Quản Trị Doanh Nghiệp -Quản lý độ ưu tiên công việc
1. Introductory Management
Theory and practice
Section
Planning, organise personal work priorities &
development
Chƣơng 6
Quản lý độ ƣu tiên công việc cá nhân
2. A JOKE BEFORE WE STARTS
93% lie about stressed-out sick days
3. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục
tiêu và độ ưu tiên
Làm việc hiệu quả & hiệu suất
Giám sát được sự thực hiện công việc của mình
(performance)
4. CHƢƠNG TRÌNH
Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
Giám sát kết quả
5. 11 BÍ QUYẾT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
1. Prioritize your tasks
2. Leave at a specific time
3. Plan phone calls
4. Deal with things immediately
5. Keep your desk clutter-free
6. Set your own working schedule
7. Streamline recurring tasks
8. Have a running to-do list
9. Centralize all your information
10. E-mail vs. phone
11. Minimize distractions
(askmen.com)
6. VÍ DỤ VỀ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Bảng mô tả
công việc
7. PHẠM VI KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CHÍNH (KRA)
Phạm vi trách Công việc (Job)
nhiệm & độ tin cậy
của 1 công việc
Key Key
Result Result …
Area 1 Area 2
5-9 KRAs
8. ĐO LƢỜNG THÀNH CÔNG
Mỗi Key Result Area (KRA) có 2-3
Measures of Success (MOS) hay còn gọi là
KPI (key performance indicator)
Để đo lường mục tiêu, cần phải SMART
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Time bound or Trackable
9. 5 LOẠI ĐO LƢỜNG THÀNH CÔNG CHÍNH
Chi phí
Chất lượng
Số lượng
Thời gian
Độ an toàn
10. GIÁM SÁT ĐỂ ĐO LƢỜNG TỐT
Lag indicator
Quá
trình
tiếp
diễn
Lead Indicator
11. CHƢƠNG TRÌNH
Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
Giám sát kết quả
12. NGUYÊN TẮC 5D
Do it now
Do it later
Giới hạn về thời gian
Do it if time permits
Delegate it
Dump it
14. TO-DO-LIST ĐỂ LÀM GÌ?
Lên kế hoạch ngày/tuần
Thiết lập độ ưu tiên
Nhắc việc cần làm
Ghi lại lời hứa & cam kết để khỏi quên
Nhắc theo dõi lời hứa & cam kết của người
khác
Nhóm công việc lại để làm trong nhóm
khoảng thời gian phù hợp
15. MỘT SỐ THÔNG TIN VỀ TO-DO-LIST
Nên chia theo nhóm công việc
Việc lặp lại/Việc 1 lần
Độ ưu tiên/ngày bắt đầu/ngày kết thúc
16. MỘT SỐ THỦ THUẬT TO-DO-LIST
Đặt độ ưu tiên A-B-C
Tóm tắt bằng văn bản nội dung cuộc họp
hoặc trao đổi qua điện thoại
Kiểm tra tiến độ mỗi ngày
17. CÁC LOẠI CÔNG VIỆC
1. Việc do “sếp” giao
2. Việc do hệ thống phát sinh
3. Việc của cá nhân
=> Nguyên tắc phân bổ công việc của nhà
quản lý: ưu tiên phân bổ cho nhân viên
dưới quyền để khỏi trở thành nơi thắt cổ
chai
19. XỬ LÝ CUỘC GỌI ĐIỆN THOẠI VÀ EMAILS
Điện thoại Email
• Từ chối • Không bắt buộc trả
• Hẹn gọi lại lời ngay
• Hẹn thời gian gọi • Lọc theo người
• Cắt cuộc gọi dài gửi, tiêu đề và độ
quan trọng email
để trả lời
• Sắp xếp / Xóa
emails
20. CÁC THỦ THUẬT KHÁC
Giữ bàn làm việc sạch sẽ/ngăn nắp
Sắp xếp/lưu trữ hồ sơ
Tận dụng thời điểm bạn có năng suất tốt
nhất
Làm đúng ngay từ đầu
Đừng chần chừ
Tìm 1 lý do
Có tổ chức
Sợ và phải làm ngay
Khởi đầu (đầu xuôi đuôi lọt)
“Xử” việc lớn trước
21. CHƢƠNG TRÌNH
Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
Giám sát kết quả
22. CHU TRÌNH THEO DÕI
Measure
actual
performance
Compare
Correct any
actual with
deviation
target
23. PLAN-DO-CHECK-ACT (DEMING CIRCLE)
Planning Plan Do
Implementing
Define Collect Data
• Measures • Record, validate &
• Collection store data
• Analysis
• Feedback • Review & Revise
Identify Scope
• Objectives
• Issues
• Questions Analyse Data
• Measures
• Analyse Data
• Prepare report
Evolve Process • Present Report
• Evaluate • Review & Revise
Measurement
Improving Act Check
25. PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN
Những công việc mình làm có đóng góp
vào KRA?
Có hay làm những việc gấp & quan trọng
vào phút chót?
Có làm nhiều việc gấp mà không quan
trọng? Có thể ủy quyền việc loại này cho
ai?
Có làm việc không quan trọng & không
gấp? Tại sao?
Có làm quá nhiều việc không gấp nhưng
quan trọng => dấu hiệu bạn quản lý thời
gian tốt
26. 15 NGUYÊN NHÂN LÀM PHUNG PHÍ THỜI GIAN
1. Working without a plan 9. Walking on Eggs
2. Working with fuzzy 10. Correcting Mistakes
goals 11. Paperwork
3. Too many Goals 12. Waiting
4. Macro-Managing 13. Meaningless
5. Worrying Meetings
6. Too Much Socializing 14. Early Close-Downs
7. Perfectionism 15. Getting Angry
8. Procrastination
27. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục
tiêu và độ ưu tiên
Làm việc hiệu quả & hiệu suất
Giám sát được sự thực hiện công việc của mình
(performance)
28. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole