Trabalho acadêmico apresentado em grupo na disciplina de Tópicos Especiais em Administração IV.

1. Atividades 2° Estágio
EJA Consultoria
Andressa Sullamyta, Aristóteles, Edilson, Kermit, Élen, Jessyca, Aldeci.

2. Macroprocesso da EJA Consultoria
Este é o atual macro processo da EJA, que envolve a criação de
uma proposta, a execução de um serviço, a produção de
resultados da consultoria e o arquivamento de dados para a
gestão do conhecimento. O processo completo envolve 1 gerente
de negócios, uma equipe de 2 a 3 consultores organizacionais, 1
analista de projetos, 2 diretores e 1 determinado cliente.

3. Processo Crítico
O processo crítico do macro processo
da EJA é a Elaboração de propostas,
uma vez que, para a empresa, este é o
principal documento de comunicação
com o cliente, e todas as negociações
são regidas pelas informações
contidas na proposta.

4. Melhorias do
Processo
A melhoria no processo crítico está
caracterizada pelo acréscimo de um
momento em que a diretoria deve
dar feedback aos consultores sobre o
porque da proposta ainda não poder
ser validada. Este momento será
crucial, pois, fará com que os
consultores evitem cometer os
mesmos erros e conheçam suas
limitações a fim de melhorá-las.

5. Matriz SIPOC
Mapeamento de Processo Crítico
Processo: Elaboração da Proposta
Finalidade:
Apresentar ao cliente a metodologia do serviço e todas as suas características quanto ao tempo e
custos das atividades.
SUPLLIERS INPUTS PROCESS OUTPUTS CUSTUMERS
Sem fornecedores
pré-estabelecidos
Folhas A4 recicladas Agendamento Proposta assinada Empresa Contratante 1
Canetas Elaboração Project atualizado Empresa Contratante 2
Impressora e Cartucho Correção Planilha de Precificação Empresa Contratante 3
Softwares Feedback ...
Computadores Assinatura Empresa Contratante "n"
MEMBROS PARTICIPANTES N° EQUIPAMENTOS N°
Gerente de Negócios 1 Computador 1
Consultores 1 a 3 Caneta 1
Analista de Projetos 1 Sala 1
Diretoria de Projetos 1 Pastas 1
Diretoria Administrativo-Financeira 1 Folders 1

6. Matriz de Responsabilidade
LEGENDA
1 OPINA
2 PARTICIPA
3 PLANEJA
4 RESPONSÁVEL
5 DECIDE/APROVA
6 VERIFICA/AVALIA
7 É INFORMADO
Matriz de Responsabilidades
Processo: Elaboração da Proposta
N° MATRIZ ENVOLVIDOS
TAREFAS Analista Gerente Projetos ADM. FIN. Consultores
1 Agendamento da Elaboração 4, 2 x 7 x 1, 2
2 Reunião para Elaboração 4, 2 7 7, 1 x 2, 3, 1
3 Correção dos documentos 2 x 2, 4, 2, 4 x
4 Validação dos documentos x x 4, 5 4, 5 x
5 Impressão da proposta 4 x x x 2
6 Assinatura da proposta x x 4 x x
Total de atividades: 6 4 1 5 2 3
STATUS: 67% 17% 83% 33% 50%

7. Processo Operacional Padrão
Procedimento Operacional Padrão
Código Data de emissão Data de vigência Próxima revisão Versão
POP - DQ - 001 out/10 out/10 jan/11 N° 001
Área Emitente: Departamento de Projetos
Assunto: Elaboração dos documentos da proposta de serviço
1. Definição:
O processo de elaboração dos documentos da proposta do serviço é considerado
crítico por representar alto impacto em todo o macro fluxo da empresa caso seja
mal elaborado ou não seja revisado adequadamente. Um erro nestes documentos,
pode passar inexperiência ou incredibilidade ao cliente que estará negociando com
a equipe e terá acesso às informações contidas na proposta.
2. Objetivo:
Estes documentos têm a finalidade de detalhar ao cliente todas as características e
recursos necessários para a execução do serviço de consultoria. Com a leitura das
informações contidas em cada documento, a empresa contratante ficará ciente do
prazo das atividades e de como os recursos investidos serão utilizados.
3. Importância:
Controle das informações; Harmonização da metodologia; Credibilidade;
Rastreabilidade do Processo.

8. Processo Operacional Padrão
4. Atividades Críticas:
4.1 Agendamento da Elaboração
Logo após a recepção ou a prospecção do serviço feita pelo gerente de negócios, o analista de projetos
deve ser avisado pelo seu diretor que precisa elaborar os documentos da proposta do serviço que é
chegado. O analista então, entra em contato com a equipe de consultoria alocada e agenda a melhor
data pra que estes se reúnam com a estrutura necessária e com o prazo de sete dias para elaborar a
proposta.
RISCOS CONTINGÊNCIA
1) Demora no agendamento; Agendar elaboração assim que receber informação;
2) Choque de horários; Utilizar o horário de trabalho para elaborar proposta;
DURAÇÃO
1 dia para agendamento

9. Processo Operacional Padrão
RISCOS CONTINGÊNCIA
1) Ausência do Analista; Ligar para o Analista assim que for fazer a proposta;
2) Insuficiência de Computadores; Utilizar notebooks pessoais;
DURAÇÃO
5 dias úteis para
elaboração
4. Atividades Críticas:
4.2. Reunião para elaboração
Após o agendamento da melhor data, a equipe de consultores juntamente com o analista de projetos,
se reúnem na empresa, que está devidamente equipada com os arquivos, softwares e equipamentos
necessários para começarem o planejamento dos custos, do tempo e das etapas que serão realizadas
naquela determinada consultoria.

10. Processo Operacional Padrão
4. Atividades Críticas:
4.3. Correção dos documentos
Neste momento, a diretoria de projetos juntamente com a diretoria adminsitrativo-financeira,
recebem os documentos elaborados pela equipe e devem avaliar o conteúdo inserido, garantindo que
todas as informações estejam corretas e possam ser posteriormente apresentadas ao cliente.
RISCOS CONTINGÊNCIA
1) Não avaliar bem os documentos; Ler todos os documentos mais de uma vez;
DURAÇÃO
1 dia para correção

11. Processo Operacional Padrão
4. Atividades Críticas:
4.4. Feedback
A diretoria, após avaliar os documentos, deve sentar-se com a equipe de consultores para dar
feedbacks quanto ao conteúdo produzido. Dessa forma os consultores poderão conhecer suas
deficiências e poderão ficar mais atentos aos erros já cometidos na hora de elaborar uma nova
proposta.
RISCOS CONTINGÊNCIA
1) Não dar feedback de maneira construtiva Conversar pacientemente com o consultor;
DURAÇÃO
1 hora de reunião

12. Processo Operacional Padrão
4. Atividades Críticas:
4.5. Impressão da Proposta
Após receber a validação da diretoria, o analista de projetos deve imprimir a proposta e preparar a
pasta que será entregue ao cliente, armazenando a proposta, o folder da empresa e os cartões de
visita dos membros que irão negociar.
RISCOS CONTINGÊNCIA
1) Faltar tinta no cartucho; Imprimir fora da EJA;
2) Esquecer de utilizar folhas recicladas; Se atentar à gaveta que guarda os papéis corretos;
DURAÇÃO
30 minutos para
impressão

13. Processo Operacional Padrão
4. Atividades Críticas:
4.6. Assinatura da Proposta
A diretoria de projetos, para finalizar o processo de elaboração da proposta, deve assinar o
documento que será entregue ao cliente, confirmando que todas as informações ali contidas estão
corretas.
RISCOS CONTINGÊNCIA
1) Assinar a proposta errada; Ler tudo antes de assinar;
DURAÇÃO
30 minutos para leitura e
assinatura
Andressa Sullamyta

14. Layout (Reaproveitando os móveis)

15. Layout (Comprando móveis)

16. Formulário
Ficha de Visita
Data de preenchimento: Responsável pelo preenchimento:
1. Dados Comerciais
Empresa:
Endereço:
Ramo:
Contato:
Cargo:
Telefone:
E-mail:
Site:
Aniversário:
2. Sentido
Procuramos
(Prospecção)
Fomos Procurados
(Recepção)

17. Formulário
3. Origem:
Indicação de amigos Site da empresa
Indicação de algum membro da EJA Indicação de Aluno
Indicação de Professor Participação/ Presença em Evento
Outros:
4. Razão da escolha:
Preço; Condições de Pagamento Responsabilidade Sócio-Ambiental
Qualidade Ideologia da EJA
Localização Profissionalismo
Outros:
5. Expectativas do cliente:

18. OBRIGADO!
Andressa Sullamyta, Aristóteles, Edilson, Kermit, Élen, Jessyca, Aldeci.