2. Zu meiner Person Thomas Uhlmann Geschäftsleiter | Leiter ECM Solutions thomas.uhlmann@loewenfels.chwww.loewenfels.ch Löwenfelsseit 25 Jahren Integration und Entwicklung innovativer Software. »» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung auf Basis von EASY SOFTWARE »» Individualsoftware für Sozialversicherungen Thomas_Uhlmann

3. Eigentliche «Vertragsabwicklung» betreffend der Kernprozesse geschieht im ERP oder CRM – Volumengeschäft Dieses Referat bezieht sich auf alle anderen Verträge aus den Management- undunterstützenden Prozessen Vertragsmanagement – Abgrenzung Quelle: Wikimedia 2011

4. Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern» Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschriftliche Notizen - welches ist wirklich die gültige Version? Finde ich den Vertrag in «meiner» Ablage oder hat ihn ein Kollege dezentral in seiner Abteilung? Es gab doch Korrespondenz zum Vertrag? Wo finde ich diese? Ebenfalls dezentral in den Abteilungen oder sogar nur in den persönlichen E-Mails vom Kollegen? Verpasste Kündigungstermine gehen ins Geld!

5. Kurz- und mittelfristige Mehrkosten Fehlende Nachweise für Verhandlungen Unabsehbare Chancen im Rechtsstreit … Imageverlust Konsequenzen aus mangelhaftem Vertragsmanagement

6. «Wie wäre es denn ideal?» Alle Verträge digital an einem Ort, zu finden wie in «Google» Korrespondenz, Akten- und Telefonnotizen direkt beim Vertrag Erinnerungen an Fristen werden an die verantwortlichen Personen per E-Mail rechtzeitig zugestellt

7. «Wie wäre es denn ideal?» Für die Liquiditätsplanung erhalte ich einen Bericht mit Einnahmen/Ausgaben aus den Verträgen Für die Vertragserstellung kann ich Mustern und Vorlagen hinterlegen Auch der interne Genehmigungsprozess kann festgehalten werden

8. Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten zum Vertrag zu erfassen, das gescannte Dokument ist dann vielfach nicht direkt «verlinkt», ohne Korrespondenzablage Spezielle Software für die Verwaltung sehr vieler und hoch komplexer Verträge («ERP für Verträge»); Fachanwendung z.B. für Versicherungen Stärken von Dokumentmanagement-Lösungen werden genutzt, um eine Vertragsverwaltung daraus zu bauen

9. möglicherFunktionsumfang

11. Achtung: Stolpersteine! Häufig beinhalten Verträge schützenswerte Informa-tionen– flexibler Berechtigungssystem ist Pflicht Zugriff auf Verträge von mobilen Geräten soll möglich sein – Geschäftsleitung ist in die Prozesse involviert! Integrierbarkeit mit bestehenden Datenbanken muss einfach möglich sein (z.B. Adressdaten, Kreditoren) Verständnis schaffen: z.B. digitales Vertragsmanagement hat nichts mit „digital Verträge signieren“ zu tun Eine Lösung sollte flexibel erweiterbar sein – z.B. Zertifikatsverwaltung für Zulieferer, einfaches CRM, Auftragsverwaltung oder Projektdokumentationsablage

12. Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls? Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kontrollsystems IKS» - Nachvollziehbarkeit Die Administration und die Führung, da sie ein Werk-zeug erhält, womit Verträge effizient verwaltet, und aktiv überwacht werden können Lieferanten, welche ein systematisches Kunden-Rating führen Jeden, der die gültige Vertragsversion finden statt endlos suchen will (Volltextsuche!)

13. Zusammenfassung / Fazit Vertragsmanagement kann sich lohnen Wirkung als verlässlicher Vertragspartner«Der hat seine Prozesse im Griff» Wirkung nach innen - Führung erhält mehr Sicherheit im Prozess, Übersicht es gibt bewährte Vertragsmanagement-Lösungen Amortisation kann bereits über Produktivitätsgewinn erreicht werden

14. Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software. »» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung »» Individualsoftware für Sozialversicherungen Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module. Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung. Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Kompetenz und Erfahrung. Wer ist Löwenfels?

15. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Wir sind für Sie da: Thomas Uhlmann thomas.uhlmann@loewenfels.ch+41 41 418 44 30 | +41 78 897 20 20

17. Automatisierung im Vertragswesen

18. EASY DOCUMENTS | Workflow mit MS Visio Erstellung mit MS Visio Benutzeraktion Workflow Objekte Externe Aktionen «Signalausgang» «Button» im Web-Client