Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern am Beispiel der Bettenreinigung und des Patiententransports. Vortrag anlässlich der Vorlesung Krankenhausinformationssysteme der Universität Bayreuth

1. Optimierung von Wirtschaftsdiensten
in Krankenhäusern
Prozessoptimierung von Wirtschaftsdiensten in
Krankenhäusern am Beispiel der Bettenreinigung und
des Patiententransports
Vortrag im Rahmen der Vorlesung
Krankenhausinformationssysteme
an der Universität Bayreuth
Sommersemester 2009
Dr.-Ing. Tobias Schittkowski

2. Über mich…
 Studium der technischen Physik in Bayreuth bis 1999
 Promotion an der FAN zum Dr.-Ing. in 2004
 Seit 2004 selbständiger Softwareentwickler
 Enge Kooperation mit der Firma ESF
 Kontakt: www.schittkowski.de

3. Gliederung
 Bettenreinigung
– Problembeschreibung
– Lösungskonzept
– Programmvorstellung
– Einsparpotential
 Patiententransport
– Problembeschreibung
– Konzept
– Programmvorstellung
 Sonstige Einsatzgebiete

4. Abschnitt
Bettenreinigung

5. Bettenreinigung - Worum geht es?
 Dezentrale Reinigung von Patientenbetten in den
Patientenzimmern
Problembeschreibung
 Anforderung einer Reinigung erfolgt von
Pflegepersonal
 Ziel:
– Verwaltung der Anforderungen
– Optimale Steuerung des Reinigungspersonals

6. Vorheriger Zustand
 Bettenreinigung durch externe Firma, Bezahlung nach
Anzahl gereinigter Betten
Problembeschreibung
 Durchschnittlich 130 Reinigungsanforderungen täglich, etwa
47.000 Bettenreinigungen pro Jahr
 Stationen rufen in der Hauswirtschaftszentrale an und
fordern eine Reinigung an
 Die Zentrale gibt die Aufträge per Telefon an das
Reinigungspersonal weiter
 Während der Arbeitszeit (8h) also alle 3-4 Minuten ein Anruf!

7. Problemstellung
 Keine Dokumentation, wer genau was wann angefordert hat
 Zentrale muss ständig besetzt sein, um Anforderungen
anzunehmen
Problembeschreibung
 Telefon oft besetzt → Frustration bei Mitarbeitern
 Monatsabrechnung durch manuelles Addieren der
Aufzeichnungen (ca. 4000 Positionen!)
 Reinigungspersonal weiß nicht, wie viel Betten noch zu
erledigen sind.
 Auf der Station ist der Status der Anforderung unbekannt
 Von der Anforderung bis zur Durchführung sind teilweise
mehrere Stunden vergangen

8. Lösungskonzept
 Im Rahmen des Programms „ServiceProfi“ wurde folgendes
Lösungskonzept erarbeitet:
– Anforderung erfolgt über Eingabemaske am PC
– Bei der Anforderung kann eine Priorität definiert werden
– Reinigungspersonal bestätigt am PC die gereinigten Betten
Lösungskonzept
und erhält die Information über den nächsten Auftrag
– Am PC ist für das Stationspersonal jederzeit der Status der
Anforderungen ersichtlich

9. Wichtige Merkmale
 Zentrale Übersicht über den Stand der Anforderungen
 Berichts- und Statistikmodul für monatliche Abrechnungen und
diverse Auswertungen
 Direkte Rechnungsübernahme nach SAP R/3
 Optimierung der Auftragsvergabe durch Berücksichtigung
folgender Faktoren:
Lösungskonzept
– Alter der Anforderung
– Priorität der Anforderung
– Wegezeit
– Standort und Status der anderen Personen

10. Bestimmung der Entfernung
 Manuelle Eingabe der Entfernungen der wichtigsten
Knotenpunkte
 Automatische Berechnung der Entfernungsmatrix Station X →
Station Y (Floyd-Algorithmus)
Lösungskonzept

11. Kriterien der Auftragsvergabe
Auftragsalter
Lösungskonzept
Wegezeit Priorität
Wichtig: individuelle Anpassung der Parameter an den
jeweiligen Kunden!

12. Randbedingungen
 Personal, das bereits einen Auftrag auf der Station bearbeitet,
bekommt auch den nächsten Auftrag auf der gleichen Station
(keine Wegezeit)
 Nach einer bestimmten Zeitspanne MUSS jeder Auftrag verteilt
werden (Obergrenze der Wartezeit)
 Die Person, für welche die Berechnung erstellt wird, wird
Lösungskonzept
bevorzugt
 Der Standort des anderen Personals muss berücksichtigt werden
 Arbeitspausen und andere Abwesenheiten müssen berücksichtigt
werden (nicht immer ist jeder verfügbar)

13. Kostenfunktion
 Problemlösung durch Einführung einer Kostenfunktion bzw.
Kostenmatrix
 Die „Kosten“ bestimmen sich aus den genannten Faktoren
 Die Gewichtung der Faktoren ist ein Kompromiss:
– Wie lange muss man bis zur Erledigung der Anforderung
warten?
Lösungskonzept
– Wie wichtig ist die Priorität der Anforderung?
– Soll das Personal möglichst wenig laufen?
– Sollen möglichst wenig Personal eingesetzt werden?

14. Kostenmatrix
Meier Müller Schmidt Andrack
Innere 25 37 24 19
Geriatrie 27 18 37 23
Kinder 29 31 31 16
Chirurgie 19 15 28 29
Lösungskonzept
 Ziel: Ermittlung einer Kombination, bei der die Summe aller
Kosten minimal wird
 Hier z.B. beträgt die minimale Summe 19+18+24+16=77
 Bei N Spalten bzw. Zeilen gibt es N! (1×2 ×3 ×… ×N)
Kombinationsmöglichkeiten.
 Typisch: N=20 → 2.4 × 1018 Möglichkeiten

15. Lösung der Kostenmatrix
 Problemklasse: Linear Assignment Problem
 Implementierung in PHP
 Berechnung der optimalen Kombination in weniger als 1 Sekunde
Lösungskonzept

16. Ablauf der Implementierung
 Erstellung des Lösungskonzepts im Jahre 2000
 Vertragsabschluss Anfang 2001
 Erfassen der Stationen, Zimmer und Wegezeiten
 Ab August 2001 Live-Betrieb auf 15 Stationen
 In den ersten 8 Tagen intensive Betreuung und Begleitung durch
ESF und Hauswirtschaftsleitung
Lösungskonzept
 Ab Januar 2002 Live-Betrieb der restlichen 20
Stationen
 Laufende Anpassung der Betriebsparameter für optimale
Verteilung der Aufträge.
 Ab 2005 Einführung einer Intranet-basierten Lösung über
Webbrowser

17. Programmvorstellung
 Grundlagen:
– Zentrale Datenbank
Programmvorstellung
– Oberfläche mittels HTML+PHP+JavaScript
– Zugriff mittels bel. Webbrowser (auch über PDAs)
 Auftragsbestätigung und Authentifizierung des
Reinigungspersonals über Login am PC oder Transponder
 Ausgabe des neuen Auftrags über PC oder Drucker
 Testversion unter http://www.esf-software.de/spnet/index.php

18. Eingabemaske Aufträge
Programmvorstellung

19. Eingabemaske Aufträge
Eingabe der Anzahl der zu
reinigenden Betten
Programmvorstellung

20. Eingabemaske Aufträge
Eingabe des Bettentyps
Programmvorstellung

21. Eingabemaske Aufträge
Eingabe des Zimmers
Programmvorstellung

22. Eingabemaske Aufträge
Priorität der Anforderung
Programmvorstellung

23. Eingabemaske Aufträge
Auftraggeber
Programmvorstellung

24. Eingabemaske Aufträge
Kommentar
Programmvorstellung

25. Eingabemaske Aufträge
Anforderung
Programmvorstellung
abschicken

26. Eingabemaske Aufträge
Programmvorstellung
Letzte Anforderungen
mit Status der
Bearbeitung

27. Eingabemaske Aufträge
Abholung eines neuen
Auftrags durch
Programmvorstellung
Reinigungspersonal

28. Login Reinigungspersonal
Programmvorstellung

29. Programmvorstellung
Neuer Auftrag

30. Ansicht Administrator
Programmvorstellung

31. Stammdaten: Stationen
Programmvorstellung

32. Stammdaten: Entfernungen
Programmvorstellung

33. Stammdaten: Personen
Programmvorstellung

34. Berichtswesen
Programmvorstellung
Generierung der Berichte nach MS Excel
Gruppierung nach verschiedenen Kriterien
Kundenspezifische Anpassung

35. Bericht: Abrechnung nach Personen
Programmvorstellung

36. Bericht: Abrechnung nach Stationen
Programmvorstellung

37. Bericht: Reaktionszeiten
Programmvorstellung

38. Einsparpotential
Reaktionszeit
4
3,5
3
2,5
Stunden
2
Einsparpotential
1,5
1
0,5
0
Dez 01 Jan 02 Feb 02 Mrz 02 Apr 02 Mai 02 Jun 02 Jul 02 Aug 02 Sep 02
Monat

39. Amortisation
 In diesem Beispiel ergibt sich eine materielle Einsparung
von 41.000 Euro jährlich
Einsparpotential

40. Ergebnis (1)
 Einsparung für die Zentrale, die bis jetzt die Anforderungen
entgegengenommen hat (Arbeitsplatz entfällt)
 Weniger Arbeitszeitverluste für Wahlwiederholungen
wegen besetzter Telefone
Einsparpotential
 Zentraler Überblick über den Status der einzelnen Aufträge
(abgeschickt, angenommen, erledigt)
 Ausgewählte Stationen werden bevorzugt bedient (Priorisierung)

41. Ergebnis (2)
 Verkürzung der Reaktionszeiten (Anforderungen werden schneller
erledigt)
 Mitarbeiter werden nicht durch Telefonanrufe oder Rufempfänger
in der Arbeit unterbrochen
Einsparpotential
 Weniger Wegezeiten (Reinigungspersonal muss weniger laufen)
 Kein Zeitaufwand mehr für monatliche Abrechnungen (Daten
können z.B. direkt nach SAP übernommen werden)

42. Abschnitt
Patiententransport

43. Was macht der Patiententransport?
 Festangestelltes Personal (oder Zivis), das für den Transport von
Patienten zwischen Stationen und Funktionseinheiten wie
Röntgen, EKG, etc. zuständig ist
Patiententransport
 Patienten werden liegend, gehend oder im Rollstuhl transportiert –
eventuell müssen sie dabei von 2 Personen begleitet werden.
 Nach den Behandlungen müssen die Patienten wieder von den
Funktionsabteilungen abgeholt und zur Station gebracht werden

44. Stand vor der Software-Lösung
 Die Stationen rufen die Transportpersonen auf schnurlosem
Telefon an und teilen mit, wer wann wohin gebracht werden muss.
 Transportpersonen notieren sich die evtl. und legen dann ihre
Patiententransport
Route fest
 Die einzelnen Personen wissen nichts voneinander

45. Probleme beim alten System
 Es ist nicht protokolliert, wer was wann angefordert hat
 Die Transportpersonen laufen teilweise zur gleichen Station und
bewegen sich „kreuz und quer“ durch das Krankenhaus
Patiententransport
 Es ist nicht nachvollziehbar, wer welchen Transport durchgeführt
hat.
 Es kommt zu Staus vor den Funktionsabteilungen bzw. die
Patienten müssen nach der Untersuchung zu lange warten, bis sie
abgeholt werden.

46. Lösung
 Einsatz von IT-Techniken wie bei der Bettenreinigung
 Eingabe der Transportanforderungen durch Masken im Browser
Patiententransport
 Zuweisung der Transporte an Mitarbeiter durch PC oder durch
DECT-Telefone (Sprachcomputer)
 Optimierte Bestimmung der Transportreihenfolge und
Auftragsvergabe durch mathematische Optimierungsalgorithmen

47. Optimierungskriterien
 Wegezeit, Alter des Auftrags und Priorität sind nur einige
Kriterien…
 Am Wichtigsten sind die Zeitpunkte der Abholung und/oder der
Ablieferung am Zielort
Patiententransport
 Deswegen lassen sich bei der Anforderung diese Zeiten
definieren, z.B. Abholung ab 15:30 oder Ablieferung bis 17:15.
 Daraus ergibt sich im Vergleich zur Bettenreinigung wesentlich
komplexeres Optimierungsverhalten

48. Möglichkeiten bei den Zeitpunkten:
1. Keine Zeit angegeben: der Patient wird so schnell wie möglich
abgeholt
3. Zeitpunkt der Abholung angegeben: Der Patient wird möglichst
nahe an diesem Zeitpunkt abgeholt, aber wenn möglich Fall
Patiententransport
danach (z.B. weil Behandlung dann beendet ist)
5. Zeitpunkt der Ablieferung: Der Patient wird so abgeliefert, dass er
möglichst wenig vor der Behandlung warten muss
7. Beide Zeiten sind angegeben: Es wird ein Kompromiss aus den
beiden Vorgaben gebildet, aber tendenziell so, dass der Patient
am Zielort möglichst wenig warten muss.

49. Patiententransport
Eingabemaske

50. Eingabemaske (groß)
Patiententransport

51. Inhalt der Anforderungsmaske (1)
 Name des Patienten
 Start-Station (standardmäßig die aktuelle Station, kann
aber geändert werden)
 Zimmer, in dem der Patient abgeholt werden soll
Patiententransport
 Priorität
 Bemerkungsfeld
 Zeitpunkt der Abholung
 Zeitpunkt am Zielort

52. Inhalt der Anforderungsmaske (2)
 Transportziel
 Transportarten (gehend, Rollstuhl, im Bett,…)
 evtl. Anforderungen an die durchführende Person
(examiniert, nicht examiniert, …)
Patiententransport
 Auftraggeber
 Telefon/Piepser des Auftraggebers

53. Abschnitt
Andere
Anforderungsarten

54. Andere Anforderungsarten (1)
Schlussdesinfektionen
Bei ansteckenden Krankheiten muss nach der
Entlassung des Patienten das Zimmer von speziellen
Fachkräften desinfiziert werden. Auch diese
Anforderungen werden vom Programm SERVICE-
PROFI erfasst und weitergereicht.
Erweiterungen

55. Andere Anforderungsarten (2)
Haustechnik
Handwerkerleistungen werden über PC angefordert.
Die Beschreibung des Defektes (z. B. Wasserhahn
tropft im Zimmer 103) wird am PC vor Ort schriftlich
erfasst. Die Wirtschaftlichkeit der ausführenden
Handwerker kann mittels benötigter Zeiteinheiten
Erweiterungen
überwacht werden. Zusätzlich können erbrachte
Leistungen auf einem Handheld bestätigt werden. Die
bestätigten Leistungen können dann zur
Weiterverrechnung direkt in das EDV-System
eingespielt werden.

56. Andere Anforderungsarten (3)
EDV Probleme
Leistungen der EDV-Abteilung können ebenfalls per
PC angefordert werden. Zeitverluste durch besetzte
Telefone entfallen damit ebenso wie akustisch falsch
verstandene Informationen. Zudem kann der
anfordernde Mitarbeiter seine Information zu jeder
Erweiterungen
Tageszeit absenden.

57. Andere Anforderungsarten (4)
Medikamentenbestellung
Durch die Anbindung der Medikamentenbestellung an das
Warenwirtschaftssystem der Hausapotheke entfällt die aufwendige
Bestellung von benötigten Medikamenten über Telefon oder Hauspost.
Dadurch kann jederzeit auf den Stationen kontrolliert werden, welche
Medikamente bereits bestellt sind, welche Medikamente vorrätig sind
und wie lange die Lieferzeiten bei einer Bestellung wären.
Erweiterungen
Durch all diese Information minimiert sich das Risiko von
Fehlbestellungen und Doppelbestellungen und durch die
Protokollierung aller Vorgänge lassen sich Falschbestellungen
jederzeit nachverfolgen.
Auch wird der Bestellvorgang merklich beschleunigt, da die
aufgegebenen Bestellungen sofort in der Apotheke eintreffen.

58. Andere Anforderungsarten (5)
Wäschebedarf
Viele Vorteile des SERVICE-PROFI ergeben sich auch aus
dem Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten, wie
sich im Modul Wäschebedarf veranschaulichen lässt.
Zum einen erlaubt dieses Modul eine vereinfachte Bestellung
von Wäsche aus der zentralen Wäscherei, zum anderen gibt
Erweiterungen
es eine Kopplung zum Modul Bettenreinigung. Dies bedeutet,
das nicht für jedes neu gereinigte Bett neue Wäsche bestellt
werden muß, da dies automatisch geschieht, sobald eine
Bettenreinigung angefordert wurde.

59. Andere Anforderungsarten (6)
Büromaterial-Bestellungen
Die automatisierte Bestellung von Büromaterial macht eine Lagerung
von Büromaterial im Klinikum und das Personal und den Raum für die
Lagerhaltung überflüssig.
Dadurch spart man einerseits Platz, zum anderen wird kein Kapital
gebunden. Und der Personalbedarf für die Bestellung und
Materialausgabe entfällt.
Erweiterungen
Statt dessen kann das Stationspersonal direkt das geforderte Material
über einen Katalog am Bildschirm bestellen. Die Bestellungen werden
automatisch zentral gesammelt und in festgelegten Zeitabständen
einem Großhändler übermittelt, der die Lieferung zusammenstellt und
das bestellte Material innerhalb von 24 Stunden ausliefert. Die
Lieferungen werden vom Hol- und Bringedienst oder vom
Büromaterialhändler direkt auf die Stationen gebracht.

60. Andere Anforderungsarten (7)
Hol- und Bringedienst
Alle Stationen und auch die Diagnostikabteilungen melden die
Notwendigkeit von Transporten per EDV an. Die Zentrale
setzt die in diesem Bereich eingesetzten Mitarbeiter
entsprechend ein. Damit werden Wegezeiten optimiert und
Leerwege weitgehend ausgeschlossen.
Erweiterungen

61. Authentifizierung über RFID
 Personal identifiziert sich über Login (mit Passwort) am
Stationsrechner oder per persönlichem Transponder-Chip.
 Damit wird der aktuelle Auftrag als ausgeführt gekennzeichnet.
 Der neue Auftrag wird am Bildschirm angezeigt oder per Drucker
ausgegeben.
Erweiterungen
 Vorteile der Transponder/Drucker-Variante:
– Kein Zugang zum Stationsrechner notwendig
– Kein Passwort zu merken
– Nur Transponder-Chip (z.B. als Schlüsselanhänger)
– Schriftliche Ausgabe des Auftrags

62. Authentifizierung über Telefon (DECT)
 Personal hat internes Telefon dabei
 Nach Abarbeitung des neuen Auftrags:
– Anwahl einer internen Nummer
– Eingabe einer persönlichen PIN
– Bestätigung der Eingabe über Sprachausgabe
 Der neue Auftrag wird per Sprachausgabe angesagt:
– Ansage der Station
Erweiterungen
– Ansage der Auftragsdaten
 Vorteile der Telefon-Variante:
– Zentraler Rechner mit Anschluss an Telefonanlage
– Keine zusätzliche Hardware (Transponderleser) auf Stationen
notwendig

63. Kontakt
ESF Softwareentwicklung GmbH
Leisau 8
D-95497 Goldkronach
Tel. +49 (0)921 39068
http://www.esf-software.de
Email info@esf-software.de