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Departamento de Ciência Política e Políticas Públicas




O contributo da Web 2.0 para a inovação nos
   processos de trabalho nas organizações
     públicas - Ambiente de trabalho 2.0

  Trabalho de projecto submetido como requisito parcial para obtenção do grau de
                         Mestre em Administração Pública


                                  Selma Vedor Fernandes

                                       Orientador(a):
                     Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático,
                          ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa

                                     Co-orientador(a):
                 Doutor Gustavo Cardoso, Professor Auxiliar com Agregação,
                          ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa
Um contexto de mudança que exige mudanças na
forma como trabalhamos




                    Ambientes
                    de trabalho
                    de trabalho
Reforma administrativa: oportunidade para a
promoção de novos ambientes de trabalho
A reforma administrativa      Tecido social e económico mais          Afirmação de uma
alterou os 5 pilares da       complexo, dimensão internacional        sociedade baseada no
estrutura clássica da         de algumas questões, optimização        conhecimento exige que as
burocracia: hierarquia,       do desempenho dos serviços,             organizações públicas criem
centralização,                cidadãos mais exigentes -               mecanismos adequados aos
estandardização,              desenvolvimento de lógicas de           processos de criação,
formalização e                trabalho mais horizontais, adopção      retenção, partilha e re-
especialização - surgimento   de várias formas de cooperação em       utilização do conhecimento.
de arquitecturas              rede e de colaboração (intra e inter
organizacionais mais          organizacional, interministerial e
flexíveis, com estruturas     multidisciplinar). Modelos de serviço
hierárquicas menos densas,    público, orientados para a oferta,
mais descentralizadas,        requerem formas de trabalhar
geralmente organizadas em     assentes na cooperação entre
grupos de trabalho e          entidades, e rompem com a
equipas.                      organização vertical por silos
                              ministeriais da AP


                         INOVAR NOS PROCESSOS DE TRABALHO
Porquê inovar nos processos de trabalho

• Necessidade de promover ambientes de trabalho que
  permitam às organizações públicas:
   – Valorizar activos intagíveis
   – Impulsionar redes e a cooperação entre várias entidades
   – Potenciar a colaboração e a aprendizagem colaborativa
   – Lidar com envolventes heterogéneas e mutáveis
   – Promover novos valores profissionais - eficácia, eficiência, inovação,
     flexibilidade e predisposição para o risco
   – Captar colaboradores qualificados, capazes de fazer face às mudanças,
     gerir situações complexas, desenvolver soluções inovadoras, à medida
     que os principais pólos de atracção do emprego público (estabilidade e
     segurança) perdem expressividade.
Aspectos a melhorar
• Descoordenação do trabalho colaborativo
• Apoiar a aprendizagem colaborativa e a partilha de
  experiências
• Criar e gerir repositórios de conhecimento, que apoiem a
  actualização de saberes e competências, reduzam a perda
  de conhecimento associada à rotatividade de colaboradores
  e o esforço com a integração de novos membros
• Deficiente gestão da informação
• Agilizar a actualização de regras, procedimentos e a
  incorporação de melhorias
• Diminuir a sobrecarga de trabalho/trabalho redundante
Ambiente de trabalho 2.0

• Contextos de trabalho alinhados com as
  tendências que emergem com os novos
  paradigmas organizacionais impulsionados pela
  reforma e modernização da Administração
  Pública:
  – ambientes marcados por intensos fluxos de
    informação e conhecimento, assentes no trabalho
    em equipa e na constituição de redes, na partilha e
    aprendizagem colaborativa, que contemplam
    diversos mecanismos de participação.
Ambiente de trabalho 2.0

• Contextos de actuação profissional em que as
  tecnologias, aplicações e valores associados à Web
  2.0 são uma das suas dimenões constituintes
                                 • Utilizador-produtor, inteligência
                   Valores         colectiva, beta perpétuo,
                                   facilidade de utilização



    WEB 2.0 Aplicações
                                 • Blogue, wiki, podcast, RSS feeds,
                                   redes sociais, motores de busca



                Tecnologias      • Ajax, XML, API abertas,
                                   microformatos, PHP, MySQL



                                               Adaptado de Osimo (2008)
Dimensões constituintes do ambiente de trabalho 2.0

                                                                   Conjunto de tecnologias, valores e aplicações. O
                                                                   que distingue estas tecnologias é o facto de
                                                                   partilharem um conjunto de valores -
                                                                   constroem-se sobre o conhecimento e
                                                                   competências dos utilizadores, possibilitando a
                                                   WEB 2.0
                                                                   emergência de um utilizador-produtor que, com
                                                                   base nas aplicações e tecnologias disponíveis,
                                                                   pode criar novos serviços/conteúdos/produtos.




Fomentar o sentido de                                                              Favorecer a constituição de
comunidade, comportamentos                                                         redes de conhecimento entre
adequados ao trabalho         AMBIENTE E CULTURA             LIDERANÇA ATRAVÉS     os colaboradores, respeitar a
colaborativo, estimular os     ORGANIZACIONAL                     DE REDES         autonomia dos colaboradores
colaboradores a colaborar e a                                                      nas escolhas e utilização de
aprender, proporcionando-lhes                                                      meios, fixar metas claras e
o tempo e os recursos                                                              delegar responsabilidades.
necessários.
Porquê fomentar um ambiente de trabalho 2.0

• Proporcionar um conjunto de funcionalidades
  que visam não só fomentar formas de trabalhar
  mais produtivas, eficazes e eficientes, mas que
  potenciem também a partilha, a colaboração e
  a aprendizagem colaborativa, contribuindo para
  a gestão da informação e do conhecimento.
Web 2.0 no sector público
                                   Áreas de utilização no sector público
                     Back-office                                           Front-office
Regulação                                             Prestação de serviços
Colaboração inter-organizacional                      eParticipação
Gestão do conhecimento                                Aplicação da lei
Interoperabilidade                                    Informação sobre o sector público
Gestão de recursos humanos                            Comunicação pública
Compras públicas                                      Transparência e accountability
                                                                                     Adaptado de Osimo (2008)

O impacto da Web 2.0 parece convergir com tendências de longo prazo no
desenvolvimento das sociedades ao nível de cidadãos mais exigentes, a
emergência de trabalhadores do conhecimento, a importância da aprendizagem
informal e da inovação gerada pelos utilizadores, a passagem de formas de
organização baseadas na hierarquia para as baseadas em redes, assim como o
consumo de tecnologias da informação (Osimo, 2008).
Contextos propícios ao desenvolvimento de um
ambiente de trabalho 2.0



                              Trabalho
                            colaborativo

            Recurso à Web                      Gestão de
                 2.0                          informação

                            Ambiente de
                            trabalho 2.0
               Área de
                                             Trabalhadores
            conhecimento
                                                  do
              em rápida
                                             conhecimento
               mutação      Versatilidade,
                            flexibilidade,
                               inovação
Que ferramentas para um ambiente de trabalho 2.0

• As ferramentas que suportem:
   – ambientes de desenvolvimento colaborativos/realização
     colaborativa de tarefas (ex.: edição colaborativa de conteúdos)
   – acesso remoto
   – definição e monitorização de fluxos de trabalho
   – manutenção do repositório de documentos, com funcionalidades
     avançadas (registo do histórico da actividade sobre os documentos,
     controlo e comparação de versões, reposição de versões
     anteriores, catalogação, permissões de utilização, etc.)
   – criação e gestão de repositórios de conhecimento
   – aprendizagem colaborativa e partilha de experiências
   – aprendizagem informal
Áreas de intervenção de inciativas que promovam um
 ambiente de trabalho 2.0

                                                                 GESTÃO DA INFORMAÇÃO
                                                                 Proporcionar funcionalidades adequadas de
                                               GESTÃO DA         gestão, arquivo, catalogação e pesquisa de
                                             INFORMAÇÃO          informação.




PARTILHA E COLABORAÇÃO          PARTILHA E                   GESTÃO DO         GESTÃO DO CONHECIMENTO
Apoiar o trabalho em equipa,   COLABORAÇÃO                 CONHECIMENTO        Suportar os processos de
a aprendizagem colaborativa,                                                   criação, retenção, partilha e
a partilha de experiências e                                                   re-utilização do
promover sinergias da                                                          conhecimento.
colaboração.
Open Source Software (OSS)

COLABORAÇÃO                                                       CONTENÇÃO DESPESAS
Permite uma forma de                                              Diminui custos com
colaboração no sector                                             licenciamento de software
público não alcançável com o
software proprietário,         COLABORAÇÃO   CONTENÇÃO DESPESAS
possibilitando a partilha
entre organismos de
aplicações desenvolvidas
internamente.



LIBERDADE
Permite realizar alterações                                       ESCALABILIDADE
com total independência                                           Facilita a expansão futura do
relativamente a                 LIBERDADE      ESCALABILIDADE     sistema, de forma a acomodar
fornecedores.                                                     eventuais melhorias e
                                                                  desenvolvimentos futuros.
Benefícios esperados
•   Partilha e colaboração
     –   Coordenação e optimização do trabalho colaborativo
     –   Gestão dos processos de trabalho
     –   Flexibilidade e mobilidade
     –   Gestão e controlo da informação produzida colaborativamente
•   Gestão do conhecimento
     – Manutenção da memória organizacional (reutilização de boas práticas, diminuição da perda
       de conhecimento e do esforço dispendido com a integração de novos colaboradores,
       redução de perdas de conhecimento associadas à saída de colaboradores)
     – Potenciação da aprendizagem colaborativa
     – Apoiar a actualização de conhecimentos
•   Gestão da informação
     – Gestão mais eficaz e eficiente da informação (eliminação de tarefas redundantes
       relacionadas com arquivo, catalogação e organização, redução das dificuldades e do tempo
       dispendido na pesquisa de ficheiros e na identificação das versões mais recentes)
     – Diminuição da perda e uso indevido de informação
Conclusões
• Importância que no actual contexto de mudança vivido pelo Estado e pela
  Administração Pública assume a inovação na forma como se trabalha nas
  organizações públicas.
• Promover novas formas de trabalhar que não se foquem somente na
  qualidade, eficácia e eficiência, mas também ao desenvolvimento de lógicas
  de trabalho favoráveis à cooperação em rede e ao trabalho em equipa,
  marcadas por uma dinâmica mais horizontal e multidisciplinar, onde a
  aprendizagem colaborativa e a gestão do conhecimento assumem um lugar
  de destaque - medir e avaliar hoje a modernização administrativa não passa
  necessariamente por saber se a Administração Pública é mais ou menos
  electrónica, mas sobretudo se ela é mais ou menos colaborativa, se está mais
  ou menos perto do modelo em rede e como utiliza as TIC para modernizar a
  sua organização (Leitão Marques,2007).
Conclusões
• Projectos de inovação nos processos de trabalho devem adoptar uma
  abordagem que combine intervenções a vários níveis (tecnológico,
  organizacional, cultural, etc.) – ultrapassar obstáculos que levam a um uso
  instrumental destas tecnologias e a uma inovação de carácter tecnocrático,
  em detrimento de mudanças e inovações mais profundas.
• Aprofundar o estudo da capacidade transformativa das tecnologias Web 2.0
  na forma como se trabalha nas organizações públicas. Ex.:a capacidade destas
  tecnologias para promover a mobilidade e o trabalho a distância (tele-
  trabalho), no contexto de desenvolvimento de formas de trabalhar que
  ultrapassem os tradicionais limites físicos, e que respondam igualmente a
  preocupações de desenvolvimento sustentável.
• Para um aprofundamento das perspectivas em torno do desenvolvimento da
  mobilidade nos processos e dinâmicas de trabalho consultar The Future
  Workspace: Mobile and Collaborative Working Perspectives, Hans Schaffers et
  al., 2006.
SELMA VEDOR FERNANDES
WWW.SELMAVEDOR.NET
SELMAFERNANDES@YAHOO.COM

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Contributo da Web 2.0 para a inovação nos processos de trabalho nas organizações públicas - Ambiente de trabalho 2.0

  • 1. Departamento de Ciência Política e Políticas Públicas O contributo da Web 2.0 para a inovação nos processos de trabalho nas organizações públicas - Ambiente de trabalho 2.0 Trabalho de projecto submetido como requisito parcial para obtenção do grau de Mestre em Administração Pública Selma Vedor Fernandes Orientador(a): Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático, ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa Co-orientador(a): Doutor Gustavo Cardoso, Professor Auxiliar com Agregação, ISCTE- Instituto Universitário de Lisboa
  • 2. Um contexto de mudança que exige mudanças na forma como trabalhamos Ambientes de trabalho de trabalho
  • 3. Reforma administrativa: oportunidade para a promoção de novos ambientes de trabalho A reforma administrativa Tecido social e económico mais Afirmação de uma alterou os 5 pilares da complexo, dimensão internacional sociedade baseada no estrutura clássica da de algumas questões, optimização conhecimento exige que as burocracia: hierarquia, do desempenho dos serviços, organizações públicas criem centralização, cidadãos mais exigentes - mecanismos adequados aos estandardização, desenvolvimento de lógicas de processos de criação, formalização e trabalho mais horizontais, adopção retenção, partilha e re- especialização - surgimento de várias formas de cooperação em utilização do conhecimento. de arquitecturas rede e de colaboração (intra e inter organizacionais mais organizacional, interministerial e flexíveis, com estruturas multidisciplinar). Modelos de serviço hierárquicas menos densas, público, orientados para a oferta, mais descentralizadas, requerem formas de trabalhar geralmente organizadas em assentes na cooperação entre grupos de trabalho e entidades, e rompem com a equipas. organização vertical por silos ministeriais da AP INOVAR NOS PROCESSOS DE TRABALHO
  • 4. Porquê inovar nos processos de trabalho • Necessidade de promover ambientes de trabalho que permitam às organizações públicas: – Valorizar activos intagíveis – Impulsionar redes e a cooperação entre várias entidades – Potenciar a colaboração e a aprendizagem colaborativa – Lidar com envolventes heterogéneas e mutáveis – Promover novos valores profissionais - eficácia, eficiência, inovação, flexibilidade e predisposição para o risco – Captar colaboradores qualificados, capazes de fazer face às mudanças, gerir situações complexas, desenvolver soluções inovadoras, à medida que os principais pólos de atracção do emprego público (estabilidade e segurança) perdem expressividade.
  • 5. Aspectos a melhorar • Descoordenação do trabalho colaborativo • Apoiar a aprendizagem colaborativa e a partilha de experiências • Criar e gerir repositórios de conhecimento, que apoiem a actualização de saberes e competências, reduzam a perda de conhecimento associada à rotatividade de colaboradores e o esforço com a integração de novos membros • Deficiente gestão da informação • Agilizar a actualização de regras, procedimentos e a incorporação de melhorias • Diminuir a sobrecarga de trabalho/trabalho redundante
  • 6. Ambiente de trabalho 2.0 • Contextos de trabalho alinhados com as tendências que emergem com os novos paradigmas organizacionais impulsionados pela reforma e modernização da Administração Pública: – ambientes marcados por intensos fluxos de informação e conhecimento, assentes no trabalho em equipa e na constituição de redes, na partilha e aprendizagem colaborativa, que contemplam diversos mecanismos de participação.
  • 7. Ambiente de trabalho 2.0 • Contextos de actuação profissional em que as tecnologias, aplicações e valores associados à Web 2.0 são uma das suas dimenões constituintes • Utilizador-produtor, inteligência Valores colectiva, beta perpétuo, facilidade de utilização WEB 2.0 Aplicações • Blogue, wiki, podcast, RSS feeds, redes sociais, motores de busca Tecnologias • Ajax, XML, API abertas, microformatos, PHP, MySQL Adaptado de Osimo (2008)
  • 8. Dimensões constituintes do ambiente de trabalho 2.0 Conjunto de tecnologias, valores e aplicações. O que distingue estas tecnologias é o facto de partilharem um conjunto de valores - constroem-se sobre o conhecimento e competências dos utilizadores, possibilitando a WEB 2.0 emergência de um utilizador-produtor que, com base nas aplicações e tecnologias disponíveis, pode criar novos serviços/conteúdos/produtos. Fomentar o sentido de Favorecer a constituição de comunidade, comportamentos redes de conhecimento entre adequados ao trabalho AMBIENTE E CULTURA LIDERANÇA ATRAVÉS os colaboradores, respeitar a colaborativo, estimular os ORGANIZACIONAL DE REDES autonomia dos colaboradores colaboradores a colaborar e a nas escolhas e utilização de aprender, proporcionando-lhes meios, fixar metas claras e o tempo e os recursos delegar responsabilidades. necessários.
  • 9. Porquê fomentar um ambiente de trabalho 2.0 • Proporcionar um conjunto de funcionalidades que visam não só fomentar formas de trabalhar mais produtivas, eficazes e eficientes, mas que potenciem também a partilha, a colaboração e a aprendizagem colaborativa, contribuindo para a gestão da informação e do conhecimento.
  • 10. Web 2.0 no sector público Áreas de utilização no sector público Back-office Front-office Regulação Prestação de serviços Colaboração inter-organizacional eParticipação Gestão do conhecimento Aplicação da lei Interoperabilidade Informação sobre o sector público Gestão de recursos humanos Comunicação pública Compras públicas Transparência e accountability Adaptado de Osimo (2008) O impacto da Web 2.0 parece convergir com tendências de longo prazo no desenvolvimento das sociedades ao nível de cidadãos mais exigentes, a emergência de trabalhadores do conhecimento, a importância da aprendizagem informal e da inovação gerada pelos utilizadores, a passagem de formas de organização baseadas na hierarquia para as baseadas em redes, assim como o consumo de tecnologias da informação (Osimo, 2008).
  • 11. Contextos propícios ao desenvolvimento de um ambiente de trabalho 2.0 Trabalho colaborativo Recurso à Web Gestão de 2.0 informação Ambiente de trabalho 2.0 Área de Trabalhadores conhecimento do em rápida conhecimento mutação Versatilidade, flexibilidade, inovação
  • 12. Que ferramentas para um ambiente de trabalho 2.0 • As ferramentas que suportem: – ambientes de desenvolvimento colaborativos/realização colaborativa de tarefas (ex.: edição colaborativa de conteúdos) – acesso remoto – definição e monitorização de fluxos de trabalho – manutenção do repositório de documentos, com funcionalidades avançadas (registo do histórico da actividade sobre os documentos, controlo e comparação de versões, reposição de versões anteriores, catalogação, permissões de utilização, etc.) – criação e gestão de repositórios de conhecimento – aprendizagem colaborativa e partilha de experiências – aprendizagem informal
  • 13. Áreas de intervenção de inciativas que promovam um ambiente de trabalho 2.0 GESTÃO DA INFORMAÇÃO Proporcionar funcionalidades adequadas de GESTÃO DA gestão, arquivo, catalogação e pesquisa de INFORMAÇÃO informação. PARTILHA E COLABORAÇÃO PARTILHA E GESTÃO DO GESTÃO DO CONHECIMENTO Apoiar o trabalho em equipa, COLABORAÇÃO CONHECIMENTO Suportar os processos de a aprendizagem colaborativa, criação, retenção, partilha e a partilha de experiências e re-utilização do promover sinergias da conhecimento. colaboração.
  • 14. Open Source Software (OSS) COLABORAÇÃO CONTENÇÃO DESPESAS Permite uma forma de Diminui custos com colaboração no sector licenciamento de software público não alcançável com o software proprietário, COLABORAÇÃO CONTENÇÃO DESPESAS possibilitando a partilha entre organismos de aplicações desenvolvidas internamente. LIBERDADE Permite realizar alterações ESCALABILIDADE com total independência Facilita a expansão futura do relativamente a LIBERDADE ESCALABILIDADE sistema, de forma a acomodar fornecedores. eventuais melhorias e desenvolvimentos futuros.
  • 15. Benefícios esperados • Partilha e colaboração – Coordenação e optimização do trabalho colaborativo – Gestão dos processos de trabalho – Flexibilidade e mobilidade – Gestão e controlo da informação produzida colaborativamente • Gestão do conhecimento – Manutenção da memória organizacional (reutilização de boas práticas, diminuição da perda de conhecimento e do esforço dispendido com a integração de novos colaboradores, redução de perdas de conhecimento associadas à saída de colaboradores) – Potenciação da aprendizagem colaborativa – Apoiar a actualização de conhecimentos • Gestão da informação – Gestão mais eficaz e eficiente da informação (eliminação de tarefas redundantes relacionadas com arquivo, catalogação e organização, redução das dificuldades e do tempo dispendido na pesquisa de ficheiros e na identificação das versões mais recentes) – Diminuição da perda e uso indevido de informação
  • 16. Conclusões • Importância que no actual contexto de mudança vivido pelo Estado e pela Administração Pública assume a inovação na forma como se trabalha nas organizações públicas. • Promover novas formas de trabalhar que não se foquem somente na qualidade, eficácia e eficiência, mas também ao desenvolvimento de lógicas de trabalho favoráveis à cooperação em rede e ao trabalho em equipa, marcadas por uma dinâmica mais horizontal e multidisciplinar, onde a aprendizagem colaborativa e a gestão do conhecimento assumem um lugar de destaque - medir e avaliar hoje a modernização administrativa não passa necessariamente por saber se a Administração Pública é mais ou menos electrónica, mas sobretudo se ela é mais ou menos colaborativa, se está mais ou menos perto do modelo em rede e como utiliza as TIC para modernizar a sua organização (Leitão Marques,2007).
  • 17. Conclusões • Projectos de inovação nos processos de trabalho devem adoptar uma abordagem que combine intervenções a vários níveis (tecnológico, organizacional, cultural, etc.) – ultrapassar obstáculos que levam a um uso instrumental destas tecnologias e a uma inovação de carácter tecnocrático, em detrimento de mudanças e inovações mais profundas. • Aprofundar o estudo da capacidade transformativa das tecnologias Web 2.0 na forma como se trabalha nas organizações públicas. Ex.:a capacidade destas tecnologias para promover a mobilidade e o trabalho a distância (tele- trabalho), no contexto de desenvolvimento de formas de trabalhar que ultrapassem os tradicionais limites físicos, e que respondam igualmente a preocupações de desenvolvimento sustentável. • Para um aprofundamento das perspectivas em torno do desenvolvimento da mobilidade nos processos e dinâmicas de trabalho consultar The Future Workspace: Mobile and Collaborative Working Perspectives, Hans Schaffers et al., 2006.