Выступление Натальи Храмцовской «Проблемы законодательного регулирования управления документами и информацией» на семинаре, проведенном компанией «Электронные офисные системы» в г.Калининграде 21 апреля 2014 года. Доклад содержит краткий анализ ряда сфер деятельности, слабо или вообще не отрегулированных в законодательно-нормативной базе - так называемых «серых зон». Продолжающиеся перемены, в том числе стремительное расширение сферы применения электронных документов, приводят к появлению новых «серых зон», которыми связаны как риски, так и определенные возможности. Слушателям было рассказано об ужесточения требований к управлению документами в коммерческих организациях и об усилении соответствующих административных наказаний; обращено внимание на новые требования, которые нужно будет соблюдать начиная с 2014 года. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Legal challenges for electronic records and information management” delivered at the professional development seminar in Kaliningrad on April 21, 2014. The presentation highlights a number of “grey areas” in Russian legislation and regulations where legal requirements are either not set at all or are not clear enough. These “grey areas” create both risks and opportunities. The author speaks about the toughening of the requirements (and corresponding penalties for non-compliance) for records management in commercial organizations. Special attention is paid to new requirements applicable since 2014.

1. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 11
Проблемы законодательного регулирования
управления документами и информацией
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов

2. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 22

3. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 33
ЧтоЧто такоетакое ««серыесерые зонызоны»»??
 ВопросыВопросы,, которыекоторые вообщевообще нене урегулированыурегулированы
законодательствомзаконодательством
 ВопросыВопросы,, которыекоторые урегулированыурегулированы тактак,, чточто
соответствующиесоответствующие положенияположения законодательствазаконодательства могутмогут
трактоватьсятрактоваться неоднозначнонеоднозначно
 ЗапутанныеЗапутанные вопросывопросы,, регулируемыерегулируемые целымцелым рядомрядом
законовзаконов ии нормативныхнормативных правовыхправовых актовактов
 ВопросыВопросы,, попо которымкоторым ещёещё нене сложиласьсложилась стабильнаястабильная
судебнаясудебная практикапрактика

4. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 44
««СерыеСерые зонызоны»» –– нене обязательнообязательно плохоплохо!!
 ВВ одниходних случаяхслучаях организацияморганизациям важноважно иметьиметь правовуюправовую
определенностьопределенность,, ии тогдатогда ««серыесерые зонызоны»» -- этоэто плохоплохо
 ОднакоОднако вв условияхусловиях быстробыстро меняющихсяменяющихся технологийтехнологий ии
законодательствазаконодательства ««серыесерые зонызоны»» позволяютпозволяют работатьработать
болееболее гибкогибко
 ««СерыеСерые зонызоны»» -- нене обязательнообязательно злозло.. СС ниминими связанысвязаны
каккак рискириски,, тактак ии возможностивозможности
 НаНа самомсамом деледеле ««серыхсерых зонзон»» довольнодовольно многомного ии вв
традиционномтрадиционном бумажномбумажном делопроизводстведелопроизводстве!!

5. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 55
ПричиныПричины появленияпоявления ««серыхсерых зонзон»»
 ВВ реальнойреальной жизнижизни появилисьпоявились новыеновые вопросывопросы,, новыеновые
технологиитехнологии ии тт..дд.,., ещееще нене отраженныеотраженные вв
законодательствезаконодательстве
 ВводятсяВводятся новыеновые законодательныезаконодательные положенияположения,, длядля
которыхкоторых нене разработанаразработана подзаконнаяподзаконная нормативнаянормативная
базабаза ии нене сложиласьсложилась практикапрактика правопримененияправоприменения..
ПримерыПримеры::
–– ОтветственностьОтветственность руководителейруководителей заза сохранностьсохранность
документовдокументов организацииорганизации
–– ВопросыВопросы использованияиспользования простойпростой ии усиленнойусиленной
электроннойэлектронной подписиподписи

6. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 66
ПередачаПередача документовдокументов
припри сменесмене руководителяруководителя
 СтатьяСтатья 2929 ««ХранениеХранение документовдокументов бухгалтерскогобухгалтерского
учетаучета»» ФедеральногоФедерального законазакона отот 66 декабрядекабря 20112011 годагода
№№ 402402--ФЗФЗ ««ОО бухгалтерскомбухгалтерском учетеучете»» дополненадополнена частьючастью
44 следующегоследующего содержаниясодержания::
4.4. ПриПри сменесмене руководителяруководителя организацииорганизации должнадолжна
обеспечиватьсяобеспечиваться передачапередача документовдокументов бухгалтерскогобухгалтерского
учетаучета организацииорганизации.. ПорядокПорядок передачипередачи документовдокументов
бухгалтерскогобухгалтерского учетаучета определяетсяопределяется организациейорганизацией
самостоятельносамостоятельно. (. (введенавведена ФЗФЗ отот 28.06.201328.06.2013 №№ 134134--ФЗФЗ))

7. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 77
РекомендацииРекомендации
 ПриПри сменесмене руководителяруководителя поломатьполомать головуголову наднад темтем,, каккак
нана практикепрактике оформитьоформить передачупередачу документовдокументов
бухгалтерскогобухгалтерского учетаучета отот прежнегопрежнего руководителяруководителя
новомуновому,, придетсяпридется нене толькотолько самимсамим руководителямруководителям,, ноно
ии юристамюристам,, бухгалтерамбухгалтерам,, документоведамдокументоведам ии
архивистамархивистам
 ЕслиЕсли передачипередачи документовдокументов нене проводитсяпроводится,, тото
необходимонеобходимо будетбудет документальнодокументально зафиксироватьзафиксировать этотэтот
фактфакт,, провестипровести сверкусверку наличияналичия всехвсех документовдокументов,, аа вв
случаеслучае отсутствияотсутствия какихкаких--либолибо изиз нихних,, оформитьоформить этоэто
актомактом

8. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 88
РекомендацииРекомендации
 ПроблемаПроблема:: каккак можноможно документальнодокументально доказатьдоказать полнуюполную
передачупередачу абсолютноабсолютно всехвсех документовдокументов?? ДажеДаже вв
небольшихнебольших организацияхорганизациях объёмыобъёмы документациидокументации
значительнызначительны,, ии далекодалеко нене всявся онаона находитсянаходится подпод
прямымпрямым контролемконтролем руководителяруководителя организацииорганизации
 ТолькоТолько судебнаясудебная практикапрактика покажетпокажет,, наскольконасколько широкошироко
будетбудет трактоватьсятрактоваться требованиетребование оо передачепередаче документовдокументов
ии наскольконасколько великивелики окажутсяокажутся связанныесвязанные сс нимним рискириски
длядля руководителейруководителей

9. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 99
ОтветственностьОтветственность должникадолжника ии иныхиных лицлиц
вв деледеле оо банкротствебанкротстве
 ФедеральныйФедеральный законзакон отот 2626 октябряоктября 20022002 годагода
№№ 127127--ФЗФЗ ««ОО несостоятельностинесостоятельности ((банкротствебанкротстве))»»
СтатьяСтатья 10.10. ««ОтветственностьОтветственность должникадолжника ии иныхиных лицлиц вв деледеле оо
банкротствебанкротстве»»
4.4. …… ПокаПока нене доказанодоказано иноеиное,, предполагаетсяпредполагается,, чточто должникдолжник
признанпризнан несостоятельнымнесостоятельным ((банкротомбанкротом)) вследствиевследствие
действийдействий ии ((илиили)) бездействиябездействия контролирующихконтролирующих должникадолжника
лицлиц …… ((вв редред.. ФЗФЗ отот 28.06.201328.06.2013 №№ 134134--ФЗФЗ))

10. 44 апреляапреля 20142014 гг.. СеминарСеминар АкадемияАкадемия ИнформационныхИнформационных СистемСистем.. 1010
АрбитражнаяАрбитражная практикапрактика
 ДокументыДокументы уничтоженыуничтожены вследствиевследствие аварииаварии ((прорывапрорыва
горячейгорячей водыводы))
–– 8585 млнмлн.. рублейрублей ((законзакон нана моментмомент возбуждениявозбуждения деладела оо
банкротствебанкротстве вв законнуюзаконную силусилу нене вступилвступил) () (делодело №№ АА5656--
9570/2009)9570/2009)
 НеНе передалпередал бухгалтерскиебухгалтерские документыдокументы конкурсномуконкурсному
управляющемууправляющему
–– 22 млнмлн.. рубруб. (. (делодело №№ АА1212--11328/2009)11328/2009)
–– 7,27,2 млнмлн.. рубруб. (. (делодело №№ АА7070--1367/2010)1367/2010)
–– 7,37,3 млнмлн.. рубруб. (. (делодело №№ АА4646--22676/2009)22676/2009)
–– 1313 млнмлн.. рубруб. (. (делодело №№ АА2727--22130/2009).22130/2009).
–– 304304 млнмлн.. рубруб. (. (делодело №№ АА4646--8908/2009)8908/2009)

11. 44 апреляапреля 20142014 гг.. СеминарСеминар АкадемияАкадемия ИнформационныхИнформационных СистемСистем.. 1111
СубсидиарнаяСубсидиарная ответственностьответственность
вв 1,61,6 миллиардамиллиарда рублейрублей
 ДелоДело №№ АА5656--40253/2010,40253/2010, котороекоторое вв сентябресентябре 20122012
годагода рассматривалрассматривал АрбитражныйАрбитражный судсуд городагорода СанктСанкт--
ПетербургаПетербурга ии ЛенинградскойЛенинградской областиобласти
 СуммаСумма долгадолга,, которуюкоторую конкурсныйконкурсный управляющийуправляющий
пыталсяпытался возложитьвозложить нана двухдвух бывшихбывших руководителейруководителей
организацииорганизации –– 1,681,68 миллиардамиллиарда рублейрублей
 ДоказыватьДоказывать винувину бывшихбывших руководителейруководителей ии
учредителейучредителей пришлосьпришлось конкурсномуконкурсному управляющемууправляющему
((ии ейей этоэто нене удалосьудалось))

12. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1212
ИспользованиеИспользование простойпростой ии усиленнойусиленной
электроннойэлектронной подписиподписи

13. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1313
ТриТри видавида электроннойэлектронной подписиподписи
 ПростаяПростая электроннаяэлектронная подписьподпись –– ЭПЭП,, котораякоторая
посредствомпосредством использованияиспользования кодовкодов,, паролейпаролей илиили иныхиных
средствсредств подтверждаетподтверждает фактфакт формированияформирования
электроннойэлектронной подписиподписи определеннымопределенным лицомлицом
((соответствуетсоответствует ПИНПИН--кодукоду припри использованиииспользовании картыкарты
илиили,, парепаре ««логинлогин––парольпароль»»))
 УсиленнаяУсиленная неквалифицированнаянеквалифицированная электроннаяэлектронная
подписьподпись
 УсиленнаяУсиленная квалифицированнаяквалифицированная электроннаяэлектронная подписьподпись

14. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1414
««СерыеСерые зонызоны»»::
 ДоДо сихсих порпор нене ясноясно,, считаетсясчитается лили простойпростой электроннойэлектронной
подписьюподписью подписаниеподписание электроннойэлектронной почтыпочты именемименем ии
фамилиейфамилией
 КакКак проверятьпроверять ««историческиеисторические»» усиленныеусиленные
подписиподписи//ЭЦПЭЦП,, когдакогда сроксрок действиядействия сертификатасертификата истекистек??
 КакКак организоватьорганизовать долговременноедолговременное архивноеархивное хранениехранение
электронныхэлектронных документовдокументов,, подписанныхподписанных УЭПУЭП//ЭЦПЭЦП??
 КакКак определитьопределить намерениенамерение подписантаподписанта??
 КакКак доверятьдоверять квалифицированнымквалифицированным подписямподписям,, еслиесли ихих
выпускаютвыпускают околооколо 400400 УЦУЦ??

15. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1515
ИдиИди тудатуда,, нене знаюзнаю кудакуда ……
 ВопросыВопросы,, которыекоторые урегулированыурегулированы тактак,, чточто
соответствующиесоответствующие положенияположения законодательствазаконодательства
могутмогут трактоватьсятрактоваться неоднозначнонеоднозначно::
–– ПодачаПодача конкурснойконкурсной документациидокументации вв электронномэлектронном
видевиде припри участииучастии вв государственныхгосударственных закупкахзакупках
–– ЗаконЗакон оо персональныхперсональных данныхданных

16. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1616
ПримерПример изиз судебнойсудебной практикипрактики::
ЧтоЧто представилопредставило обществообщество??
 ПриПри проведениипроведении открытогооткрытого конкурсаконкурса ««РазработкаРазработка
плановпланов обеспеченияобеспечения транспортнойтранспортной безопасностибезопасности
объектовобъектов транспортнойтранспортной инфраструктурыинфраструктуры ии
транспортныхтранспортных средствсредств ФБУФБУ ««БайкалоБайкало--АнгарскоеАнгарское ГБУГБУ»»,,
заявказаявка ««ДальцентравиаДальцентравиа»» былабыла отклоненаотклонена,, вв связисвязи сс
непредставлениемнепредставлением выпискивыписки изиз ЕГРЮЛЕГРЮЛ илиили
нотариальнонотариально завереннойзаверенной копиикопии такойтакой выпискивыписки
 ВВ электронномэлектронном документедокументе,, представленномпредставленном
участникомучастником,, выпискавыписка ((отсканированнаяотсканированная копиякопия)) былабыла
завереназаверена толькотолько ЭЦПЭЦП директорадиректора обществаобщества

17. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1717
ЗаверятьЗаверять ЭЦПЭЦП руководителяруководителя выпискувыписку
изиз ЕГРЮЛЕГРЮЛ правомочноправомочно
 УФАСУФАС РоссииРоссии попо ИркутскойИркутской областиобласти -- конкурснаяконкурсная
комиссиякомиссия правомерноправомерно отказалаотказала обществуобществу вв допускедопуске кк
участиюучастию вв конкурсеконкурсе
 ПозицияПозиция судовсудов всехвсех трехтрех инстанцийинстанций ((делодело №№ АА1919--
22448/2012)22448/2012) ««ПредставлениеПредставление вв составесоставе заявкизаявки,,
направляемойнаправляемой вв формеформе электронногоэлектронного документадокумента,,
выпискивыписки изиз единогоединого государственногогосударственного реестрареестра
юридическихюридических лицлиц иныминым способомспособом,, кромекроме каккак
завереннойзаверенной ЭЦПЭЦП,, невозможноневозможно»»

18. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1818
ВыводыВыводы
 ЭтоЭто далекодалеко нене всевсе ««серыесерые зонызоны»»!!
 ««СерыеСерые зонызоны»» важноважно отслеживатьотслеживать,, ии вв этомэтом оченьочень
помогаетпомогает анализанализ практикипрактики правопримененияправоприменения
 ОдинОдин изиз способовспособов борьбыборьбы сс серымисерыми зонамизонами ––
разработкаразработка организациейорганизацией продуманныхпродуманных внутреннихвнутренних
нормативныхнормативных документовдокументов
 ВВ условияхусловиях быстрыхбыстрых переменперемен появлениепоявление серыхсерых зонзон
неизбежнонеизбежно.. КК нимним нужнонужно спокойноспокойно относитьсяотноситься,, уметьуметь
использоватьиспользовать ихих вв своихсвоих интересахинтересах ии,, когдакогда нужнонужно,,
оперативнооперативно ««закрыватьзакрывать»»

19. 2121 апреляапреля 20142014 годагода СеминарСеминар ""ОрганизацияОрганизация работыработы вв современномсовременном офисеофисе"" гг..КалининградКалининград 1919
ПриглашаюПриглашаю ВасВас нана моймой блогблог::
http://rusrim.blogspot.com/http://rusrim.blogspot.com/
аа такжетакже нана моимои каналыканалы нана SlideshareSlideshare ии YouTubeYouTube