Sharepoint strategi

1. Smart samhandling
Tommy Andre Otnes
taot@fredrikstad.kommune.no
Prosjektleder, Fredrikstad kommune
Sak og portal 21.april

2. Innhold
2
• Samhandling og utfordringer
• Samhandlingsplattform i Fredrikstad kommune
• «Silo busting»
• Planlagt utvikling

3. «Samhandling er ikke et mål, men et
virkemiddel for å oppnå mål»
«Samhandling skjer mellom, og på tvers av,
ulike nivåer, organisasjoner, spesialiteter og
profesjoner»
3
Samhandling

4. • SharePoint inngår i følgende strategier:
• Kommunikasjonsstrategi (CMS o.l.)
• IT-strategi
• Dokumentstrategi i Fredrikstad kommune
(under utarbeidelse)
•Strategi for «Ekstern samhandling»
4
Strategi- samhandling og
dokumenthåndtering

5. 5

6. 6
Masterdata

7. 7

8. •Finne informasjon og kompetanse
• Hvor skal man lete?
• Finne kompetanse i organisasjonen?
• Velge riktig informasjon
• Har man riktig versjon av dokumentet?
• Riktig skjema?
• Riktig kollega/kontaktperson
• Kontakte
•Hvordan etablere kontakt
8
Samhandlings utfordringer

9. • Tilknytte seg
• Etablere relasjoner i organisasjonen
• Samarbeide
• Hvordan samarbeide?
• Effektivt samarbeid (F.eks. færre møter)
• Samarbeid med andre organisasjoner
• Dele
• Delingskultur i organisasjonen?
• Riktig verktøy for å dele ?
9

10. Utfordring Tiltak
Finne informasjon og
kompetanse
• Enterprise Søk (Intellisearch)
• Dokument strategi
• Strukturere informasjon
(Eksempel: Dokumentrom SharePoint)
Velge riktig informasjon • Versjonskontroll
• Eier informasjon
• Metadata
Kontakte • Ansatt søk (Minside og søkemotor)
• SharePoint + Lync
• Organisasjonsopplysninger
Tilknytte seg • Sosiale funksjoner i SharePoint ?
Samarbeide • Dele dokumenter via samhandlingsrom
(Arbeide på tvers av «siloer»)
Dele • Delingskultur
• Gjør informasjon tilgjengelig
(Ikke fellesområder)10

11. 11

12. «SILO BUSTING»
With
SharePoint 2013
Interaktor
Microsoft Lync
1
2

13. Organisasjonssiloer
Personal/HR
IT
Kommunikasjon
KommuneovergripendeLYNCOutlook ShareIT
F: F: F:
I:
H:
H: H:H:

14. • Lansert i 2012
• Basert på SharePoint 2010
• Brukerstyrt
• Inneholder ca.260 arbeidsrom
14
ShareIT

15. 1
5
Samhandlingsrom - ShareIT
DEMO

16. • Kunnskapsdeling og effektivisering
• Innovasjon (møte fremtiden)
• Effektiv internkommunikasjon
• Bedre dokumentkvalitet (versjonshåndtering)
16
Hva ønsker vi å oppnå?

17. 1
7
Samhandling på tvers av
Organisasjonssiloer

18. Samhandlingsrom:
Rammeavtale x
Samhandlingsrom:
IT-avdelingen
Prosjektrom:
Klient strategi 2015

19. Min arbeidsflate (Wireframe)
19
Arbeidsrom jeg følger
Aktive prosjekter
IT-avdelingen
Rammeavtale X
Klient strategi 2015
Nytt arbeidsrom
Nytt prosjekt
Søkewebpart
«Arbeidsrom»
og «Prosjekter»
jeg følger
«Wizard» for opprettelse
av rom

20. •Samhandlingsrom -Interaktor
Etablere samhandlingsrom og avvikle ShareIT
•Prosjektrom
Etablere en løsning for prosjekter i Fredrikstad
kommune som dekker interne og eksterne
behov for samhandling.
ePhorte for SharePoint
-Interaktor, arbeidsflate, arkiv
20
Planlagt utvikling

21. ePhorte for SharePoint + Interaktor
21

22. 2
2
Spørsmål ?

23. 2
3
Takk!
Tommy André Otnes
taot@fredrikstad.kommune.no
@tommyotnes