1. Các kỹ năng Office cơ bản
1. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
Cách sử dụng hệ thống Ribbon như thế nào để tạo văn bản nhanh hơn trong hệ thống Office
2007
a. Ribbon
Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Những thứ bạn cần
dễ nhìn, rõ ràng và dễ dàng hơn. Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel 2007, các lệnh được t
chức năng, khi cần là có ngay.
Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn
Sau đây là chức năng của các Ribbon:
Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như (cắt, dán, sao chép, định
dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột,…).
Insert: Có các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng tính.
Page Layout: Nơi có các lệnh sử dụng trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Đây là nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức,
điều khiển cách tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, …
Review: Ribbon dành cho các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích, ...
View: Đúng như tên của nó, là nơi thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …).
Add-Ins: Ngăn này có các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, … Khi Excel mở một tập tin có sử dụng chúng.
Ngoài ra còn một Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, vì nó dành cho các lập trình
viên. Bạn có thể vào: Office - Excel Options - Popular rồi chọn Show Developer tab in the Ribbon để
mở Developer.

2. Ba tab chứa nhóm lệnh trên một Ribbon
Trong suốt quá trình làm việc với bảng tính, bạn có thể sử dụng shortcut menu, nó cho phép bạn thực hiện các
lệnh nhanh chóng hơn.
Trong bảng tính, chỉ cần trỏ chuột vào đó và nhấp phải, bạn sẽ có ngay một thanh menu chứa các lệnh thông
dụng để bạn lựa chọn và sử dụng.
b. Nhiều tùy chọn cần thiết khác
Bấm vào hình mũi tên ở dưới cùng của một nhóm để có thêm các lệnh khác
Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) ở góc phía dưới bên phải của một nhóm là nơi cung cấp
thêm cho bạn những lựa chọn sẵn có của nhóm, nhưng mặc định thì Excel 2007 không hiển thị trên Ribbon. Để
hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, ngay lúc đó sẽ có một hộp thoại hoặc bảng chứa tác vụ xuất hiện. Ví dụ,
trong nhóm Font đã có tất cả các lệnh được sử dụng nhiều nhất để thực hiện các thay đổi: thay đổi font chữ, thay
đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới). Nhưng nếu muốn có nhiều lựa chọn hơn
nữa, chẳng hạn như superscript, chỉ cần bấm vào nút hình mũi tên ở góc dưới bên phải của Font, bạn sẽ nhận
được hộp thoại cung cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ.

3. c. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn
Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất như lệnh như tạo tập tin mới, mở tập
tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… và danh mục lưu tạm các tập tin vừa mở trước đó. Nút lệnh Office thay cho
menu File của phiên bản cũ. Thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà cơ bản nhất. Người
dùng có thể tùy biến thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các lệnh và bấm
chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên thanh lệnh.
d. Chuẩn XML
Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible
Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn,
dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy,
các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết.
e. Hệ thống phím tắt trong Office 2007
Ngoài cách sử dụng chuột để cuốn các thanh cuốn ngang, dọc, các phím mũi tên, trong Excel 2007, người dùng
có thể dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển đến trong bảng tính một cách nhanh chóng hơn.
Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh trong Excel 2007
Nhấn phím Di chuyển
→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái
↑ Lên dòng
↓ Xuống dòng
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
Đối với các Ribbon, bạn cũng có thể thao tác với phím nóng:

4. Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt thanh Ribbon.
Nhấn nhanh phím ALT một lần để truy cập các nhóm lệnh trên thanh như Home, Insert, … Bạn cũng có thể dùng
các phím ← → ↑ ↓ để di chuyển trong thanh Ribbon, sau đó nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần.
Nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc trên bảng tính.
Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh một Workbook.

5. 8 công cụ thuận tiện trong Excel có thể bạn chưa biết
27/09/2011 11:13
1. Tổng số phụ.
Khi bạn gặp phải hàng tệp dữ liệu được sắp đặt theo ngày tháng, nó sẽ rất khó cho việc xem được
một cách tổng thể. Tính năng tổng số phụ có trong Excel có thể giúp bạn khắc phục điều này. Kích
Subtotal trên ribbon (menu) Data trong Excel 2007 hoặc chọn Subtotals từ Data trong Excel 2003.
Mặc định nó sẽ cung cấp một tổng số phụ sum-type (kiểu tổng) cho mỗi một thay đổi diễn ra trong
cột [tận cùng bên trái, nhưng bạn có thể chọn lấy một cột và thao tác mà bạn thích. Thậm chí bạn
có thể tạo nhiều tổng số phụ, có thể cho tháng, quý hoặc năm. Một dải băng nằm ở bên trái sẽ cho
phép bạn giữ bí mật các dữ liệu chi tiết và chỉ cho xem các mức khác của tổng số phụ.
2. Tự động định dạng có điều kiện.
Định dạng có điều kiện trong Excel 2003 là điều trở ngại. Với Excel 2007, nó sẽ giúp bạn chỉ ra các
mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional
Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập
tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm
một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn
rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
3. Bảng phân tích (PivotTable).
Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn có được sự phân tích dữ liệu nhanh và linh hoạt. Bạn có
muốn xem số lần mỗi giá trị xuất hiện trong một cột quá dài? Hãy đánh dấu cột đó, kích vào PivotTable
trên tab Insert (trong Excel 2003, chọn PivotTable từ menu Data), và kích Finish. Kéo trường tên đầu

6. cột vào hộp Row Labels và vào hộp Values (trong Excel 2003, là vùng Drop Row Fields Here và vùng
Drop Data Items Here). Ngay lập tức bạn sẽ có được một danh sách phân loại của tất cả các giá trị
trong cột, cùng với số lần mỗi giá trị này xuất hiện. Đó chính là bí quyết của PivotTable.
4. Kiểm soát tài liệu (Document Inspector).
Các tài liệu của Excel 2007 gồm có nhiều thông tin hơn so với các hàng và cột dữ liệu. Chúng có thể
chứa những thay đổi được đánh dấu, các comment, các thuộc tính riêng,… Để xem xét dữ liệu ẩn
trong tài liệu Excel 2007, kích nút Office ở trên cùng bên trái, trỏ tới Prepare và kích Inspect Document.
Nó rất giống với Document Inspector trong Word, nhưng thay vì tìm kiếm văn bản ẩn nó tìm kiếm các
hàng và cột ẩn, các trang bảng tính ẩn và các đối tượng đã được định dạng ẩn. Excel 2003 không có
tính năng này. Hầu hết những gì nó có thể thực hiện (không nhiều) là remove các thông tin cá nhân từ
các thuộc tính của file khi bạn lưu chúng.

7. 5. Xem ngắt trang (Page Break Preview).
Excel sẽ in trang bảng tính của bạn bằng cách sử dụng nhiều trang cần thiết để có thể hiển thị tất cả
dữ liệu cả theo chiều dọc và ngang. Nếu cột cuối cùng không thích hợp thì việc in trang bảng tính có
thể cần gấp đôi số trang. Thậm chí còn lãng phí hơn nếu bạn bỏ các trang đã in đó và thực hiện in lại.
Để tránh điều bực mình này, hãy kích Page Break Preview trên ribbon View (trong Excel 2003 chọn
Page Break Preview từ menu View). Lúc này khi bạn thay đổi kích thước lại các cột, thay đổi cữ chữ
hoặc tạo các thay đổi layout khác, bạn sẽ ngay lập tức thấy hiệu ứng về ngắt trang. Nó cũng là một
cách nhanh chóng để tìm ra số trang bạn sẽ phải in.
6. AutoSum.
Sau khi đã nhập một số số hạng vào một cột nào đó thì có đến chín trong mười lần bạn sẽ kết thúc cột
bằng một tổng số. Excel có thể tính toán dễ dàng tổng của một hàng hoặc một cột. Kích một ô sau

8. hàng hoặc cột và kích nút AutoSum từ ribbon Home trong Excel 2007 hoặc toolbar trong Excel 2003
(hoặc đơn giản có thể nhấn Alt-=). Excel sẽ tính tổng của hàng hoặc cột một cách tự động. Nếu bạn
không muốn tính tổng này, hãy kích menu của nút để chọn các mục average (trung bình), minimum (tối
thiểu), maximum (tối đa) hay các chức năng khác.
7. Các bảng và danh sách (Excel lists/tables)
Excel 2003 gọi chúng là các danh sách còn trong Excel 2007 lại gọi là các bảng. Dù chúng có được
gọi bằng tên nào đi chăng nữa thì tính năng này cũng cho phép bạn có thể định nghĩa một dải các ô,
phân loại, lọc, và tính tổng của các cột một cách dễ dàng, bên cạnh đó còn có thể chèn và gắn thêm
hàng mà không cần điều chỉnh các công thức của bạn. Excel 2007 cũng cung cấp rất nhiều các kiểu
bảng được định nghĩa từ trước để tạo sự dễ dàng trong việc định dạng. Trong Excel 2003, bạn đánh
dấu các ô và chọn Data | Lists | Create List từ menu. Trong Excel 2007, kích Table trên ribbon Insert.
8/ Lấy dữ liệu từ Web.
Bạn gặp một bảng thống kê các dữ liệu trên một trang Web nào đó; và muốn kéo chúng vào
Excel! Kích From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, chọn Data | Import External Data |
New Web Query từ menu). Copy/paste địa chỉ trang web từ trình duyệt web của bạn vào hộp
thoại New Web Query. Một biểu tượng hình mũi tên sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi bảng mà Excel
có thể import; kích một hoặc một số trong số đó, sau đó kích nút Import. Ngay lập tức dữ liệu sẽ
nằm trong bản tính của bạn. Nó có trạng thái bán trực tuyến – hãy kích nút Refresh Data trong
thanh công cụ nổi (2003) hoặc nút Refresh All trong ribbon Data (2007) để cập nhật trang bảng
tính của bạn với những dữ liệu mới nhất.