1. 1. PROSES KIK
2. PERSEMBAHAN
PENGURUSAN
3. TEKNIK-TEKNIK
PENYELESAIAN
MASALAH /
PENAMBAHBAIKAN
2. Konsep KIK Menerangkan:
• Definisi Inovasi
• Definisi Kreativiti
• Prasyarat Kreativiti
• Prinsip dan Kaedah KIK
• Perbezaan KIK dengan KMK
• Falsafah KIK
• Objektif KIK
• Faedah kepada Organisasi
• Faedah kepada Perkhidmatan Awam
• Faedah kepada Staf
3. Pelaksanaan KIK Menerangkan:
• Strategi Pelaksanaan KIK
• Struktur KIK
• Latihan
• Mesyuarat KIK
• Penghargaan dan Pengiktirafan
• Konvesyen KIK
• Strategi Untuk Mendorong Kreativiti dan Inovasi
• Faktor-Faktor Kejayaan KIK
5. PENUBUHAN KUMP.
PERANCANGAN PROJEK
PEMILIHAN MASALAH
PENJELASAN MASALAH
PENYEDIAAN MATLAMAT
ANALISA MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
KELULUSAN
PERCUBAAN
MENILAI KEPUTUSAN
KELULUSAN
PERLAKSANAAN / PENYERAGAMAN
PENGAWASAN
PROJEK SETERUSNYA
YA
TIDAK
TIDAK
YA
NAMA KUMPULAN, LOGO
MOTTO, OBJEKTIF & CARTA
ORGANISASI PDCA,
CARTA PERBATUAN
BRAINSTORMING, UNDI
FORCE RANKING, ANALISA FAEDAH
MATRIX ANALISIS DEFINISI, 5W+1H,
CARTA ALIRAN
MATLAMAT, OBJEKTIF,
SASARAN, TARGET
BRAINSTORMING, KERTAS SEMAK
ISHIKAWA, PARETO, HUBUNGKAIT
PRO-KONTRA, RAJAH POKOK
MATRIK DIAGRAM, SWOT .
KELULUSAN PENGURUSAN
UJICUBA PROJEK
KERTAS SEMAK, PARETO PERBANDINGAN,
BENEFIT ANALYSIS, FAEDAH KETARA &
TIDAK KETARA
KELULUSAN PERLAKSANAAN
SOP, ISO, MPK & FM
DOKUMEN SOKONGAN,
ARAHAN PENTADBIRAN
JADUAL PENGAWASAN
6. Proses KIK
• Perancangan
• Pelaksanaan
• Penyemakan / Penyampaian
• Tindakan
♦ P.D.C (S).A. juga
dikenali sebagai
Plan, Do, Check
(Study), Act
William Edwards Deming
was born on 14th October
1900 in Sioux City in the
state of Iowa.
8. Aktiviti 1: Mengenal Pasti Projek
Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui
percambahan fikiran Brainstorming
Cadangan daripada pihak pengurusan
Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan
Cadangan daripada Stakeholders
Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
10. Aktiviti 2: Pemilihan Projek
• Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilih
• Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi
manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian
perkhidmatan
• Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-
kaedah seperti berikut:
Force Ranking
Analisis Matriks/Faedah
Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan
Analisis SMART (specific, measurable, achievable, realistic dan time specifik)
11. ♦ Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut:
Berkaitan dengan prestasi organisasi
Khusus (specific)
Boleh diukur (measurable)
Wujud/Berlaku
Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempoh
yang sesuai
♦ Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
di Hospital X. (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
♦ Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalah:
Penggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai
Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
12. Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual Pelaksanaan
Projek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atau
Carta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual Pelaksanaan
Projek tersebut ialah:
Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan
Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh
permulaan dan penyempurnaan projek
Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamat
aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dan
diawasi
Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yang
dirancang bagi setiap aktiviti
13.
14. Aktiviti 3: Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih, ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah
dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah
atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebab/faktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik
atau alat berikut:
Rajah Sebab dan Akibat/Rajah Tulang Ikan/Rajah Ishikawa untuk
mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
Nota:
Teknik 5W+1H
merujuk kepada:
• What (Apa?)
• Who (Siapa?)
• When (Bila?)
• Where (Di mana?)
• Why (Kenapa?)
• How (Bagaimana?)
Rajah Hubung Kait, Peta Minda, Rajah Afiniti
dan Rajah Sistematik
Percambahan Fikiran
15. ♦ Pengumpulan Data
• Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan
masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
• Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti:
Soal Selidik
Temuduga/Temubual/Perbincangan
Pemerhatian
Semakan dan Analisis Laporan/Rekod/Dokumen
Pemeriksaan
Lain-lain teknik yang sesuai
• Data boleh dikumpul menggunakan Kertas/Lembaran Semak
(Check Sheet)
• Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran
(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realiti
• Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data:
Analisis Pareto
Rajah Histogram
Rajah Taburan
Carta Kawalan
Carta Turus dan Carta Pai
Lain-lain teknik yang sesuai
16. Aktiviti 4: Penetapan Objektif/Sasaran Projek
• Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-
data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projek
• KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang
dibuat
• Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut:
Prinsip 80/20 (Analisis Pareto)
Objektif Organisasi
Piagam Pelanggan
Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
Arahan Pihak Pengurusan
Amalan Terbaik (Best Practices)
17. Aktiviti 5: Cadangan Penyelesaian
• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif
cadangan penyelesaian atau penambahbaikan
• Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatu
• Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja, ruang
pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkan
• Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui
teknik :
Analisis Pro dan Kontra
Analisis SWOT
Analisis Force Field
Analisis Rajah Pokok
Analisis SMART
Analisis Markah Berkriteria
Business Process Reengineering (BPR)
Business Process Improvement (BPI)
Cadangan
penyelesaian perlu
dirujuk kepada Pihak
Pengurusan
untuk mendapatkan
kelulusan uji cuba
Nota:
20. Aktiviti 6: Pelaksanaan
• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenai
cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui
• Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilih.
Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapai
• Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangan
kumpulan dengan berpandukan kepada Carta Gantt
• Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masing
amat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projek
• Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugas
yang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulan
• Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangan/kemajuan pelaksanaan
22. Aktiviti 7: Penilaian
• Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan
cadangan cadangan penyelesaian
• Penilaian ini akan menentukan sama ada objektif/sasaran projek
tercapai atau tidak.
• Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis
(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cuba
• Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto
sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek, ahli-ahli KIK
boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima
atau perlu dikaji semula
23. Aktiviti 8: Pemantauan
• Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk
tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektif/sasaran
projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian
• Jika terdapat sebarang jurang perbezaan, kumpulan perlu
mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragaman
• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan
perluasan/ penyeragaman pelaksanaan
• Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telah
dilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi. Analisis boleh
dibuat daripada segi penjimatan kos, masa, pembaziran, peningkatan
produktiviti dan kualiti, kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
25. Aktiviti 9: Penyeragaman
• Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran P.D.C.A.
• Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai, tindakan
penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah
seperti berikut:
Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja
yang berkaitan
Mengemaskini Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Standard
Operating Procedure dan Dokumen MS ISO
Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
yang berkaitan
• Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secara
menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan mengikut
kesesuaian
Tindakan
penyeragaman
perlu mendapat
persetujuan
Pihak
Pengurusan
Nota:
26. Aktiviti 1: Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2: Pemilihan Projek
Aktiviti 3: Menganalisis Projek
Aktiviti 4: Penetapan Objektif/Sasaran Projek
Aktiviti 5: Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6: Pelaksanaan
Aktiviti 7: Penilaian
Aktiviti 8: Pemantauan
Aktiviti 9: Penyeragaman
30. 01 MEI- 14 SEP. 2004
1. Rancang Jadual Projek
2. Pemilihan Masalah
3. Analisis Keadaan Masa
4. Penyediaan Maklumat Kini
5 .Kenalpasti Sebab Akibat
6. Analisis Sebab Akibat
7. Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005. Kelulusan
Pengurusan
2. Pengawasan/ Penyeragaman
3. Pengurusan Dan Penilaian
4. Piawaian (SOP)
5. Penilaian Kumpulan
21 OKT,2004–
23 FEB, 2005
1. Menilai Keputusan
2. Analisis Data
3. Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLI
TUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWAB
Dengan Mengenalpasti
Masalah Semua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian Semua Ahli
Kelulusan Projek
Pengarah / JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan
Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat & Menyediakan
Minit Mesyuarat
Pn. Fadzilah/ Pn.
Zahidah
07 SEPT–14 DIS.2004
1. Percubaan
2. Pelaksanaan
Cadangan
3. Kumpulkan Data Dan
Pelaksanaan
Cadangan
31. Nama Kumpulan :
Tajuk :
Tempoh :
PERANCANGAN SEBENAR
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
32. 12 Masalah Telah Dikenalpasti.
Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan.
MASALAH ADAKAH
DATA DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH
TUGAS
HARIAN
PENEMUAN
1. Pinjaman Buku-Buku Di
Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah
Dibuat
2. Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian
Telah Dilaksanakan
3. Pegawai-pegawai INTURA
Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat
Awal
4. Pendaftaran Kursus
Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering
Menjadi Isu Semasa
5. Waktu Pendaftaran Peserta
Kursus di INTURA tidak
praktikal
Banyak Aduan Dari
Peserta Kursus
6. Edaram Surat-surat di INTURA
Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius
Dan Berlaku
Sepanjang Masa
33. 5 Masalah Telah Dipilih
Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7. Bekalan Peralatan Latihan
Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan
Pembekal
8. Borang Permohonan Tidak
Diisi Dengan Lengkap Kes Berlaku Tidak Serius
9. Kursus Berjadual Selalu
Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku
Sepanjang Tahun 2002
10. Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh
Unit IT
11. Kekerapan Gangguan
Elektrik Di Kawasan
INTURA
Bukan Bidangkuasa
Kumpulan
12. Kerja-Kerja Projek Lambat
Disiapkan Kes Sentiasa Berulang
34. MASALAH
ADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI
KESAN KEPADA
IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH
MEMASUKI RANKING
TERATAS
1. Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di
INTURA tidak praktikal High High Ya
2. Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil
Masa Yang Lama
Tidak High Tidak
3. Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang
dan Sukar Di Kesan High High Ya
4. Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti High High Ya
5. Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan
INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah
Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi
Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah
Kaedah Benefit Analisis Telah
Digunakan
35. 1. Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar Di
Kesan
2. Waktu Pendaftaran Peserta
Kursus di INTURA Tidak
Praktikal
3. Bekalan Peralatan Latihan
Tidak Berkualiti
Masalah Telah
Dipilih Untuk
Disenarai-
pendekkan
36. PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN
ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu
Bahagian Latihan INTURA Telah
Dibekalkan Dengan Folder, Alatulis,
Sampul Surat, Bateri Kurang
Berkualiti. Masalah Tidak Begitu
Ketara.
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004
Sebanyak 70 % Daripada Kes Kehilangan
Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan
Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3. Waktu pendaftaran
peserta kursus di
INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut
Terdapat 40% Peserta Tidak Hadir Pada
Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus
Bermula Dan Mengakibat Pembaziran
Makanan Yang Dianggarkan RM4,500.00
Dalam Enam Bulan Pertama 2004.
ZAHIDAH
NORSILAWATI&
HABIBAH
SALMAH&SAMSURI
MIMI&MASRI
JUMLAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2. Pegawai-pegawai
INTURA Kerap Hilang
dan Sukar Di Kesan
1. Bekalan Peralatan Latihan
Tidak Berkualiti
HUZAIRUL
39. TARGET SETTING
Method: Fill in the blank
a b
c d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend – Improve, reduce, increase,
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data – Measurable present level or level before action
d Data – Measurable level after action taken
e Time frame – when project will be completed?
40. TARGET SETTING
Example:
mengurangkan Masa menunggu
110 min. 30 min. April. 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of
measurement
Unit of
measurement
49. 1. Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2. Pada pendapat anda, adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau
yang baru
1. Kaedah lama sehari sebelum kursus
2. Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3. Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 8.00 pagi.
4. Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke
INTURA pada hari pertama kursus
5. Anda datang ke INTURA dengan:
1. Kenderaan Sendiri
2. Kenderaan Jabatan
3. Pengangkutan Awam
6. Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Baru
a) __________________________________________________
b) __________________________________________________
c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
50. 100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2
kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i. 92% amat berpuashati
ii. 5% mengatakan mereka berpuas hati
iii. 3% mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
55. SCORE
Problem 1 = 0
Problem 2 = 4
Problem 3 = 1
Problem 4 = 2
Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH
PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example : Mrs Noor Azizah 1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reports
Problem 2 = Difficulties in managing information of CHKL’s dev. projects
Problem 3 = Difficulty in accessing information from sections
Problem 4 = No special gallery to display development projects
Problem 5 = Failure in monitoring status of development projects
56. CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1. Comply with client charter
2. Comply with department’s objectives and functions
3. Critical level of problem
4. Improvement in quality of work
5. Increase productivity
57. TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS
THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Group’s Options :- Problem 1 Problem2 Problem 3 Problem 4
1 ~ Ramli
2 ~ Khairiah
3 ~ Esah
4 ~ Rosnita
5 ~ Noor Azizah
6 ~ Ameer
7 ~ Izat
8 ~ Norlisa
9~ Salabiyah
TOTAL
0
0
1
1
0
2
3
0
2
4
4
3
4
4
4
3
2
4
0
1
0
0
1
0
0
3
0
3
2
3
3
2
2
1
2
2
9 32 5 20
3
3
3
2
3
2
3
3
2
2432
Problem 2
