1. El Sistema de Gestió de
Documents de l’Ajuntament de
Terrassa
La simplificació de procediments en l’e-administració
Gandia, 25 de novembre 2010
Ajuntament de Gandia i Associació d’Arxivers Valencians

2. 18/11/2010 2
www.terrassa.cat

3. De la ciutat i de l’Ajuntament de Terrassa
• Nombre d’habitants: 215.078 hab.
• Pressupost consolidat 2011: 250 M €
• Nombre de treballadors: 2.144
• Nombre d’ens descentralitzats: 7 Societats
Municipals i 2 Instituts municipals
18/11/2010 3
www.terrassa.cat

4. Nombre d'usuaris a la xarxa corporativa: 1.600
(aproximadament)
Tamany de la base de dades corporativa:
430 Gb.
Tamany ocupat de les M:/ 565 Gb
Tamany ocupat de les N:/ 1,12 Tb
Tamany ocupat del CEM: 450 Gb
18/11/2010 4
www.terrassa.cat

5. 2007: Col·laboració amb el departament de Sistemes de la
Informació.
- Ordenança del Govern i administració electrònica
– Concurs compra storage/ consultoria gestió doc.
2008: Informe final auditoria de Gestió Documental.
Transversalitat, consolidació de l’Arxiu dins l’organització.
2009: Impuls definitiu. Àrea de Govern- Direcció del Servei de
Tecnologia. Modernització Plataforma Tecnològica a tot
l’Ajuntament. Projecte de Gestió Documental
18/11/2010 5
www.terrassa.cat

6. • Decisió política i organitzativa
• Transversalitat del projecte
• Definició de responsabilitats
• Posició estratègica de l’Arxiu. Com?
Resistència al canvi
Esperit col·laboratiu/ treball en equip
18/11/2010 6
www.terrassa.cat

7. • Reglament del Sistema Arxivístic Municipal de
Terrassa [2004]
• Ordenança reguladora del Govern i l’Administració
Electrònica [2007]
• Pla d’Arxius 2007-2011(Pla de treball elaborat per
l’Arxiu Municipal)
• Manual de gestió Documental [2008]
Quadre de Classificació Corporatiu (aprovat)
18/11/2010 7
www.terrassa.cat

8. Gestió dels documents electrònics de
l’ajuntament de Terrassa:
Conjunt de polítiques, normes,
aplicacions i instruments de gestió que
regulen i controlen la producció de
documents de l’Ajuntament de Terrassa i
permeten el seu ús, gestió i preservació
18/11/2010 8
www.terrassa.cat

9. El Sistema Paradís pretén preservar les
propietats essencials dels documents
produïts a l’interior del sistema i serà la
robustesa i la solidés dels diferents
subsistemes el que ens permetrà la
preservació de documents autèntics,
fiables, íntegres, usables i accessibles.
18/11/2010 9
www.terrassa.cat

10. Fase: Concepció
- Realitzar la investigació preliminar
– Analitzar l'activitat i les funcions de
l’organització
– Avaluar els sistemes existents
– Identificar les estratègies per satisfer els
requeriments
Concepció Elaboració Construcció Transició Producció
18/11/2010 10
www.terrassa.cat

11. • Estudi teòric per part de l’Arxiu Municipal
Pla d’Arxius, 2007-2011
- Requeriments tècnics i funcionals per a l’adquisició
d’un gestor documental.
– Anàlisi i preparació dels instruments essencials de
gestió documental
– Estudi dels diferents subsistemes que s’han
d’integrar: coneix-se’ls i interactuar
Concepció Elaboració Construcció Transició Producció
18/11/2010 11
www.terrassa.cat

12. Sistema de
gestió
documental
18/11/2010 12
www.terrassa.cat

13. • El·laboració dels instruments essencials de gestió
documental per part de l’arxiu:
Quadre de classificació (Fileplan)
Calendari de conservació /retenció/eliminació
Quadre de seguretat i accés
Vocabulari de metadades
Catàleg de tipologies documentals
Concepció Elaboració Construcció Transició Producció
18/11/2010 13
www.terrassa.cat

14. • QdC funcional amb 4 nivells jeràrquics:
2 primers nivells funcions i activitats
2 següents nivells sèries i subsèries documentals
778 entrades o codis del QdC:
22 funcions o grups de sèries
134 activitats o subgrups de sèries
502 sèries documentals
120 subsèries documentals
18/11/2010 14
www.terrassa.cat

15. • Aplicació de les TAAD, associades als
codis de classificació.
• Informació al fileplan
• Polítiques de retenció, mostreig i
eliminació
• Aplicació de la mateixa regla de
retenció i conservació en qualsevol
dels formats i en qualsevol dels
subsistemes desenvolupats.
18/11/2010 15
www.terrassa.cat

16. Quadre de seguretat i accés
• Definició de responsabilitats i responsables!!
• Assegurar l’accés o la restricció dels usuaris als
documents dins el gestor documental
• Aplicar els nivells i grups de seguretat a tots els
usuaris del sistema
• Moreq2: definició dels rols i funcions
• Quadre seguretat i accés relacionat amb Directori
Actiu- Organigrama
18/11/2010 16
www.terrassa.cat

17. Descriu i relaciona les entitats de dins el sistema i les
associa a uns atributs que deixen constància de les
seves propietats a curt, mig i llarg termini.
Metadades descriptives
Metadades arxivístiques
Metadades de preservació
Metadades tecnològiques: signatura
electrònica
18/11/2010 17
www.terrassa.cat

18. • Definició de tot allò que hem de relacionar
– Unitat documental simple
– Unitat documental simple forma part d’una unitat
documental composta
– Unitat documental composta
– Certificat i signatura electrònica
– Relacions
– Funcions
18/11/2010 18
www.terrassa.cat

19. Catàleg de tipologies
documentals
Identificació de cada document
Vocabulari comú i controlat a
tota l’organització
Estendre a tots els subsistemes
el vocabulari (registre general,
arxiu)
18/11/2010 19
www.terrassa.cat

20. Sistema Paradís: Integració dels Subsistemes
Registre General i Seu electrònica
Gestió d’expedients i BPM
Gestió documental (UCM)
Arxiu físic (URM)
Arxiu Digital.
Concepció Elaboració Construcció Transició Producció
18/11/2010 20
www.terrassa.cat

21. Integració de tots els
subsistemes a la plataforma
tecnològica
Concepció Elaboració Construcció Transició Producció
18/11/2010 21
www.terrassa.cat

22. El Sistema encara està en construcció:
Tenim les eines
Tenim la plataforma tecnològica
Tenim l’equip humà preparat
El projecte està arrencant
Concepció Elaboració Construcció Transició Producció
18/11/2010 22
www.terrassa.cat

23. Director de Serveis Tecnologia, logística
i Qualitat
Arxiu Municipal i Gestió documental
Sistemes Informació: explotació i desenvolupament
Innovació, Qualitat i Processos
Atenció ciutadana (Registre General)
Empresa externa: integració
18/11/2010 23
www.terrassa.cat