Ficha 2

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Ficha 2

  1. 1. TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA PROYECTO INTEGRADOR NIVEL IV FACULTAD DE INFORMÁTICA GESTION DE MATRICULAS JARDIN aeioTU - MORAVIA FICHA ENTREGA # 2 LEIDY BERMUDEZ GARCIA ANDRES FELIPE BERMUDEZ SANCHEZ SANTIAGO ANDRES SANTAMARIA PUERTA INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO DE ANTIOQUIA FACTULTAD DE SISTEMAS
  2. 2. Entregable IIEntregable II ITAGÜI 2014 22
  3. 3. Entregable IIEntregable II DEFINICIÓNDELSISTEMADEFINICIÓNDELSISTEMA 1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA A SOLUCIONAR. En el jardín aeioTU MORAVIA se tiene 3 problemáticas que se pretenden solventar con la implementación de una nueva metodología de trabajo: 1. Matricula: Antes del proceso de matrícula evaluar el carácter social del niño ya que se tienen prioridades a la hora de la matrícula, luego se debe contabilizar el número de niños matriculados para conocer el cupo actual en el jardín, si el cupo ya se encuentra completo, los niños son registrados en una lista de espera. 2. Demora en la generación de informes: La generación de informes es demorada debido a que no se cuenta con una metodología de trabajo que permita una obtención de datos oportuna. Los datos deben ser calculados manualmente en base a los informes de asistencia que presentan las maestras, estos datos deben ser ingresados en una plantilla de Excel. 3. Caracterización: cada niño en el jardín tiene una carpeta donde son almacenadas la documentación de cada niño, así como su carnet de vacunación y los controles médicos que deben realizarse por lo menos 2 veces al año. El número de carpetas a revisar puede llegar hasta las 300 y el objetivo de esta revisión, es con el fin de tener información actualizada de cada niño y generar las respectivas alertas. Si la documentación faltan esta relacionada con vacunas y controles médicos, se genera alerta al área de psicología para el contacto de los acudientes del niño y se firma un compromiso, con fecha límite para la entrega de esta documentación al día. En el tema de la vacunación hay un esquema de vacunación con el cual debe cumplir cada niño, el cual dicta que durante el desarrollo del niño se le debe suministrar un número de vacunas con sus respectivos refuerzos, para identificar aquellos niños cuyo esquema de vacunación no está acorde a su edad, se debe revisar cada uno de los carnet de vacunación este proceso se realiza mes a mes. 33
  4. 4. Entregable IIEntregable II44
  5. 5. Entregable IIEntregable II 2. OBJETIVO GENERAL Brindar una solución que apoye al área administrativa en sus funciones, tales como la supervisión de la planta docente, realización del proceso de matrícula de los niños de primera infancia, llevar el control de la lista de espera, entre otros, mediante un software de control y análisis. 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Implementar un sistema que permita el registro de la información de los niños. • Administrar el registro de los niños en una lista de espera cuando no se cuente con cupo disponible en el jardín. • Crear y estructurar la base de datos, utilizando el motor de base de datos MySQL, para almacenar la información de los niños. • Permitir al usuario consultar en el sistema, dando como resultado una lista con los niños cuya documentación, esquema de vacunación o controles en Crecimiento y Desarrollo se encuentren incompletos. • Crear una aplicación web, que sea compatible con cualquier navegador. • Diseñar interfaces que permitan al usuario una navegación intuitiva del sistema de información. • Mostrar un informe acumulativo en el mes del número de niños que asisten al jardín por día. Este debe ser organizado en una tabla de la siguiente manera. • Almacenar el desempeño de cada niño matriculado en el jardín en la base de datos. • Generar un informe general de los niños en situación de discapacidad del jardín. • Generar un informe general de los niños del jardín que padecieron de alguna enfermedad. • Generar un informe general del número de alertas en el desarrollo de los niños del jardín. • Generar un informe con la Categorización del SISBEN de los niños del jardín. • Generar un informe con el perfil que tienen las familias de los niños matriculados en determinado mes del año en el jardín. • Crear usuarios y asignar roles, de acuerdo al cargo que desempeñen dentro de la organización. • Llevar el control de la documentación de cada niño se encuentre al día. • Asegurar que cada niño cuenten con todas las vacunas de acuerdo a su edad. • Dar prioridad para el ingreso al jardín a los niños víctimas de desplazamiento. • Alertar cuando los compromisos de crecimiento y desarrollo acordados con los acudientes de que cada niño no sean actualizados periódicamente. 55
  6. 6. Entregable IIEntregable II 4. BENEFICIARIOS • Beneficiarios directos: El proyecto está dirigido al Jardín educativo aeioTU – Moravia. Los beneficiarios directos, serán las personas que trabajen en estrecha relación con el software; estos serian la coordinadora, los maestros, la auxiliar administrativa y la psicóloga. • Beneficiarios indirectos: Dado que el proyecto está encaminado a mejorar la organización del jardín, los beneficiarios indirectos serán los niños asistentes al mismo. 66
  7. 7. Entregable IIEntregable II 5. METODOLOGÍA UTILIZADA Se va a utilizar el modelo de cascada, también conocido como modelo lineal, los motivos para el uso de este son los siguientes: • El modelo en cascada puede ser apropiado, en general, para proyectos estables (especialmente los proyectos con requisitos no cambiantes) y donde es posible y probable que los diseñadores predigan totalmente áreas de problema del sistema y produzcan un diseño correcto antes de que empiece la implementación. • Funciona bien para proyectos pequeños donde los requisitos están bien entendidos. • Es un modelo en el que todo está bien organizado y no se mezclan las fases. Es simple y fácil de usar. • Debido a la rigidez del modelo es fácil de gestionar ya que cada fase tiene entregables Esta metodología se complementara con las técnicas de cuarta generación (Acceso a base de datos, generación de informes, generación de entornos gráficos y generación de pantallas.) 77
  8. 8. Entregable IIEntregable II 6. ALCANCE DEL SISTEMA El Sistema de Gestión de matrículas aplica a las decisiones y actividades desarrolladas por el Jardín infantil aeioTU, tales como la supervisión de la planta docente, realización del proceso de matrícula de los niños de primera infancia, llevar el control de la lista de espera, entre otros, mediante un software de control y análisis. a todos los niveles de la organización, en sus instalaciones de la sede de Moravia y en las obras que la empresa realiza. 88
  9. 9. Entregable IIEntregable II 7. ESTUDIO DE MERCADO • SAS Académico para Windows es un software de gestión escolar orientado a instituciones educativas colombianas que satisface las necesidades de administración de los colegios de educación básica primaria, secundaria y media vocacional. Totalmente adaptado al Decreto 1290 de Abril 2009, cuenta con una sólida estructura a nivel de interfaz de usuario en la cual se han escogido cuidadosamente los controles adecuados para cada tarea y en donde se ha tenido especial cuidado con la estandarización de la nomenclatura de los menús y las ventanas. Este programa está desarrollado en Visual FoxPro 9.0, Flash 8, y unas importantes DLLs para el manejo de la compresión de archivos y manejo de diferentes formatos de documentos como XLS (Excel), DOC (Word) y PDF. • DocCF, Software de Gestión Escolar | Control escolar, académico y administrativo para escuelas, colegios y jardines infantiles Control escolar, académico y administrativo para escuelas, colegios y jardines infantiles. DocCF es una aplicación desarrollada por Grupo CF Developer para sistematizar y automatizar los procesos escolares, académicos y administrativos en las Instituciones Educativas. Disponible para Latinoamérica y España. Como herramienta, el objetivo de DocCF es gestionar los procesos internos y facilitar la coordinación y comunicación entre padres, alumnos, docentes y cargos directivos para ofrecer información estadística sobre dichos procesos y facilitar la toma de decisiones en el proceso de gestión de la Institución. • JSchoolManager Portable posee la cualidad de ejecutarse en cualquier sistema operativo sin necesidad de instalación, por lo que podría funcionar desde un pendrive. 99
  10. 10. Entregable IIEntregable II 8. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD 8.1. FACTIBILIDAD TÉCNICA En la actualidad el Jardin aeioTU - Moravia no cuenta con un equipo donde se puede efectuar las tareas administrativas y control, para realizar proceso de matricula, en la generación de informes matricula y Caracterización Denominación Cantidad Características fundamentales Proveedor Procesador 1 Procesador AMD Athlon X2 (K) 7550 a 2,5 GHz (95W) PC Madrigal Memoria 1 2GB DDR-800 expansible a 4GB PC Madrigal disco duro 1 disco duro 250GGB – SATA 3G RAM PC Madrigal módem interno 1 módem interno 56K PC Madrigal Monitor 1 Hewlett Packard 19 pulgadas RK281AA#ABM WF1907 PC Madrigal Tarjera de red 1 Realtek 10/100 PC Madrigal Sistema operativo Windows 1 Windows XP Service pack 2 o 3 y Microsoft Office 2007 PC Madrigal Para la puesta en marcha del servidor e instalar la aplicación web se requiere estas especificaciones: Sistema operativo: Windows Server 2012 ó Red Hat Enterprise Linux Server release 5.2 Web Server: Apache httpd 2.0.40 PHP: 5.2.6, o superior CPU: Dual Intel Xeon 3.2GHz Memoria RAM: 2GB Disco duro: 73GB en adelante 1010
  11. 11. Entregable IIEntregable II 8.2. FACTIBILIDAD ECONÓMICA Para la puesta en marcha del proyecto, se cuenta con presupuesto que será invertido de la siguiente manera COMPRA DEL EQUIPO DE COMPUTO $1’500.000 MATERIAL DE OFICINA PAPEL $ 150.000 MEMORIA USB TINTA IMPRESORA SOFTWARE DE DESARROLLO $ 850.000 8.3. FACTIBILIDAD OPERATIVA Se cuenta con un grupo de personas que ejecutarán el proyecto, entre analistas y usuarios. Ellos son: Analistas del desarrollo Andrés Bermúdez Leidy Bermúdez Santiago Santamaría Usuarios del sistema: Auxiliar administrativo Administradora Psicóloga Maestra 9. DESCRIPCIÓN DE REQUISITOS 8.1. Requisitos Funcionales TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN001 1111
  12. 12. Entregable IIEntregable II ID NECESIDAD ND002 CONSULTAR LOS NIÑOS REGISTRADOS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MATRICULA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá a los usuarios consultar la información registrada en el sistema referente a los niños matriculados en el jardín. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA, DOCENTES. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN001 ID NECESIDAD ND003 MODIFICAR LA INFORMACION DE LOS NIÑOS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MATRICULA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema deberá permitir a los usuarios actualizar la información previamente registrada en el sistema referente a los niños matriculados en el jardín. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN001 ID NECESIDAD ND004 ARCHIVAR HISTORICOS 1212
  13. 13. Entregable IIEntregable II RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MATRICULA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema deberá archivar la información de cada niño que ya no se encuentre matriculado en el jardín. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN003 ID NECESIDAD ND001 CREACION DE ALERTAS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MODULO DE ALERTAS BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema deberá mostrar alertas referente a vacunas pendientes, controles en crecimiento y desarrollo y documentación faltante de los niños del jardín. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN003 ID NECESIDAD ND002 CONSULTA DE ALERTAS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MODULO DE ALERTAS 1313
  14. 14. Entregable IIEntregable II BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema deberá mostrar alertas referente a vacunas pendientes, controles en crecimiento y desarrollo y documentación faltante de los niños. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN003 ID NECESIDAD ND003 MODIFICAR LAS ALERTAS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MODULO DE ALERTAS BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá modificar la fecha límite de la alerta y las observaciones de los compromisos pactados con los padres de familia. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN003 ID NECESIDAD ND004 ELIMINAR LAS ALERTAS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO MODULO DE ALERTAS BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema deberá eliminar la alerta una vez se cumpla con el compromiso pactado con el padre de familia. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA. 1414
  15. 15. Entregable IIEntregable II TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN004 ID NECESIDAD ND001 GENERAR INFORME RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO AEIOTÚ EN CIFRAS BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá generar informes estadísticos a partir de la información de los niños matriculados, retirados, cupos disponibles y lista de espera. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN005 ID NECESIDAD ND001 REGISTRAR NIÑO EN LISTA DE ESPERA RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO LISTA DE ESPERA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá registrar los niños en una lista de espera cuando no se cuente con cupo disponible en el jardín. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN005 ID NECESIDAD ND002 CONSULTAR LA LISTA DE ESPERA 1515
  16. 16. Entregable IIEntregable II RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO LISTA DE ESPERA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá consultar la información de los niños que están en lista de espera. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN005 ID NECESIDAD ND003 ACTUALIZAR LISTA DE ESPERA RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO LISTA DE ESPERA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá actualizar la información de los niños que están en lista de espera. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN005 ID NECESIDAD ND004 ELIMINAR NIÑOS EN LISTA DE ESPERA. RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA 1616
  17. 17. Entregable IIEntregable II NOMBRE REQUISITO LISTA DE ESPERA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá eliminar a los niños que se encuentren en lista de espera por cualquiera de los siguientes 2 motivos: • El niño es matriculado • El niño desiste del ingreso al jardín. AREA IMPACTADA ADMINISTRATIVA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN006 ID NECESIDAD ND001 REGISTRO DE USUARIOS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO USUARIOS DEL SISTEMA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá el registro y asignación de roles a los usuarios de la plataforma. • Administrador de la plataforma. • Administrativa. • Profesora AREA IMPACTADA MESA DE AYUDA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN006 ID NECESIDAD ND002 CONSULTAR USUARIOS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO USUARIOS DEL SISTEMA 1717
  18. 18. Entregable IIEntregable II BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá consultar los usuarios de la plataforma. AREA IMPACTADA MESA DE AYUDA, ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN006 ID NECESIDAD ND003 ACTUALIZACION DE USUARIOS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO USUARIOS DEL SISTEMA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá actualizar la información de los usuarios de la plataforma. AREA IMPACTADA MESA DE AYUDA, ADMINISTRATIVA, PSICOLOGIA, DOCENTES. TIPO DE REQUISITO: FUNCIONAL ID REQUISITO FN006 ID NECESIDAD ND004 ELIMINAR USUARIOS RESPONSABLE DE LEVANTAR REQUISITO LEIDY BERMUDEZ ANDRES BERMUDEZ SANTIAGO SANTAMARIA NOMBRE REQUISITO USUARIOS DEL SISTEMA BREVE DESCRIPCIÓN: El sistema permitirá al administrador de la plataforma, desactivar aquellos usuarios del sistema que se retiren de la organización. AREA IMPACTADA MESA DE AYUDA. 1818
  19. 19. Entregable IIEntregable II 8.2. Requisitos no funcionales. Nro. De Req. Tipo de Requerimiento Descripción detallada 1 Reglas de Negocio - Mensualmente se generan informes estadísticos a partir de la información de los niños matriculados, retirados, cupos disponibles, lista de espera - Garantizar siempre que el cupo de niños siempre esté completo. - Se tiene prioridad a niños desplazados y grupos étnicos para la asignación de cupos. 2 Disponibilidad La aplicación deberá estar disponible de lunes a viernes. Los fines de semana y festivos se realizaran tareas de mantenimiento y actualización. 3 Mantenibilidad La aplicación permitirá realizar cambios y modificaciones en su funcionamiento e imagen. 4 Seguridad - La aplicación implementara un usuario y contraseña único para cada usuario, además bloqueara las cuentas de usuario por ingresos intentos erróneos de logue en la plataforma. - Se contara con un sistema de firewall en el jardín para los intentos forzados de ingreso a la base de datos. - Periódicamente se pedirá cambio a la contraseña de cada usuario. 5 Escalabilidad Semanalmente se hará backup de la base de datos. 6 Modificabilidad La plataforma permitirá la corrección de errores, cambios en su interface gráfica y funciones dependiendo de las necesidades que se tengan en el momento. 7 Usabilidad La plataforma permitirá la interacción por medio del puntero del mouse y uso de la tecla “tab”. 8 Interfaces Externas Para la interface de la aplicación se contara con una interface web basada en php y CSS. 1919
  20. 20. Entregable IIEntregable II 9 Restricciones Se restringirá la aplicación solo a usuarios registrados en el sistema con su respectivo usuario y contraseña. 2020
  21. 21. AnálisisdelProblema.AnálisisdelProblema. Objetivos y Responsabilidades propias del Área. Área del problema. El área de administrativa del jardín aeioTU Moravia, tiene la responsabilidad de gestionar los temas concernientes a: • Matriculas de niños. • Capacidad de niños que tiene el jardín. • Tener los datos de contacto de cada niño actualizados. • Llevar el control del carnet de vacunas de cada niño. • Llevar el registro de la documentación faltante. • Llevar control sobre el crecimiento y desarrollo de cada niño. • Llevar lista de espera de niños sin matrícula por falta de cupos. • Registrar la asistencia de cada niño. • Llevar informes estadísticos del jardín. Los objetivos que tiene el área son: • Velar por que la documentación de cada niño se encuentre al día. • Velar por que los niños cuenten con todas las vacunas de acuerdo a su edad. • Velar por que se le dé prioridad para el ingreso al jardín a los niños víctimas de desplazamiento. • Velar por los acudientes de que cada niño presente los certificados de control médico por lo menos una vez al año. Organigrama del Área.
  22. 22. Responsabilidades de las diferentes componentes del área. COORDINADORA: Su responsabilidad en el jardín va en la toma de decisiones que encaminen en hacia la misión y visión de la organización en base a los informes estadísticos del jardín. ASISTENTE ADMINISTRATIVA: Se encarga gestionar todos los tramites derivados del proceso de matrícula de los niños y asegurar que los niños tengan su documentación, esquema de vacunas y certificados de crecimiento y desarrollo al día. Si llegase a ver alguna inconsistencia con la documentación, vacunación y certificado de crecimiento y desarrollo, se le informa a la psicóloga para generar compromiso con los padres. MAESTRAS: La labor que desempeña principalmente las maestras dentro del área problema es la de informar sobre la asistencia de los niños al jardín. PSICOLOGA: Su labor dentro del área problema es al de documentar los compromisos firmados con los padres cuyos niños tengan su esquema de vacunación, documentación y certificados de crecimiento y desarrollo incompleta o desactualizados. Actores y sus Roles COORDINADORA: • Generar informes en cifras de la comunidad en el jardín. • ASISTENTE ADMINISTRATIVA: • Revisar el número de niños matriculados en el jardín. COORDINADORA AUXILIAR ADMINISTRATIV A MAESTRAS PSICOLOGA
  23. 23. Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término • Disponer de los datos para contacto de los acudientes de cada niño del jardín. • Controlar el esquema de vacunación de cada niño. • Asegurar que todos los niños en el jardín se encuentre al día con las vacunas. • Asegurar que todos los niños en el jardín estén al día con los controles médicos de crecimiento y desarrollo. • Crear informe al área de psicología, la lista de niños con vacunas, papelería y controles de crecimiento y desarrollo desactualizados o incompletos. • Llevar registro de todos los niños aspirantes a ingresar al jardín y que estén pendiente por no disponibilidad de cupo. MAESTRAS: • Llenar la lista de asistencia de los niños al jardín. Relaciones de Precedencia- Definen el orden (o semiorden) de precedencia temporal entre los procesos. Eventos- Definen los hechos externos o condiciones internas al sistema (distinta al inicio o finalización de un proceso interno) que determinan el inicio de un conjunto de procesos asociados por relaciones de precedencia. Condiciones: Seleccionan el inicio de procesos diferentes en función de la información generada en los eventos o procesos anteriores. Permiten ajustar la secuencia de procesos el proceso al carácter de los eventos que la inician. Datos: Representan información generada o requerida en los procesos. Se representan por medio de iconos rotulados con el nombre de los datos. El icono puede representar el medio de almacenamiento (v.g. si es una forma el ícono puede ser una representación de una hoja de papel). Flujos de Datos: 2323
  24. 24. AnálisisdelProblema.AnálisisdelProblema. Procesos del Área. Descripción del Problema En el jardín aeioTU MORAVIA se tiene 3 problemáticas que se pretenden solventar con la implementación de una nueva metodología de trabajo: 1. Matricula: Antes del proceso de matrícula evaluar el carácter social del niño ya que se tienen prioridades a la hora de la matrícula, luego se debe contabilizar el número de niños matriculados para conocer el cupo actual en el jardín, si el cupo ya se encuentra completo, los niños son registrados en una lista de espera. 2. Demora en la generación de informes: La generación de informes es demorada debido a que no se cuenta con una metodología de trabajo que permita una obtención de datos oportuna. Los datos deben ser calculados manualmente en base a los informes de asistencia que presentan las maestras, estos datos deben ser ingresados en una plantilla de Excel. 3. Caracterización: cada niño en el jardín tiene una carpeta donde son almacenadas la documentación de cada niño, así como su carnet de
  25. 25. Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término vacunación y los controles médicos que deben realizarse por lo menos 2 veces al año. El número de carpetas a revisar puede llegar hasta las 300 y el objetivo de esta revisión, es con el fin de tener información actualizada de cada niño y generar las respectivas alertas. Si la documentación faltan esta relacionada con vacunas y controles médicos, se genera alerta al área de psicología para el contacto de los acudientes del niño y se firma un compromiso, con fecha límite para la entrega de esta documentación al día. En el tema de la vacunación hay un esquema de vacunación con el cual debe cumplir cada niño, el cual dicta que durante el desarrollo del niño se le debe suministrar un número de vacunas con sus respectivos refuerzos, para identificar aquellos niños cuyo esquema de vacunación no está acorde a su edad, se debe revisar cada uno de los carnet de vacunación este proceso se realiza mes a mes. Introducción. GE~MA Dispone de un amplio conjunto de módulos y características que se integran para formar un sistema a la medida para los jardindes educativos aeioTÚ. Al centralizar la información, cada área de la entidad educativa puede acceder a la información a través de una base de datos compartida y administrar una gran variedad de funciones relacionadas a los niños sin necesidad de duplicar la información. El centro educativo puede agregar y/o realizar cambios en datos y la información estará disponible y actualizada para todos los usuarios en tiempo real. Esto les proporciona a los administradores y maestras, la facilidad de obtener dicha información en línea para que los administradores puedan realizar las matrículas de los niños en cada nivel, registrar competencias, publicar libretas de formación, así como también administrar información sobre el desempeño y novedades de cada niño. Características • Trabaja online contra la Base de datos. • Los requerimientos son mínimos puesto que la gestión académica GE~MA no requiere instalación en cada puesto (salvo el puesto de 2525
  26. 26. Auxiliar Administrativa o en servidor). Aunque el centro tenga más de un edificio trabajamos sin problemas. Causas de problemas que se pretenden aliviar. CONFIGURACIÓN • Permite generación de grupos por cada grado. Módulo de Ingreso de datos Maestros Este módulo es el encargado de administrar la información general de la institución, Niveles, Maestras, Niños, Empleados son algunas de las opciones que se manejan. Módulo de Informes Él jardín puede solicitar la creación de cualquier tipo de informe que necesite como un informe auxiliar de niños grupo. Administración de seguridad de aplicaciones Opciones, Permisos por opciones, Grupos de usuarios, Grupos por modulo, Log de errores y Actividades son algunos de los módulos que ofrece el sistema. Módulo de alertas Este módulo es el encargado de administrar la información de las vacunas y certificados de crecimientos y desarrollo. Si se llegase a presentar una inconsistencia con alguno de los datos, el sistema generara una alerta indicando que niño se encuentra con sus desactualizada. Casos de Uso. Caso de Uso Diagrama general. Fecha 25-sept-2013 Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría Fuente aeiotu Moravia Propósito Establecer el funcionamiento general del ingreso y administración de estudiantes del jardín Objetivo Es mostrar de forma gráfica y descriptiva como operaria el sistema a implementar Resumen En momento que un padre de familia solicita cupo para el niño es atendido por el auxiliar administrativo que se encarga de tomar todos los datos e ingresarlos al sistema Actores estudiante, administrador Demora Tiempo en realizarse: 30 min Tiempo máximo: 40
  27. 27. Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término Tiempo optimo: 20 min Tiempo promedio: 35 min Frecuencia <Cuánto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las formas alternas> Tipo Primario Gráfico Caso de Uso Crear matricula. Fecha 25-sept-2013 Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría Fuente aeiotu Moravia Propósito Que el alumno quede matriculado en el sistema de información Objetivo Se implementa este caso de uso para llevar a cabo el proceso de matrícula de cada alumno al jardín Resumen Luego que son brindados todos los datos del alumno por el padre de familia, el usuario del sistema (auxiliar administrativo) registra todos los datos en el sistema de información. Actores Usuario del sistema (auxiliar administrativo) Demora Tiempo en realizarse: 30 min Tiempo máximo: 40 Tiempo optimo: 20 min Tiempo promedio: 35 min Frecuencia <Cuánto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las 2727
  28. 28. formas alternas> Tipo <Primario si genera la información que da solución a los problemas, implicando un beneficio directo para la organización.> Gráfico Caso de Uso Gestionar desempeño por docente. Fecha 25-sept-2013 Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría Fuente aeiotu Moravia Propósito Que el docente o profesor pueda llevar el control de los alumnos Objetivo el objetivo de este caso es mostrar el funcionamiento del como el profesor lleva el control de sus alumnos Resumen Una vez matriculados los alumnos, el docente empezaría a realizarles el seguimiento y el desempeño en cada clase Actores Usuario docente Demora Tiempo en realizarse: 30 min Tiempo máximo: 40 Tiempo optimo: 20 min Tiempo promedio: 35 min Frecuencia <Cuánto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las formas alternas> Tipo Primario
  29. 29. Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término Gráfico 2929
  30. 30. Caso de Uso Gestionar desempeño por administrativo. Fecha 25-sept-2013 Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría Fuente aeiotu Moravia Propósito Que el auxiliar administrativo pueda consultar el desempeño determinado de algún alumno en su momento y/o eliminar o archivar los registros de alumno. Objetivo <Para qué? Propósito del caso de uso. Resumen Una vez matriculados los alumnos, el auxiliar administrativo empezaría a realizar consultas del desempeño de los alumnos o eliminar registros. Actores Usuario auxiliar administrativo Demora Tiempo en realizarse: 30 min Tiempo máximo: 40 Tiempo optimo: 20 min Tiempo promedio: 35 min Frecuencia <Cuanto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las formas alternas> Tipo Primario Gráfico Caso de Uso Gestionar desempeño por psicologo. Fecha 25-sept-2013
  31. 31. Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría Fuente aeiotu Moravia Propósito Que el auxiliar administrativo pueda consultar el desempeño determinado de algún alumno en su momento y/o eliminar o archivar los registros de alumno. Objetivo <Para qué?: Propósito del caso de uso. Resumen <Cómo?: Resumen de la manera como se lleva a cabo> Actores <Quiénes intervienen en la realización del caso de uso> Demora <Qué tan rápido?: Tiempo que tarda en realizarse completamente un caso de uso. Indique los tiempos máximos esperados, los óptimos, y los promedios> Frecuencia <Cuanto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las formas alternas> Tipo <Primario si genera la información que da solución a los problemas, implicando un beneficio directo para la organización.> <Secundario si es necesario para ingresar la información que los primarios necesitan y constituye un costo para la organización.> Gráfico Caso de Uso .Creacion De Alertas Fecha 25-sept-2013 Autores Leidy Bermúdez, Andrés Bermúdez, Santiago Santamaría Fuente aeiotu Moravia Propósito Que desde el área administrativa pueda se pueda crear por cada alumno matriculado un espacio en memoria del programa para el control y desarrollo o documentación del niño. 3131
  32. 32. Objetivo Se crea este caso para definir como se comportaría el registro de alertas dentro del programa. Resumen Una vez matriculado el alumno en el sistema interviene el area administrativa para registrar las alertas asociadas al control y desarrollo Actores Area administrativa, auxiliar administrativo Demora Tiempo en realizarse: 30 min Tiempo máximo: 40 Tiempo optimo: 20 min Tiempo promedio: 35 min Frecuencia <Cuanto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las formas alternas> Tipo Primario Gráfico Caso de Uso Consulta De Alertas Fecha 25-sept-2013 Autores Leidy bermudez, andres bermudez, Santiago santamaria Fuente aeiotu Moravia Propósito Que desde el area administrativa y psicología pueda se pueda realizar consultas a la base de datos de niños que les falte documentación asociado a crecimiento y desarrollo. Objetivo Se crea este caso para definir como se comportaría la consulta que realizaría tanto el area admin y psicología a la base de datos . Resumen Una vez registradas las alertas y los datos del cada alumno el area admin y psicología entrarían hacer consultas de estas alertas a la base de datos Actores Area administrativa, psicología
  33. 33. Entregable V: Diccionario de TérminoEntregable V: Diccionario de Término Demora Tiempo en realizarse: 30 min Tiempo máximo: 40 Tiempo optimo: 20 min Tiempo promedio: 35 min Frecuencia <Cuanto?: Número de veces que se lleva a cabo el caso de uso y el número de veces que se espera proceder en la forma normal y en las formas alternas> Tipo Primario Gráfico 3333

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