Materi Pertemuan Ketiga Mata Kuliah Teori Organisasi untuk Mahasiswa Program Pascasarjana STIA Bina Taruna Gorontalo

1. KEEFEKTIFAN ORGANISASI
TEORI ORGANISASI
MAGISTER ILMU ADMINISTRASI
PROGRAM PASCASARJANA STIA BINA TARUNA GORONTALO 2015

2. Mahasiswa mampu:
 Mendefinisikan empat pendekatan terhadap
keefektifan organisasi
 Mendaftarkan asumsi dari setiap pendekatan
keefektifan organisasi
 Menjelaskan para manajer dapat mengoperasikan
masing-masing pendekatan
 Menjelaskan nilai dari masing-masing pendekatan
bagi para manajer praktek
 Membandingkan kondisi-kondisi yang berguna bagi
para manajer

3. Keefektifan organisasi dapat didefinisikan
sebagai tingkatan pencapaian organisasi atas
tujuan jangka pendek (tujuan) dan jangka
panjang (cara) dengan proses pemilihan yang
mencerminkan konstituensi strategis, minat
pengevaluasi, dan tingkat kehidupan
organisasi.

4. Membantu para pengambil keputusan dalam
suatu organisasi mengoptimalkan struktur
dan memahami peran setiap individu dalam
melaksanakan sebuah pekerjaan secara
efesien
Misalnya:
Pemasaran Meningkatkan income & market
share
Keuangan Menggunakan dana secara optimal
Produksi Merencanakan proses produksi
lebih efesien

5.  Keefektifan
keseluruhan
 Produktivitas
 Tingkat Efesiensi
 Perolehan Laba
 Derajat Kualitas
 Angka Kecelakaan
 Tingkat Pertumbuhan
 Angka Kemangkiran
 Turn Over pegawai
 Kepuasan kerja
 Tingkat Motivasi
 Moral/Semangat juang
 Sistem Kontrol
 Tingkat Konflik/Solidaritas
 Fleksibilitas/penyesuaian
 Perencanaan & penetapan tujuan
 Komitmen tentang tujuan
 Internalisasi tujuan organisasi

6.  Tingkat Moral Pegawai
 Skill Interpersonal
managerial
 Skill managerial
 Manajemen informasi
dan komunikasi
 Kesiapan Organisasi
 Pemanfaatan lingkungan
 Evaluasi pihak
luar/Vendor
 Stabilitas Organisasi
 Nilai Sumber Daya Manusia
 Partisipasi & pengaruh
sumber daya yang
digunakan bersama
 Penekanan pada pelatihan &
pengembangan
 Penekanan pada performa

7. o Mempunyai dampak terhadap tindakan dan penyelesaian
pekerjaan
o Selalu dekat dengan end user agar dapat dimengerti secara
penuh kebutuhannya
o Memberi otonomi yang tinggi kepada pegawai dan memupuk
semangat kewirausahaan (entrepreneurial spirit)
o Berusaha meningkatkan produktivitas lewat partisipasi aktif
para pegawai
o Pegawai mengetahui apa yang diinginkan organisasi & pengambil
keputusan terlibat aktif pada masalah di semua tingkatan

8. • Organisasi selalu mendekati aktivitas yang menjadi tujuan
organisasi
• Mempunyai struktur yang luwes dan sederhana dengan
jumlah individu yang proporsional
• Menggabungkan kontrol yang ketat dengan disentralisasi
untuk mengamankan nilai-nilai inti organisasi
• Menggunakan kontrol yang longgar di sisi yang lain untuk
mendorong pengambilan risiko serta inovasi yang tinggi

9. Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
1

10. Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approach)
menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus
dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan (ends) ketimbang
cara (means).
Yang termasuk kategori pencapaian tujuan antara lain:
- Memaksimalkan keuntungan
- Memaksa musuh untuk menyerah (dalam peperangan)
- Memenangkan suatu pertandingan
- Menyembuhkan pasien dari penyakitnya (dokter, dll)

11. Pendekatan pencapaian tujuan mengasumsikan bahwa organisasi adalah
kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan menginginkan tujuan.
Asumsi lain:
- Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir
- Tujuan organisasi diidentifikasi & ditetapkan dengan baik agar
dapat dimengerti
- Tujuan organisasi seminimal mungkin agar mudah dikelola
- Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-
tujuan tersebut
Akhirnya kemajuan kearah tujuan orgnisasi dapat diukur
ASUMSI-ASUMSI

12. Pendekatan pencapaian tujuan mengasumsikan bahwa organisasi adalah
kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan mencari tujuan.
Asumsi lain:
- Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir
- Tujuan organisasi diidentifikasi & ditetapkan dengan baik agar dapat
dimengerti
- Tujuan organisasi seminimal mungkin agar mudah dikelola
- Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-tujuan
tersebut
Akhirnya kemajuan kearah tujuan orgnisasi dapat diukur
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

13. Masalah – masalah yang sering muncul pada pendekatan pencapaian
tujuan adalah
• Adanya perbedaan antara tujuan jangka panjang dan tujuan jangka
pendek misalnya tujuan jangka pendek menginginkan profit maksimal
sedangkan tujuan jangka panjang menginginkan loyalitas pelanggan
• Setiap organisasi mempunyai tujuan majemuk antar department yang
saling bertentangan dan kadang tumpang tindih misalnya department
lost & prevention menginginkan low cost sedangkan department
pemasaran membutuhkan high cost untuk memaksimalkan keuntungan
MASALAH – MASALAH

14. Pendekatan pencapaian tujuan memberikan nilai bagi para pengambil
keputusan untuk bertindak dengan mekanisme:
• Memastikan bahwa semua input diterima dari semua pihak
• Menyertakan tujuan yang sebenarnya yang diperoleh melalui
pengamatan perilaku individu dalam organisasi
• Mengakui bahwa organisasi mengejar tujuan jangka pendek & jangka
panjang
• Menekankan tujuan-tujuan yang nyata yang dapat di verifikasi dan
diukur
• Melihat tujuan sebagai kesatuan yang dinamis yang dapat berubah
dari waktu ke waktu
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

15. Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
2

16. Dengan pendekatan sistem, tujuan akhir tidak
diabaikan namun dipandang sebagai satu elemen di
dalam kumpulan kriteria yang lebih kompleks. Model
sistem menekankan kriteria yang akan meningkatkan
kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi
seperti kemampuan organisasi untuk memperoleh
sumber daya, mempertahankan dirinya secara
internal, dan berintegrasi dengan lingkungan
eksternalnya

17. • Pendekatan pencapaian sistem mengasumsikan bahwa efektifitas
organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan. Jika
salah satu dari sub bagian ini memperoleh performa yang buruk maka
akan timbul dampak yang negatif terhadap performa seluruh sistem.
• Keefektifan dalam organisasi membutuhkan kesadaran dan interaksi
yang berhasil dengan konstituensi lingkungan.
• Manajemen tidak boleh gagal dalam mempertahankan hubungan yang
baik dengan stakeholders
• Kelangsungan hidup organisasi membutuhkan perubahan yang terus
menerus untuk sumber daya bermanfaat/terbaru.
ASUMSI-ASUMSI

18. Salah satu perhatian dari pendekatan sistem yang akan
membuat tujuan menjadi operasional adalah melihat
faktor-faktor yang berhubungan dengan lingkungan dan
memastikan adanya penerimaan yang menguntungkan dari
output, fleksibilitas respon terhadap perubahan
lingkungan, efesiensi yang digunakan, kejelasan komunikasi
internal, tingkat konflik yang rendah diantara kelompok-
kelompok dalam organisasi dan tingkat kepuasan kerja para
pegawai
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

19. • Masalah yang sering timbul dalam pendekatan sistem
adalah pengukuran tujuan akhir tertentu selalu dianggap
mudah dibandingkan dengan percobaan untuk mengukur
variabel proses.
• Pengembangan instrumen untuk memperoleh kuantitas
atau intensitas hasil tidak menjadi prioritas
• Pendekatan ini berfokus pada cara-cara yang diperlukan
untuk mencapai keefektifan secara umum daripada
keefektifan tujuan organisasi itu sendiri
MASALAH – MASALAH

20. Para pengambil keputusan yang menggunakan pendekatan
sistem terhadap keefektifan organisasi cenderung kurang
mementingkan hasil yang cepat dan pendekatan ini akan
meningkatkan kesadaran bari para pengambil keputusan
tentang adanya saling ketergantungan diantara aktivitas-
aktivitas organisasi.
Keunggulan akhir dari pendekatan sistem adalah adanya
kemampuan untuk mengaplikasikan performa terbaik jika
tujuan akhir sangat samar atau tidak dapat diukur.
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

21. Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
3

22. Pendekatan konstituensi strategis mengemukakan bahwa
organisasi dikatakan efektif apabila dapat memenuhi
tuntutan dari konstituensi yang terdapat di lingkungan
organisasi yang menjadi pendukung kelanjutan eksistensi
organisasi.
Perspektif yang digunakan oleh pendekatan konstituensi
strategis adalah memenuhi tuntutan sebagian dari hal-hal
di dalam lingkungan organisasi yang dapat mengancam
kelangsungan hidup organisasi.

23. Pada pendekatan konstituensi strategis, organisasi di
asumsikan sebagai arena politik, tempat kelompok-kelompok
yang berkepentingan bersaing untuk mengendalikan sumber
daya yang ada. Keefektifan organisasi menjadi sebuah
penilaian tentang sejauh mana keberhasilan sebuah organisasi
dalam memenuhi tuntutan konstituensi kritisnya yaitu
pihak-pihak yang menjadi tempat bergantung organisasi
tersebut untuk kelangsungan hidup dimasa yang akan datang
ASUMSI-ASUMSI

24. Pengambil keputusan yang ingin mengaplikasikan perspektif ini
dapat memulai dengan meminta para anggota melihat
dominant coalition yang ada disekitar organisasi kemudian
mengidentifikasi konstituensi mana yang mereka rasakan
kritis dan menjadi penentu bagi kelangsungan hidup
organisasi. Input yang ada dapat dikombinasikan dan
disatukan sehingga akan diperoleh sebuah rumusan atau
daftar mengenai konstituensi strategis dalam organisasi.
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

25. Dalam praktek, tugas untuk memisahkan konstituensi
strategis dari lingkungan yang lebih besar mudah untuk
diucapkan, tetapi sukar untuk dilaksanakan karena
lingkungan yang selalu berubah dengan cepat dan banyak
keterikatan satu sama lain disetiap unsur-unsur yang ada,
apa yang sebelumnya dianggap kritis bagi organisasi mungkin
tidak lagi untuk hari-hari berikutnya. Sehingga perlu ada
konsistensi dan kontinuitas dalam membina hubungan dengan
konstituensi tersebut.
MASALAH – MASALAH

26. Jika kelangsungan hidup penting bagi sebuah organisasi maka
adalah kewajiban bagi para pengambil keputusan untuk
mengerti kepada siapa organisasi itu bergantung.
Dengan mengoperasikan pendekatan konstituensi strategis
para pengambil keputusan mengurangi kemungkinan
mengabaikan atau keinginan mengganggu sebuah kelompok yang
kekuasaannya dapat menghambat kegiatan-kegiatan sebuah
organsasi secara nyata.
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

27. Pendekatan 1
• Pendekatan
pencapaian
tujuan
Pendekat
an 2
• Sistem
Pendekatan 3
• Konstituensi
Strategis
Pendekat
an 4
•Nilai-
Nilai
Bersaing
4

28. Tema utama yang mendasari pendekatan nilai-nilai bersaing
adalah bahwa kriteria yang dinilai dan digunakan dalam
menilai keefektifan organisasi yaitu profit atas investasi,
marketshare, renewal product, keamanan kerja/K3.
Pendekatan nilai-nilai bersaing menawarkan kerangka kerja
yang integratif yang menginginkan perolehan menyeluruh
tentang keefektifan organisasi yang mengidentifikasi seluruh
variabel utama yang terdapat dalam bidang keefektifan
kemudian menentukan keterkaitan antar variabel yang ada.

29. Pendekatan nilai-nilai bersaing menentukan asumsi-asumsi
bahwa tidak ada kriteria paling baik untuk menilai
keefektifan sebuah organisasi.
Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui oleh semua
orang dan juga tidak ada konsensus yang menetapkan tujuan
mana yang harus didahulukan dari tujuan yang lainnya.
Oleh karena itu, konsep efektifitas organisasi yang
ditawarkan oleh pendekatan nilai-nilai bersaing sangat
subjektif dan tujuan yang dipilih oleh penilai berdasarkan
atas nilai-nilai pribadi, preferensi serta minatnya.
ASUMSI-ASUMSI

30. Pendekatan ini menggunakan kumpulan dasar mengenai nilai-
nilai bersaing untuk membuat tujuan menjadi operasional
yakni:
• Fleksibilitas versus kontrol/pengawasan/pengendalian
(fleksibilitas menghargai inovasi, penyesuaian dan
perubahan sedangkan kontrol mengarah pada stabilitas,
ketentraman, dan kemungkinan prediksi)
• Penekanan pada kesejahteraan dan pengembangan manusia
MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

31. Karena model nilai-nilai bersaing meliputi tujuan maupun
sistem maka model ini mengatasi masalah yang timbul jika
menggunakan pendekatan pencapaian tujuan dan sistem karena
pendekatan ini mengintegrasikan kedua pendekatan tersebut.
Nilai-nilai bersaing mencakup konstituensi strategis mengenai
seberapa baik sebuah organisasi itu mengerjakan kriteria
yang ditekankan konstituensinya.
MASALAH – MASALAH

32. Nilai-nilai bersaing mengakui bahwa kriteria majemuk dan
kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan mendasari
setiap usaha dalam menentukan dan menilai efektivitas
organisasi.
Pendekatan nilai-nilai bersaing dapat membantu para
pengambil keputusan dalam mengidentifikasi kecocokan dari
berbagai kriteria bagi konstituensi yang berbeda-beda serta
daur hidup yang berbeda-beda pula.
NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

34. SEKIAN DAN
TERIMA KASIH