1. El documento proporciona información sobre los diferentes tipos de documentos que un director escolar puede utilizar para gestionar las reuniones y comunicaciones, incluyendo cartas de convocatoria, agendas, hojas de asistencia y actas.
2. Explica los elementos esenciales que deben incluirse en cada tipo de documento para garantizar su efectividad y cumplimiento de su propósito.
3. Resalta la importancia de la claridad, organización y detalle en la redacción de estos documentos para asegurar una correcta
1. DOCUMENTOS DEL DIRECTOR
* Carta Convocando a Reunión
*Agenda
*Hoja de Asistencia
*Minuta
BETSY BURGOS
EDUC 633
PROF. C. FELICIANO
2. CARTA DE CONVOCATORIA…
Debe tener:
“Timbre de la escuela, fecha, a quien va dirigida, a quien la
dirige y el tema de la reunion a la que se convoca”.
En la parte inferior, debe ir escrito como nota al calce, la
explicación de “no discrimen”
Director la utiliza para:
Avisar a la facultad que éste(a) desea reunirlos.
Se presenta el propósito de la reunión.
Se les indica fecha, hora y lugar, (si es dentro o fuera de la
escuela.)
3. CONVOCATORIA…
Es un aviso o una notificación escrita en que se inivita
a personas específicas a la celebración de una junta o
reunión.
Dicha convocatoria debe ser enviada a las personas
que se desea estén presentes.
Puede contener información sobre la razón por la que
se realiza y los temas que se tratarán; el día, la hora y
el lugar en el que se celebrará; un aproximado del
tiempo de duración; nombre de la o las personas que
la organizan y la relación entre lo convocados.
4. Tel. (787) 887-2778
Fax. (787) 887-8056
ESCUELA SUPERIOR PEDRO FALU
17 de Agosto de 2015
Madres, Padres y/o Encargados
Gladys Carrión Rivera
Directora Escolar
PRIMERA REUNION DE PADRES CLASE GRADUANDA
2015-2016
Reciban saludos cordiales. Les extiendo la más cordial
bienvenida al curso escolar 2015-2016. A través de este
comunicado les invito a la “Primera Reunión de Padres de
nuestra Clase Graduanda”, el miércoles19 de Agosto de 2015, a
las 6:00 p.m., en el Pabellón Comunitario de nuestro plantel
escolar.
Compartiremos ideas y comenzaremos los trabajos pertinentes
para que la graduación sea todo un éxito. Esperamos su
asistencia y puntualidad.
1.El es Sistema educativo, hay
diferentes tipos de Cartas de
Convocación:
-A padres
-A la facultad
-A los Comités de trabajo
-Al personal no docente
-Al personal Custodio
-A los estudiantes, entre otros.
2. El contenido debe ser claro,
entendible y directo.
3. Reguralmente las
convocatorias a estudiantes,
deben ser directas y sin rodeos,
con un “cuerpo de atracción”
rápida, que “agarre” la atención
del estudiante, inmediatamente y
éste responda a esa
convocación.
5. Convocatoria de reunión
Colegio Teotihuacán S.C
10 de febrero de 2015
A los padres de familia:
Con la presente se les hace la convocatoria correspondiente al evento de fin de año, donde se realizará la
firma de autorización de fin de curso.
Es indispensable realizar este trámite para poder culminar con el ciclo correspondiente a este año y poder
seguir con el siguiente.
La reunión se realizará en tres días: Jueves 26, Viernes 27 y Sábado 28 del mes de febrero, de las diez de la
mañana hasta las tres de la tarde y de las tres hasta las ocho de la noche, para que puedan asistir todos
los padres por razones laborales.
Esperamos su participación,
Atentamente,
Prof. Lidia Jazmín Torres Luna
Directora del colegio Teotihuacán S.C
Referencia: URL del artículo: http://www.ejemplode.com/64-cartas/1787-
ejemplo_de_convocatoria_de_reunion.html
6. AGENDA…
Se identifica como la Carta Convocatoria: Timbre del DE, de la escuela, debe llevar
escrito el título de la actividad o reunion, fecha y hora.
No es necesario el detalle de a quien va dirigida, eso ya se escribió en la convocación.
Los asuntos a tratar deben estar enumerados, por orden de prioridad, (no en orden
alfabético).
Recogen el contenido a ser discutido, dependiendo del tipo de reunion a la que se
convocó.
No debe estar muy cargada con puntos a ser tratados, porque no se podrá completer,
solo lo pertinente al propósito de convocación.
Debe ser clara y precisa, que aunque el convocado no sepa de que hablará el director,
tenga una noción de los puntos que se discutirán.
7. AGENDA…
Una reunión bien organizada necesita una agenda bien escrita.
Se pueden presentar el objetivo y propósito de la reunión (sería lo más apropiado).
No permitas que tu reunión se convierta en el esfuerzo ineficaz y excesivamente largo en el
que muchas reuniones parecen terminar.
Al apegarte a una agenda detallada pero a la vez flexible podrás mantener una reunión
simplificada y concentrada, asegurándote de cumplir todos los objetivos establecidos en la
menor cantidad de tiempo posible.
8. Escuelas Públicas
República de Panamá
AGENDA DE REUNIÓN
CARACTERISTICAS DE LA EDUCACIÓN EN PANAMÁ
Lunes, 31 octubre 2011
Lugar: Facultad de Negocios, Aula Nª206, salón de turismo, IIpiso, Turno nocturno
Hora: 7:45 p.m. a 10:15 p.m.
Asistentes:
• Profesor de Técnicas de negociación: Luis Carlos Samudio G.
• Estudiantes del turno nocturno de la Licenciatura deTurismo
• Expositora: Yissel Isaza /estudiante del turno nocturno
PROGRAMA:
07:45- 07:50 Bienvenida y presentación
07:50- 09:00 Exposición
09:00- 09:15 Descanso, Tiempo libre, Coffeebrake.
09:15- 10:00 Continuación de la exposición
10:00- 10:15 Discusión de los puntos que se trataron y posibles soluciones.
10:15 Finalización de la reunión
Bienvenida:
Introducción:
9. Se puede identificar usando
un título:
-Comite de..
-Grupo de…
-Empleados de… entre otros.
Si es de mediodía o de todo el día:
- Título de la Agenda
- Saluos
- Reflexión
- Quien dirige la reunion (persona a cargo)
* Recurso invitado, en algunos casos
- Temas del día a ser tratados, en orden de
importancia
Si es corta, de una hora:
- No require reflexión
- Saludos (breves)
- Se enumeran los puntos a tratar
* (que se puedan cubrir en una hora)
10. HOJA DE ASITENCIA…
Recolpila nombres y firmas del personal que asiste a la reunion o actividad.
Hay ocasiones en que se solicita el número de teléfono y/o, la dirección de correo
electrónico.
El documento lleva un encabezado: Timbre que identifica, DE, Escuela, Distrito y/o
Municipio.
Debe contener el título de la actividad en la que se toma la asistencia, la hora y el lugar.
Debe estar enumerada.
Timbre que identifica, Título de la reunion, Hora,
Lugar….
NOMBRE DE… FIRMA DE … POSICION
11. MINUTA…
Las minutas de las reuniones se originan en base a las notas que toma un asistente
designado.
Registran lo que ocurrió en una reunión.
Las notas están formalmente por escrito y cada asistente a la reunión recibirá una copia.
Estas minutas formales son un registro de las decisiones tomadas y de las asignaciones de
los planes de acción.
Las notas para la minuta se pueden tomar manuscritas o incorporadas en una
computadora portátil.
La laptop tiene ventajas claras ya que las minutas se pueden crear con mayor facilidad a
partir de las notas.
12. MINUTAS…
La persona designada que crea la minuta de una reunión no debe ser la persona que
dirija la reunión.
En una organización, la secretaria puede cumplir este rol.
El cuerpo de la organización nombrará a cualquier otra persona para cumpla con esta
responsabilidad
Las minutas de la reunión deben incluir fecha, hora y lugar de la reunión.
Los asistentes deben ser anotados y los asistentes ausentes pueden ser observados.
Cada tema de discusión importante se debe incluir en la lista, junto con las observaciones
importantes, las decisiones y los planes de acción.
Las notas no tienen por qué ser una descripción, palabra por palabra, sólo una visión
general de los puntos más importantes de la discusión.
Para cada plan de acción, anota una lista de las personas responsables de cumplirlo y
para cuándo se deben esperar los resultados.
13. MINUTA…
Siempre mantenga el tono imparcial, respetuoso y profesional en la minuta.
No de lugar a interpretaciones erróneas de personas que no asistieron a la reunión.
Al final de la minuta anota la fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
La agenda de la reunión es un gran punto de partida para el formato de la minuta.
Para cada tema del programa, completa la información acerca de las decisiones y
planes de acción.
Las minutas pueden ser utilizadas como base para la agenda de la reunión siguiente.
En las minutas a computadora, usa Negrita para resaltar los elementos importantes e
Itálico, para organizar los temas a tratar.
14. MINUTA…
Las minutas de cada reunión deben contener por lo menos la siguiente información. Todas las
partes son necesarias para dar informe completo y correcto con propósitos de futura
referencia e información legal.
Tiempo (fecha, hora, y minutos)
Lugar, tanto dirección o nombre del sitio y número del salón o descripción (salón social,
estudio del ministro, biblioteca)
Declaración de que la reunión fue debidamente convocada:
Por quién
Por la clase de aviso (regularmente fijado, o si es una reunión especial convocada, entonces se
debe seguir el procedimiento fijado en los reglamentos)
Oficial que preside
Secretario de la reunión
Nombres de los que están presentes y de los que están ausentes (en caso de que se haga
provisión para voto mediante representante, las minutas deben mostrar los nombres y el
número de los que votan mediante representante)
15. MINUTA…
Lectura, corrección, y adopción de las minutas de la reunión anterior (se hace un resumen)
Adopción de la agenda si es que está preparada en forma escrita (aceptada o no)
Un registro de lo que ocurrió en la reunión, incluso:
Resoluciones propuestas
Resoluciones adoptadas (nombres de los que presentan moción y de los que secundan y el
resultado del voto, incluso el número a favor, en contra, y los que se abstienen si es que se cuentan)
Informes de los oficiales, comités, departamentos, y ministros (especialmente el informe del tesorero)
Asuntos primarios o temas que se discutieron
Momento de clausura (fecha, hora, minutos)
Firma del secretario o persona designada
Contrafirma del oficial que preside (obtenida en la próxima reunión, cuando se adoptan estas
minutas)