Os e-mails por ler não param de crescer? Está cansado de não encontrar os documentos de trabalho que tanto precisa? E em determinar qual a versão mais recente? Quer coordenar de forma mais eficaz, eficiente e produtiva o trabalho em equipa? Gerir a informação e o conhecimento no seu departamento ou organização? Esta apresentação, onde se relata a experiência de utilização de um Wiki na equipa e-learning do INA, mostra-lhe como esta ferramenta o pode ajudar. Comunicação realizado no 7.º COngresso da Administraçao Pública, realizado nos dias 10 e 11, em Lisboa.

1. Utilização de um Wiki como
suporte ao trabalho colaborativo
Produzir e gerir informação de
forma mais rápida e eficiente
Gabriela Hands de Azevedo 7.º Congresso Nacional da Administração Pública
Selma Vedor Fernandes 11 de Novembro de 2009 - Lisboa

2. Porquê um Wiki

3. Reforma, Modernização, Crise…
O Estado e a Administração
perante um novo contexto,
com novos desafios.

4. São necessárias novas formas de
trabalhar

5. Com maior coordenação, eficácia e
eficiência
Photo credit: Bridgestone Corporation

6. Que permitam:
• Colaboração interministerial
• Colaboração multidisciplinar
• Colaboração entre entidades públicas
e privadas
• Colaboração entre entidades
nacionais e estrangeiras
• Trabalho em equipa

7. Intensa actividade legislativa
• A reforma da AP é acompanhada de
um aumento de actividade legislativa
e regulamentadora
• A redacção de documentos
administrativos e jurídicos beneficia
da adopção de modelos de trabalho
que envolvam vários colaboradores,
com árias competências e
permissões diferenciadas.

8. Intensa actividade legislativa
• Gera a necessidade de produzir e
gerir informação e conhecimento de
forma mais transparente, rigorosa,
consistente, rápida e com menores
custos.

9. O que é um Wiki

10. Wiki
• Website em que os
utilizadores podem
adicionar, remover
e editar qualquer
página usando um
browser.

11. Wiki
• Tão fácil de usar que estão a tornar-
se na ferramenta de selecção para
apoiar a realização de projectos que
incluam vários participantes,
inclusive na Administração Pública.

12. Future Melbourne – The city plan
that anyone can edit
http://www.futuremelbourne.com.au/wiki/view/FMPlan

13. Future Melbourne-The city plan
that anyone can edit
• para planear com a população o
futuro da cidade de Melbourne,
Austrália, para 2020.
• 30 mil visitas, 7 mil participantes
activos, 200 edições

14. California's Best Practices Wiki
http://www.bestpractices.ca.gov/MainPage.ashx

15. California's Best Practices Wiki
• melhorar a eficácia do governo da
Califórnia através da partilha de boas
práticas.
• funcionários podem apresentar as
boas práticas no Wiki, e ver e
pesquisar demais práticas do
governo do Estado.

16. E-learning INA
http://elearning.ina.pt

17. FELC
• FELC - Equipa Multidisciplinar de
Formação em e-learning e
Comunicação
• Duas áreas de actuação:
1. o e-learning
2. formação em comunicação, línguas e
pedagogia

18. Projecto e-learning do INA, I.P.
• nasce em 2002 com dois
colaboradores
• Actualmente integra 7 elementos (1
dirigente, 5 técnicos superiores, 1
informático).

19. O que faz o e-learning do INA
• gere ferramentas tecnológicas
• concebe e desenha cursos elearning
• concebe e produz recursos pedagógicos
• realiza formação em e-learning
• apoia e forma utilizadores (helpdesk
tecnológico)
• promove a cooperação internacional na
área do e-learning
• divulga o e-learning na Administração
Pública

20. O
contexto

21. A
IN
do
ng
r ni
-lea
e
do
to
en
im
sc
Cre

22. Aumento e
diversificação
do trabalho

23. questionários
helpdesk
eventos
conteúdos
formandos fóruns
comunidades MAIS… cursos
plataforma reuniões
podcasts
emails
formadores
audioconferências vídeos

24. Aumento de colaboradores na
equipa

25. As ferramentas que usávamos

26. Directoria partilhada e e-mail

27. Onde estará
aquele ficheiro?
*#&!*#

28. Qual será a
versão?

29. Encontrei o
documento,
mas qual é a
versão?
Enviaste por
email? Mas já
apaguei esse
email!

30. Tem de haver
uma forma
melhor!

31. A solução
WIKI

32. Desafios

33. Desafios a superar
• Grande rotatividade de
colaboradores – perda de
conhecimento e integração de novos
membros
• Dificuldade em transmitir
procedimentos e incorporar
melhorias
• Descoordenação do trabalho
colaborativo

34. Desafios a superar
• Grande fluxo de e-mails
• Crescente dificuldade em gerir o fluxo
de informação
• Trabalho redundante

35. Onde é que o Wiki nos ajudou
• Coordenação e sincronização do
trabalho colaborativo
• Actualização constante da
informação pertinente ao
desenvolvimento das actividades
Uniformização das regras e
procedimentos - aumento da
qualidade do serviço prestado aos
clientes internos e externos

36. Onde é que o Wiki nos ajudou
• Acesso à informação e conhecimento
organizados
• Criação de um repositório de
informação e conhecimento
• Preservação da memória
organizacional
• Redução dos recursos para a
integração e formação de novos
colaboradores

37. Onde é que o Wiki nos ajudou
• Registo do contributo individual
• Empowerment dos colaboradores –
todos têm a palavra
• Redução do volume de e-mails
• Gestão do conhecimento, facilitando
a sua localização/criação,
organização, partilha e (re)utilização

38. A solução
adoptada
PBWORKS
http://pbworks.com/

39. Segurança

40. Controlo de acessos ao Wiki

41. Perfis de utilizadores

42. Acesso às páginas

43. Funcionalidades de colaboração

44. Edição colaborativa de páginas

45. Registo do histórico

46. Comparar alterações e repor
versões
Adicionado Eliminado

47. Comentários

48. Notificações via RSS ou email

49. Gestão de directorias e
páginas

50. Gestão de documentos e
ficheiros
Diferentes
formatos
suportados

51. Adicionar anexos

52. Pesquisa
Pesquisa em:
• Páginas
• Directorias
• Anexos
• Conteúdo de
páginas
• Conteúdo de
anexos

53. Facilidade de utilização

54. Editar páginas

55. Criar índices

56. Inserir plugins multimédia

57. Fácil de navegar e aceder

58. Templates customizáveis

59. Outras vantagens
• Versão gratuita
• Ausência de custos de manutenção
• Suporte técnico
• Independência do departamento de
TI

60. Obrigada!
Gabriela Hands de Azevedo
Selma Vedor Fernandes
http://elearning.ina.pt