Microsoft Outlook digunakan untuk mengatur email dengan langkah-langkah seperti mengkonfigurasi server masuk dan keluar, membuat pesan baru, membalas dan meneruskan pesan, serta membuat grup email. Pengguna juga dapat mengakses email melalui webmail tanpa perlu menginstal klien email.
1. MICROSOFT OFFICE
OUTLOOK
PANDUAN PENGATURAN EMAIL
CREATED BY :
M.IRFAN.ASHARI
INDRA GUNAWAN LUMBAN TOBING
YOSEPH SIAGIAN
2. Run Microsoft outlook
setelah Microsoft Office Outlook terbuka Klik
“Next”
.Kemudian Klik Next
Pilih Microsoft Echange, POP3, IMAP, or HTTP
Kemudian Klik Next
3. Pada Bagian Manually configure server
setting or additional server types beri
centang..Kemudian Klik Next
4. Pilih Internet Email. Kemudian Klik Next
Isilah Your Name dan Email Address anda
Incoming Server isi : pop.gmail.com
5. Silahkan ke Tab Outgoing Server
kemudian beri centang di My outgoing
server (SMTP) requires authentication
6. •Lanjut ke Tab Advanced
•Di Bagian Incoming Server (POP3) isi :
995
dan Outgoing Server (SMTP) isi :465
pada Use the following type of encrypted
connection pilih SSL Kemudian OK
•Kemudian Klik Finish
8. Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti
langkah berikut:
1. Pada folder Inbox, klik menu File
2. Sorot New
3. Klik menu Mail Message
Note: Proses ini dapat disingkat dengan menekan icon
New Mail Message (sudut kiri atas) pada toolbar Inbox .
9. To, Cc dan Bcc
To: tujuan standar pengalamatan pesan.
Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin
mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin
juga memberikan copy pesan pada orang lain,
cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc
selain pada kolom To.
Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda
ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom
To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima
email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak
akan mengetahui (blind) bahwa email juga
dikirim kepihak ke 2 (Bcc).
10. Untuk membaca email pastikan Outlook berada
pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan
yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada
jendela baru.
Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada
windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi
tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding”
sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada
Outlook.
11. Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan
(email) kemungkinan Anda ingin langsung membalas
pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal
tersebut lakukan langkah berikut :
Standard Reply
Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.
Klik tombol Reply .
Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian
To:
Ketik pesan anda pada body pesan.
Klik Send.
12. Ketika Anda sudah membaca pesan, dan
Anda ingin juga menyampaikan/meneruskan
pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah
berikut :
Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke
orang lain.
Klik tombol Forward, Masukkan alamat email
penerima. Anda dapat menambahkan komentar
di body text pesan jika diinginkan.
Setelah selesai, klik Send.
13. Pada menu Outlook klik menu Tools
Pilih Options
Pilih Mail Format ( ada di menu atas )
Pilih format email pada “Send in this
message format” : pilih HTML
Klik Font untuk memformat font
Klik Stationery Picker untuk memformat
background
Klik Ok
14. Dengan menggunakan rule “Defer” dalam Outlook, kita dapat
mensetup sebuah rule yang menghentikan seluruh pesan yang
dikirim untuk beberapa menit setelah anda melakukan klik
pada tombol Send, untuk memberikan anda sebuah
kesempatan untuk merecover.
Pilih Rules and Alerts dari menu Tools dan kemudian klik
tombol New Rule. Pada “Start from s blank rule”, pilih Chekc
messages after sending, dan kemudian klik Next.
15. •Klik tombol Next lagi pada screen “Which conditions do
you want to check”, dan anda akan dituntun dengan dialog
yang menginformasikan anda bahwa rule akan digubakan
pada seluruh pesan. Jika anda mau anda dapat mengatur
rule ini hingga hanya mnegerjakan grup tertentu.
• check box “defer delivery by a number of minutes”, dan
kemudian klik “a number of” dan ubah perbedaan menit
menjadi sesuatu seperti 5 menit walaupun anda dapat
mengubahnya menjadi apapun yang anda inginkan.
Klik tombol Next dan kemudian berikan rule sebuah nama
yang mudah untuk diingat sehingga anda dapat
mengetahuinya dalam list.
16. Pada Address Book kita juga bisa membuat beberapa
Group yang merupakan gabungan dari beberapa personal
email, yang berguna bagi kita dalam pengiriman email.
Sehingga memudahkan kita dalam pengiriman email ke
banyak orang tanpa mengetik alamat email mereka satu-
persatu.
Untuk membuat “Group” lakukan langkah berikut :
Buka menu “ Address Book”
Klik File – pilih “New Entry”
Pilih “New Distribution List “ klik Ok
17. Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia ( mis :
Inspiration )
Kemudian Klik tombol “Select Member” untuk memilih siapa
saja yang masuk dalam Group ini.
Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada nama atau
mengklik tombol “Add”
Klik Ok
Kemudian klik “Save and Close”
Maka kita dapat melihat pada menu Address Book di folder
“Contacts” akan terdapat Group baru bernama “Bintek”. Group
ini bisa dimasukkan nantinya dalam pengalamatan email. Kita
dapat melihat semua Group yang ada pada folder “All Groups”
beserta semua anggotanya denganmengklik 2 kali pada group
yang diinginkan.
18.
19. Menggunakan webmail artinya tidak perlu software mail client
terinstall pada komputer Anda karena mengakses webmail cukup
menggunakan browser saja. Gambarannya adalah seperti Anda
mengakses e-mail Yahoo, Gmail, atau e-mail gratis lainnya.
WebMail cocok digunakan untuk :
E-mail account yang harus diakses bersama – sama beberapa
orang
Anda yang tidak selalu menggunakan satu komputer yang
sama untuk mengakses e-mail atau Anda yang sering
bepergian tanpa membawa laptop atau komputer pribadi
20. Mengakses e-mail menggunakan Outlook
atau software mail client lain berarti menarik
seluruh data e-mail yang masuk ke dalam
software tersebut. Secara default, e-mail yang
sudah didownload akan dihapus juga dari
server. Dengan demikian sebenarnya tidak
memerlukan space yang besar pada account
hosting karena e-mail akan kosong setelah
Outlook mendownloadnya.
21. Anda yang selalu menggunakan komputer
yang sama untuk mengakses e-mail,
laptop Anda misalkan
E-mail yang sifatnya personal dimana
orang lain tidak dapat mengakses e-mail
tersebut