Сообщение Натальи Храмцовской об течественных и зарубежных законодательных и нормативных базах организации внеофисного хранения документов на Всероссийском профессиональнмо форуме Инфодокум.Архив-2011, 8-9 декабря 2011 года Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Offsite storage of records: Russian and foreign legislation and regulations” at the Infodocum Archive 2011 conference, December 8-9, 2011.

1. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 11
Отечественная и зарубежная
законодательная и нормативная
база организации внеофисного
хранения документов
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 22
ЧтоЧто такоетакое аутсорсингаутсорсинг храненияхранения
документовдокументов
АутсорсингАутсорсинг -- этоэто передачапередача
выполнениявыполнения рядаряда функцийфункций
делопроизводстваделопроизводства
((храненияхранения,, уничтоженияуничтожения
документовдокументов ии,, возможновозможно
рядаряда другихдругих)) стороннейсторонней
организацииорганизации

3. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 33
ФедеральныйФедеральный законзакон
««ОбОб обществахобществах сс ограниченнойограниченной
ответственностьюответственностью»»
СтатьяСтатья 50.50. ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества
2.2. ОбществоОбщество хранитхранит документыдокументы,,
предусмотренныепредусмотренные пунктомпунктом 11 настоящейнастоящей статьистатьи,,
попо местуместу нахождениянахождения егоего единоличногоединоличного
исполнительногоисполнительного органаоргана илиили вв иномином местеместе,,
известномизвестном ии доступномдоступном участникамучастникам обществаобщества..

4. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 44
ФедеральныйФедеральный законзакон
««ОО государственныхгосударственных ии муниципальныхмуниципальных
унитарныхунитарных предприятияхпредприятиях»»
СтатьяСтатья 2828.. ХранениеХранение документовдокументов унитарногоунитарного
предприятияпредприятия
2.2. УнитарноеУнитарное предприятиепредприятие хранитхранит документыдокументы,,
предусмотренныепредусмотренные пунктомпунктом 11 настоящейнастоящей статьистатьи,, попо
местуместу нахождениянахождения егоего руководителяруководителя илиили вв иномином
определенномопределенном уставомуставом унитарногоунитарного предприятияпредприятия
местеместе..

5. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 55
СтатьяСтатья 8989.. ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества
пп.2..2. ОбществоОбщество хранитхранит документыдокументы,, предусмотренныепредусмотренные
пунктомпунктом 11 настоящейнастоящей статьистатьи,, попо местуместу нахождениянахождения
егоего исполнительногоисполнительного органаоргана вв порядкепорядке ии вв течениетечение
сроковсроков,, которыекоторые установленыустановлены федеральнымфедеральным
органоморганом исполнительнойисполнительной властивласти попо рынкурынку ценныхценных
бумагбумаг..
ФедеральныйФедеральный законзакон
««ОбОб акционерныхакционерных обществахобществах»»

6. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 66
ЗаконодательноеЗаконодательное регулированиерегулирование
деятельностидеятельности попо депозитарномудепозитарному
хранениюхранению ии аутсортингуаутсортингу архивныхархивных услугуслуг

7. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 77
ФранцияФранция ««ЗаконЗакон обоб архивахархивах»»
№№ 20082008--696, 2008696, 2008 годгод
СтСт. L212. L212--44 разрешаетразрешает ««вв порядкепорядке исключенияисключения ии нана
основанииосновании декретадекрета ГосударственногоГосударственного советасовета»»
некоторымнекоторым центральнымцентральным учреждениямучреждениям доверятьдоверять
подрядчикуподрядчику хранениехранение своихсвоих историческихисторических архивовархивов
припри условииусловии ««удовлетворительныхудовлетворительных сохранностисохранности,,
безопасностибезопасности ии доступностидоступности документовдокументов длядля
публикипублики»»

8. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 88
ЛегализацияЛегализация практикипрактики внеофисноговнеофисного
храненияхранения государственныхгосударственных документовдокументов
ОрганизацииОрганизации--создателисоздатели могутмогут,, ««известивизвестив обоб этомэтом
архивнуюархивную службуслужбу,, депонироватьдепонировать полностьюполностью илиили
частичночастично этиэти документыдокументы уу физическихфизических илиили
юридическихюридических лицлиц,, одобренныходобренных длядля этойэтой целицели архивнойархивной
службойслужбой.. ДепонированиеДепонирование являетсяявляется предметомпредметом
контрактаконтракта,, которыйкоторый предусматриваетпредусматривает условияусловия
обеспеченияобеспечения безопасностибезопасности ии сохранностисохранности
депонированныхдепонированных документовдокументов,, аа такжетакже условияусловия ихих
использованияиспользования ии доступадоступа кк нимним,, возможностивозможности контроляконтроля
наднад документамидокументами сосо стороныстороны архивнойархивной службыслужбы,, ии
возвращениявозвращения организацииорганизации попо истеченииистечении контрактаконтракта»»..

9. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 99
АрбитражнаяАрбитражная практикапрактика

10. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1010
ПретензииПретензии ФСФРФСФР
ФСФРФСФР вв августеавгусте--сентябресентябре 20102010 гг.. провелапровела плановуюплановую
выезднуювыездную проверкупроверку деятельностидеятельности ОАООАО нана соблюдениесоблюдение
требованийтребований законодательствазаконодательства оо ценныхценных бумагахбумагах
ВВ ходеходе проверкипроверки былобыло обнаруженообнаружено,, чточто вв нарушениенарушение
требованийтребований пп. 2. 2 стст. 89. 89 ФЗФЗ ««ОбОб акционерныхакционерных
обществахобществах»»,, пп.186.186 ПеречняПеречня типовыхтиповых управленческихуправленческих
документовдокументов 20002000 годагода,, пп. 346 (. 346 (похожепохоже,, чточто здесьздесь
опечаткаопечатка,, ии имелсяимелся вв видувиду пп. 436. 436 –– НН..ХХ..)) ПеречняПеречня
типовыхтиповых управленческихуправленческих архивныхархивных документовдокументов 20102010
годагода,, -- обществообщество нене обеспечилобеспечил хранениехранение хозяйственныххозяйственных
договоровдоговоров ОАООАО попо местуместу нахождениянахождения егоего
исполнительногоисполнительного органаоргана..

11. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1111
ЧтоЧто гласятгласят ПеречниПеречни
««ПереченьПеречень типовыхтиповых управленческихуправленческих документовдокументов
(2000(2000 гг.).)
пп. 186. 186 -- ДоговорыДоговоры,, соглашениясоглашения ((кредитныекредитные,,
хозяйственныехозяйственные,, операционныеоперационные)) –– 55 летлет ЭПКЭПК ((послепосле
истеченияистечения срокасрока действиядействия договорадоговора,, соглашениясоглашения))
««ПереченьПеречень типовыхтиповых управленческихуправленческих архивныхархивных
документовдокументов (2010(2010 гг.).)
пп. 436. 436 -- ДоговорыДоговоры,, соглашениясоглашения ((нене указанныеуказанные вв
отдельныхотдельных статьяхстатьях ПеречняПеречня)) –– 55 летлет ЭПКЭПК ((послепосле
истеченияистечения срокасрока действиядействия договорадоговора,, соглашениясоглашения))

12. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1212
ПозицияПозиция АрбитражногоАрбитражного судасуда
РеспубликиРеспублики ТатарстанТатарстан
ПереченьПеречень документовдокументов,, которыекоторые обществообщество обязанообязано хранитьхранить попо
местуместу нахождениянахождения егоего исполнительногоисполнительного органаоргана,, установленустановлен вв
пп.1.1 стст. 89. 89 ЗаконаЗакона,, ии вв указанныйуказанный переченьперечень всевсе договорыдоговоры,,
заключаемыезаключаемые обществомобществом вв процессепроцессе осуществленияосуществления имим
хозяйственнойхозяйственной деятельностидеятельности,, нене входятвходят
РегуляторомРегулятором нене былобыло представленопредставлено доказательствдоказательств ии тоготого
обстоятельстваобстоятельства,, чточто уставомуставом ОАООАО,, егоего внутреннимивнутренними
документамидокументами,, решениямирешениями общегообщего собраниясобрания акционеровакционеров,,
советасовета директоровдиректоров ((наблюдательногонаблюдательного советасовета),), органамиорганами
управленияуправления установленустановлен переченьперечень иныхиных документовдокументов ((кромекроме
прямопрямо поименованныхпоименованных вв пп. 1. 1 статьистатьи 8989 ЗаконаЗакона),), которыекоторые
должныдолжны хранитьсяхраниться попо местуместу нахождениянахождения егоего
исполнительногоисполнительного органаоргана..

13. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1313
РешениеРешение судасуда
СудСуд пришелпришел кк выводувыводу,, чточто ОАООАО нене нарушенынарушены
требованиятребования законодательствазаконодательства оо хранениихранении документовдокументов,,
ии нана этомэтом основанииосновании судсуд призналпризнал предписаниепредписание,,
выданноевыданное РегиональнымРегиональным отделениемотделением ФедеральнойФедеральной
службыслужбы попо финансовымфинансовым рынкамрынкам РоссииРоссии вв ВолгоВолго--
КамскомКамском регионерегионе,, недействительнымнедействительным
ОдиннадцатыйОдиннадцатый арбитражныйарбитражный апелляционныйапелляционный судсуд вв
июнеиюне 20112011 гг.. оставилоставил этоэто решениерешение безбез измененияизменения.. ЭтуЭту
позициюпозицию поддержалподдержал вв августеавгусте 20112011 годагода ии
ФедеральныйФедеральный арбитражныйарбитражный судсуд ПоволжскогоПоволжского округаокруга..

14. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1414
ГодовойГодовой отчетотчет ОАООАО ««ТатэнергосбытТатэнергосбыт»»
заза 20102010 годгод
сс. 7. 7 …… попо итогамитогам 20102010 годагода клиентскаяклиентская базабаза ОАООАО
««ТатэнергосбытТатэнергосбыт»» составиласоставила 877 225877 225
потребителейпотребителей электрическойэлектрической энергииэнергии
сс. 9. 9 ПоПо итогамитогам 11 кварталаквартала 20102010 годагода клиентскаяклиентская
базабаза ОАООАО ««ТатэнергосбытаТатэнергосбыта»» составиласоставила 65626562
потребителейпотребителей тепловойтепловой энергииэнергии
www.tatenergosbyt.ruwww.tatenergosbyt.ru//downloaddownload/reporting_2010.doc/reporting_2010.doc

15. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1515
НесколькоНесколько рекомендацийрекомендаций
ЖелательноЖелательно тете документыдокументы,, кк которымкоторым регуляторрегулятор проявляетпроявляет
наибольшийнаибольший интересинтерес ((уставныеуставные документыдокументы,, важнейшиеважнейшие
контрактыконтракты ии тт..дд.),.), хранитьхранить вв соответствиисоответствии сс требованиямитребованиями
законазакона –– попо местуместу нахождениянахождения исполнительногоисполнительного органаоргана
НеНе раскрыватьраскрывать информациюинформацию оо местахместах храненияхранения своихсвоих
документовдокументов ии обоб использованиииспользовании услугуслуг внеофисноговнеофисного
храненияхранения,, особенноособенно припри общенииобщении сс контролирующимиконтролирующими
организациямиорганизациями ии сс собственнымисобственными акционерамиакционерами
ЕслиЕсли акционеракционер имеетимеет правоправо нана ознакомлениеознакомление сс документамидокументами,,
лучшелучше нене доводитьдоводить делодело попо проверкипроверки,, аа ужуж еслиесли отказыватьотказывать,,
тото нене упоминатьупоминать вв качествекачестве причиныпричины тото,, чточто документыдокументы
хранятсяхранятся ««нана сторонестороне»»

16. 99 декабрядекабря 20112011 гг.. ИнфодокумАрхивИнфодокумАрхив 20112011 1616
Вопросы?