Recomendados
Más contenido relacionado
Similar a 9789740331841
Similar a 9789740331841 (20)
Más de CUPress
9789740331841
- 1. องคการและการจัดการองคการ ๑.๑ บทนํา การติดตอกับหนวยงาน เชน สถาบันการเงิน บริษัทจําหนายสินคา ในประเทศ โรงพยาบาล หรือการสํารองที่นั่งในเที่ยวบินตาง ๆ กับสาย การบิน ทําใหเราเห็นอยางหนึ่งวาหนวยงานเหลานี้ดําเนินงานอยางเปน ระบบและจัดเปนองคการประเภทหนึง ในการบริหารงานขององคการให ่ ราบรื่ น จํ า เป น ต อ งอาศั ย การจั ด การภายในและการสื่ อ สารกั บ กลุ ม เปาหมายภายนอกองคการ ในบทนี้ขอกลาวถึงความหมายขององคการ ลักษณะขององคการ ประเภทขององคการ และการจัดการองคการซึ่ง เปนเรื่องของภายในองคการ ๑.๒ ความหมายขององคการ ในศตวรรษที่ ๑๙ กอนจะมีการปฏิวัติอุตสาหกรรม (Industrial revolution) สินคาสวนใหญผลิตโดยกลุมบุคคลขนาดเล็กหรือเปน ผลผลิตจากรายบุคคล ครอบครัว กระบวนการผลิตสินคาอาศัยแรงงาน ที่มีฝมือและผลิตสินคาตั้งแตเริ่มตนจนจบ การผลิตหรือดําเนินกิจการ ลักษณะนี้สะทอนใหเห็นรูปแบบขององคการซึ่งตางจากองคการที่เปน
- 2. แหลงผลิตสินคาในปจจุบันมาก (Miller, 2009: 18) กลาวอีกนัยหนึ่ง ก็ คื อ การผลิ ต ในอดี ต เกี่ ย วข อ งกั บ ความเป น องค ก ารน อ ยหรื อ เป น กระบวนการผลิตซึ่งใชความรูดานองคการนอย เมื่อการผลิตเปลี่ ยนจากเพื่อยังชีพไปสู การค าทํ าให ต องอาศั ย เทคโนโลยี สงผลตอขนาดขององคการการผลิต องคการตองปรับเปลี่ยน และเกิดองคการที่มีความพรอมตอการผลิต องค ก ารที่ มี ค วามสมบู ร ณ พ ร อ มควรมี ลั ก ษณะอย า งไร ใน สวนนี้ขอกลาวถึงความหมายขององคการ ธงชัย สันติวงษ (๒๕๔๑ : ๑) กลาววาองคการคือหนวยทางสังคมที่รูจักกันและมีการประสานเขาดวย กั น เป น อั น หนึ่ ง อั น เดี ย ว พร อ มกั บ การมี ข อบเขตซึ่ ง สามารถแยกชั ด เปนเอกเทศได โดยในเวลาเดียวกันก็จะมีหนาที่หรือประกอบกิจกรรม อยางใดอยางหนึ่ง ซึ่งเปนงานที่ทําอยางตอเนื่องโดยมีจุดมุงหมายเพื่อ ใหบรรลุเปาหมายหรือชุดของเปาหมายรวมกัน นักวิชาการตางประเทศ เชน Papa, Daniels and Spiker (2008: 1-2) กลาววา องคการคือรูปแบบของความพยายามของมนุษยที่มี ความละเอียดและซับซอน องคการไมไดทําหนาที่เพียงกลไกซึ่งทําให การกระทําหรือการปฏิบัติชัดเจนและเกิดความรวมมือประสานงานกัน เทานั้น แตยังเปนพื้นที่ที่ทําใหเกิดความขัดแยงและสับสนดวย ๑.๓ ลักษณะขององคการ หนวยงานหรือสถานที่ใดจะจัดเปนองคการไดควรมีองคประกอบ หลายอยาง เสนาะ ติเยาว (๒๕๓๘: ๑๗-๑๙) กลาววา องคการประเภท ตาง ๆ ตองมีองคประกอบ ๕ ประการดังนี้ ๒
- 3. ๑.๓.๑ โครงสราง โครงสรางขององคการเปนตัวกําหนดความสัมพันธของบุคคล ในองคการ ทําใหทราบวาพนักงานคนหนึ่งอยูใตบังคับบัญชาของใคร โครงสรางองคการกําหนดหนาที่ของแตละคน ความสัมพันธของคน ในองคการ เมื่อคนในองคการตองมีความสัมพันธกัน องคการจึงตองมี กฎระเบียบเพื่อควบคุมใหความสัมพันธนั้นเกิดขึ้นในทิศทางที่องคการ ตองการ องคการแตละแหงอาจกําหนดความสัมพันธในรูปแบบตางกัน เชน องคการหนึ่งอาจมีความสัมพันธเรียบงาย ในขณะที่องคการขนาดใหญ บางแหงทีมพนักงานจํานวนมากอาจกําหนดโครงสรางองคการในลักษณะ ่ี ซับซอน กลาวโดยสรุป โครงสรางขององคการระบุความสัมพันธซึ่ง ทําให เห็นวาพนักงานในองคการมีหนาที่อะไรและตองปฏิบัติงานเกี่ยวของกับ ใคร ความสําคัญของโครงสรางองคการคือเปนตัวกําหนดใหองคการดําเนิน ไปในทิศทางที่องคการตองการ ๑.๓.๒ วัตถุประสงค องคการตองกําหนดวัตถุประสงคไวอยางชัดเจน พนักงานใน องคการจําเปนตองรูวาหนวยงานที่ตนสังกัดมีวัตถุประสงคอยางไร เพื่อ จะไดทราบวาเขาควรปฏิบตงานอยางไรจนมีสวนผลักดันใหองคการบรรลุ ัิ ตามวั ต ถุ ป ระสงค ที่ ตั้ ง ไว เช น องค ก ารมี วั ต ถุ ป ระสงค เ พื่ อ เป น ผู นํ า การสงออกสินคาเครื่องนุงหมหรือการผลิตนวัตกรรมการสื่อสาร ๑.๓.๓ การแบงงานและหนาที่ องคการตองมีการแบงงานเพื่อใหหนวยตาง ๆ ขององคการปฏิบัติ งานกันอยางสมดุล ไมใหหนวยใดหนวยหนึ่งปฏิบัติงานมากเกินไปหรือ ๓
- 4. นอยเกินไป การแบงงานและหนาที่มี ๒ อยาง คือ การแบงงานใน แนวดิ่งและการแบงงานในแนวนอน การแบงงานในแนวดิ่ง เปนการแบงงานใหเห็นถึงระดับสายงาน การบังคับบัญชา ทําใหทราบวาใครตองทํางานอะไร ใครรับผิดชอบงานใด และใครตองปฏิบัติงานดวยการขึ้นตรงตอใครหรือรับคําสั่งจากใคร การแบ ง งานในแนวนอน เป น การแบ ง งานตามความถนั ด ของแตละคน การแบงงานลักษณะนี้ทําใหแตละคนมีหนาที่นอยแต ปริมาณงานมาก เชน พนักงานในโรงงานอุตสาหกรรมบางคนมีความถนัด ในการออกแบบเสื้อ พนักงานคนนั้นก็จะออกแบบเสื้ออยางเดียว ไม ทําหนาที่อื่นแตตองออกแบบเสื้อหลายอยางและทํางานใหกับลูกคา หลายคน ๑.๓.๔ ความเปนพลวัต คําวาพลวัตมีความหมายวา การเปลียนแปลง ประเด็นนีหมายความ ่ ้ วาองคการมีการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงขององคการมีสาเหตุดังนี้ การขยายกิจการหรือการเติบโต หมายความวา ขอบเขตหนาทีของ ่ องคการขยายหรือองคการเติบโต เมือองคการเติบโต ทุกอยางในองคการ ่ และภารกิจขององคการตองขยายตัว บางองคการมีรายไดและกําไรมาก จนตองขยายกิจการเติบโตขึ้นเปนเงาตามตัว เชน บริษัทซึ่งเคยผลิตแต อาหารประเภทนมเนย ปจจุบนอาจขยายกิจการดวยการเปดโรงเรียนสอน ั ทําขนมอบ เชน ขนมปง ขนมเคก และขนมไทยอื่น ๆ กิจการถดถอย หมายถึง องคการหดตัวลงหรือกิจการไมเจริญเพราะ ขาดทุน เชน สายการบินบางแหงตองปดตัวลงเนื่องจากราคานํ้ามัน เชื้อเพลิงสูง มีผูโดยสารสนใจใชบริการนอย และในขณะเดียวกันองคการ ๔
- 5. มีพนักงานจํานวนมากจึงทําใหรายไดนอยกวารายจาย สายการบินนี้ จึงตองเลิกใหบริการและปดกิจการ การปรับตัว หมายถึง การทําใหองคการกาวทันกับสภาวการณ ปจจุบันหรือโลกภายนอก เชน การปรับเปลี่ยนเรื่องการใชเทคโนโลยี การนํานวัตกรรม (innovation) มาใชในองคการ ผูบริหารตองจัดอบรม พนักงานเพื่อเตรียมพรอมพนักงานใหเขาใจการเปลี่ยนแปลงของระบบ สาเหตุ สํ า คั ญ ที่ ทํ า ให อ งค ก ารป จ จุ บั น ต อ งเปลี่ ย นแปลงคื อ ความก า วหน า ด า นเทคโนโลยี การเปลี่ ย นแปลงทางเศรษฐกิ จ หรื อ การเมือง ๑.๓.๕ ขอมูล ในองคการตองมีขอมูลและใชประโยชนจากขอมูล เชน พนักงานใน ฝายตาง ๆ ขององคการตองแลกเปลี่ยนขอมูลเพื่อใหการดําเนินงาน เกิดขึนอยางราบรืน เชน ฝายการตลาดตองใหขอมูลกับฝายประชาสัมพันธ ้ ่ เพื่อนําไปเขียนลงในขาวแจกใหแกสื่อมวลชนที่รวมงานแถลงขาวและ เผยแพรตอไป นอกจากนี้องคการยังตองอาศัยขอมูลจากภายนอกดวย เช น บริษัทสงออกสินคาไปยังประเทศในแถบยุโรปควรทราบขอมูลเกี่ยวกับ การสงออกไมวาจะเปนกฎระเบียบเกียวกับคุณภาพสินคา วิธการสงสินคา ่ ี และวิธีการชําระเงิน องคการจึงตองขอขอมูลจากหนวยงานภายนอก เชน กระทรวงพาณิชยหรือกระทรวงอุตสาหกรรม ๑.๔ ประเภทขององคการ ในการแบงประเภทขององคการ เราสามารถใชเกณฑไดหลายอยาง ในสาขาสังคมวิทยาแบงองคการออกเปน ๓ อยาง แตในหนังสือเลมนี้ ๕
- 6. ยึดเกณฑการแบงตามแนวคิดของเลวิส (Lewis, 1980: 4-6) ซึ่งแบง องคการออกเปน ๒ ประเภทหลัก คือ องคการทางการและองคการไมเปน ทางการ ๑.๔.๑ องคการทางการ องคการทางการ (formal organization) หรือที่บางคนเรียกวา องคการรูปนัย มีใหเห็นอยูหลายแหงในประเทศไทย เปนองคการซึ่งมี โครงสรางองคการ มีระบบการบริหารและสายงานบังคับบัญชาชัดเจน เปนตนวาในองคการเอกชน มีผูอํานวยการเปนผูบริหารสูงสุด รองลงมา เปนผูชวยผูอํานวยการ ผูจัดการฝายตาง ๆ เชน ฝายการตลาด ฝายลูกคา สัมพันธ ฝายตางประเทศ ฝายบัญชีและการเงิน และฝายทรัพยากรบุคคล ดังปรากฏตามภาพที่ ๑.๑ ผูอํานวยการ ผูชวยผูอานวยการ ํ ฝายการตลาด ฝายลูกคาสัมพันธ ฝายตางประเทศ ฝายบัญชีและ การเงิน ภาพที่ ๑.๑ โครงสรางองคการทางการ ๖ ฝายทรัพยากร บุคคล
- 7. เลวิส (Lewis, 1980: 4) ยืนยันวา ผูจดการ (manager) ขององคการ ั ชอบองคการทางการมาก เพราะสามารถควบคุมไดเนื่องจากมีระบบการ บริหารและการบังคับบัญชารองรับ การประพฤติตนหรือปฏิบตงานไมเปน ัิ ไปตามความคาดหวังขององคการยอมไดรับการตําหนิหรือโทษ การใหคณและใหโทษแกพนักงานในองคการทางการนีถอวาเปนสิง ุ ้ื ่ สําคัญ พนักงานสวนใหญซึ่งปฏิบัติงานในองคการประเภทนี้ทราบกันดี เชน พนักงานฝายการตลาดจะไดรบเงินพิเศษเมือเขาขายสินคาใหองคการ ั ่ ไดตามเปาหมายหรือสามารถเพิ่มจํานวนลูกคาของบัตรเครดิตไดตาม เงื่อนไขขององคการ ๑.๔.๒ องคการไมเปนทางการ องค ก ารไม เ ป น ทางการ (informal organization) มั ก เป น ส ว นหนึ่ ง ขององค ก ารที่ เ ป น ทางการ ตั ว อย า ง พนั ก งานในโรงงาน อุตสาหกรรม ซึ่งเปนองคการทางการอาจไมไดปฏิบัติงานและสื่อสารกัน ตามสายงานการบังคับบัญชาเทานั้น แตยังสื่อสารกันในกลุมและรวม กลุมกันเพื่อดําเนินกิจกรรมบางอยางรวมกัน เชน ซื้ออาหาร ทํากับขาว ไปตลาด เลนกีฬา นัดไปชมภาพยนตรในวันหยุดหรือคุยเรื่องของละคร โทรทัศนซงชมรวมกันในคืนทีผานมา การรวมกลุมเชนนีทาใหเกิดองคการ ึ่ ่ ้ ํ ไมเปนทางการ การดําเนินกิจกรรมตาง ๆ รวมกันทําใหกลุมมีลกษณะเปนองคการ ั ขนาดเล็กและมีโครงสรางไมเปนทางการ บางคนเรียกองคการลักษณะนี้ วา องคการอรูปนัย พยอม วงศสารศรี (๒๕๓๘ : ๑๗-๑๘) กลาววา องคการประเภทนี้ อาจเรียกวาองคการไรรูปแบบ เพราะไมมีโครงสราง ไมมีการกําหนดกฎ ระเบียบ กฎเกณฑหรือขอบังคับอยางเปนเรืองเปนราว ปราศจากการแบง ่ ๗
- 8. หนาที่การทํางานอยางชัดเจน ไมมีสายงานการสั่งการหรือบังคับบัญชา คนที่มารวมกันในองคการไรรูปแบบนี้มาดวยความสนใจ สมัครใจและมุง หวังผลประโยชนบางอยาง บางครั้งหลายคนมารวมเพราะเกิดจากความ พอใจ ความศรัทธาตอสมาชิกในกลุม เชน ผูนํา ผูมีความคิดเห็นนาสนใจ องคการประเภทนี้ไมมีหลักการ อาจมีขั้นตอนการทํางานแตไมเขมงวด องคการประเภทนี้ใหความสําคัญเรื่องของความสัมพันธ ๑.๕ การจัดการองคการ องคการจะดําเนินกิจกรรมตาง ๆ ไดดวยการจัดการ การจัดการ หมายถึง การทําใหเรื่องใดเรื่องหนึ่งสําเร็จตามที่คาดหวังหรือการปฏิบัติ หรือกระทําตอกิจกรรม บุคคล เหตุการณ สถานที่หรือสิ่งของเพื่อให สิ่งเหลานี้เกิดผลตามที่วางแผนไว เมื่อพิจารณาคําวาการจัดการแลว การจัดการองคการจึงหมายถึง การทําใหบุคคลซึ่งอยูในที่ทํางานปฏิบัติงานตามหนาที่ของตน และ ประสานงานกันเพื่อใหองคการบรรลุวัตถุประสงค การจัดการองคการ เกิดขึ้นเพราะการกําหนดหนาที่ตาง ๆ ภายในองคการตามโครงสราง การจัดการ การจัดคนเขาทํางาน การสั่งการและการควบคุม ๑.๕.๑ โครงสรางขององคการ สมยศ นาวีการ (๒๕๔๔ : ๘) กลาววา “โครงสรางแสดงให เห็นถึงความสัมพันธอยางมีเหตุผลระหวางหนาที่ตาง ๆ ในองคการ” เราจะทราบโครงสร า งขององค ก ารจากผั ง แสดงโครงสร า งองค ก าร (organisation chart) โครงสรางขององคการทําใหสมาชิกในองคการและกลุมตาง ๆ นอกองคการทราบสายงานการบังคับบัญชา การสื่อสารในองคการ และนอกองคการเปนตนวามีฝายใดในองคการที่ติดตอกับหนวยงาน ๘
- 9. ภายนอก เชน ฝายตางประเทศตองติดตอกับหนวยงานอืนในตางประเทศ ่ หรือฝายประชาสัมพันธตองสรางความสัมพันธกับสื่อมวลชน โครงสรางองคการมีหนาที่สําคัญคือเปนแนวทางใหคนในองคการ ปฏิบัติงานดังที่ผูเขียนกลาวไวในเรื่องลักษณะขององคการ ๑.๕.๒ การจัดการ องคการจะประสบความสําเร็จไดจําเปนตองอาศัยกระบวนการ จัดการที่ดี เชน การวางแผนและตัดสินใจดวยการกลั่นกรองจากฝาย ตาง ๆ ทีเกียวของ การกลันกรองทําใหเรืองตาง ๆ ผานการพิจารณาอยาง ่ ่ ่ ่ รอบคอบ มีการคํานึงถึงผลกระทบ ผลไดและผลเสียที่จะเกิดขึ้น การจั ด การเป น เทคนิ ค ที่ พั ฒ นาคนในองค ก ารให มี จิ ต สํ า นึ ก รวมกันในการปฏิบัติงานและเกิดความรูสึกที่ดีตอองคการ องคการควร สรางขวัญและกําลังใจใหแกพนักงานเพื่อใหเขารูสึกวามีความมั่นคง เมื่อรูสึกเชนนี้ เขาก็จะมีความตั้งใจและมีความตองการชวยเหลือองคการ องคการตองอาศัยการจัดการเพื่อกําหนดขอบเขตการทํางาน เชน ทําใหแตละคนรูวาเขามีภารกิจอะไร สิ่งใดเปนงานของเขาและสิ่งใดมิได อยูในความดูแลของเขา ขจัดการทํางานซํ้าซอนทําใหงานดําเนินไปอยาง รวดเร็ว ๑.๕.๓ การจัดคนเขาทํางาน องคการตองวิเคราะหงานเพื่อจะไดสรรหาบุคลากรไดตรงกับ ลักษณะงาน สรรหาคนเพื่อเขาทํางานโดยพิจารณาจากคุณวุฒิ ความรูวา ตรงกับงานหรือไม นอกจากนี้ยังพิจารณาจากบุคลิกภาพ ความสนใจ ความตั้งใจในการทํางาน และความเหมาะสมกับคาตอบแทนที่องคการ กําหนดไว ๙
- 10. หลั ง จากที่ อ งค ก ารคั ด เลื อ กบุ ค ลากรแล ว ก็ จ ะปฐมนิ เ ทศให พนักงานเขาใจในองคการ เชน โครงสรางองคการ กฎระเบียบและขอหาม ตาง ๆ ที่องคการกําหนดขึ้น ที่กลาวมาคือขั้นตอนอยางคราวของการจัดหาคนเขาทํางาน ซึ่งมี ความสําคัญเพราะคนเหลานีมผลตอการเติบโตขององคการ หากองคการ ้ี รับพนักงานที่ไมเหมาะสมกับองคการ เชน พนักงานมีความรูไมตรงกับ ลักษณะงาน ก็จะทําใหการทํางานไมราบรื่น มีความผิดพลาด พนักงาน เกิดความเบื่อหนาย ไมอยากทํางาน ขาดขวัญและกําลังใจในการทํางาน องคการก็ไดรบผลกระทบ เชน ตองใชงบประมาณในการอบรมใหพนักงาน ั ที่รับเขามาสามารถทํางานไดคุมกับคาตอบแทน ทําใหองคการเสียเงิน และเวลา นอกจากนี้องคการยังไมสามารถเลิกจางพนักงานที่มีคุณสมบัติ ไมตรงไดอยางงายดาย เพราะการเลิกจางเกี่ยวของกับการจายคาชดเชย และอาจเกิดการฟองรอง มีผลทางกฎหมาย ๑.๕.๔ การสั่งการและการควบคุม เมื่อองคการเปนสถานที่ที่มีคนหลายประเภท มีระดับการศึกษา ความรูและความคิดตางกัน องคการจึงตองมีการจัดการดวยการสั่งการ และการควบคุม การสั่งการเปนการใชอํานาจตามที่องคการกําหนด การสั่งการมัก เกิดขึ้นจากผูมีประสบการณและมีอํานาจมากไปยังผูใตบังคับบัญชา ที่มีความรูหรือประสบการณนอยกวา การควบคุ ม เป น กลไกในการจั ด การองค ก าร กล า วคื อ เป น การวัดและการแกไขการปฏิบัติงานของคนในองคการ หากองคการ ขาดการควบคุมจะเกิดอะไรขึ้น พนักงานบางคนอาจจะเขาทํางานสาย ดังนั้น การควบคุมจึงเปนตัวกําหนดและวัดความตรงตอเวลาและระยะ เวลาการทํางานของพนักงานวาครบตามที่องคการกําหนดหรือไม ๑๐