Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold

MỤC LỤC
Chƣơng 01 ..................................................................................................................................... 10
Giới Thiệu ...................................................................................................................................... 10
I. Khái niệm phần mềm và phần mềm quản lý ................................................................... 11
II. Vì sao cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực?........................................................ 12
III. Khái niệm 03 lớp của phần mềm quản lý Nhân sự trực tuyến eTimeGold................. 12
IV. Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold ..................................................... 13
V. Một số thao tác thƣờng dùng khi sử dụng eTimeGold .................................................. 18
VI. Điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold ......................................................................... 25
VII. Tổng Quan về eTimeGold ............................................................................................ 26
VIII. Mô hình điện toán đám mây & Bảo mật dữ liệu ....................................................... 30
Chƣơng 2 ....................................................................................................................................... 31
Đăng Nhập & Cấp Quyền ............................................................................................................. 31
A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................... 32
I. Đăng ký mới Tài Khoản (Account) .................................................................................. 32
II. Các hình thức Đăng Nhập ............................................................................................... 35
III. Khởi tạo Ngƣời Dùng (User) ......................................................................................... 40
IV. Tùy chỉnh Nhóm & Danh sách chức năng .................................................................... 45
V. Cách thay đổi mật khẩu đăng nhập ................................................................................. 52
B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO ........................................................................... 55
I. Phân cấp user ..................................................................................................................... 55
II. Phân quyền Quản Lý........................................................................................................ 58
III. Quyền Dữ Liệu ............................................................................................................... 62
IV. Quyền Quản lý chức năng.............................................................................................. 67
Chƣơng 3 ....................................................................................................................................... 70
Khởi Tạo Quản Lý ........................................................................................................................ 70
A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................... 71
I. Khởi tạo phòng ban (bộ phận) trong công ty ................................................................... 71
II. Chỉnh sửa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo................................................................... 73
III. Xóa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo ........................................................................... 74
IV. Đăng ký chuyển phòng ban (bộ phận) và hiệu lực ....................................................... 75
V. Khởi tạo chức vụ trong công ty ...................................................................................... 80
VI. Chỉnh sửa chức vụ đã khởi tạo ...................................................................................... 82
VII. Xóa chức vụ đã khởi tạo ............................................................................................... 83
VIII. Đăng ký chuyển chức vụ và hiệu lực ......................................................................... 84
IX. Khởi tạo chức danh trong công ty ................................................................................. 89
X. Chỉnh sửa chức danh đã khởi tạo .................................................................................... 91
XI. Xóa chức danh đã khởi tạo ............................................................................................ 92
XII. Đăng ký chuyển chức danh và hiệu lực ....................................................................... 93
B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO ........................................................................... 97
I. Thiết Lập Cơ Cấu Tổ Chức .............................................................................................. 97

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1


II. Quản lý mã văn bản tự động ......................................................................................... 100
III. Khởi tạo quy định phiếu Chuyển phòng ban, Chuyển chức vụ, Chuyển chức danh.104
IV.Khởi tạo thuộc tính mở rộng ......................................................................................... 107
V. Ngày Xem Hồ Sơ ........................................................................................................... 109
VI. Quy trình chứng từ chuyển phòng ban, chức vụ, chức danh. .................................... 110
Chƣơng 4 ..................................................................................................................................... 123
Profile Nhân Viên........................................................................................................................ 123
A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................. 124
I. Khai Báo Mới Một Hồ Sơ Nhân Viên ........................................................................... 124
II. Bổ Sung Thông Tin Công Ty ........................................................................................ 127
III. Khai Báo Thông Tin Cá Nhân ..................................................................................... 130
IV. Thông Tin Gia Đình ..................................................................................................... 137
V. Kinh Nghiệm Làm Việc ................................................................................................ 142
VI. Trình Độ Học Vấn ........................................................................................................ 146
VII. Kỹ Năng Của Nhân Viên ............................................................................................ 150
VIII. Chỉnh Sửa Thông Tin Hồ Sơ Nhân Viên ................................................................. 154
B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO ......................................................................... 156
I. Thiết Lập Quyền Login User .......................................................................................... 156
II. Ngày Xem Hồ Sơ ........................................................................................................... 158
Chƣơng 5 ..................................................................................................................................... 159
Nhóm Nhân Sự ............................................................................................................................ 159
I. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực toàn nhân viên ............................................................ 160
II. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo nhân viên ........................................................... 162
III. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo điều kiện .......................................................... 165
IV. Chỉnh sửa và hủy bỏ một nhóm nhân sự cố định ....................................................... 169
V. Chuyển nhóm nhân sự ................................................................................................... 172
VI. Nhóm biến động nhân sự ............................................................................................. 177
VII. Chỉnh sửa và hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự ................................................ 181
VIII. Chuyển nhóm biến động nhân sự ............................................................................. 184
I. Khởi tạo chuyển nhóm nhân sự ...................................................................................... 190
II. Ngày xem hồ sơ nhóm biến động ................................................................................. 197
III. Quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân sự .................................................................. 198
IV. Quản lý và xem lịch sử thay đổi chứng từ nhóm biến động nhân sự. ....................... 206
Chƣơng 6 ..................................................................................................................................... 212
Giờ làm việc và giờ nghỉ ........................................................................................................... 212
I. Định nghĩa ca kíp làm việc ............................................................................................. 213
II. Chỉnh sửa thông tin ca làm việc đã khởi tạo ................................................................ 217
III. Xóa thông tin ca làm việc đã khởi tạo ......................................................................... 218
IV. Định nghĩa ca kíp làm việc với giờ cơm giữa ca không tính vào thời gian làm việc219


V. Nhập liệu đổi ca làm việc và hiệu lực .......................................................................... 221
VI. Khai báo danh sách ngày nghỉ lễ ................................................................................. 225
VII. Phụ cấp thời gian ......................................................................................................... 228
VIII. Điều kiện phân loại thời gian phụ cấp thời gian ...................................................... 233
I. Đối tƣợng hiệu lực theo ngày nghỉ lễ ............................................................................. 234
II. Đối tƣợng hiệu lực loại phụ cấp thời gian .................................................................... 239
III. Quản trị điều kiện phân loại phụ cấp thời gian ........................................................... 242
IV. Đặc điểm phân loại phụ cấp thời gian ở mốc 0h ........................................................ 245
V. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại phụ cấp thời gian ............................................................ 247
VI. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu phụ cấp thời gian .......................................................... 248
VII. Tự động làm tròn phụ cấp thời gian theo quy tắc riêng của công ty. ...................... 249
VIII. Quy trình chứng từ Đổi ca & Hiệu lực ..................................................................... 251
IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Đổi ca..................................................................... 257
Chƣơng 7 ..................................................................................................................................... 261
Nghỉ Phép .................................................................................................................................... 261
I. Khởi Tạo Loại Nghỉ Vắng .............................................................................................. 262
II. Chỉnh sửa thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo ........................................................... 263
III. Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo............................................................... 263
IV. Đăng ký nghỉ vắng dài hạn .......................................................................................... 265
V. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo ..................................................... 267
VI. Xóa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo .............................................................. 268
VII. Đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian ......................................................................... 269
VIII. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo ................................. 271
IX. Xóa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo .............................................. 272
I. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ nghỉ vắng dài hạn và nghỉ
vắng khoảng thời gian ........................................................................................................ 273
II. Quy trình chứng từ nghỉ vắng dài hạn .......................................................................... 276
III. Quy trình chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian ......................................................... 280
IV. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Nghỉ vắng dài hạn ................................................. 284
V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ vắng khoảng thời gian ............................................ 290
Chƣơng 8 ..................................................................................................................................... 296
Tăng Ca ........................................................................................................................................ 296
I. Khởi tạo tăng ca ............................................................................................................... 297
II. Chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo ................................................................ 299
III. Hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo ................................................................... 300
IV. Điều kiện phân loại thời gian tăng ca .......................................................................... 302
V. Tăng ca tự động trƣớc giờ vào & Hiệu lực .................................................................. 303
VI. Tăng ca tự động sau giờ ra & Hiệu lực ....................................................................... 305



VII. Đăng ký tăng ca & Hiệu lực ....................................................................................... 307
VIII. Chỉnh sửa thông tin tăng ca đã đăng ký ................................................................... 309
IX. Hủy bỏ phiếu đăng ký tăng ca đã nhập liệu ................................................................ 310
X. Chỉ định loại tăng ca khi đăng ký phiếu tăng ca .......................................................... 311
XI. Đăng ký tăng ca qua ngày ............................................................................................ 312
I. Đối tƣợng hiệu lực loại tăng ca ...................................................................................... 314
II. Quản trị điều kiện phân loại tăng ca ............................................................................. 319
III. Đặc điểm phân loại tăng ca ở mốc 0h ......................................................................... 321
IV. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại tăng ca ........................................................................... 323
V. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu tăng ca............................................................................. 324
VI. Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc riêng của công ty. .................................. 325
VII. Khái niệm [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày] .............................................................. 327
VIII. Quy trình chứng từ cho tăng ca & Hiệu lực ............................................................. 328
IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ tăng ca .................................................................... 336
Chƣơng 9 ..................................................................................................................................... 341
Thôi Việc ..................................................................................................................................... 341
I. Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc của hệ thống ................................................................ 342
II. Nhập liệu thôi việc & Hiệu lực ..................................................................................... 343
III. Chỉnh sửa thông tin đơn xin thôi việc đã nhập ........................................................... 345
IV. Hủy bỏ đơn xin thôi việc đã nhập ............................................................................... 346
V. In đơn xin thôi việc ........................................................................................................ 347
I. Mã tự động cho văn bản thôi việc .................................................................................. 349
II. Mẫu đơn xin thôi việc .................................................................................................... 350
III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý thôi việc............................................................ 352
IV. Quy trình chứng từ thôi việc & Hiệu lực .................................................................... 353
V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Thôi Việc ................................................................ 361
Chƣơng 10 ................................................................................................................................... 366
Biểu Mẫu Bảo Hiểm ................................................................................................................... 366
I. Chính sách phúc lợi và công tác quản lý ....................................................................... 367
II. Danh mục khám chữa bệnh theo quy định Bảo hiểm hiện hành ................................. 367
III. Tờ khai 01-TBH: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc ...................... 371
IV. Mẫu 01a-TBH: Danh sách lao động tham gia và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT 375
V. Mẫu 02a-TBH: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN ...................... 379
VI. Mẫu 03a-TBH: Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN383
VII. Mẫu 03b-TBH: Danh sách lao động điều chỉnh hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN ...... 393
VIII. Mẫu C66a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ ốm đau ........... 396
IX. Mẫu C67a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ thai sản ............. 400
X. Mẫu C68a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp DSPHSK sau ốm
đau........................................................................................................................................ 403



XI. Mẫu C69a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp DSPHSK sau thai
sản ........................................................................................................................................ 406
XII. Mẫu C70a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp DSPHSK sau điều
trị thƣơng tật, bệnh tật do TNLĐ-BNN ............................................................................. 408
Chƣơng 11 ................................................................................................................................... 411
Tính công ..................................................................................................................................... 411
Sơ lƣợc khái niệm Tính Công ............................................................................................ 412
I. Hình thức tính công và tự động nhận diện ca làm việc ................................................. 414
II. Upload dữ liệu log giờ chấm công ................................................................................ 419
III. Xem kết quả công ......................................................................................................... 422
IV. Truy xuất dữ liệu công ................................................................................................. 429
V. Định nghĩa tuần làm việc .............................................................................................. 433
VI. Lịch làm việc ................................................................................................................ 436
VII. Nhập liệu phiếu đổi lịch làm việc và hiệu lực ........................................................... 446
VIII. Tính Công & Ca Kíp Chuẩn ..................................................................................... 451
IX. Manual ca kíp ............................................................................................................... 452
X. Advance ca kíp ............................................................................................................... 457
I. Xoay ca tự động trong ca kíp chuẩn ............................................................................... 461
II. Thứ tự ƣu tiên của lịch làm việc (ca kíp bƣớc 3) ......................................................... 463
III. Cài đặt đơn vị hiển thị khi tính công ........................................................................... 464
IV. Cài đặt quy luật làm tròn dữ liệu công ........................................................................ 469
V. Quy trình chứng từ Đổi lịch làm việc & Hiệu lực ....................................................... 473
VI. Quản lý và xem lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc .................................................... 480
Chƣơng 12 ................................................................................................................................... 486
Khoản Khác ................................................................................................................................. 486
Mức độ cần thiết của việc quản lý dữ liệu lƣơng theo khoản khác? ............................... 487
I. Khởi tạo một khoản khác ................................................................................................ 488
II. Chỉnh sửa thông tin khoản khác đã khởi tạo ................................................................ 489
III. Hủy bỏ thông tin khoản khác đã khởi tạo ................................................................... 489
IV. Nhập liệu khoản khác & Hiệu lực ............................................................................... 490
V. Thay đổi cục bộ số liệu khoản khác cho nhân viên chỉ định ...................................... 493
VI. Ý nghĩa giá trị và giá trị tính trong khoản khác .......................................................... 495
VII. Chỉnh sửa nhập liệu khoản khác ................................................................................ 496
VIII. Xóa nhập liệu khoản khác ......................................................................................... 499
I. Đối tƣợng hiệu lực khoản khác ...................................................................................... 501
II. Mã văn bản tự động và khoản khác .............................................................................. 504
III. Mẫu báo cáo số liệu khoản khác .................................................................................. 505
IV. Quy trình chứng từ Khoản khác & Hiệu lực .............................................................. 506



V. Phân tán nhập liệu .......................................................................................................... 511
VI. Xem và quản lý lịch sử chứng từ khoản khác............................................................. 511
Chƣơng 13 ................................................................................................................................... 516
Công Thức Lƣơng ....................................................................................................................... 516
I. Định nghĩa Kỳ lƣơng ....................................................................................................... 518
II. Kỳ lƣơng lùi tháng ......................................................................................................... 520
III. Khởi tạo công thức lƣơng............................................................................................. 522
I. Khái quát thành phần công thức lƣơng ......................................................................... 525
II. Quy ƣớc cài đặt công thức lƣơng trên eTimeGold ...................................................... 526
III. Đặc điểm công thức lƣơng trong 01 cell của eTimeGold .......................................... 526
IV. Ký khóa (từ khóa) trong công thức lƣơng eTimeGold .............................................. 527
V. Thứ tự ƣu tiên toán tử trong công thức lƣơng eTimeGold .......................................... 527
VI. 5 đặc điểm nổi bật khi quản trị công thức lƣơng eTimeGold .................................... 528
VII. Đối tƣợng hiệu lực công thức lƣơng eTimeGold ...................................................... 533
VIII. Tham số trong công thức lƣơng eTimeGold ............................................................ 536
IX. Định nghĩa công thức lƣơng sƣu tập trong eTimeGold ............................................. 537
X. Tính kế thừa của công thức lƣơng eTimeGold ............................................................ 539
XI. Đối tƣợng hiệu lực kỳ lƣơng........................................................................................ 545
Chƣơng 14 ................................................................................................................................... 547
Tính lƣơng ................................................................................................................................... 547
I. Định nghĩa ngạch bậc lƣơng ........................................................................................... 548
II. Khởi tạo hạng mục cơ bản ............................................................................................. 552
III. Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản và hiệu lực ............................................. 559
IV. Tính lƣơng..................................................................................................................... 568
V. Xem kết quả lƣơng ........................................................................................................ 574
I. Mã văn bản tự động và hạng mục cơ bản ...................................................................... 576
II. Biểu mẫu hạng mục cơ bản ........................................................................................... 578
III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý đổi hạng mục cơ bản ....................................... 579
IV. Nhân viên & Các yếu tố biến động trong kỳ tính lƣơng ............................................ 581
V. Cảnh báo lƣơng .............................................................................................................. 584
VI. Quy trình chứng từ Đổi hạng mục cơ bản & Hiệu lực ............................................... 588
Chƣơng 15 ................................................................................................................................... 601
Khen Thƣởng - Kỷ Luật.............................................................................................................. 601
Chính sách và sự nỗ lực của nhân viên? ............................................................................ 602
Lựa chọn chính sách nào: khen thƣởng hay kỷ luật? ....................................................... 602
KHEN THƢỞNG.................................................................................................................... 603
I. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng cá nhân ............................................... 603


II. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng phòng ban ......................................... 605
III. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng tập thể .............................................. 607
IV. Chỉnh sửa thông tin loại khen thƣởng đã khởi tạo ..................................................... 609
V. Hủy bỏ thông tin loại khen thƣởng đã khởi tạo ........................................................... 610
VI. Nhập liệu khen thƣởng & Hiệu lực ............................................................................. 612
KỶ LUẬT ................................................................................................................................ 619
I. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng cá nhân......................................................... 619
II. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng phòng ban................................................... 621
III. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng tập thể ....................................................... 623
IV. Chỉnh sửa thông tin loại kỷ luật đã khởi tạo ............................................................... 625
V. Hủy bỏ thông tin loại kỷ luật đã khởi tạo ..................................................................... 626
VI. Nhập liệu kỷ luật & Hiệu lực ....................................................................................... 628
I. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý khen thƣởng ........................................................ 635
II. Mã văn bản tự động và khen thƣởng ............................................................................ 637
III. Biểu mẫu quyết định khen thƣởng............................................................................... 638
IV. Quản lý khen thƣởng và kỷ luật theo quy trình chứng từ .......................................... 639
V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ khen thƣởng ............................................................ 648
Chƣơng 16 ................................................................................................................................... 654
Hợp Đồng Lao Động ................................................................................................................... 654
I. Định Nghĩa Loại Hợp Đồng Lao Động.......................................................................... 655
II. Chỉnh Sửa Loại Hợp Đồng Lao Động .......................................................................... 658
III. Bỏ Hiệu Lực Loại Hợp Đồng Lao Động..................................................................... 659
IV. Ký Hợp Đồng Lao Động Cho Nhân Viên .................................................................. 661
V. Chỉnh Sửa Hợp Đồng Lao Động .................................................................................. 664
VI. Xóa Hợp Đồng Lao Động ............................................................................................ 665
VII. Theo Dõi Hợp Đồng Lao Động.................................................................................. 666
I. Mã Tự Động..................................................................................................................... 671
II. Ngày xem hồ sơ.............................................................................................................. 672
III. Template hợp đồng lao động ....................................................................................... 674
IV. Thay đổi cách xem biểu đồ .......................................................................................... 677
Chƣơng 17 ................................................................................................................................... 680
Báo Cáo........................................................................................................................................ 680
I. Một số điều khiển khi xem báo cáo................................................................................ 681
II. Xem báo cáo theo dạng mở tab ..................................................................................... 682
III. Xem báo cáo theo dạng mở cửa sổ mới (window) ..................................................... 683
IV. Xem báo cáo đƣợc mở từ shortcut .............................................................................. 684



I. Khái niệm ngày xem hồ sơ khi mở báo cáo................................................................... 685
II. Xem báo cáo theo chi nhánh hoặc theo phòng ban ...................................................... 686
III. Chọn thời gian xem báo cáo ........................................................................................ 687
IV. Chọn đối tƣợng xem báo cáo ....................................................................................... 691
V. Phân quyền báo cáo ....................................................................................................... 692
VI. Download & upload báo cáo ....................................................................................... 695
VII. Tạo warter mark trên báo cáo ..................................................................................... 698
VIII. Sơ lƣợc danh sách báo cáo trên eTimeGold ............................................................ 701
Chƣơng 18 ................................................................................................................................... 706
ĐÁNH GIÁ KPI .......................................................................................................................... 706
I. Lƣu đồ & tiến trình đánh giá .......................................................................................... 707
II. Khởi tạo tiêu chí đánh giá KPIs .................................................................................... 707
III. Tiêu chí đánh giá mặc định do nhà cung cấp khai báo .............................................. 711
IV. Khởi tạo thành phần của tiêu chí kiểu lựa chọn ......................................................... 713
V. Khởi tạo kế hoạch đánh giá ........................................................................................... 717
VI. Khởi tạo danh sách tiêu chí trong kế hoạch đánh giá................................................. 719
VII. Khởi tạo đối tƣợng đánh giá ....................................................................................... 722
VIII. Khởi tạo ngƣời đánh giá ............................................................................................ 725
IX. Khởi tạo tiến trình đánh giá ......................................................................................... 729
X. Thực hiện đánh giá KPIs ............................................................................................... 732
XI. Theo dõi đánh giá KPIs ................................................................................................ 736
I. Khái niệm Ngày xem hồ sơ trong đánh giá KPI............................................................ 739
II. Phân cấp tiến trình đánh giá .......................................................................................... 740
III. Thay đổi tiêu chí đánh giá theo tiến trình đánh giá .................................................... 741
IV. Thay đổi ngƣời đánh giá theo tiến trình đánh giá....................................................... 745
Chƣơng 19 ................................................................................................................................... 747
Tuyển Dụng ................................................................................................................................. 747
I. Khởi tạo hồ sơ ứng viên .................................................................................................. 748
II. Lập kế hoạch tuyển dụng ............................................................................................... 751
III. Kết quả tuyển dụng ....................................................................................................... 756
IV. Hoàn tất tuyển dụng ..................................................................................................... 760
Chƣơng 20 ................................................................................................................................... 763
Đào Tạo........................................................................................................................................ 763
I. Cài Đặt Đào Tạo .............................................................................................................. 764
II. Trung Tâm Đào Tạo ...................................................................................................... 767
III. Khóa Đào Tạo ............................................................................................................... 770
IV. Quản Lý Đào Tạo ......................................................................................................... 777
V. Kết Quả Đào Tạo ........................................................................................................... 781
VI. Lịch Sử Đào Tạo .......................................................................................................... 784
Chƣơng 21 ................................................................................................................................... 785
Quy trình chứng từ ...................................................................................................................... 785


I. Phân cấp user theo cây thƣ mục ..................................................................................... 786
II. Phân bổ quyền dữ liệu cho chứng từ ............................................................................ 789
III. Hƣớng dẫn thực hiện quy trình chứng từ cơ bản ........................................................ 793
I. Khởi tạo chức danh ......................................................................................................... 797
II. Giới hạn quyền quản lý bằng cách theo phòng ban, chức vụ ...................................... 799
III. Bảo mật chứng từ.......................................................................................................... 802
IV. Ủy Quyền Chứng Từ .................................................................................................... 809
V. Quản Lý Chứng Từ ........................................................................................................ 825


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 1 : Giới Thiệu

Chƣơng 01
Giới Thiệu
Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội
dung sau:
 Khái niệm 03 lớp của 01 phần mềm quản lý nhân sự online.

 Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold.

 Tự kiểm tra và nhận biết điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold.

 Thông tin cấu hình máy tính.
 Điều kiện mạng.
 Trình duyệt web.

 Trang Tổng Quan của hệ thống eTimeGold.

 Mô hình điện toán đám mây & bảo mật dữ liệu.



I. Khái niệm phần mềm và phần mềm quản lý
Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh đƣợc viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự
xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó.
Phần mềm mang lại cho con ngƣời sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng
mang tính cạnh tranh nhằm đƣa nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn.
Có thể phân loại phần mềm theo phƣơng thức hoạt động nhƣ là phần mềm hệ thống (Windows, Linux, ...), phần
mềm ứng dụng (office, ...), ...
Ngày nay, các phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực là một trong những vấn đề nổi trội, đƣợc sự quan tâm
không chỉ của ngƣời sử dụng mà còn của các nhà đầu tƣ phát triển sản xuất phần mềm. Đây là một trong những
loại hình phần mềm ứng dụng đang đƣợc lựa chọn để hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết những vấn đề
vƣớng mắc hiện nay về nguồn nhân lực.
Tùy theo khả năng ứng dụng ngƣời ta có thể sử dụng 02 khái niệm “đóng gói” và “theo đơn đặt hàng” để mô tả
việc phân chia phạm vi ứng dụng của phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực.
Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ tin học hóa các quy trình truyền thống, thủ công chứ
không chỉ đơn thuần là công việc lƣu trữ hay xử lý thông tin.
Việc xây dựng một phần mềm quản lý tốt phụ thuộc nhiều vào 02 yếu tố:
Sự am hiểu chuyên môn quản lý của nhà sản xuất phần mềm.
Một công cụ đủ mạnh để ngƣời kỹ thuật có thể tự tin diễn đạt đƣợc ý đồ quản lý trên phần mềm.
Nguồn nhân lực là một vấn đề mang trọng số cao trong việc xây dựng và phát triển công ty. Công tác quản lý
nguồn nhân lực đòi hỏi chuyên môn, kỹ năng cao và tốn không ít chi phí. Vì vậy, phần mềm quản lý nguồn nhân
lực tự bản thân nó đòi hỏi rất nghiêm ngặt về chuyên môn quản lý, hiệu quả sử dụng và khả năng tin học hóa các
quy trình nhân sự trong công tác quản lý.
Nhân sự là vấn đề về con ngƣời và hầu hết quản lý con ngƣời cần sự uyển chuyển, linh động, không theo quy tắc
1+1=2. Nguyên tác quản lý không cứng nhắc, khuôn mẫu, tuy vậy vẫn phải luôn đảm bảo tính chính xác tuyệt
đối khi thực hiện tính toán số liệu liên quan đến việc quản lý con ngƣời.
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng cần phải đạt độ “động”, yếu tố “động” ở đây chúng tôi muốn nói đến đó
là đủ “mở” để nhà quản lý có thể tự định nghĩa, xây dựng các nguyên tắc quản lý của mình và đủ “đóng” để
ngƣời sử dụng có thể kiểm soát kết quả, đảm bảo yếu tố bảo mật số liệu.
Ngoài ra, yếu tố “dẻo” trong phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng không thể thiếu; “dẻo” để diễn tả sự linh
hoạt, thân thiện và độ đẹp của giao diện khi sử dụng. “Dẻo” để đạt đƣợc ý đồ tin học hóa quy trình quản lý trên
phần mềm sao cho giống nhƣ trình tự thực tế quản lý trên giấy tờ.
Cùng với tốc độ phát triển nhanh, rộng của công nghệ trên nền Internet và các thiết bị di động, xu hƣớng phần
mềm quản lý đang chuyển dần sang trực tuyến, phù hợp tiêu chí “bất cứ đâu”, “bất kỳ thời gian nào” đều có thể
sử dụng.



II. Vì sao cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực?
Nhân sự của Bạn có phải là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của Công ty không?
Bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho việc giải quyết các vấn đề về nhân sự nhƣ Tuyển dụng-Đào tạo-Chấm
công-Tiền lƣơng -Bảo hiểm- Đánh giá- Báo cáo- Tổng hợp?
Nếu Bạn đang sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự thì chi phí công ty phải bỏ ra bao gồm phần cứng, phần mềm
và nhân lực để duy trì hoạt động này lớn đến mức nào?
Trả lời cho những băn khoăn nêu trên, Đa Năng cho ra đời sản phẩm phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực
tuyến eTimeGold.
Chúng tôi luôn mong muốn hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề về nhân sự từ đơn giản đến phức tạp nhất để Doanh
nghiệp có nhiều thời gian hơn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình.
Đã đến lúc bạn có thể tạm quên các báo cáo mang tính thủ công, đầy cảm tính với các phần mềm cài đặt rời rạc
trên các máy nội bộ. Hãy đến với website www.phanmemnhansu.dnd.vn cùng với bộ tài liệu này để khám phá và
cảm nhận hiệu quả mà eTimeGold sẽ mang đến.
Luôn luôn cải tiến kỹ thuật, lắng nghe phản hồi từ khách hàng và cân bằng hiệu quả sử dụng là các yếu tố để
eTimeGold phấn đấu đạt đủ các đặc điểm “động” và “dẻo” của một phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực
tuyến cần có nhƣ đã bàn thảo ở trên.

III. Khái niệm 03 lớp của phần mềm quản lý Nhân sự trực
tuyến eTimeGold

03 lớp của phần mềm quản lý nguồn nhân lực eTimeGold bao gồm:
Storage (lƣu trữ): có nhiệm vụ lƣu thông tin nhập liệu của ngƣời dùng vào kho dữ liệu chung.
Calculator (tính toán): thực hiện tính toán để đƣa ra kết quả căn cứ vào tập dữ liệu đã đƣợc input vào hệ
thống (ngƣời dùng nhập liệu, khởi tạo, số liệu từ thiết bị khác (nhƣ máy chấm công), kết quả từ quy trình trƣớc
…) và các tham số tính toán (công thức lƣơng, điều kiện chính sách, …).
Management (quản trị): có nhiệm vụ liên kết các khởi tạo quản lý và thông tin nhập liệu để hệ thống thực
thi theo lƣu đồ quản lý quy định của công ty, thực hiện phân quyền sử dụng và phân cấp quản lý thông tin cũng
nhƣ bảo mật chứng từ theo cấp bậc.



IV. Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold
A
Account: tài khoản ngƣời dùng đăng ký trên website http://phanmemnhansu.dnd.vn/ và đƣợc xác nhận qua
email.

C
Ca kíp: thời gian làm việc trong một ngày theo nội quy công ty.
Ca qua ngày: thời gian làm việc đêm (một ca làm việc bắt đầu từ ngày hiện tại vƣợt qua mốc 0h và kết thúc ca
làm việc vào ngày hôm sau).
Cây thƣ mục: dạng phân cấp để xây dựng chính sách quản lý trên eTimeGold.

Hình minh họa: : Cây thư mục User.

Hình minh họa: : Cây thư mục Chi nhánh/Phòng ban.

Chức danh: khái niệm để hệ thống phân cấp quản lý theo quy trình chứng từ.
Chức vụ: khái niệm để hệ thống quản lý cấp bậc của nhân viên.
Chứng từ và quy trình chứng từ: Chứng từ là các phiếu đăng ký của nhân viên, và quy trình chứng từ là sự
luân chuyển các chứng từ qua các cấp để có đƣợc sự chấp nhận hoặc bác bỏ các phiếu đăng ký.
Công thức lƣơng: Tham số tính toán hỗ trợ ngƣời dùng tính số liệu tiền lƣơng căn cứ vào nội quy chính sách
của công ty.
Công thức lƣơng kế thừa: định nghĩa công thức lƣơng 01 lần trong 01 kỳ lƣơng để sử dụng chung cho các kỳ
tính lƣơng khác mà không cần lặp lại việc khai báo công thức.
Công thức sƣu tập: tham số tính toán hỗ trợ ngƣời dùng thống kê số liệu trong khoảng thời gian của nhiều kỳ
lƣơng theo yêu cầu quản lý. Chẳng hạn nhƣ tính tổng thu nhập của nhân viên trong năm.
Cột (field, trƣờng, ô): khái niệm để hệ thống dùng để quản lý thông tin dữ liệu riêng lẻ trong tập dữ liệu. Ví dụ:
cột [họ và tên] trên lƣới danh sách nhân viên.
Một số ví dụ khác:
Cột [Mã AC]: Chứa dữ liệu mã trên máy chấm công
Cột [Mã Nhân Viên]: chứa dữ liệu mã của nhân viên trên phần mềm



D
Dữ liệu dạng cột: chỉ hiển thị trên màn hình dữ liệu của 01 đối tƣợng khi xem. Biểu tƣợng Record dùng để điều
khiển và chọn thông tin hiển thị trên màn hình.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của thông tin hồ sơ nhân viên có Mã AC=5.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của form khai báo thông tin User.

Dữ liệu dạng lƣới (Lƣới dữ liệu): hiển thị nhiều dòng thông tin của nhiều đối tƣợng trên 01 màn hình khi xem.
Biểu tƣợng trích lọc (filter) thƣờng hiển thị kèm để hỗ trợ ngƣời dùng lọc dữ liệu khi xem.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới hiển thị danh sách nhân viên

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới (có biểu tượng filter) hiển thị danh sách loại tăng ca.



Dữ liệu dạng tab (tab dữ liệu): hệ thống dùng để bố trí hiển thị đồng cấp của nhiều nhóm thông tin. Ngƣời
dùng click chọn tên tab để mở hiển thị thông tin của tab vừa chọn, tab đƣợc chọn sẽ hiển thị tên tab in đậm.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng tab hiển thị thông tin hồ sơ nhân viên.

F
Flowfield (trƣờng tham chiếu): dùng để hiển thị thông tin đi kèm tƣơng ứng với thông tin ngƣời dùng đã
lookup chọn. Thông tin này chỉ có mục đích hiển thị, không đƣợc phép chỉnh sửa, xóa.

Hình minh họa: : Thông tin flowfield khi chọn nhân viên theo Mã AC (Họ & tên lót, Tên, Mã nhân viên, …).

K
Kế hoạch hiệu lực: thời gian hiệu lực cho một đăng ký, một khai báo có mốc hiệu lực ở tƣơng lai.
Khoản khác: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý các số liệu phát sinh ở mỗi kỳ lƣơng. Ví dụ: bù lƣơng
tháng trƣớc.
Kỳ lƣơng: khoảng thời gian quy định để tính lƣơng cho nhân viên. Ví dụ: kỳ lƣơng tạm ứng bắt đầu từ ngày 1
đến ngày 15 hàng tháng.
Ký tự đặc biệt: hệ thống quy ƣớc ký tự đặc biệt là các ký tự nhƣ sau / : * ? " < > |. Khi khai báo mã hoặc ký
hiệu trên eTimeGold, ngƣời dùng không sử dụng các ký tự đặc biệt.

L
Log giờ: dữ liệu chấm công của nhân viên lấy từ máy chấm công hoặc từ file import (19/01/2012 6:33:37 AM).
Lookup: khái niệm chỉ định ngƣời dùng nhập dữ liệu bằng cách chọn thông tin từ một danh sách đã khai báo
trƣớc đó.

Hình minh họa: : Lookup chọn nhân viên.



M
Mã AC: mã dùng để giao tiếp giữa hệ thống và thiết bị máy chấm công.
Mã tự động: mã văn bản trong các thủ tục hành chánh. Ví dụ: mã của mẫu đơn xin thôi việc, mã số hợp đồng
lao động. eTimeGold hỗ trợ giao diện để ngƣời dùng khởi tạo mã tăng tự động theo quy định công ty.

Hình minh họa: : Một dạng mã văn bản trên báo cáo.

Mục cơ bản: khái niệm để hệ thống quản lý số liệu phát sinh không theo quy luật và có hiệu lực tính lƣơng từ
thời điểm phát sinh đến lúc có phát sinh mới.

N
Ngạch – bậc lƣơng: khái niệm quản lý hệ thống thang bảng lƣơng theo quy định của công ty.
Nhóm biến động: tập hợp các nhân viên hiệu lực trong nhóm theo kế hoạch thời gian chỉ định.
Nhóm nhân sự: tập hợp các nhân viên do ngƣời dùng chỉ định hoặc có những thuộc tính giống nhau, thuộc tính
này do ngƣời dùng khai báo điều kiện theo thông tin khai báo trong hồ sơ nhân viên. Ví dụ: nhóm nhân viên có
giới tính Nữ.

L
Loại Phép: khái niệm hệ thống dùng để phân loại lý do nghỉ vắng cho nhân viên. Ví dụ: phép năm , phép cƣới,
phép việc riêng.

P
Phòng ban: khái niệm cơ cấu tổ chức trong công ty.
Phụ cấp thời gian: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý khoảng thời gian làm đêm đƣợc tính thêm thời gian
theo quy định của nhà nƣớc hoặc của công ty.

Q
Quyền dữ liệu: khái niệm này hệ thống dùng để quản lý và phân quyền thao tác trên dữ liệu. Ví dụ có toàn
quyền hoặc chỉ có quyền xem dữ liệu trên chức năng.
Quyền quản lý: hệ thống dùng khái niệm này để phân định cách thực thi trên chức năng trong một quy trình
chứng từ. Ví dụ có quyền soạn thảo, quyền xét duyệt trên chứng từ.
Quản lý lịch sử: tham chiếu kết quả các chứng từ đã đƣợc xét duyệt và có quyền hủy bỏ hiệu lực chứng từ.

R
Record: hệ thống dùng khái niệm record để nói đến công cụ chọn dữ liệu trên các giao diện dữ liệu dạng cột.
Hình minh họa:



T
Tăng ca: khoảng thời gian làm thêm giờ đƣợc tính trong phân hệ chấm công của eTimeGold.
Trích lọc trên lƣới dữ liệu: công cụ hỗ trợ ngƣời dùng chọn lựa dòng dữ liệu theo mong muốn.

Hình minh họa: : Lọc dữ liệu trên lưới.

U
Unicode: ký tự tiếng việt hỗ trợ ngƣời dùng nhập dữ liệu có dấu. Ví dụ: “ca đêm”.

User: tài khoản đƣợc ngƣời dùng tạo ra từ tài khoản chính (Account) trong chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]
trên eTimeGold.
Ủy quyền đối tƣợng: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold. Đối tƣợng
đƣợc ủy quyền sẽ thay thế ngƣời ủy quyền vận hành chứng từ theo lƣu trình.
Ủy quyền tự động: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold. Chứng từ tự động
luân chuyển qua cấp đã chỉ định ủy quyền tự động mà không phụ thuộc vào thao tác của cấp này.

X
Xem lịch sử: xem thông tin luân chuyển theo lƣu trình của một chứng từ.



V. Một số thao tác thƣờng dùng khi sử dụng eTimeGold
Cách xem cây thƣ mục
1. Mở giao diện có quy định hiển thị theo dạng cây thƣ mục.
2. Biểu tƣợng mũi tên để nhận biết có thƣ mục con trong thƣ mục cha đang xem.

3. Click chọn mũi tên để hiển thị các thƣ mục con (cấp trực tiếp).

4. Khi phía trƣớc thƣ mục không có biểu tƣợng mũi tên thì đó là cấp con thấp nhất trong cây thƣ mục.

Cách phân cấp cây thƣ mục
Thứ tự phân cấp cây thƣ mục đƣợc tính từ màn hình trái qua phải.



Hai thƣ mục ngang cấp khi vị trí của chúng ngang bằng nhau tính theo thứ tự phân cấp cây thƣ mục.

Cấp con trực tiếp là cấp liền kề dƣới của một thƣ mục.

Một thƣ mục có thể có nhiều thƣ mục con.

Việc phân cấp cây thƣ mục đƣợc thực hiện bằng cách kéo, thả chuột.



Kết quả sau khi kéo thả nhƣ hình bên dƣới.

Cách click chọn ngày tháng khi nhập dữ liệu
Việc click chọn ngày tháng thƣờng thấy khi ngƣời dùng sử dụng chức năng đăng ký, xem hồ sơ, quản lý...
Ví dụ nhƣ “Ngày Xem Hồ Sơ” có trong chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên].

Thực hành chọn ngày 31/12/2010.
Bƣớc 1: Click vào biểu tƣợng để mở ra form chọn ngày tháng năm. Mặc định eTimeGold sẽ hiển thị thời gian
theo ngày hệ thống.

Bƣớc 2: Click chọn vào vùng hiển thị thời gian hiện tại, màn hình hiển thị form cho ngƣời dùng chọn thời gian.



Bƣớc 3: Chọn năm 2010 bằng cách click vào nút [2010].

Bƣớc 4: Chọn tháng 12 bằng cách click nút [Dec]. Click nút [OK] để hoàn tất chọn năm, tháng.

Bƣớc 5: Chọn ngày 31.



GHI CHÚ:
Ngoài ra ngƣời dùng còn có thể sử dụng các nút (>, >>, <, <<) để chọn ngày tháng.

lùi 01 tháng so với thời gian đang hiển thị.

tới 01 tháng so với thời gian đang hiển thị.

lùi 01 năm so với thời gian đang hiển thị.

tới 01 năm so với thời gian đang hiển thị



Cách click chọn thời gian theo giờ
Việc click chọn thời gian theo giờ thƣờng thấy trong các đơn đăng ký tăng ca, nghỉ vắng khoảng thời gian hoặc
ca kíp...
Ví dụ nhƣ trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] để cài đặt một ca, ngƣời dùng bắt buộc phải khai báo thời gian vào
và ra của một ca.

Thực hành chọn giờ vào là 07:30.
Cách 1 : Gõ trực tiếp vào để cài đặt thời gian.

Để con trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên trong ô giờ vào và nhập vào “07:30”.
Cách 2: Lăn chuột chọn thời gian.
Việc lăn chuột chọn thời gian bao gồm 2 lần.
Lần 1: Lăn chuột chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và lăn chuột.

Lần 2: Lăn chuột chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và lăn chuột.

Cách 3: Dùng biểu tƣợng để chọn chọn thời gian.
Click chọn biểu tƣợng để chọn thời gian bao gồm 2 lần.
Lần 1: Click chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và click chuột.

Lần 2: Click chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và click chuột.



Cách click chọn thời gian theo giờ
Record là công cụ hỗ trợ ngƣời dùng chọn dữ liệu trong các form dạng cột.

Thông tin đang hiển thị trên màn hình.

Cách chọn trên chức năng record:

Chọn record liền sau so với record đang hiển thị .

Chọn record liền trƣớc so với record đang hiển thị .

Chọn record đầu tiên của dữ liệu .

Chọn record cuối cùng của dữ liệu .

GHI CHÚ:
Nút Record chỉ có tác dụng khi không bị mờ.



VI. Điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold
Phiên bản trình duyệt web
Tên trình duyệt Ghi chú

Internet Explorer. Phiên bản 7 trở lên.

Mozilla Firefox. Phiên bản 3.6 trở lên.

Google Chrome. Phiên bản 15 trở lên.

Safari. Phiên bản 5 trở lên.

Opera. Phiên bản 11 trở lên.



VII. Tổng Quan về eTimeGold
Đây là giao diện mà ngƣời quản lý có thể xem toàn bộ thông tin trong hệ thống.

Cách mở trang Tổng quan trong eTimeGold
1. Mở trình duyệt web.
2. Gõ địa chỉ truy cập http://www.phanmemnhansu.dnd.vn/
3. Mở chức năng [Tổng Quan].

GHI CHÚ:
Nếu chƣa có chức năng [Tổng Quan] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng
nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



Có 03 phân nhóm thông tin để ngƣời dùng theo dõi trên trang tổng quan
của hệ thống
Nhóm thông tin 1: Hoạt động & thuộc tính nhân viên
Gồm 15 thông tin hoạt động & thuộc tính của nhân viên trong hệ thống
Mỗi thông tin khi chọn lựa để xem đƣợc hệ thống hiển thị theo 2 dạng: biểu đồ phân tích và danh sách chi tiết.



Nhóm thông tin 2: Thông tin biến động nhân sự
Gồm 2 nhóm thông tin cho ngƣời quản lý chọn lựa để bao quát tình hình biến động nhân sự trong hệ thống.
Ngƣời quản lý có 3 lựa chọn thời gian thống kê: theo tháng trong năm, theo quý trong năm hoặc khoảng thời
gian từ ngày đến ngày.
Nhóm thông tin thống kê nhân sự: bao gồm thông tin tuyển mới, thôi việc và thay đổi công tác trong hệ thống.

Hiển thị danh sách chi tiết.



Nhóm thông tin biến động nhân sự: bao gồm thông tin chuyển đổi chức vụ, chức danh, nhóm nhân sự và nhóm
biến động nhân sự.

Nhóm thông tin 3: Thông tin sự kiện nhân sự
Ngƣời quản lý có cái nhìn tổng quát cũng nhƣ có đƣợc danh sách chi tiết về thông tin sinh nhật, khen thƣởng, kỷ
luật trong hệ thống thuộc khoảng thời gian từ ngày đến ngày đang đƣợc chọn xem.

Hình minh họa: : Tổng hợp số lượng theo sự kiện nhân sự từ ngày 1 đến ngày 31 tháng 3 năm 2012

Click vào dấu > để mở danh sách chi tiết theo nhóm sự kiện.



VIII. Mô hình điện toán đám mây & Bảo mật dữ liệu
Những lợi ích khi sử dụng mô hình điện toán đám mây
Dữ liệu đƣợc cập nhật liên tục và hoàn toàn tự động.
Dữ liệu đƣợc bảo vệ và bảo mật sát sao trong từng thao tác.
Dữ liệu đƣợc sao lƣu đúng nguyên bản, đồng nhất và dễ dàng truy xuất.
Nguồn dữ liệu có thể mở rộng và mã hóa bất cứ lúc nào.
Dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở trung tâm dữ liệu hoàn toàn an ninh và bảo mật.

Các công nghệ giúp bảo vệ dữ liệu
Mã hóa chuyên biệt và đồng bộ dữ liệu một cách an toàn trong suốt quá trình luân chuyển, lƣu trữ và khôi phục
Thiết lập một bản sao lƣu đối ứng, tùy vào dung lƣợng dữ liệu.
Tối ƣu hóa băng thông.
Tuân thủ tối đa các tiêu chuẩn an toàn dữ liệu lƣu trữ.
Tất cả dữ liệu đều đƣợc sao lƣu song song, trên trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ và ở một máy chủ
khác.


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 2 : Đăng Nhập & Cấp Quyền

Chƣơng 2
Đăng Nhập & Cấp Quyền
Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội
dung sau:
 Đăng ký tài khoản sử dụng cho một công ty.

 Khởi tạo user ngƣời dùng thuộc account cty đang đăng nhập.

 Phân cấp user.

 Đăng nhập eTimeGold bằng tài khoản ngƣời dùng đã có.

 Đăng nhập theo chức danh quản lý (tham khảo quản lý chức danh ở chƣơng 3)

 Đăng nhập theo mã nhân viên (tham khảo profile nhân viên ở chƣơng 4).

 Thay đổi password đăng nhập eTimeGold.

 Bố trí chức năng của phần mềm cho từng user theo quyền hạn và trách nhiệm.

 Phân bổ số lƣợng nhân viên theo trách nhiệm quản lý của các user tƣơng ứng.

eTimeGold là một phần mềm trực tuyến. Mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet là bạn có thể sử dụng đƣợc phần
mềm.
Phần mềm thì bạn cần phải cài đặt nhƣng đối với eTimeGold bạn chỉ cần có một tài khoản là bạn đã có thể sử
dụng phần mềm, với tất cả chức năng, với tất cả các tiện ích mà một ngƣời làm nhân sự cần.
Vì vậy bƣớc đầu tiên để sử dụng phần mềm eTimeGold là bạn cần phải khởi tạo một tài khoản.



A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN
I. Đăng ký mới Tài Khoản (Account)
Để bắt đầu sử dụng phần mềm eTimeGold thì đầu tiên ngƣời sử dụng cần phải đăng ký một tài khoản mới.

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành
Nội dung thực hành: Đăng ký tài khoản (Account) đăng nhập có tên là eTimeGold.

Một số trình duyệt thông dụng:
 Internet Explorer .
 Mozilla firefox .
 Google Chrome .
(Xem tài liệu chương 1 để hiểu rõ về điều kiện trình duyệt web khi sử dụng eTimeGold).

Mở trình duyệt Mozilla firefox (truyền thống) trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows 7.
a. Click biểu tƣợng Start của Windows.
b. Chọn All Programs.
c. Click chọn biểu tƣợng Shortcut .


Trình duyệt Internet Explorer

Trình duyệt Mozilla firefox

Trình duyệt Google Chrome



3. Click vào khung Note để đăng ký tài khoản mới.

4. Màn hình hiển thị form nhập liệu. Ngƣời dùng điền đầy đủ các thông tin trong form đăng ký để khởi tạo
tài khoản sử dụng.

a. Dòng [Tên ngƣời dùng]: Nhập “eTimeGold”.

 Bắt buộc nhập liệu.
 Không được nhập trùng.
 Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.
(Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).

b. Dòng [Mật khẩu]: Nhập “123456”.
c. Dòng [Xác nhận mật khẩu]: Nhập “123456”.
d. Dòng [Email]: Nhập “phanmemnhansu@dnd.vn”.

 Nhập chính xác địa chỉ mail của người sử dụng để hệ thống gửi thông tin kích hoạt tài
khoản.

e. Dòng [Số điện thoại]: Nhập “0977879663”.

 Số điện thoại của người khởi tạo tài khoản.

f. Dòng [Địa Chỉ]: Nhập “17, Nguyễn Văn Lượng, P6, Gò Vấp, TpHCM”.

 Địa chỉ cty của người dùng.



g. Dòng [Xác nhận Chuỗi]: Nhập “ROVDUY”.

 Nhập chính xác các ký tự trong form đang hiển thị.

h. Chọn nút [Register] để gửi đăng ký, màn hình xuất hiện một form thông báo có nội dung nhƣ sau.

5. Đăng nhập vào email phanmemnhansu@dnd.vn sẽ có một email có tiêu đề nhƣ sau.

 Email của người sử dụng đã khai báo trong form đăng ký.

6. Mở email và tìm đến dòng link kích hoạt tài khoản và click vào để hoàn thành việc đăng ký.

7. Sau khi chọn link kích hoạt sẽ có thông báo thành công.

GHI CHÚ:
Nếu trong quá trình kiểm tra email, vẫn chƣa thấy email kích hoạt, thì các bạn cần kiểm tra lại thùng
mail Spam hoặc kiểm tra lại tài khoản đang kiểm tra email có đúng với tài khoản email mà bạn đã
đăng ký với eTimeGold hay không.



II. Các hình thức Đăng Nhập
Có 3 phƣơng thức đăng nhập hệ thống eTimeGold.
Phƣơng thức 1: Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký.
Tài khoản (Account) đăng ký là tài khoản chính đã cung cấp thông tin trong quá trình khởi tạo trên eTimeGold
và đã đƣợc kích hoạt qua email gửi từ nhà cung cấp.
Nội dung thực hành: Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản “eTimeGold” đã đăng ký.

 Xem tài liệu chương 1 để hiểu rõ về điều kiện trình duyệt web khi sử dụng eTimeGold.
 Xem tài liệu phần I – mục A của chương 2 để biết cách mở trình duyệt web.


 Xem phần I – mục A của chương 2 để biết cách nhập địa chỉ web trên trình duyệt web.

3. Tại khung đăng nhập click trỏ chuột vào ô [Ngƣời Dùng] và nhập “eTimeGold”.

 eTimeGold là [Tên người dùng] khi đăng ký mới tài khoản.
 Không phân biệt chữa hoa, chữ thường.

4. Tại ô [Mật khẩu] nhập mật khẩu “123456”.

 Mật khẩu của tài khoản eTimeGold đã khởi tạo.

5. Click chọn nút [Đăng Nhập].



Phƣơng thức 2: Đăng nhập bằng user đƣợc khởi tạo bằng tài khoản đã
đăng ký
User đăng nhập đƣợc tạo ra từ tài khoản chính sẽ có hình thức đăng nhập nhƣ tài khoản chính.
Nội dung thực hành: Đăng nhập vào phần mềm bằng user DemoDND, mật khẩu 123.
Các bƣớc chuẩn bị : Kiểm tra thông tin ngƣời dùng (user) đã khởi tạo.

Hình minh họa: : User DemoDND là cấp con trực tiếp của tài khoản hoangduong

GHI CHÚ:
Xem tài liệu chƣơng I để biết cách xem theo cấu trúc [Cây thƣ mục]
User đăng nhập đƣợc khởi tạo trong chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng], xem tiếp phần III– mục A
chƣơng 2 này để tìm hiểu cách khởi tạo.

Thực hành đăng nhập

 Xem tài liệu phần I – mục A của chương 2 để biết cách mở trình duyệt web.


 Xem phần I- mục A của chương 2 để biết cách nhập địa chỉ web trên trình duyệt web.

3. Tại ô [Ngƣời dùng]: nhập “DemoDND”.
Tại ô [Mật khẩu]: nhập “123”.



Phƣơng thức 3: Đăng nhập bằng mã nhân viên
Đây là phƣơng thức đăng nhập khi sử dụng hệ thống phân cấp đến từng nhân viên nhằm mục đích nâng cao giá
trị quản lý bằng phần mềm trực tuyến.
Để đăng nhập bằng mã nhân viên thì trong quá trình khởi tạo hồ sơ nhân viên, ngƣời sử dụng cần chú ý tới thông
tin khai báo ở cột [Quyền login].

GHI CHÚ :
Tham khảo tài liệu chƣơng 4 để biết cấp khai báo [Quyền login] cho mã nhân viên.

Nội dung thực hành: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm bằng mã nhân viên A01 với [Quyền login] của user
DemoDND, trong tài khoản gốc là HoangDuong.
Các bƣớc chuẩn bị
1. Thực hiện các bƣớc sau để kiểm tra thông tin nhân viên đã khai báo trong chức năng [Hồ sơ nhân viên]
a. Đăng nhập hệ thống phần mềm.

 Xem nội dung phần II (Phương thức 1)- mục A của chương 2 để biết cách đăng nhập.
 Xem tiếp phần IV – mục A của chương 2 để biết cách phân bổ chức năng [Hồ sơ nhân
viên].

b. Kiểm tra thông tin nhân viên đƣợc khai báo nhƣ trong hình minh họa sau.

 Mã AC = “123456”.
 Mã nhân viên = “A01”.
 Quyền Login = “DemoDND”.

Hình minh họa: : Khai báo thông tin hồ sơ nhân viên có mã nhân viên A01
với [Quyền login] là tài khoản người dùng DemoDND



2. Kiểm tra thông tin ngƣời dùng (user) đã khởi tạo và tài khoản gốc.

 Xem tài liệu chương I để biết cách xem theo cấu trúc [Cây thư mục].
 Xem tiếp phần III – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng.

Hình minh họa: : User DemoDND là cấp con trực tiếp của tài khoản hoangduong

Thực hành đăng nhập

 Xem tài liệu phần I – mục A của chương 2 để biết các mở trình duyệt web.


 Xem phần I- mục A của chương 2 để biết cách nhập địa chỉ web trên trình duyệt web.

3. Tại ô [Ngƣời dùng]: nhập “HoangDuonga01”.

 HoangDuong là tài khoản gốc.
 A01 là mã nhân viên trong hồ sơ đã khai báo.
 Không phân biệt chữa hoa, chữ thường.

4. Tại ô [Mật Khẩu] nhập “123456”.

 Mật khẩu mặc định là [Mã AC] trong hồ sơ nhân viên.
 Mật khẩu này có thể đổi mà không làm thay đổi mã AC của nhân viên.



5. Chọn nút [Đăng Nhập] để vào hệ thống bằng mã nhân viên.

GHI CHÚ:
Giao diện chức năng khi đăng nhập bằng mã nhân viên A01 sẽ giống giao diện của tài khoản ngƣời
dùng (user) DemoDND đƣợc chọn tại cột [Quyền Login] khi nhập thông tin hồ sơ nhân viên.

Kết quả đăng nhập bằng user và mã nhân viên (đƣợc phân quyền login theo user).



III. Khởi tạo Ngƣời Dùng (User)
Từ một tài khoản gốc ban đầu, có thể tạo ra nhiều user dƣới cấp để thuận tiện cho việc quản lý và vận hành.

GHI CHÚ:
Một [Tài khoản] (Account) đã đăng ký thông qua email kích hoạt là 01 Ngƣời dùng (user).
Xem tài liệu phần I – mục A để biết cách đăng ký tài khoản (Account).

Nội dung thực hành: Khởi tạo ngƣời dùng (user) tên HuongDan trên tài khoản gốc “eTimeGold”.
1. Đăng nhập bằng tài khoản tên “eTimeGold”.

 Xem tài liệu phần II – mục A của chương 2 để biết cách đăng nhập.

2. Chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] trên danh sách chức năng quản lý của tài khoản.



3. Giao diện mới hiện ra, chọn Tạo Mới để sổ ra giao diện form đăng ký user.

4. Khai báo các thông tin khởi tạo user.
a. Tại ô [Ngƣời dùng] nhập “HuongDan”.


b. Tại ô [Mật khẩu] nhập “123”.
c. Tại ô [Xác nhận mật khẩu] nhập “123”.
d. Cột [Quyền dữ liệu]: sử dụng mặc định của hệ thống.
e. Cột [Trạng Thái]: sử dụng mặc định của hệ thống.
f. Cột [Lựa chọn hiển thị trang tổng quan]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

 Check chọn khi muốn hiển thị trang tổng quan của hệ
thống mỗi khi đăng nhập.

g. Vùng [THÔNG TIN NHÂN VIÊN]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

 Sử dụng thông tin & hình ảnh của nhân viên được khai báo ở vùng này làm biểu tượng
hiển thị đại diện khi đăng nhập thực hiện quy trình chứng từ.

5. Chọn Lƣu Trữ để hoàn tất quá trình khởi tạo user.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo
đăng ký thôi việc khác.
Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về dạng cây thƣ mục.



Chỉnh sửa thông tin user
Nội dung thực hành: Chỉnh sửa tên ngƣời dùng userDemo thành userDemo123.
1. Đăng nhập bằng tài khoản eTimeGold.


3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là userDemo.

 Xem tiếp phần III – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (user).

4. Chọn nút [Chỉnh Sửa], giao diện mới hiện ra.

5. Tại ô [Ngƣời Dùng] sửa “userDemo” thành “userDemo123”.





6. Chọn nút [Lƣu Trữ].

Hủy bỏ hiệu lực user
Có 2 cách hủy bỏ hiệu lực ngƣời dùng (user) đã tạo
Cách 1: Check Bỏ hiệu lực user
Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực tên ngƣời dùng userDemo trong hệ thống phân cấp user hệ thống.

1. Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản eTimeGold.




4. Chọn nút [Chỉnh Sửa], giao diện mới hiện ra.

5. Tại ô [Trạng Thái] click biểu tƣợng , chọn Disable.
6. Chọn [Lƣu Trữ].



Cách 2: Xóa user
Nội dung thực hành: Xóa tên ngƣời dùng userDemo trong hệ thống phân cấp user hệ thống.





4. Click chọn nút [Xóa].
5. Tiếp tục chọn [OK] để hoàn tất việc xóa user.

GHI CHÚ:
Việc xóa user chỉ thực hiện đƣợc với user ở cấp thấp nhất trong phân nhánh user theo cây thƣ mục, nghĩa là
dƣới nó không có user dƣới cấp thì sẽ thực hiện đƣợc thao tác xóa.



IV. Tùy chỉnh Nhóm & Danh sách chức năng
Tạo mới tên nhóm chức năng
Tùy theo nhu cầu sử dụng hoặc đặc tính của chức năng, ngƣời dùng có thể gom các chức năng của hệ thống phần
mềm theo nhóm. Điều này thuận tiện cho việc quản lý cũng nhƣ vận hành hệ thống.
Nội dung thực hành: Tạo nhóm chức năng [Nghiệp Vụ] cho user HuongDan.


2. Chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] trên danh sách chức năng quản lý của tài khoản. Click chọn
dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là HuongDan.


3. Tại phần [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click nút [Tạo mới].
a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên nhóm menu], nhập “Nghiệp Vụ”.
b. Click nút [Lƣu Trữ].

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: để lƣu lại thông tin vừa nhập và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác.
Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lƣới dữ liệu.

Chỉnh sửa tên nhóm chức năng
Ngƣời dùng có thể thay đổi tên nhóm chức năng phục vụ cho mục đích vận hành và quản lý mà không làm ảnh
hƣởng đến danh sách chức năng đã phân bổ.
Nội dung thực hành: Tạo nhóm chức năng [Nghiệp Vụ] cho user HuongDan.


2. Chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] trên danh sách chức năng quản lý của tài khoản. Click chọn
dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là HuongDan.



Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (17)

Destacado

Destacado (16)

Similar a Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)

Similar a Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full) (20)

Más de trucntt02

Más de trucntt02 (16)

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)