Quản Trị Doanh Nghiệp - Kỹ năng cá nhân của nhà quản lý
1. Introductory Management
Theory and practice
Section
Introduction to management
Chƣơng 3
Kỹ năng cá nhân của ngƣời quản lý
2. A JOKE BEFORE WE STARTS
Sếp lớn giới thiệu phó tổng giám đốc với toàn thể nhân
viên nhân dịp phó giám đốc nhận chức:
Đây là 1 thanh niên trẻ đầy tài năng, sau khi tốt nghiệp với
kết quả cao, anh đã trải qua nhiều vị trí công việc một cách
thành công trƣớc khi đƣợc bổ nhiệm về công ty ta làm
Phó Tổng Giám Đốc. Đúng thế không?
Dạ thƣa bố đúng ạ!
3. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Hoạch định kế hoạch cuộc đời, vai trò, sự nghiệp
Xây dựng năng lực & kỹ năng cá nhân
Hiểu về tổ chức (doanh nghiệp) để có thể hòa
hợp và phát triển nghề nghiệp
Giới thiệu nhanh về cách trình bày hiệu quả
4. CHƢƠNG TRÌNH
Vai trò trong cuộc sống
Kế hoạch cuộc đời
Xây dựng năng lực
Hòa hợp với tổ chức
Trình bày hiệu quả
5. Kế hoạch cuộc đời
1 con ngƣời có nhiều vai trò trong cuộc đời
Là đối tác
Là cha mẹ
Là con trai hay con gái
Là anh chị em
Những ngƣời khác
Là quản lý sẽ nói gì vào buổi tiệc
Là đồng nghiệp sinh nhật 75 tuổi
Là nhân viên của bạn?
Là thầy giáo/gia sƣ
Là bạn bè
Là hàng xóm
6. Những vai trò mâu thuẫn nhau
Role Role
Role Models
Perception Expectation
Role Conflicts
7. Vai trò của ngƣời quản lý
Ngƣời kiểm soát (controller)
Ngƣời cầm đầu (commander)
Ngƣời thống trị (Ruler)
Ngƣời ra quyết định (decision maker)
Ngƣời uỷ quyền (delegator)
Ngƣời huấn luyện viên (coach)
Ngƣời giỏi nhất (champion)
Ngƣời xúc tác (catalyst)
Ngƣời dẫn đƣờng (guide)
8. CHƢƠNG TRÌNH
Vai trò trong cuộc sống
Kế hoạch cuộc đời
Xây dựng năng lực
Hòa hợp với tổ chức
Trình bày hiệu quả
9. Thiết lập mục tiêu cá nhân
Ít hơn 3% là những ngƣời biết thiết lập
mục tiêu cá nhân sẽ thành công hơn
Giá trị và hệ thống giá trị: thống nhất từ
những năm 20 tuổi và ổn định trong suốt
cuộc đời. Những giá trị này sẽ định hƣớng
hành vi, giao tiếp và việc chọn lựa cơ hội,
công việc và sự nghiệp
11. Xây dựng tầm nhìn & kế hoạch cuộc sống
Mô tả bản thân và những gì mình muốn
ngƣời khác nhìn nhận về mình
Personal Chọn 10 giá trị quan trọng nhất và viết
thành 2 câu mô tả bạn và đức tin của bạn
vision
Quyết định cách nào để trở nên đúng nhƣ
tầm nhìn cá nhân của bạn: lên danh sách
những điều cụ thể mà bạn sẽ nói và làm
Dùng danh sách này để lên kế hoạch hành
động (làm gì, khi nào, làm với ai, ở đâu)?
12. Thiết lập mục tiêu cuộc sống
Major life Goals (3- Objectives (6- Targets Measures / Steps
area year) 12 months) Milestones
Career
Health
Personal life
Family life
Social life
Community life
Spiritual life
13. SMART – nguyên tắc thiết lập mục tiêu
For objectives, results.., be SMART:
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Time bound or Trackable
14. 3 CÁCH ĐỂ KIẾM SỐNG
Thiên hƣớng
/ năng khiếu
Sự nghiệp Công việc
(career) (job)
15. Sự nghiệp (career)
Theo đuổi 1 sự nghiệp đã chọn không
đơn giản
Đôi khi bạn phải chọn lựa đi đƣờng
vòng để tăng kỹ năng & kinh nghiệm
16. CHƢƠNG TRÌNH
Vai trò trong cuộc sống
Kế hoạch cuộc đời
Xây dựng năng lực
Hòa hợp với tổ chức
Trình bày hiệu quả
17. Cách đánh giá năng lực cá nhân
Bên trong Bên ngoài
Từ phản hồi của quản
lý, đồng nghiệp,
Mô tả công việc khách hàng, hoặc
team của bạn
Từ các đánh giá năng
Tiêu chuẩn nghề lực (performance
nghiệp của ngành appraisal) chính thức
hay ko chính thức
Giám sát kết quả công Quan sát ngƣời khác
việc so với các tiêu và suy ngẫm về bản
chuẩn đo lƣờng của thân
bạn
18. EQ (EMOTIONAL QUOTIENT) VS. IQ
Khả năng suy
EQ nghĩ & Năng IQ
lực kỹ thuật
15-45% thành
công công việc
85% thành
30% cho sự 6% cho sự
công công việc
thành công thành công
của lãnh đạo
70% của kết
quả 1 cá nhân
19. ĐỂ XÂY DỰNG KỸ NĂNG & KIẾN THỨC
Trong công việc
Đánh giá nhu cầu & kỹ năng nơi làm việc
Ủy quyền từ quản lý của bạn
Huấn luyện viên & Tƣ vấn viên
Kinh nghiệm làm việc & trao đổi xoay vòng việc
Phân công nhiệm vụ & tham gia dự án
Tham gia hội đồng / nhóm tƣ vấn / mạng lƣới & hiệp hội
nghề nghiệp
Ngoài công việc
Tự học
Chƣơng trình học chính thức & không chính thức toàn thời
gian & bán thời gian
Seminar & hội thảo & workshop
20. LÀM NHỮNG GÌ MÌNH GIỎI NHẤT (WHAT)
Làm những gì mình có thể làm
giỏi nhất
Xử lý điểm yếu bằng nhờ ngƣời
khác, hạn chế tình huống xuất
hiện điểm yếu, ủy quyền công
việc
Nếu không tránh đƣợc, hãy
đƣơng đầu và học cách cải tiến
21. VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ
Saying what I think
Being accepted Feeling fulfilled
Showing compassion
Giving and receiving affection
Looking good
Having lots of materials „things‟
Behaving in a professional
Helping others manner
Being knowledgeable Being responsible for others
Physical fitness
Learning new skills
Peaceful relationships with
Having lots of friends
others
Being in control
Being generous
Working hard Feeling important
Following tradition Following a religion
Being relaxed and informal
22. VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ
Standing up for what I believe in Being respected
Taking risks
Being on time
Cooperation
Being logical Commitment
Dignity Participating
Conserving resources
Having security Being enterprising
Winning Health
Truth
Being polite
Trust
Loyalty Quality
Wealth
Having fun
Consideration
Justice Intelligence
Being honest
Tolerance
Doing one‟s duty
Being alone
23. VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ
Having freedom of action
Excellence Humour
Integrity
Competition
Duty
Courage Initiative
Beauty Harmony
Tenacity
Perfection Efficiency
Optimism Enterprise
Creativity
Reliability
Having authority
Discipline Talent
24. LÀM THẾ NÀO ĐỂ MÌNH LÀM TỐT NHẤT (HOW)
Kiểu
làm việc
Môi
Cấu trúc
trƣờng
tổ chức
làm việc
Quan
hệ công
việc
25. LÀM VIỆC NƠI GIÁ TRỊ CỦA BẠN ĐƢỢC CHIA SẺ (WHERE)
Xây dựng mạng
lƣới
Xây
dựng Tìm
hình ngƣời
ảnh tƣ vấn
chuyên (mentor)
nghiệp
Làm việc tốt với
sếp mình
26. CHƢƠNG TRÌNH
Vai trò trong cuộc sống
Kế hoạch cuộc đời
Xây dựng năng lực
Hòa hợp với tổ chức
Trình bày hiệu quả
27. VĂN HÓA DOANH NGHIỆP & CHÍNH TRỊ & MẠNG LƢỚI
Chính
trị
Văn
hóa
Mạng
lƣới/cấu
trúc tổ
chức
28. CẤU THÀNH CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
Values
B
e C
h u
Symbols
a l
v t
i u
Systems
o r
u e
Mind-sets
r
31. NHỮNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC KHÁC
Mạng lƣới
xã hội
Tƣ vấn
Sáng tạo nghề
nghiệp
Chuyên gia
32. QUYỀN LỰC VS. SỰ ẢNH HƢỞNG
Position power
1. Quyền lực hợp pháp (legitimate)
2. Quyền lực khen thƣởng (reward)
3. Quyền lực cƣỡng bức (coercive)
Personal power
1. Quyền lực chuyên gia (expert)
2. Quyền lực tham chiếu (referent)
3. Quyền lực gần gũi/lân cận (proximity)
33. CẢI TIẾN TƢ DUY
Mô thức (paradigm)
Lòng tự trọng/tự tin (self-esteem)
Tự vấn bản thân (self-talk)
Tâm điểm của kiểm soát (locus of control)
Đặt tiêu chuẩn cao
Hành động định hƣớng mục tiêu
Chịu trách nhiệm
Sai lầm là cơ hội để học tập
34. CHƢƠNG TRÌNH
Vai trò trong cuộc sống
Kế hoạch cuộc đời
Xây dựng năng lực
Hòa hợp với tổ chức
Trình bày hiệu quả
35. BÍ QUYẾT ĐỂ TRÌNH BÀY TỐT – 5P
Prior Preparation Prevents Poor Performance
36. 8 BƢỚC ĐỂ TRÌNH BÀY TỐT
1. Xác định mục tiêu
2. Đánh giá/Phân tích ngƣời nghe
3. Xác định nói cái gì
4. Chọn tài liệu
5. Tổ chức tài liệu
6. Viết ra
7. Luyện tập/luyện tập/luyện tập
8. Thƣ giãn và trình bày
37. CẤU TRÚC 1 BÀI TRÌNH BÀY CHẶT CHẼ
I B C
Introduction Body Conclusion
G
L T O
F
O A
S F
S
S
a session
38. PHẦN GIỚI THIỆU
G - Gain audience attention, interest and
involvement
L - Link the topic to previous experience
O - Define outcomes
S - Structure of the session
S - Stimulate the audience‟s motivation
39. PHẦN THÂN
Develop skills
Develop ideas
Develop knowledge
Step by step process
Each step building on previous step
Cluster the teaching: TAS (Theory, Application,
Summary)
40. PHẦN KẾT LUẬN
O - Outcomes are reviewed
F - Feedback to individuals and group
F - Future outcomes, where learning is leading
41. MỘT SỐ CÔNG CỤ HÌNH ẢNH HỖ TRỢ
Whiteboard
Flipchart
OHP/Data Projector
Handouts
Pointer
42. WHITEBOARD/FLIPCHART
Lower case printing
Part of the session plan
Leave part of the board
Avoid standing in front
Avoid talking to board
Use colour (limit four)
43. HANDOUTS
Save time
Exercises
Printed in 12pt type
Structured
Logical flow
44. OVERHEAD PROJECTOR (OHP)
Avoid standing in light
Use with graphics
Turn OFF or black slide
Look at transparency, not screen
Try to use cardboard or flip frames
Have some blank transparencies
45. DATA PROJECTOR
Avoid standing in light
Know how it works
One idea at time
6x6x6
Avoid overuse of animation, sounds etc.
Avoid overuse colorful presentation
Avoid overuse images
Avoid overuse words
46. CÁC CÔNG CỤ KHÁC
Exercises
Games
Questions/Answers
…
47. Supplementary
Slide
ĐIỀU GÌ THỬ THÁCH BẠN
What prevent you from being GOOD
lecturer?
YOURSELF
Your Unpreparation (or unplanned)
Badly support and control
Behaviours of your audiences
Train the Trainer – Aug 2005
48. Supplementary
Slide
TRƢỚC BUỔI TRÌNH BÀY
Should you Read or Talk or Speak?
Limit the number of contents
Be objective: use information, data, reference, specific case studies,
numbers… to prove/supplement to your contents.
Timing
Practice
Step 1: Personal practice
Step 2: Record and listen to you
Step 3: Rehearsal
Step 4: Back to step 1
Learn from GOOD lecturers
49. Supplementary
Slide
TRƢỚC BUỔI TRÌNH BÀY
Send the materials & schedule to your audiences
Your health
Your appearance
Prepare the room…
Your support at the lecturing time
Train the Trainer – Aug 2005
50. Supplementary
Slide
KHI TRÌNH BÀY
Being palpitated is NORMAL
Your voice / pronunciation / language
Emotions in your speaking
Your body language
Eye-contact
Be friendly
51. Supplementary
Slide
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
“Break the ice”
Bring your audiences closer
“Rules of the game”
“Member of the gang”
“Paint the whole picture”
Challenge your audiences
Join your audiences
Control your audiences
52. Supplementary
Slide
TRONG KHI TRÌNH BÀY
Be humorous
Keep good feedback
Constructive
Throughout session
Primacy and recency
Criticise actions not individuals
Motivation
Providing Feedback: PRAISE sandwich
Providing Feedback: BRAINSTORMING
53. Supplementary
Slide
KỸ THUẬT ĐẶT CÂU HỎI
Use questions
Focus attention
Gain interest
Check understanding
Vary the pace of the session
Challenge learners
Assess progress
Câu hỏi đóng (YES/NO) và câu hỏi mở
Elicit a more detailed answer
Variety of responses
Group interaction
54. Supplementary
Slide
TRÒ CHƠI HỎI & ĐÁP
Questions and Answers “game”
Thank you
Predict the questions (or arguments)
Listen carefully
Answer the complicated (difficult) questions.
Timing
Deal with “interrupter” and “protestant”
Train the Trainer – Aug 2005
55. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Hoạch định kế hoạch cuộc đời, vai trò, sự nghiệp
Xây dựng năng lực & kỹ năng cá nhân
Hiểu về tổ chức (doanh nghiệp) để có thể hòa
hợp và phát triển nghề nghiệp
Giới thiệu nhanh về cách trình bày hiệu quả
56. CHƢƠNG TRÌNH
Vai trò trong cuộc sống
Kế hoạch cuộc đời
Xây dựng năng lực
Hòa hợp với tổ chức
Trình bày hiệu quả
Bài tập nhóm
57. BÀI TẬP NHÓM 1: MANAGER JOEL
Joel coi mình là ngƣời “duy lý”. Là một nhà quản lý, Joel không có thời gian để kiên nhẫn với bất cứ thứ gì
và lúc nào cũng đòi hỏi mọi thứ phải “nhƣ ý – nhƣ ý”. Không có mấy trình độ về kĩ thuật, Joel ghét họp
hành, theo anh, mọi ngƣời nên tập trung vào công việc thực tế. Joel cũng tỏ ra khó chịu với những đổi mới.
Với Joel, anh không quan tâm xem nhân viên có thích mình hay không, anh chỉ cần họ biết tôn trọng và
phục tùng. Hơn tất thảy, anh thích dùng những cách thức đã lập trình hoàn hảo trƣớc đó và mang tính thực
hành hơn là những công nghệ phức tạp. Anh điều hành doanh nghiệp theo “số lƣợng”. Anh tập trung vào
việc cải thiện không ngừng các quy trình và công nghệ đang tồn tại. Anh tự đặt ra những mục tiêu cao cả và
nghiêm khắc bắt mọi ngƣời phải đạt đƣợc mục tiêu đó.
Trong công việc, điều Joel ghét nhất là giao thiệp với mọi ngƣời. Hành vi, tâm trạng của họ khiến anh thấy
thật vớ vẩn. Anh thƣờng thẳng thừng bác bỏ những quan điểm đối lập, kiểu nhƣ: “Đó chỉ là hiểu biết của
họ, không phải thực tế”. Sau đó, anh ra công chứng minh quan điểm của mình với những thực tế, những lý
lẽ hợp lý và những phân tích cụ thể.
Joel tin rằng, hầu hết mọi ngƣời đều coi công việc của họ chỉ là việc phải làm mà thôi, vậy nên, anh phải
thắt chặt kiểm soát, dọa dẫm lẫn cả nịnh nọt, động viên để nhân viên làm việc chăm chỉ. Anh vẫn tự hào
mình là một nhà quản lý nghiêm khắc và nắm đƣợc mọi chi tiết công việc của tập thể. Anh thực hành việc
siết chặt quản lý với những chính sách, hƣớng dẫn và quy tắc. Tâm trạng của anh thay đổi khiến tâm lý
nhân viên cũng thay đổi chóng mặt, hết lên lại xuống vì phải cảnh giác và tránh những khi anh bực bội. Joel
hay dùng cách phạt hoặc “hạ bệ” đối với những nhân viên mà theo anh là “không chịu làm việc”. Chính
cách quản lý này của anh ảnh hƣởng rất nhiều đến tâm lý, hành vi của nhân viên.
58. BÀI TẬP NHÓM 1: MANAGER DENISE
Một nhà quản lý khác, Denise – ngƣời theo chủ nghĩa “duy tâm” và có hiểu biết sâu về công nghệ.
Denise nhận ra vài lần trƣớc, trong các cuộc họp, quyền lãnh đạo thực tế của cô tăng lên đáng kể.
Do đó, cô đã không ngừng học hỏi và làm việc chăm chỉ để phát triển những điều kiện thuận lợi và
kĩ năng lãnh đạo nhóm của mình.
Cô cũng biết rằng, nếu xa rời những mong muốn hay những “suy nghĩ tích cực” thì chỉ làm cho
mọi thứ tồi tệ thêm mà thôi. Đồng thời, cô cũng cố gắng không quá tập trung vào những vấn đề
mà cả cô cũng nhƣ nhóm của mình không thấy đƣợc sự khả quan. Để tránh bế tắc trong những
“đƣờng mòn đã có”, Denise hƣớng dẫn mọi ngƣời tập trung vào những gì có thể thực hiện đƣợc.
Denise nhìn ra đƣợc những khả năng của nhân viên. Cô tin rằng ai cũng muốn đƣợc tôn trọng
trong công việc và muốn là một phần trong thành công của nhóm làm việc. Cô học đƣợc một điều,
rằng những vấn đề liên quan đến động lực và tinh thần làm việc của nhân viên đều có gốc rễ từ
sai lầm của lãnh đạo trong việc khuyến khích họ hƣớng tới mục tiêu và ý tƣởng của tổ chức. Bởi
vì càng nhiều ngƣời vẫn phải kiếm tìm mục đích sống và làm việc của mình thì sẽ mất đi sự liên
kết, sẽ tạo ra rất nhiều đổ vỡ cũng nhƣ thiếu mất mục tiêu phấn đấu tại công ty.
Denise luôn cố gắng hết mình để gắn kết mọi ngƣời với tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của doanh
nghiệp. Cô nỗ lực tạo bầu không khí tích cực với những quan điểm và thái độ tích cực khắp công
ty. Nhờ đó, mọi ngƣời đƣợc khích lệ tinh thần hơn khi phải đối mặt với những vấn đề khó khăn và
cảm thấy tự tin hơn khi làm việc theo nhóm.
59. BÀI TẬP NHÓM 1: CÂU HỎI
Yêu cầu 1: là nhà quản lý, bạn hãy phân tích
Ai là nhà quản lý giỏi hơn? Ai là ngƣời có vẻ nhƣ sẽ
thu đƣợc kết quả tốt nhất?
Nhóm làm việc của bạn đánh giá bạn giống Joel hay
Denise nhiều hơn? Làm sao bạn biết điều đó?
Theo bạn những nhà quản lý này nên cải tiến bản
thân thế nào cho tốt hơn?
Yêu cầu 2: là 1 nhân viên, bạn hãy cho ý kiến
Bạn muốn làm việc cho ai, Joel hay Denise?
Nếu bắt buộc phải làm việc với Joel, bạn sẽ làm việc
nhƣ thế nào để phối hợp tốt với Joel? Những kỹ năng
nào bạn cần? Thái độ và tƣ duy bạn ra sao?
60. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole
2. Management – Richard L. Daft
3. Train the trainer – Motorola