Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang: Markus Imgrüth, Löwenfels Partner AG

1. «Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang»

2. Löwenfels Partner AG bietet seit über 20 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software. »» Individualsoftware für Sozialversicherungen »» Innovatives Dokumentmanagement und Archivierung Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module. Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, revisionssichere Archivierung für Sharepoint Systeme, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung. Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Erfahrung. Wer ist Löwenfels?

5. Aktueller Posteingang Poststelle Posteingang Weiterleitung der Post Fachabteilung Öffnen und Sortierung Ermitteln der Zuständigkeit Weiterleiten, Verteilung Bearbeitung Ablage

6. Aufwand bei Sortierung und Zustellung hoch Lange Liegezeiten Möglicher Verlust von Post Prozesse kommen ins stocken Archivierung der geschäftsvorfall-relevanten Daten mangelhaft oder gar nicht vorhanden Nachteile der manuellen Posteingangsverarbeitung

7. Senkung der Bearbeitungskosten Vereinfachte, ortsunabhängige Zustellung Einfache und platzsparende Archivierung Einhalten von rechtlichen Anforderungen (GeBüV, etc.) Post kann mit gleichem Einsatz zielgerichteter, bis auf Ebene Sachbearbeiter, zugestellt werden Durch den Einsatz von Prozessunterstützung erfolgt bessere und einheitlichere Kommunikation und Informationsverbreitung Ziele der autom. Posteingangsverarbeitung

9. Akzeptanz zum Thema ist vorhanden

10. Ganzheitliche Betrachtung des Themas ECM

11. Firmen setzen sich mit unternehmensweiten ECM-Strategien auseinander» Ist für eine Einführung wichtig

12. Interne Prozesse müssen bekannt, dokumentiert seinVoraussetzungen für Posteingang

13. Erweiterung | Posteingang mit spätem Scannen Poststelle Posteingang Scannen Ablage in Papierarchiv Vernichtung Weiterleitung der Post Ablage in eArchiv Fachabteilung Öffnen und Sortierung Ermitteln der Zuständigkeit Weiterleiten, Verteilung Barcode anbringen Bearbeitung

14. Optimierung | Posteingang mit frühem Scannen Poststelle Posteingang Öffnen und Sortierung Barcode anbringen Scannen mit OCR Ablage in Papierarchiv Vernichtung ECM | DMS Ablage in eArchiv DMS mit Regelwerk Fachabteilung Bearbeitung in Fachanwendung elektronischer Posteingang

15. Phase 1 - Fachliche Analyse und Anforderungs-Doku Workshop mit beteiligten Personen Phase 2 - Konzeption und Design der Lösung Optimieren des Posteingangs Festlegen der Dokumentenklassen Erstellen des Regelwerkes für die Verteilung PoC - ProofofConcept Phase 3 - Realisierung und Einführung Schrittweise Einführung Einführung des Elektronischen Posteingangs

18. Zusammenführen der Daten in eine elektronische AkteAus der Praxis | elektronischeDossierverwaltung

19. Aus der Praxis | Prozess mit frühem Scannen Websuche Metadaten > Adresse > Barcode-Label Dokumente Archivierung CAPTURE Archiv-Link + Metadaten > Zu definieren Best-Practice» Seite 51 Fachapplikation Sachbearbeiter

21. Akzeptanzder Mitarbeiter

22. Der neue Prozess ist noch nicht bei allen Mitarbeitern gefestigt:

23. Dokument muss im Papier- undim elektronischen Dossier abgelegt werden

24. Rückfall in den Prozessablauf des späten Scannens

25. Es war schwer, eine Person zu finden, welche das Scanning macht:

26. Monotone Arbeit, 30%-Stelle

28. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Stand 28b Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne unter den nachfolgenden Koordinaten oder am Stand 28b zur Verfügung: Markus Imgrüth Dipl. Inf. Ing. FH | Exec. MBA FH ECM Business Solution Manager markus.imgrueth@loewenfels.ch041 418 44 22 | 078 624 00 50