O documento discute princípios de organização de rotinas de trabalho, incluindo estrutura organizacional, fluxogramas, organogramas e relações entre departamentos. Ele fornece exemplos de como organizar e classificar documentos e fluxos de trabalho em uma empresa.
Estrutura Organizacional - Organograma e Fluxograma
1. SENAC
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial - CHAPECÓ
Unidade Curricular:
PRINCÍPIOS DE ORGANIZAÇÃO DE ROTINAS DE TRABALHO
Competência:
Executar rotinas de trabalho com responsabilidade, analisando fluxograma e
organograma, organizando seu ambiente de trabalho de modo funcional
administrando o próprio processo de trabalho, estabelecendo relações baseadas
na cooperação, que favoreçam as relações entre as divisões dentro da
Organização
Alunos: Luana, Eduarda, Tainã, Tauana e Daniela
TEMA:
•Estrutura Organizacional
•Fluxograma e Organograma
•Relações entre as divisões departamentais e setoriais
•Organização e métodos
•Arquivo e protocolo.
Professor Wagner Bueno
2. ‘‘Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de
atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados
estabelecidos . Distribuição de funções para que o trabalho seja
bem realizado.’’
http://www.slideshare.net/miltonh/estrutura-organizacional-201201
7. Organograma:
‘‘É uma espécie de diagrama usado para representar as relações
hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição
dos setores, unidades funcionais e cargos, e a comunicação entre
eles.’’
http://www.slideshare.net/SkyHeLLWay/organogramas-trabalho-9131083?from_search=20
11. O Fluxograma é utilizado para representar a sequencia dos
processos através de símbolos gráficos. Proporcionando então, uma
melhor visualização do funcionamento do processo e melhor
entendimento.
13. Relações entre as divisões departamentais e setoriais
‘‘É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura
organizacional da empresa.’’
Existem diversas maneiras básicas pelas quais as organizações decidem
sobre a configuração organizacional que será usada para agrupar as várias
atividades. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser
agrupadas chama-se Departamentalização. A escolha de qual critério utilizar para
efetivar a departamentalização em uma empresa, depende, geralmente, dos
objetivos e da atuação da organização como um todo. A empresa tenderá a se
organizar de acordo com a tecnologia utilizada, com a formação do pessoal
contratado e principalmente da estratégia adotada pela organização.
14. A MELHOR FORMA DE DEPARTAMENTALIZAR
Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar, pode-se
seguir certos princípios:
Princípio do maior uso – o departamento que faz maior uso de uma
atividade, deve tê-la sob sua jurisdição (poder).
Principio do maior interesse – o departamento que tem maior interesse pela
atividade deve supervisiona-la.
Principio da separação e do controle – As atividades do controle devem
estar separadas das atividades controladas.
Principio da supressão da concorrência – Eliminar a concorrência entre
departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento.
http://www.uff.br/sta/textos/fs005.pdf
15. Existem algumas formas de departamentalização de uma
empresa, as principais são:
Departamentalização por quantidade;
Departamentalização funcional;
Departamentalização territorial ou por localização geográfica;
Departamentalização por produtos ou serviços;
Departamentalização por clientes;
Departamentalização por processos;
Departamentalização por projetos;
Departamentalização matricial;
Departamentalização mista.
24. É o tipo mais frequente pois cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte a
sua realidade organizacional.
organizacional
http://www3.fsa.br/heider/adm/gp/Cap.04_Departamentalizacao.pdf
Departamentalização mista
25. Organização e Métodos
A Organização no sentido sistêmico é vista como o desenvolvimento ou
adequação dos sistemas funcionais da Empresa, de forma a capacitá-la
ao desenvolvimento de suas atividades dentro dos conceitos de
produtividade. Quanto ao Método, de forma mais prática, seria
traduzido como a forma de executar os referidos sistemas com o menor
gasto de energia e maior eficácia do executante.
26. Arquivo e Protocolo
Arquivo, é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos, entidades
privadas ou pessoa física, que foram preservados para a consecução de seus objetivos e
devido à utilidade que podem oferecer no futuro. Arquivo também pode ser definido
como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia (guarda),
processamento técnico, conservação e acesso aos documentos para seu destinatário.
A busca de um documento pode ser feita por dois tipos de sistemas:
• Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local
onde se acha guardado.
• Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes
consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários.
http://jcconcursos.bol.uol.com.br/vip/Arquivos/Biblioteca/Arquivos/488.pdf
27. Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos
documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata
localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.
O protocolo realiza as seguintes atividades:
• Recebimento;
• Classificação;
• Registro – Autuação;
• Movimentação: Expedição – Distribuição;
• Controle da tramitação / movimentação.