement“
Prof. Dr. Jana Brauweiler
30.04.2014
Kontakt: j.brauweiler@hszg.de
Folie 2Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Kenntnisse und Erfahrungen - Projektmanagement
• seit 1.3.2014 Professur für „Integrierte Managementsysteme“ an der
Hochschule Zittau/Görlitz
• bis 28.2.2014 Studiengangsmanagerin Master „Projektmanagement“ (2
Sem.) / „Integriertes Projektmanagement“ (4 Sem.) am IHI Zittau
• Modulverantwortung „Projektmanagement“ am IHI
• Projektmanagement: Projektleitung, -koordination und/oder -bearbeitung
von 21 Projekten, Gesamtumfang: über 6 Mio. Euro
• Zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM), IPMA LEVEL D®
Kenntnisse und Erfahrungen – e-learning
• seit 1999 Erfahrungen mit virtuellen Vorlesungen/Seminaren
• regelmäßige Durchführung von Webinaren/Weblesungen
Kurze Vorstellung

2. Folie 3Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ziele des Webinars:
a. Überblick geben über Wesen und Ablauf des Projektmanagements
b. Fokus auf ausgewählte Schwerpunkte des Projektmanagements
Ablauf des Webinars
Unser Fahrplan für heute:
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
2. Projektmanagementphasen – Überblick
3. Projektmanagementphasen – besondere Aspekte
4. Fazit
Folie 4Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ablauf des Webinars
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
2. Projektmanagementphasen - Überblick
3. Projektmanagementphasen – Besondere Aspekte
4. Fazit

3. Folie 5Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projekte sind nach DIN:
„Vorhaben, die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen
in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind.“
Bedingungen können sein:
• Zielvorgabe
• Zeitliche, finanzielle, personelle o. a. Begrenzungen
• Eindeutige Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
• Projektspezifische Organisation
DIN 69901-5, S. 11.
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
Folie 6Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Abgrenzung Projekt - Nicht-Projekt
Checkliste
„Projektstatus“
Projekte
Grenzfälle
Nicht-Projekte
Einmaligkeit, Neuartigkeit Routine
definierte Ziele unklare Ziele
Komplexität, Schwierigkeit einfach
definierter Start- und Endtermin kein Zeitlimit
eigenes Team und Organisations-
struktur
keine Teamarbeit oder spezielle
Organisation
begrenzte Ressourcen unbegrenzte Ressourcen
Mehrzahl der Kriterien sollte
erfüllt sein
Vgl. Jakoby, 2013, S. 8
1. Projekte und Projektmanagement

4. Folie 7Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
1) Gewährleistung des Projekterfolges - Erfüllung der vertraglich vereinbarten
Leistung in angeforderter Qualität und Quantität innerhalb des finanziellen und
terminlichen Rahmens („Magisches Dreieck“)
Ziele des Projektmanagements
Ergebnis/Leistung
(Was soll im Projekt erbracht werden?)
Aufwand
(Was darf das
Projekt kosten?)
Termin
(Wann soll das Projekt
beendet werden?)
Qualität
Zufriedenheit
Vgl. DIN 69901-5, S. 13.
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
Folie 8Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
2) Gewährleistung des Projektmanagementerfolges - Gewährleistung des
effektiven und effizienten Einsatzes von Methoden und Instrumenten des PM
Dimensionen:
a) Strategisches Projektmanagement (die richtigen Projekte machen, Prioritäten
setzen)
b) Operatives Projektmanagement (die Projekte richtig machen zur Steigerung
des wirtschaftlichen Erfolges sowie der Zufriedenheit der Stakeholder)
Vgl. Voigtmann; Steiner, 2011, S. 16.
Vgl. DIN 69901-5, S. 14.
Ziele des Projektmanagements
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement

5. Folie 9Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ablauf des Webinars
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
2. Projektmanagementphasen - Überblick
3. Projektmanagementphasen – Besondere Aspekte
4. Fazit
Folie 10Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
4 – Phasen-Modell des Projektmanagements
Projektinitiierung
u. -definition
Projekt-
planung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
• Entwicklung
Projektidee
• Projektanalyse
(Rahmenbeding.,
Hintergründe)
• Festlegung
Projektziele
• Durchführbar-
keitsstudien
• Projektphasen
und Meilensteine
• Projektauftrag/
-entscheidung
Planung aller für die
Umsetzung des Projektes
erforderlichen Aufgaben
und Ressourcen
• Grobplanung
(Projektstruktur- und
Ablaufplan)
• Feinplanung (Termin-
und Ressourcenpläne)
• Teambildung
• Projektorganisation
• Projektstart/Kick-off
• Umsetzung der
Projektplanung
(Erarbeitung
Projektergebnis)
• Zeitliche, leistungs-
bezogene, finanzielle
Überwachung/
Steuerung des
Projektes
• Beendigung des
Projektes
• Projektaus-
wertung
• Projektdokumen-
tation
Vgl. Ruf, 2010, S. 27
2. Projektmanagementphasen - Überblick

6. Folie 11Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Zusammenhang zwischen PM-Phasen und Projektphasen
Vgl. Jakoby, 2013, S. 26
2. Projektmanagementphasen - Überblick
Folie 12Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ablauf des Webinars
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
2. Projektmanagementphasen - Überblick
3. Projektmanagementphasen – Besondere Aspekte
4. Fazit

7. Folie 13Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektinitiierung
u. -definition
Projekt-
planung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
Ideengewinnung und
–strukturierung
Machbarkeits-, Risiko-,
Umfeldanalyse
Festlegung Projektziel(e)
Projektstart
Projektauftrag In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.
Problem
-erkennung
-strukturierung
Festlegung Projektphasen/Meilensteine
3. Projektmanagementphasen - Aspekte
!
Folie 14Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ideengewinnung und -strukturierung
a) Ishikawa-Diagramm / Fischgräten-Diagramm / Fishbone-Diagram
b) Mind-Map
Quelle: http://dic.academic.ru/
dic.nsf/dewiki/1442042
3. Projektmanagementphasen - Aspekte

8. Folie 15Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektinitiierung
u. -definition
Projekt-
planung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
Ideengewinnung und
–strukturierung
Machbarkeits-, Risiko-,
Umfeldanalyse
Festlegung Projektziel(e)
Projektstart
Projektauftrag In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.
Problem
-erkennung
-strukturierung
Festlegung Projektphasen/Meilensteine
!
!
3. Projektmanagementphasen - Aspekte
Folie 16Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ergebnisziele
• Projektergebnis (Produkt,
Leistung, …)
Vorgehensziele
• Prozessschritte, Meilensteine, …
Ziel Messkriterium Ziel Messkriterium
Muss-Ziele
• ausschlaggebend
für Projekterfolg
Soll-Ziele
• steigern
Zufriedenheit (AW-
NU prüfen)
Kann-Ziele
• „nice to have“
Nicht-Ziele
• Abgrenzung zum
Projektziel
Zielformulierung
Zielkatalog:
Festlegung Projektziele
3. Projektmanagementphasen - Aspekte

9. Folie 17Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektinitiierung
u. -definition
Projekt-
planung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
Ablauf-/
Terminplan
Projektplanoptimierung
In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.
Projektstrukturplan
Ressourcen-
plan(ung)
Kosten-
plan(ung)
Finanz-
plan(ung)!
3. Projektmanagementphasen - Aspekte
Folie 18Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ablauf- und Terminplan
Balkendiagramm/Gantt-Diagramm
http://www.gert-
schilling.de/Home_Schilling_Verlag/Service/
Workshops/Projektmanagementworshop/Bal
kendiagramm/balkendiagramm.html
Meilenstein
Verknüpfungen
Sammelvorgang
Techniken zur Visualisierung des Ablauf-/Terminplanes
3. Projektmanagementphasen - Aspekte

10. Folie 19Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektinitiierung
u. -definition
Projekt-
planung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
Inhalt/Qualität
In Anlehnung an Burghardt,
2002, S. 12.
Projektstart
Termine/Zeit Aufwand/Kosten
Projektteam Projektorganisation
Projektumsetzung und -steuerung
Projekterichtswesen
Projektdokumentation
!
3. Projektmanagementphasen - Aspekte
Folie 20Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Formen der Projektorganisation
Art von Projekten Organisationsform
• Projekte mit außergewöhnlichem
Umfang und sehr hoher
Arbeitsintensität
• besonders wichtige/dringende Projekte
• Projekte als Kerngeschäft des UN
• Autonome
Projektorganisation
• Pool-Projektorganisation
• wenige, aber sehr große Projekte
• Projekte, die für die Zukunft des UN
sehr wichtig sind
• Autonome
Projektorganisation
• Matrix-Projektorganisation
• viele mittlere und kleine Projekte • Matrix-Projektorganisation
• strategisch wichtige Projekte • Stabs-Projektorganisation
Vgl. Voigtmann; Steiner, 2011, S. 115.
3. Projektmanagementphasen - Aspekte

11. Folie 21Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektlandschaft im Unternehmen und Verantwortlichkeiten
Vgl. Voigtmann; Steiner, 2011, S. 13.
Projektsteuerungsgremium:
• Zentrales, strategisch ausgerichtetes Gremium für alle Projekte
• Gestaltung des Projektportfolios/setzen von Prioritäten
Projektlenkungsausschuss:
• Zuständig für ein spezifisches Projekt
• Kontrolle des Projektfortschritts
Projektprogram:
• Gruppe zusammenhängender
Projekte
• vollständige Projektlandschaft des
Unternehmens
• Abnahme von Meilensteinen
• Lösung von Konflikten
• Initiiert Projekte,
• ernennt Projektleiter
3. Projektmanagementphasen - Aspekte
Folie 22Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektinitiierung
u. -definition
Projekt-
planung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.
Projektabnahme
Projektabschlusspräsentation
Projektab-
schlussanalyse
Projektabschluss-
bericht und -do-
kumentation
Projektauflösung
Nachprojektphase
!
3. Projektmanagementphasen - Aspekte

12. Folie 23Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Wesen des Projektabschlusses
Definition
• Der Projektabschluss ist der formale Abschluss eines Projektes und besteht in
der Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen
dazu gehören:
a) Endabnahme der Projektergebnisse entsprechend Projektauftrag, ggf. mit
Abschlusspräsentation der Projektergebnisse mit dem Auftraggeber
b) Projektabschlussanalyse
c) Erfahrungssicherung
d) Projektabschlussbericht und –dokumentation
e) Projektauflösung (formale Auflösung von Projektorganisation und –team,
Projektinfrastruktur (z. b. Räume, PC‘s, sonstige Ressourcen) Entlastung des
Projektleiters und des Projektpersonals Vgl. Cronenbroeck, 2004, S. 85.
Vgl. DIN 69901-5, S. 6
3. Projektmanagementphasen - Aspekte
Folie 24Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Wesen des Projektabschlusses
Vgl. Jakoby, 2013, S. 268 f.
Herausforderungen
• Berücksichtigung der unterschiedlichen
Projektabschlussprozesse im
PSP/Ablaufplan/Ressourcenplan als Bestandteil des
Projektes
• Eindeutige Festlegung des Projektendes - später als
die Übergabe des Projektergebnisses
• weder am Projekt „kleben“, noch aus dem Projekt
„verdrücken“
-> Achtung: In der Praxis oft vernachlässigte
Projektphase
3. Projektmanagementphasen - Aspekte

13. Folie 25Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Ablauf des Webinars
1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement
2. Projektmanagementphasen - Überblick
3. Projektmanagementphasen – Besondere Aspekte
4. Fazit
Folie 26Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
4. Fazit
Merksätze – Webinar Projektmanagement
1. Weisen Sie den Projektcharakter Ihres Vorhabens durch Erfüllung von
Kriterien eines Projektes nach!
2. Unterscheiden Sie Projektmanagementphasen von Projektphasen!
3. Visualisieren und strukturieren Sie das Problem (Ishikawa-Diagramm)
bzw. das geplante Projekt (Mind-Map)!
4. Definieren Sie Projektziele nach der SMART-Regel!
5. Geben Sie jedem Vorgang im Projekt einen Vorgänger und einen
Nachfolger!
6. Berücksichtigen Sie die Einbindung Ihres Projektes in die
Projektlandschaft des Unternehmens/der Organisation.
7. Planen Sie die erforderlichen Projektabschlussaktivitäten im PSP,
Ablauf- und Ressourcenplan ein!

14. Folie 27Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Projektmanagement – eine etwas andere
(„realistische“) Sichtweise …
2. Verwirrung
3. Ernüchterung
4. Suche nach den Schuldigen
5. Bestrafung der Unschuldigen
6. Auszeichnung der Nicht-Beteiligten
1. Begeisterung
4. Fazit
Folie 28Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“
30.04.2014
Literaturhinweise
Burghardt, Manfred: Einführung in Projektmanagement, Definition, Planung,
Kontrolle und Abschluss, Siemens, 2002
Cronenbroeck, Wolfgang: Handbuch internationales Projektmanagement,
2004
DIN 69901-5: Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5:
Begriffe (alphabetische Sammlung von Benennungen und Definitionen
wesentlicher PM-Begriffe aus den Teilen 1-4)
Jakoby, Walter: Projektmanagement für Ingenieure, Springer-Verlag, 2013
Ruf, Thomas: Projektmanagement-Grundlagen, Cornelsen, 2010
Schulz-Wimmer, Heinz: Projekte managen, Werkzeuge für effizientes
Organisieren, Durchführen und Nachhalten von Projekten, Jokers edition,
2007
Voigtmann, Lutz; Steiner, Bianca: Projekte – praktisch und professionell,
Projektmanagement nach ICB 3.0, Zschiesche GmbH, Wilkau-Haßllau,
2011