1. Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten topsoft 2011 – Zürich, 10.05.2011 axxanta gmbh, Roger Schoch, roger.schoch@axxanta.ch

2. Kurzvorstellung Roger Schoch roger.schoch@axxanta.ch Institut für Business Engineering SpinOff der FHNW / 2007 Collaborative Solutions Webcorp3 - Virtual Collaboration Suite 15 Jahre wissensch. Mitarbeiter Schwerpunktthemen:- Kooperationsnetzwerke- Kommunikationsmanagement Netzwerke:  KMU-Kooperations- & Innovationsnetzwerk (25 Partnerfirmen)

3. Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten

4. Eigenschaften der firmenübergreifenden Zusammenarbeit Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen Geographisch verteilte Standorte – Distanzen & Zeitzonen Aufwändige Meetings / Distanzen / Zeiten / Kosten Asynchrone Kommunikation (eMail, Dokumente) Meist Projekt-Charakter Keine gemeinsame Infrastruktur Oft spontan, kaum Schulung möglich Fragen der Führung, Verantwortung Unterschiedliche Sprachen, Kulturen Alle diese Eigenschaften machen die Zusammenarbeit in Teams bestimmt nicht einfacher!

6. Auftragsbezogene Zusammenarbeit

7. relativ statische Konstellation

8. ERP-Systeme / Schnittstellen

10. Projektbezogene Zusammenarbeit

11. Workgroup-Lösungen

14. Mitarbeiter müssen schnell miteinander koordiniert und motiviert arbeiten

15. Die Führung und die Mitarbeiter brauchen aktuellen Überblick über laufende Aktivitäten und deren Status

16. Kommunikation muss effektiv sein und zu Ergebnissen führen - auch wenn das Team örtlich verteilt ist

17. Die richtigen Informationen zur rechten Zeit an der richtigen Stelle – ohne Suchen oder Informationsüberlastung / -Redundanzen spezifische Anforderungen an eCollaboration Lösungen

19. Geringe Transparenz

21. Flexibilität gepaart mit guter Koordination

22. Motivation basierend auf Commitments

23. Synchrone Kommunikation

25. eMeeting-Tools für synchrone Kommunikation …nicht abschliessende Aufzählung Webkonferenzen bieten eine praktische, schnelle und preisgünstige Möglichkeit, “virtuelle“ Meetings ad hoc oder terminiert anzusetzen und per Desktop Sharing vom eigenen PC oder Mac aus durchzuführen.

26. Offensichtlich ein grosses Potenzial Quelle: www.webconferencing-test.com

29. Kostenvorteile sprechen für sich!

30. Verkehrssituation wir immer schwieriger!

31. Umweltfaktoren!

34. Ist die Agenda klar definiert und relistisch?

35. Sind die Teilnehmende vorbereitet?

36. Wird das Meeting planmässig durchgeführt?

37. Sind alle für das Meeting relevanten Informationen verfügbar?

38. Werden Entscheide dokumentiert?

39. Sind Aufgaben terminiert und Verantwortlichkeiten definiert?

40. Ist ein Protokoll vorhanden?

41. Werden Entscheidungen und Aufgaben kontrolliert?

44. Videoübertragung

45. Screen- Applicationsharing

46. Groupware, Workflows, eMail

47. Dokumente

48. Aufgaben, Termine, News

49. Projektmanagement

50. Wissensmanagement

51. SocialWebIntegration?

53. Unterschiedliches Handling

54. Redundante Daten

55. Oft eingeschränkte NutzungIntegration = "Collaboration Suite"

57. Nutzung der Potentiale in den Bereichen: - Meeting - Aktivitätsmanagement - Prozessorientierte Funktions- und Informationsdarstellung

59. Bsp.: MeetingSpace – Vorbereitung (Webcorp3-vcs) Termin-Findung Skype-Status und Kommunikation Definition der Agenda mit relevanten Informationen Mind-Mapping für Agenda Ein-Klick für dieTelefonkonferenz Ein-Klick für die Vorbereitung & Teilnahme anWebconference/Application Sharing

60. MeetingSpace – Durchführung Teilnahme per Mausklick ohne zusätzlichen Login Agenda-Handling Erfassung von Protokoll-Elementen (Entscheidungen, Aufgaben und Informationen) Effizienzsteigerung auch bei physischen Meetings!

61. Innovative Planung und Zusammenarbeit Zwei Grundprinzipien sind elementar für Wissensarbeit und Innovation: Ziele und Ergebnisse sind die wichtigsten Führungsgrössen! Planung, Koordination und die inhaltliche Arbeit lassen sich nicht trennen.

62. Bsp.: ActivitySpace (Webcorp3-vcs) f f f f f f f ToDo's Dokumente News Wiki,… i i i i Fortschritt sichtbar machen Gemeinsam Vorgehen planen Zusammen-arbeit koordinieren Ergebnisse definieren Ergebnisse erzielen i i i i In grösseren Projekten geht schnell der Überblick verloren. Durch die aktivitätsbezogene Sicht auf relevante Dokumente, Termine, Aufgaben und Resultate ist eine rasche Orientierung möglich.

64. ActivitySpace – Resultate zählen! Auf einen Blick: Information im Kontext meiner Arbeit Was ist das zu erreichende Ergebnis Wann muss was erledigt sein (Meilensteine) Wer liefert welche Beiträge – bis wann, wer arbeitet mit Resultate werden ebenfalls hier gesammelt

65. WorkSpace – Gesamtübersicht Wo steht das Projekt wirklich? Wie kann man Probleme schnell erkennen und angehen? Webcorp3-VCS ermöglicht echte Transparenz - nahtlos integriert: Schneller Projektüberblick mit Signalfarben zur Statusanzeige "Drill-down" um Prozessdetails zu analysieren Messung über Meilensteine und Ergebnisse

66. Virtual Collaboration Suite Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen Webcorp3-VCS Webcorp ist ein webbasiertes und komplettes Werkzeug für effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen Dokumente Projekte Kommunikation Produktivität in der Kooperation =Effizienz in Meetings + Transparenz in Aktivitäten + MeetingSpace + ActivitySpace

67. Verlinkte Objekte Alles für die Arbeit Notwendige ist direkt im Kontext verfügbar Alle Informationen sind zugleich in der zentralen Ablage gespeichert - für schnelle Suche und Wiederverwendung Keine Redundanten Daten Leistungsfähiges Versionsmanagement und History ist überall verfügbar Information-Tagging ermöglicht effizientes Finden

69. 10-20% verglichen mit Nutzung anderer SystemeBessere Ansätze für Führung und Zusammenarbeit Dokumente Neueste Forschung und Best Practices Projekte + * Verbesserung: Zeit- und Kostenreduktion, bessere Ergebnisqualität, neue Ideen Leistungsfähige, flexibleIT-Plattform Kommunikation + MeetingSpace + ActivitySpace Webcorp3-VCS

70. Virtual Collaboration Suite Webcorp3-VCS Dokumente Projekte Kommunikation +Produktivität in der Kooperation +Effizienz in Meetings +Transparenz in Projekten + MeetingSpace + ActivitySpace

72. Wenn alle über die notwendige Zusammenarbeitskultur verfügen!

74. MeetingSpace – Vorbereitung Optimale Vorbereitung mit Agenda und allen Präsentationen Verlinkung mit bestehenden oder neuen Objekten Visualisierung der Meeting-Ziele Funktionen zur Terminfindung Einladung der Teilnehmenden Definition der Kommunikationsmittel

75. MeetingSpace – Abschluss / Nachkontrolle My Desk Σ als Protokoll Objekte erscheinen automatisch in personalisierten und allgemeinen Ansichten und stehen dort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung Print-Funktion für Protokoll (PDF)Content: Ziele, Agenda, Entscheidungen, ToDo's, Informationen