1. EXPRESION ORAL Y ESCRITA
ANA SORAYDA SERRANO AGUDELO
GRUPO 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y
BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMAACION Y DE
LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
DUITAMA

2. ANA SORAYDA SERRANO AGUDELO
TRABAJO FINAL
Instructora
María Alexandra león Martínez
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS
HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA
INFORMAACION Y DE LA DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
DUITAMA

3. INTRODUCCIÓN
La gestión documental es el conjunto de tecnologías,
normas y técnicas que permiten a la empresaadministrar su
flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del
mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando
tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de
rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso
los sistemas de gestión documental pueden enlazar
información contenida en bases de datos de otros sistemas
como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

4. OBJETIVOS
 Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la
producción y el Manejo de los documentos logrando regularizar
el flujo de los mismos.
 Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que
garanticen la conservación y uso del patrimonio documental de
Inversiones Eldorado S.A.S.
 Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión
de la documentación producida y recibida por la empresa
Inversiones Eldorado S.A.S en desarrollo de sus funciones.
 Sensibilizar a los funcionarios de Inversiones Eldorado S.A.S
sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido
de responsabilidad en el manejo de los documentos.

5. DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
PROPUESTOS
¿Cómo debo archivar?
1. GESTIÓN DOCUMENTAL
• La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno
de
los funcionarios responsables de los documentos que en
cumplimiento a sus
funciones genere, maneje o tramite.
• Para crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los
documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas
de Retención Documental, definidas para cada una de las
dependencias Inversiones Eldorado S.A.S a fin de identificar series,
subseries y tipos documentales.
http://www.youtube.com/watch?v=wNzX6yCeNqM

7. NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de
ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del
documento.
• Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto,
al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un
expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o
documento, mas no la fecha de los anexos.
• Depurar la documentación, labor que consiste en retirar
documentos
duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una
de las carpetas o expedientes. Los faxes en papel térmico se
deben remplazar por fotocopias del mismo documento.
• Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como
ganchos de
cosedora, ganchos de legajar y clip.

8. 1.3 ¿COMO SE HACE LA FOLIACIÓN
DOCUMENTAL?
O La foliación consiste en
numerar cada una de las hojas
que conforman un expediente o
carpeta. La numeración debe
ser consecutiva. No se debe
omitir ni repetir números, como
tampoco adicionar subíndices.
O Los documentos deben estar
debidamente foliados en el
momento de ser transmitidas
las carpetas al Archivo Histórico
para así poder verificar el
consecutivo de la foliación.
O • Para el proceso de foliación se
debe utilizar lápiz de mina
negra y blanda tipo HB o B,
iniciándose desde el número
uno (1), el cual corresponde al
primer folio del documento que
dio inicio al trámite, en
consecuencia corresponde a la
fecha más antigua.

9.  Alinear los folios de
cada carpeta o
expediente, teniendo
en cuenta el
borde superior de cada
folio.

10.  Perforar los folios de cada
carpeta o expediente tomando
como referencia
una hoja tamaño oficio
 Las hojas a perforar que
contengan información en
forma horizontal, se deben
ubicar teniendo en cuenta que el
título o encabezado quede hacia
el lomo de la carpeta .

11. 3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 La realización de las
transferencias documentales
debe ser acorde al
cronograma de transferencias
establecido por el Área de
Recursos Humanos.
 Las transferencias
documentales se realizaran
por escrito utilizando el
Formato Único de Inventario
Documental, debidamente
diligenciado y adjuntando
dicha información vía email.

12. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
Se refiere a la eliminación ,
documental determinando
aquellos documentos que
hayan cumplido el tiempo de
retención por haber perdido su
valor jurídico y administrativo.
El área de gestión Recursos
Humanos «Archivo»
comunicará la fecha en que se
realizará la
eliminación documental, de
acuerdo con el cronograma
establecido.

13. CONCLUSIONES
O Hemos creado una conciencia más crítica sobre la
importancia de preservar debidamente nuestro
patrimonio documental.
O El ser un archivista suena al que recibe papeles y los
organiza o arruma, esto va mas alla de dicha definición,
me atreveria a decir que la importancia del cargo se la
da el mismo ARCHIVISTA, en la medida en que
maneje un Vocabulario y sus correctas aplicaciones, en
que sepa utilizar las herramientas suministradas por la
empresa tales como la tecnología, la mano de obra, y las
que este pueda aportar como el orden y la actitud, la
sensiblidad para la conservación de los documentos, la
capacidad de análisis y el manejo de redes de
información.

14. BIBLIOGRAFIA
O http://onegolive.com/que-es-gestion-
documental-empresas.aspx
O ARCHIVO GENERAL DE LA NACION,
Manual de gestión documental.
O http://www.youtube.com
O Cartilla de gestión documental.