Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)

Bài 5
Quản lý HTTT trong doanh nghiệp
(phần 3)

Nội dung bài học
1. Họp và hội nghị
2. Internet và email
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) 2
2. Internet và email
3. Hội thảo và các sự kiện đào tạo

Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để
cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết
định
Các hình thức:
Họp chính thức
Họp định kỳ hoặc đột xuất
Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp)
Khái niệm
định
Các hình thức:
Họp chính thức

Bao gồm:
Cuộc họp hội đồng quản trị
Họp ủy ban
Hội thảo làm việc nhóm
Các cuộc họp công khai
Cuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bất
thường (EGM)
Cuộc họp nhóm
Họp thẩm định
Phỏng vấn
Trao đổi tự do
Họp chính thức
Bao gồm:
Cuộc họp hội đồng quản trị
Họp ủy ban
Hội thảo làm việc nhóm
Các cuộc họp công khai
Cuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bất
thường (EGM)
Cuộc họp nhóm
Họp thẩm định
Phỏng vấn
Trao đổi tự do

Hình thức chung
Họp chính thức

Kết quả thu được bao gồm:
Thông báo
Chương trình làm việc
Biên bản
Họp chính thức

Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án:
Các thành viên tham dự:
Quản trị dự án
Các thành viên đội dự án
Đại diện của khách hàng/chủ đầu tư
Gồm các nội dung:
Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trước
Hiện trạng dự án
Tiến độ kỳ vọng của dự án trong tương lai
Chi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báo
Phân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành
Họp dự án
Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án:
Các thành viên tham dự:
Quản trị dự án
Các thành viên đội dự án
Đại diện của khách hàng/chủ đầu tư
Gồm các nội dung:
Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trước
Hiện trạng dự án
Tiến độ kỳ vọng của dự án trong tương lai
Chi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báo
Phân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành

Cuộc họp giải quyết vấn đề:
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển
khai dự án
Cần nhận thức rõ:
Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc ra
quyết định
Ai là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắc
phục
Họp dự án
Cuộc họp giải quyết vấn đề:
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển
khai dự án
Cần nhận thức rõ:
Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc ra
quyết định
Ai là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắc
phục

Cuộc họp đánh giá dự án:
Xảy ra cuối dự án
Chương trình làm việc:
Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa?
Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sách
Thời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầu
Mức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự án
Xác định và giải quyết vấn đề
Mối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việc
Liên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng của
khách hàng
Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáo
kiểm toán
Họp dự án
Cuộc họp đánh giá dự án:
Xảy ra cuối dự án
Chương trình làm việc:
Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa?
Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sách
Thời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầu
Mức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự án
Xác định và giải quyết vấn đề
Mối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việc
Liên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng của
khách hàng
Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáo
kiểm toán

Hội nghị:
Là phương pháp truyền thông đặc biệt
Phục vụ một số mục đích khác nhau
Bao gồm các kỹ thuật:
Truyền thông trực quan
Truyền thông bằng văn bản
Truyền thông bằng lời
Hội nghị
Hội nghị:
Là phương pháp truyền thông đặc biệt
Phục vụ một số mục đích khác nhau
Bao gồm các kỹ thuật:

Hội nghị công khai:
Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhau
Thường là hoạt động truyền thông một chiều
Mục đích chính là để thông báo
Hội nghị nội bộ:
Đa phương
Ngành dọc
Hội nghị bán hàng
Hội nghị
Hội nghị công khai:
Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhau
Thường là hoạt động truyền thông một chiều
Mục đích chính là để thông báo
Hội nghị nội bộ:
Đa phương
Ngành dọc
Hội nghị bán hàng

Hội nghị qua truyền thông (giọng nói):
Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nối
giọng nói của các thành viên tham dự
Có thể tổ chức qua:
Phần mềm Skype
Hệ thống gọi điện qua Internet
Điện thoại
Máy phát thanh hai chiều
Hội nghị
Hội nghị qua truyền thông (giọng nói):
Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nối
giọng nói của các thành viên tham dự
Có thể tổ chức qua:
Phần mềm Skype
Hệ thống gọi điện qua Internet
Điện thoại
Máy phát thanh hai chiều

Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọng
nói):
Sử dụng máy tính và hệ thống video
Hai kiểu hội nghị truyền hình chính:
Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng
Sử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC
Hội nghị
Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọng
nói):
Sử dụng máy tính và hệ thống video
Hai kiểu hội nghị truyền hình chính:
Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng
Sử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC

Quảng cáo
Marketing trực tiếp
Quảng cáo có hồi đáp
Xúc tiến bán hàng
Các chương khách hàng trung thành
Quan hệ truyền thông/báo chí
Quan hệ công chúng
Tiếp thị mối quan hệ
Internet - kênh truyền thông
xúc tiến thương mại
Quảng cáo
Marketing trực tiếp
Quảng cáo có hồi đáp
Xúc tiến bán hàng
Các chương khách hàng trung thành
Quan hệ truyền thông/báo chí
Quan hệ công chúng
Tiếp thị mối quan hệ

Tiếp thị bình dân
Phân phối trực tiếp
Phát triển quan hệ đối tác
Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật
Nghiên cứu thị trường/khách hàng
Bản sắc doanh nghiệp
Internet - kênh truyền thông
xúc tiến thương mại
Tiếp thị bình dân
Phân phối trực tiếp
Phát triển quan hệ đối tác
Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật
Nghiên cứu thị trường/khách hàng
Bản sắc doanh nghiệp

Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán
hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng
Xu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốc
độ ổn định
Các hình thức khác:
Gian hàng trực tuyến
Các trang đấu giá
Mua sắm trực tuyến
Xu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốc
độ ổn định
Các hình thức khác:
Gian hàng trực tuyến
Các trang đấu giá

Đang dần thay thế cho thư tay, bản ghi nhớ,
bản fax, các tài liệu, các cuộc gọi điện thoại
Kết hợp khả năng của các phương tiện truyền
thông cùng với những lợi thế về tốc độ, chi phí
và sự tiện dụng
Email

Ưu điểm:
Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóng
Chi phí thấp
Có thể đính kèm tài liệu văn bản
Gửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳ
Phần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi
Email
Ưu điểm:
Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóng
Chi phí thấp
Có thể đính kèm tài liệu văn bản
Gửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳ
Phần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi

So sánh:
Mạng nội bộ (intranet)
Mạng diện rộng (extranet)
Mạng Internet
Mạng nội bộ và mạng diện rộng
So sánh:
Mạng nội bộ (intranet)
Mạng diện rộng (extranet)
Mạng Internet

Các nội dung của mạng nội bộ:
Dữ liệu hoạt động
Thông tin tuyển dụng
Hỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viên
Bảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tin
tới nhân viên
Trang chủ của các phòng ban
Nội san hoặc bản tin nội bộ
Các phương tiện thư điện tử
Truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên
Hồ sơ nhân sự cá nhân
Các nội dung của mạng nội bộ:
Dữ liệu hoạt động
Thông tin tuyển dụng
Hỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viên
Bảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tin
tới nhân viên
Trang chủ của các phòng ban
Nội san hoặc bản tin nội bộ
Các phương tiện thư điện tử
Truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên
Hồ sơ nhân sự cá nhân

Những lợi ích của mạng nội bộ:
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyến
Truy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp
Những lợi ích của mạng nội bộ:
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyến
Truy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp

Mạng diện rộng:
Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanh
Có thể được sử dụng để:
Cung cấp một dịch vụ “tập trung”
Trao đổi tin tức
Chia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triển
Quảng cáo thông tin
Trao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch
Cung cấp các bài thuyết trình trực tuyến
Mạng diện rộng:
Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanh
Có thể được sử dụng để:
Cung cấp một dịch vụ “tập trung”
Trao đổi tin tức
Chia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triển
Quảng cáo thông tin
Trao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch
Cung cấp các bài thuyết trình trực tuyến

Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic data
transfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữa
các tổ chức thông qua phương tiện điện tử
Tầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinh
doanh bán lẻ đang ngày càng gia tăng
Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI và
các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin
đang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống
Trao đổi dữ liệu điện tử
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic data
transfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữa
các tổ chức thông qua phương tiện điện tử
Tầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinh
doanh bán lẻ đang ngày càng gia tăng
Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI và
các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin
đang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống

Là kênh truyền thông công việc chủ yếu
Phần lớn diễn ra trực tiếp mặt đối mặt:
Phỏng vấn
Các bài diễn thuyết và thuyết trình
Các chuyến thăm bán hàng
Các cuộc họp nhóm chính thức
Liên lạc và thảo luận thân mật
Các phiên họp
Hệ thống báo tin mật
Là kênh truyền thông công việc chủ yếu
Phần lớn diễn ra trực tiếp mặt đối mặt:
Phỏng vấn
Các bài diễn thuyết và thuyết trình
Các chuyến thăm bán hàng
Các cuộc họp nhóm chính thức
Liên lạc và thảo luận thân mật
Các phiên họp
Hệ thống báo tin mật

Ưu điểm:
Đem lại cảm xúc cho người nghe
Người nghe có thể đặt câu hỏi trực tiếp và được hồi
đáp nhanh chóng
Hàm chứa sức mạnh phương diện cá nhân.
Thông điệp mà bạn truyền tải là duy nhất
Nhược điểm:
Không có biên bản ghi nhớ
Xảy ra hiện tượng “co rút từ vựng”
Không rút lại hay thay thế những câu đã nói
Ưu điểm:
Đem lại cảm xúc cho người nghe
Người nghe có thể đặt câu hỏi trực tiếp và được hồi
đáp nhanh chóng
Hàm chứa sức mạnh phương diện cá nhân.
Thông điệp mà bạn truyền tải là duy nhất
Nhược điểm:
Không có biên bản ghi nhớ
Xảy ra hiện tượng “co rút từ vựng”
Không rút lại hay thay thế những câu đã nói

Phong cách:
Hội nghị
Phát triển kỹ năng
Thường được sử dụng trong quá trình phân tích
hệ thống để giúp xây dựng hồ sơ yêu cầu người
dùng
Nên có sự hỗ trợ của các trợ lý
Hội thảo người dùng
Phong cách:
Hội nghị
Phát triển kỹ năng
Thường được sử dụng trong quá trình phân tích
hệ thống để giúp xây dựng hồ sơ yêu cầu người
dùng
Nên có sự hỗ trợ của các trợ lý

Có rất nhiều phương pháp đào tạo để lựa chọn
Phương pháp được chọn phải cho phép:
Có sự tham gia của học viên vào bài giảng
Cung cấp ý kiến hồi đáp về quá trình học tập của học
viên
Truyền tải kinh nghiệm đào tạo vào công việc
Tăng cường các hành vi mong đợi
Áp dụng thực hành những điều được học
Nâng cao chất lượng đào tạo thông qua động lực
Các sự kiện đào tạo
Có rất nhiều phương pháp đào tạo để lựa chọn
Phương pháp được chọn phải cho phép:
Có sự tham gia của học viên vào bài giảng
Cung cấp ý kiến hồi đáp về quá trình học tập của học
viên
Truyền tải kinh nghiệm đào tạo vào công việc
Tăng cường các hành vi mong đợi
Áp dụng thực hành những điều được học
Nâng cao chất lượng đào tạo thông qua động lực

Đào tạo “cầm tay chỉ việc” gồm các bước:
Chuẩn bị học viên;
Cung cấp cho học viên kiến thức hoặc thông tin cần
thiết và minh họa cách thực hiện công việc;
Cho phép học viên thực hiện công việc; và
Kiểm tra việc thực hành của học viên.
Các sự kiện đào tạo
Đào tạo “cầm tay chỉ việc” gồm các bước:
Chuẩn bị học viên;
Cung cấp cho học viên kiến thức hoặc thông tin cần
thiết và minh họa cách thực hiện công việc;
Cho phép học viên thực hiện công việc; và
Kiểm tra việc thực hành của học viên.

Thuyết trình (presentation)
Là sự kết hợp giữa hình thức truyền thông bằng lời và
truyền thông trực quan
Thường được các nhà quản lý sử dụng trong các cuộc
họp, phiên đào tạo, trong giảng dạy và tại các hội
nghị
Nên cơ cấu thành ba phần:
Phần giới thiệu (introduction)
Phần nội dung chính (main section)
Phần kết luận (conclusion)
Thuyết trình
Thuyết trình (presentation)
Là sự kết hợp giữa hình thức truyền thông bằng lời và
truyền thông trực quan
Thường được các nhà quản lý sử dụng trong các cuộc
họp, phiên đào tạo, trong giảng dạy và tại các hội
nghị
Nên cơ cấu thành ba phần:
Phần giới thiệu (introduction)
Phần nội dung chính (main section)
Phần kết luận (conclusion)

Tập huấn (coaching): là hình thức đặc biệt của
hoạt động truyền thông và có mối liên quan với
việc đào tạo
Nhu cầu tập huấn phát sinh khi ban lãnh đạo
cần mở rộng và nâng cao kiến thức của nhân
viên một cách nhanh chóng
Tập huấn
Tập huấn (coaching): là hình thức đặc biệt của
hoạt động truyền thông và có mối liên quan với
việc đào tạo
Nhu cầu tập huấn phát sinh khi ban lãnh đạo
cần mở rộng và nâng cao kiến thức của nhân
viên một cách nhanh chóng

Yêu cầu:
Lập kế hoạch chương trình làm việc có hệ thống
Hình thức giảng dạy phù hợp với học viên
Cần đưa các biện pháp đánh giá và phản hồi ý kiến
vào kế hoạch
Là phương pháp hiệu quả để truyền thông thông
tin dưới hình thức tập trung
Tập huấn
Yêu cầu:
Lập kế hoạch chương trình làm việc có hệ thống
Hình thức giảng dạy phù hợp với học viên
Cần đưa các biện pháp đánh giá và phản hồi ý kiến
vào kế hoạch
Là phương pháp hiệu quả để truyền thông thông
tin dưới hình thức tập trung

định
Các hình thức họp:
Họp chính thức
Các kỹ thuật dùng cho hội nghị:
Tổng kết bài học
định
Các hình thức họp:
Họp chính thức
Các kỹ thuật dùng cho hội nghị:

Email kết hợp khả năng của các phương tiện
truyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ,
chi phí và sự tiện dụng
Truyền thông bằng lời là kênh truyền thông công
việc chủ yếu
Email kết hợp khả năng của các phương tiện
truyền thông cùng với những lợi thế về tốc độ,
chi phí và sự tiện dụng
Truyền thông bằng lời là kênh truyền thông công
việc chủ yếu

Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (13)

Similar a Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)

Similar a Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3) (20)

Más de MasterCode.vn

Más de MasterCode.vn (20)

Hệ thống thông tin quản lý - Bài 5 Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)