Presentación PowerPoint I Semestre de CIDBA, asignatura Expresión Oral y Escrita

1. ACTIVIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL
“SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”
MARIA LUDIVIA GARCÍA RODRIGUEZ
GESTION DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2. INTRODUCCIÓN
Motivar a los estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística a investigar sobre la organización de la
documentación basado en los sistemas de gestión documental implementados
en las entidades, el manejo, disponibilidad y control que se le da a la
información y los beneficios que ofrece el manejo adecuado de los documentos.
Igualmente conocer y adquirir conocimientos básicos sobre la normatividad y el
Decreto 2609 de 2012, que normaliza las generalidades, características y
criterios que se deben tener en cuenta para implantar un Sistema de Gestión
documental en una organización.

3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son programas de gestión de base de datos que reúnen un conjunto de normas, técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo (científico, culturales y técnicos) en una
organización, permitir la recuperación de información, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Objetivo del Sistema de Gestión Documental
Garantizar el acceso y la disponibilidad de la información.

4. REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
 Equipos de computo – Hardware
 Escáner y/o dispositivo de Digitalización: Los originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales
serán guardados o almacenados.
 Servidor de almacenamiento: Contiene la información previamente
digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para
poder acceder a dicha información, para su modificación o
revisión.
Para implementar un sistema de gestión documental se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos.

5. REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
 Software
 Programa de Gestión Documental: Programa de apoyo al
proceso de gestión de la documentación que se maneja.
 Recursos humanos disponibles (conocimiento con relación al tema
documental e informático)
 Costos de implementación del sistema de gestión documental.
 Servicios profesionales externos

6. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Según el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 16 da a conocer las generalidades
del sistema de gestión documental que deben adoptar las entidades públicas.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y
tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.

7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series
y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

8. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Para implementar un Sistema de Gestión Documental es
necesario que un profesional de la Información y
Documentación este en las primeras fases del proyecto
para definir y analizar las necesidades identificadas en
la organización que pretenden ser solucionadas con la
implementación, de ésta fase pasa a cargo de
profesionales de Ciencia de la Información formados y
capacitados para asumir los retos de la proyección e
implantación de un Sistema de Gestión Documental en
una organización.
La implementación del Sistema de Gestión Documental
debe cumplir con unas características argumentadas en
el Artículo 17 del Decreto 2609 de 2012.

9. Características Sistema de Gestión Documental
Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los
documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y
funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos,
de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de
documentos respondan mínimo a las siguientes características.
Características Explicación
Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
Interoperabilidad
Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros
sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales
adoptados por las autoridades o instancias competentes.
Seguridad
Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en
un entorno seguro.
Metadescripción
Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o
automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

10. Características Sistema de Gestión Documental
Características Explicación
Adición de contenidos
El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la
autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
Diseño y funcionamiento
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para
los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
Gestión Distribuida
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y
exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y
metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).
Disponibilidad y acceso
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como
su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
Neutralidad tecnológica
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación
de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea
armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

11. UNIDAD VISITADA:
ARCHIVO CENTRAL DEL MUNCIPIO DE ARMENIA
Nombre de la entidad visitada: Archivo Central del Municipio de Armenia
Nombre del funcionario: Gloria Amparo García – Coordinadora Archivo Central
Dirección de la entidad: Carrera 17 No.14-25 Armenia – Quindío

12. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO
CENTRAL DEL MUNICIPIO DE ARMENIA
El Sistema de Gestión Documental del Municipio de Armenia esta normalizado por el
Sistema de Calidad versión 2, el cual indica todo los lineamientos generados para la
elaboración y codificación de los documentos producidos por la Administración Municipal
(oficios, resoluciones, circulares, actas, entre otros).
El reglamento interno de archivo de la Alcaldía de
Armenia controla el sistema de archivo, como es el
archivo de gestión u oficinas productoras, plan de
transferencia, unidad de conservación, condiciones
físicas de depuración y eliminación, todo lo relacionado
con la producción de documentos.

13. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
Los criterios que el Municipio de Armenia ha tenido
en cuenta para establecer el Sistema de Gestión
Documental se basa en la normatividad establecida
para las entidades del Estado, a cargo del Archivo
General de la Nación, con el fin de suplir las
necesidades que surgen con la producción
documental ya que ésta tienen tendencia a
aumentar y evolucionar, lo que nos ha permitido
establecer como criterio la producción documental y
su periodicidad de consulta, igualmente
acomodarnos a los cambios que tiene la estructura
organizacional del municipio que abarca la
Administración y sus entidades descentralizadas.

14. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?
El Archivo Central del Municipio de Armenia
garantiza la integridad de la información
digitalizando y reproduciendo en medios más
modernos la documentación que se produzca
de acuerdo al tiempo de retención estipulado
en las TRD, para garantizar así la información
de la entidad.

15. REFERENCIAS
El Profesional de la Información, Revista Internaciional Cientifica y Profesional, ISSN1386-6710,
Mayo 1993, por Lluís Codina.
http://www.inforolot.com/index.php/es/sistema-de-gestion-documental.html
Decreto 2609 de 2012 capítulo III
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958