Дмитрий Петров Заместитель генерального директора "УльтраЮнион"

1. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 1www.ultraunion.ru
Что такое
"1С:Документооборот"
или как победить
"бумажного монстра"?
Надежный компас в управлении бизнесом!
Петров Дмитрий
petd@ultraunion.ru
(812) 777 0990, доб. 911
www.ultraunion.ru

2. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 2www.ultraunion.ru
Что такое «1С:Документооборот» ?
Причины:
 навести элементарный порядок,
 устранить кадровые риски,
 повысить качество работы,
 повысить скорость.
Для этого нужен инструмент и методика его
использования.
Вот это и есть «1С:Документооборот»

3. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 3www.ultraunion.ru
ТОП результатов
1. Повышение скорости работы 80%
2. Улучшение исполнительской дисциплины 53%
3. Исключение утери документов 50%
4. Наведение порядка в процессах 47%
5. Централизованное хранение 30%
6. Четкое соблюдение графиков платежей и исполнения
договорных обязательств 18%
7. Получили возможность проанализировать и
оптимизировать деятельность компании 12%

4. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 4www.ultraunion.ru
Пара примеров
Группа компаний "Морская Техника"
 150+ рабочих мест, 1500 поручений в месяц.
 Сильно сократилось время согласований,
прекратилась беготня курьеров.
 Реально стало возможным проверить
исполнительскую дисциплину.
Филиал ПАО "Газпром" "Северо-Западное межрегиональное
управление охраны ПАО "Газпром" в г. Санкт-Петербурге
 250+ рабочих мест,
 Перестали теряться документы.
 Согласование стало быстрее на 10-20%.

5. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 5www.ultraunion.ru
Преимущества системы
1С Документооборот 8
Развивающаяся платформа 1С:Предприятие
Много
функций
Интересная
стоимость
Хорошее
качество
Дружелюбная
поддержка

6. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 6www.ultraunion.ru
225 преимуществ
225 преимуществ
www.v8.1c.ru/doc8

7. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 7www.ultraunion.ru
1С:Документооборот 8
Документы Файлы Почта
Форум Мероприятия Проекты
Задачи Процессы Время

8. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 8www.ultraunion.ru
Решает разные задачи
– Работа с договорными документами
– Внутренний документооборот
– Входящие и исходящие документы
– Архив финансовых документов
– Проектный учет
– Повседневная офисная работа (файлы, задачи, почта,
форум)
– Электронное взаимодействие (МЭДО/ЭДО) с
контрагентами и государственными учреждениями
– Учет обращений граждан

9. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 9www.ultraunion.ru
Для предприятий и учреждений
• ПРОФ
– Для малых и средних предприятий,
имеющих несложную организационную
структуру и документооборот
• КОРП
– Для коммерческих предприятий со
сложной организационной структурой
или сложным документооборотом
• ДГУ (Документооборот
Государственного Учреждения)
– Для государственных (муниципальных)
учреждений
ПРОФ
КОРП
ДГУ

10. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 10www.ultraunion.ru
Корреспонденция Внутренний документооборот
Договорные документы Файлы
Процессы Проекты
Мероприятия Форум
Почта
Отсутствие
сотрудников
Какие задачи решает?

11. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 11www.ultraunion.ru
Учет документов и файлов
Входящие
документы
Исходящие
документы
Рабочие
файлы
Внутренние
документы

12. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 12www.ultraunion.ru
Карточка документа
Хранит все
важные
сведения о
документе

13. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 13www.ultraunion.ru
Откуда приходят документы
Почта России
факс, курьер Со сканера
По e-mail Из личных или
сетевых папок Создаются по
шаблонам
Из других систем

14. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 14www.ultraunion.ru
Шаблоны документов и файлов
Программа
заполняет
сама все, что
может
Скорость
Порядок
Качество

15. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 15www.ultraunion.ru
Контроль доступа к документам
Папка
Организация
Вид документа Гриф доступа
Вопрос деятельности
Корреспондент

16. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 16www.ultraunion.ru
Права на документ
Для всех безопасно
и ясно

17. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 17www.ultraunion.ru
Точный поиск по реквизитам

18. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 18www.ultraunion.ru
Полнотекстовый поиск
Очень быстрый!
Ищет всё!

19. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 19www.ultraunion.ru
Поиск по реквизитам
Контроль
Подбор документов

20. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 20www.ultraunion.ru
Поиск бумажных документов
Быстро
Аккуратно
Порядок

21. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 21www.ultraunion.ru
Совместная работа
Папки файлов Процессы
Проекты
Мероприятия
Форум
Почта
Отсутствие
сотрудников
Бронирование
переговорных
Календари

22. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 22www.ultraunion.ru
Журнал передачи

23. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 23www.ultraunion.ru
Задачи
Учет
Контроль
Планирование

24. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 24www.ultraunion.ru
Бизнес-процессы
10
типовых
процессов

25. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 25www.ultraunion.ru
Согласование (простое)

26. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 26www.ultraunion.ru
Согласование (посложнее)

27. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 27www.ultraunion.ru
Комплексные процессы
Простые действия
складываются в
сложные процедуры

28. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 28www.ultraunion.ru
Проектный учет
• Учет всех данных в разрезе проектов
(документы, файлы, процессы, задачи, почта,
мероприятия и проч.)
• Задавать иерархическую структуру проекта
• Автоматизировать исполнение проекта,
контролировать исполнение проектных задач и
проекта в целом
• Вести учет трудозатрат в разрезе проектов
• Получать отчетность по проектам
• Загружать данные о проектах из Microsoft Project

29. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 29www.ultraunion.ru
Учет документов по проектам

30. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 30www.ultraunion.ru
План проекта

31. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 31www.ultraunion.ru
Диаграмма Ганта

32. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 32www.ultraunion.ru
Мероприятия
• Совещания, собрания, обсуждения,
заседания, корпоративные мероприятия и
проч.
• Учет и контроль от подготовки, до анализа
В результате
• Сокращается время на подготовку и
проведение
• Упрощается согласование
• Мероприятия проводятся в соответствии с
планом
• Обеспечивается принятие решений и их
своевременное выполнение

33. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 33www.ultraunion.ru
Мероприятия
Хранит все данные о мероприятии:
время, место, участники, программа, файлы,
протокол, приглашения.

34. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 34www.ultraunion.ru
Бронирование переговорных

35. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 35www.ultraunion.ru
Встроенная почта
• Почта - популярная технология совместной работы
• Письма - такие же единицы учета как входящие и
исходящие документы
• На основании писем можно создавать процессы,
проекты, мероприятия, входящие, исходящие и
внутренние документы, вести учет времени и проч.
• И наоборот – переписку можно начать с документа,
файла, по мероприятию, по проекту и проч.
• Почта – часть информационной системы и
интегрирована со всеми данными

36. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 36www.ultraunion.ru
Встроенная почта
Простой, привычный,
функциональный
почтовый клиент

37. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 37www.ultraunion.ru
История переписки
Ведется
автоматически
Открывается в
один клик

38. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 38www.ultraunion.ru
Карточка письма

39. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 39www.ultraunion.ru
Форум
• Сотрудники обсуждают рабочие документы
• Сотрудники-эксперты отвечают на вопросы коллег
• Это бывает
– Устно, по почте
– Лучше всего использовать Форум
• Это постоянно обновляемый источник знаний для
всех
• Типичная структура форума
– Новости компании
– Объявления
– Обсуждение проектов документов
– Вопросы по программам

40. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 40www.ultraunion.ru
Отсутствие сотрудников

41. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 41www.ultraunion.ru
Контроль
На контроль тоже
можно поставить
ВСЁ

42. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 42www.ultraunion.ru
Контроль

43. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 43www.ultraunion.ru
Карточка договора
Хранит сам договор и все, что с ним связано

44. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 44www.ultraunion.ru
Учет договоров
Все, что можно,
программа делает сама
Подготовка
проекта
Согласование
Передача на
подпись
Контроль
документов
Исполнение
Расторжение
7
процессов
Продление

45. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 45www.ultraunion.ru
Контроль и анализ договоров

46. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 46www.ultraunion.ru
На что тратят время
сотрудники?

47. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 47www.ultraunion.ru
Кто задерживает исполнение?
?
?

48. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 48www.ultraunion.ru
Какие документы зависли

49. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 49www.ultraunion.ru
Кто плохо согласует

50. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 50www.ultraunion.ru
Интеграция с программами 1С

51. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 51www.ultraunion.ru
1С:Документооборот «внутри»
1С:Бухгалтерии
В карточке документа «Поступление товаров
и услуг»:
• История переписки
• Процессы и задачи
• Связанные документы
• Файлы (в т.ч. скан копии)

52. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 52www.ultraunion.ru
Рабочий стол
Как я
справляюсь с
делами?
Что у меня на
сегодня?
Что требует
моего участия?

53. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 53www.ultraunion.ru
Документооборот,
который всегда с тобой

54. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 54www.ultraunion.ru
Никаких опций
Распознавание
сканов
Распознавание
штрихкодов
Учет бумажного
документооборота
МЭДО/ЭДО
Обращения
граждан
ЭЦП
шифрование
Штрихкодирование
Потоковое
сканирование
АРМ
руководителя
Работа через
Интернет

55. V семинар по "1С:ERP 2"в Санкт-Петербурге
Санкт-Петербург, Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 55www.ultraunion.ru
Спасибо!
Есть вопросы?
Обращайтесь.
Надежный компас в управлении бизнесом!
ФИ докладчика
Должность
………..@ultraunion.ru
(812) 777 0990, доб. ….
www.ultraunion.ru