Ejemplo de Protocolo inicial para la celebración de un evento.

1. PROTOCOLO
Estas son unas breves indicaciones del protocolo a seguir respecto a ponentes, prensa y blogueros, y
público.
Habrá una persona en la puerta que dirigirá a los que vayan entrando a la mesa que les corresponda, tras
ver impresa la hoja con la entrada.
– Ponentes:
– No tienen que pasar por mesa.
– Les recibirán “Fulanito de Tal” y “Encargada”.
– Les conducirán a su lugar: la primera fila de la izquierda (según se entra) del auditorio. El primer
asiento de la izquierda será el de “Fulanito de Tal”, que ha de estar subiendo para presentar a
los ponentes.
– Se les avisará del lugar por donde han de subir al escenario.
– Prensa y blogueros:
– Pasan a la mesa 2 (la más alejada del acceso).
– Allí se comprobará que estén en lista y si no están, se les dejará pasar una vez acreditados, en
el caso de prensa, o una vez que hayan dejado tarjetas y datos en el de blogueros.
– Se les dará una bolsa específica para ellos (ver Bolsas).
– Los recibe “Otra encargada”.
– Se les conducirá a la primera fila de la derecha (según se entra) del auditorio. Por si acaso,
también estará reservada la segunda.
– Público asistente:
– Pasan a la mesa 1.
– Doble comprobación: entrada y lista.
– Se les avisará de las filas que están reservadas.
– Se les hará entrega de la bolsa correspondiente.
* Los puntos son personas.

2. BOLSAS
Todas ellas, sean para blogueros, periodistas o público, deberán contener una hoja con la agenda del
evento. Esta deberá señalar los siguientes puntos:
– Usuario y contraseña de acceso al wifi.
– Hora de comienzo y finalización de cada ponencia, mesa redonda o descanso.
– Nombre del ponente, cargo, empresa y título de la ponencia. También se añadirá su nick de Twitter,
en el caso de que lo tenga.
– Para las mesas redondas, se indicará el título del debate, el nombre, cargo, empresa y nick de
Twitter del moderador, y de cada uno de los integrantes.
En la bolsa de prensa, se colocará la nota correspondiente y se avisará de su existencia a los
patrocinadores por si quieren poner algo especial en ella. Podríamos poner además, si el presupuesto llega,
un pendrive con dicha nota, lo que vayamos subiendo a SlideShare y un pdf con los vínculos a los diferentes
lugares donde poder ampliar información.
PESTAÑA PRENSA EN LA WEB
En ella deberían estar, entre otros, los siguientes documentos:
– Notas de prensa
– Dossier de “Empresa”
– Dossieres de los patrocinadores y de las empresas de los ponentes.
– Perfiles de los ponentes
– Píldoras de los patrocinadores
– Fotografía de alta calidad de los ponentes y del lugar del evento.
– Logotipos
– Cualquier otro documento que consideremos de interés
OTROS TEMAS
Hay que reflexionar sobre lo siguiente:
– ¿Sabemos si hay ascensor? Pueden asistir personas con minusvalía física y no podrán subir dos
pisos...
– En el caso de que el presupuesto lo permita, se pueden comprar dos regletas de enchufes para
instalar en la zona de prensa (hay dos enchufes) y así solventar el problema de batería, al menos
para blogueros y periodistas.
– Necesitaríamos tres personas: una en la puerta, otra en la mesa de prensa y la tercera en la del
público.
– En esta última, habría que pensar si añadir a otra persona más en el momento álgido de la
mañana (no puede ser la de la puerta). Es decir, si el congreso empieza a las 9:00, de 8:45 a
9:15 debería haber refuerzo en la mesa 1, la del público, para evitar demasiadas
aglomeraciones. Deberían atenderla, al menos, dos personas.