Інтернет-інструменти для ефективної командної роботи

Інтернет-інструменти
http://purpose.com.ua/promanitt для ефективної командної роботи

для ефективної командної роботи
Практична частина тренінгу

Зміст
1. Google-інструментарій...................................................................................................................................... 1
1.1. Електронна пошта GMail................................................................................................................... 1
1.2. Google Groups.................................................................................................................................... 4
1.3. Google Calendar................................................................................................................................. 4
1.4. Google Docs........................................................................................................................................ 4
1.5. Google Maps....................................................................................................................................... 7
1.6. Про інші інструменти......................................................................................................................... 7
2. Facebook і Вконтакте........................................................................................................................................ 8
3. MailChimp........................................................................................................................................................... 8
4. Worksection........................................................................................................................................................ 9
5. Інші безкоштовні Інтерент-інструменти........................................................................................................... 9

1. Google-інструментарій
Ефективна робота з великою кількістю інформації різного типу (листи, тексти, зображення, схеми, числові
дані, дати, координати).

1.1. Електронна пошта GMail

1.1.0. Тема листа
Тема листа має відповідати змісту.

Вправа: напишіть тему для листа такого змісту:
Привіт Сашко!
За пару днів (2 лютого) ми плануємо поїхати у Львів на триденну екскурсію. Вона коштує 500 грн.
на людину. Плюс проїзд туди й назад 300 грн. Всього – 800 грн.
Ти з нами?

1.1.1. Структурування листа
Вміст листа краще структурувати за схемою:
1. Найважливіше лаконічно – вгорі.
2. Деталі – нижче.
3. Важливі моменти (завдання, час і місце, імена людей, контакти) виділяй жирним або ПРОПИСНИМИ
літерами.
4. Внизу бажано додавати підпис зі своїми контактами (і логотипом організації).

1


Вправа (у парах): відформатуйте текст листа так, щоб отримувач швидко розібрався в ньому і
здійснив потрібні дії. Зокрема, додайте підпис таким чином, щоб він автоматично додавався до
кожного нового листа або відповіді на лист.

1.1.2. Етикет електронної переписки. Узгодження одночасно з кількома отримувачами.
Коли у листуванні беруть участь декілька чоловік, важливо писати відповіді всім учасникам, а не лише
одному. Для цього є кнопка «Відповісти всім» (Reply All). Зручно, коли у листі виділяють імена людей жирним
– тоді кожен учасник спілкування швидко знайде фразу, яка стосується саме його.
Відповіді, які стосуються лише одного учасника обговорення і ніяк не можуть бути корисними іншим, варто
писати лише одній людині.
Коли Ви вперше відповідаєте на лист, адресований багатьом, може бути важливо додати вкінці підпис із
своїми контактами. При наступних відповідях контакти можна не додавати.

Іноді У вас може виникнути потреба переслати лист однієї людини іншій (або багатьом іншим). Зверніть
увагу на те, що перша людина може бути проти того, щоб її е-мейл дізнались інші люди. Тому, після
натисканні кнопки «Переслати» (Forward), варто стерти е-мейл автора листа (його ім’я можна залишити).

Вправа: створіть лист на кількох людей, виділіть імена, перелік завдань. Відповідайте спочатку
на всіх, а потім на когось одного.

Автовідповідач. Якщо є багато людей, яким може знадобитись отримати відповідь на е-мейл, і Ви їдете у
відрядження – ввімкніть Автовідповідач із текстом, який пояснює:
• коли ви зможете відповісти на е-мейли
• до кого із Ваших колег звертатись і з якими питаннями, їх контакти
• як з Вами зв'язатись у разі дуже термінових питань
Дописувачі будуть вдячні Вам за таку увагу (повагу) до них.

1.1.3. Followup
Це лист про результати зустрічі і наступні кроки. Його пишуть зазвичай після того, як зустрілись із людиною, з
якою хочуть продовжити співпрацю. Мета такого листа – щоб адресат запланував час і місце наступного
контакту з Вами (або зазначив, коли надішле потрібну Вам інформацію).
Типова структура:
1. Привітання
2. Приємні слова щодо проведеної зустрічі
3. Про основні домовленості, головну інформацію, обговорені на зустрічі (щоб адресат зміг підтвердити,
що Ви все вірно зрозуміли)
4. Про наступні кроки – запрошення до дій – домовляємось про час і місце наступного контакту
5. Завершальні ввічливі побажання
6. Підпис: ім’я, прізвище, посада, організація, е-мейл, телефон, сайт

Вправа: напишіть Followup мені: зазначте, що найважливіше дізнались, які маєте зауваження, що і
як менв варто покращити у тренінгу, про який з інструментів розкажете друзям і коли.

2


1.1.4. GMail. Структурування потоків листів
Ми отримуємо безліч листів. Щоб завжди знати, де і яка інформація у Вас знаходиться в пошті, необхідно
структурувати її.
Для цього використовують папки та/або мітки, налаштовують фільтри і регулярно розподіляють вхідні листи
вручну.

1.1.4.1. Мітки, ієрархія міток
На мій погляд (з досвіду), більшості людей, які отримують багато листів, знадобляться такі мітки:
• Контакт – зеленого кольору; корисно збирати контакти людей в одному місці
• Партнер – синього кольору
• (Проект) – назви проектів – різних кольорів, відповідно до суті проекту
• TODO – червоного кольору, завдання собі; цю мітку можна знімати з виконаних завдань
• Важливе, термінове – червоного кольору
• Важливе – помаранчевого кольору
• Матеріал! – інформація, файл, макет, документ, який точно буде потрібен потім
• Інструкція
• Розсилки
• Переглянути потім
Перелік міток відображається на екрані зліва.
Також я пропоную під міткою «Партнер» додавати мітки із назвами партнерів. Тоді можна буде легко збирати
історію листування з певним партнером.
Повірте, декілька секунд, витрачені на проставляння міток для листа з важливою інформацією, десять разів
окупляться Вам, коли потрібно буде швидко її знайти!

1.1.4.2. Фільтри
Це механізм, який автоматично виконує певні дії над листами, які відповідають певним умовам:
• Прийшли з певного е-мейлу
• Містять певні слова
• Містять вкладення
• Та ін.
Типи доступних дій:
• Видалити
• Поставити мітку/перемістити до папки
• Позначити як прочитане
• Переслати
○ Додавання адрес для пересилки
• Та ін.

Вправа:
1. Створіть мітку «Проект 1» зеленого кольору і її підмітку «Напрямок 1» червоного кольору.
Видаліть мітку «Проект 1»
2. Позначте в пошті важливі листи помаранчевою міткою «Важливе»
3. Позначте ті листи, по яким моєте виконати певне завдання червоною міткою «TODO»
4. Створіть фільтр, який виставляє мітку «Розсилки» одній з розсилок

3


1.2. Google Groups
• Налаштування
• Обмеження
• Керування

1.2.1. Етикет розсилок і відповідей на них
Якщо хочете відповісти лише одному члену розсилки, якщо Ваша відповідь буде цікавою не всім членам
розсилки – пишіть відповідь лише тим, кому вона потрібна чи буде цікава. Для цього потрібно у полі листа
«Кому» стерти адресу групи розсилки і вставити е-мейли зацікавлених дописувачів.

Вправа: створіть групу розсилки, напишіть листа на всіх, кожен дайте відповіді на розсилку, а
потім – окремим людям.

1.3. Google Calendar
В першу чергу я використовую календар для того, щоб отримувати SMS-нагадування про:
• дні народження знайомих і партенрів
• про важливі дати для близьких мені людей
• про заплановані зібрання і зустрічі
Також, за допомогою особистих календарів нам із колегами, які мають багато ділових зустрічей і відряджень,
зручно узгоджувати час для зібрання всієї команди в одному місці.

1.3.1. SMS-нагадування
• Як вказати номер мобільного
• Як налаштувати SMS-ннагадування про певну подію свого календаря
• SMS-сповіщення про зміну події календаря іншим користувачем

1.3.2. Операції з календарями
• Додавання чужого календаря за е-мейлом користувача
• Суміщення кількох календарів і оформлення відображення
• Доступність свого календаря іншим
○ Обмеження публічного календаря
Вправа:
1. створіть подію “За 10 хвилин прийде SMS” із SMS-сповіщенням так, щоб отримати його за
1 хвилину до її початку
2. (у парах) запросіть один одного на цю подію із правом редагування події
3. (у парах) змініть текст чужої події
4. Перевірте, чи всі SMS прийшли вам; як швидко?

1.4. Google Docs

Робота з різними видами інформаційних матеріалів:
1.4.1. Документи:
• Стилі тексту; як їх прибирати
• Коментування

4


• Заголовки, вставка і оновлення змісту
• Вставка малюнків і малювання
• Історія змін (версії), створення копії документу
• Права доступу (редагування/коментування/перегляд)
• Сповіщення співавторів
• Публікація документу
○ Вставка у сторінку сайта
○ Швидкість оновлення публічної версії після змін в документі – 3 хвилини
• формати збереження документа

Вправа (у парах): створіть документ з розділами і підрозділами, зі змістом на початку, зі зносками
і коментарями.

1.4.2. Таблиці:
• Обмеження форматування
• Фільтри
• Пошук рішення (оптимізаційна задача), сценарії (!)
• Зведені розрахунки
• Сповіщення про внесення змін
• Вставка у веб-сторінку
○ Публікація окремого або всіх листів таблиці
○ Внесення змін і повторна публікація
• Формати збереження таблиці

Вправа (у парах): створіть таблицю бюджету, яка складається із трьох листів: Зведений
бюджет, Постійні витрати, Змінні витрати.

1.4.3. Форми:
• Типи питань
• Різні шляхи відповідей (дерево запитань)
○ сторінки
○ питання вибору
• Підтвердження
• HTML-теги у описі і підтвердженні форми (<b>, <u>, <i>, <a>)
• Шаблон форми
• Перегляд форми
• Вставка у веб-сторінку
○ зміна розміру вставки
• Таблиця відповідей
○ Сповіщення про додавання відповіді
○ Блокування відповідей (закриття форми)
○ Обробка результатів (умовне форматування, наприклад)
• Копіювання форм

5


• Хочете краще оформити анкету? Шукайте в Google: ”How to style Google Forms”.

Вправа: створіть анкету-меню, щоб залежно від виду трапези (сніданок/обід) людина могла
обрати страву. Налаштуйте негайне сповіщення про відповідь і перевірте (у парах) роботу
форми по обіду і сніданку.

1.4.4. Малюнки:
• Одночасне малювання кількома користувачами
• Вставка зображень
• Вставка тексту, перенос строки
• Масштабування
• Версії малюнка
• Особливості публікації
• Формати збереження малюнку

Вправа (у парах): намалюйте поле для шахів і пограйте :-)

1.4.5. Презентації:
• особливості імпорту презентацій
• нема коментування

Чат – доступний при роботі з усіма типами перерахованих вище матеріалів.

1.4.6. Робота з інформацією в Google Docs

1.4.6.1. Впорядкування матеріалів за допомогою колекцій (папок-міток)
● Зв'язування матеріалу з кількома колекціями
● Кольори колекцій
● Права доступу
● Приклад структури колекцій:
○ Проект
■ Підпроект (напрямок роботи)
● Документи
● Статус роботи по напрямку
● Критерії відображення списку матеріалів колекції

1.4.6.2. Пошук інформації
● Пошук серед матеріалів
○ Одночасно за назвами (колекцій і матеріалів) і за вмістом (в т.ч. і малюнків)
○ Сортування результатів: за релевантністю / датою оновлення

Застереження щодо фінальних версій документів і конфіденційних даних:
• Зберігайте на власний носій фіналізовані документи!
• Не зберігайте в Google інформацію, яка не повинна ніколи розголошуватись!

6


1.5. Google Maps
● Нанесення позначок і фігур
● Нанесення маршрутів
● Права доступу до карти: приватна/публічна
● Співавтори
● Вставка карти у сторінку сайту
○ регулюємо розмір вставки
○ прибираємо посилання

1.6. Про інші інструменти:
● Picasa
○ Публічний доступ
○ Вставка слайдшоу різних розмірів у сторінку сайту
● Google Alerts
○ Рівень якості результатів
● Google Sites
○ Призначення
○ Приклади сайтів
■ https://sites.google.com/site/cleanforbeaty/
■ https://sites.google.com/site/warmautumncharity/
■ https://sites.google.com/site/letsdoitkiev/
■ https://sites.google.com/site/letsdoitua/
■ https://sites.google.com/site/ekospilnota/
○ Права доступу
○ Типи розділів:
■ Міні-блог / стрічка новин або оголошень
■ Сторінка для зберігання файлів (!)
■ Список елементів (!)
■ Веб-сторінка
■ Свій шаблон (на базі наявної сторінки)
○ Віджети
○ Вставка документів, таблиць, форм, відео і календарів у сторінку
○ Редагування меню
● iGoogle – Власна сторінка
○ Віджети
● Складності з іноземними віджетами
● Google+
○ Структурування контактів на кола людей, яких я знаю
● Інші інструменти:
○ http://ru.wikipedia.org/wiki/Список_сервисов_и_инструментов_Google

Вправа: створіть сайт, 4 різних типи розділів на ньому, власний шаблон розділу і 5-й розділ сайту
– на його основі. Вставте відео, додайте віджети. Дайте різні права доступу до різних розділів, (у
парах) перевірте доступність розділів.

7


2. Facebook і ВКонтакте
Обмін повідомленнями. Підтримка і розвиток зв'язків з людьми.

2.1. Facebook
● Публічний профіль проекту
● Переваги сторінок перед групами
● Особливості використання
● Обмеження
● Порівняння з Вконтакте.

Додатково: презентація про соціальні мережі: http://www.slideshare.net/elinakatz/03-6962694

Вправа: знайдіть у Facebook групу і сторінку “Зробимо Україну чистою”. Зверніть увагу
відмінності між ними, на різницю між їх вмістом.

3. MailChimp
Якісно оформлені розсилки, звіти про результати, зручна робота з адресатами, інтеграція.

Список розсилки:
● Імпорт e-mail’ів у список
● Особливості імпорту деяких e-mail’ів
● Експорт контактів зі списку в таблицю Excel
● Створення форми для тих, хто підписується на розсилку (додає себе до списку)
○ Розміщення форми на сайті
○ Розміщення кнопки ”Subscribe” на сайті
● Назви полів данних для вставки їх значень у лист розсилки
● Статистика та історія змін списку розсики
Кампанія (розсилка)
● Створення листа:
○ Вибір шаблона, його редагування
○ Наповнення листа (основи HTML)
○ Вставка у лист звернення до користувача по імені
○ Редагування службових посилань
○ Перегляд листа перед відправкою
○ Відправка тестового листа
○ Текстова версія листа
○ Запланована у часі розсилка
● Реплікація кампанії, корисні прийоми у створенні кампанії
● Перегляд e-mail’а, розміщеного в Інтеренті за певним посиланням і доступного всім
Звіт (результати розсилки):
● Скільки разів лист відкрили
● Скільки разів натиснули посилання у листі
● Якими поштовими програмами відкривали

8


Вправа:
1. Створіть список із 3 е-мейлів
2. Створіть лист за найпростішим шаблоном, вставте звернення по імені
3. Надішліть собі тест
4. Заплануйте розсилку через 3 хвлини
5. Перевірте результат

4. Worksection
● Огляд можливостей Worksection
● Компанія
● Проекти і підпроекти
● Завдання
○ Коментарі
○ Вкладення
○ Статуси
○ Сповіщення про дедлайни і про зміну статусу завдання
○ Перегляд прострочених завдань
● Файли
● Нотатки
● Відстежування ходу проекту
○ Експорт списку завдань
● Доступні налаштування

Додатково. Опис та інструкції з використання Worksection:
● http://bit.ly/about_Worksection
● http://bit.ly/Worksection_instructions

Вправа (у парах):
1. Створіть компанію з двох працівників, які працюють у одному проекті
2. Створіть по завданню на кожного на 2 дні вперед
3. Перевірте, чи прийшло сповіщення про дедлайн
4. Змініть статус завдання і сповістіть колегу про це засобами Worksection

5. Інші безкоштовні Інтерент-інструменти
● Teamviewer
○ Віддалено працюємо на комп'ютері іншої людини
● Skype
○ Хто про нього не знає? А про зв'язку Skype+Teamviewer?
○ Віддалено навчаємо один одного ефективному використанню комп'ютера та Інтерент-
інструментів
● Prezi
○ Створюємо презентації на безмежній площині
○ Рухаємо “об’єктив” від одного об’єкта на площині до іншого
○ Можна наближатись і віддалятись (розглядати деталі або дивитись глобально)
○ Можна створювати ментальні карти (MindMaps)

9


○ Вчитель про Prezi: http://inf548.blogspot.com/2010/01/prezi.html
● SlideShare
○ Публікуємо свої .ppt і .pdf-презентації
○ Вставляємо їх у сторінку сайту
● Doodle
○ Пропонуємо різні дати і час зустрічі
○ Розсилаємо посилання учасникам зустрічі
○ Дізнаємось, коли зручніше зібратись більшості учасників
○ Результат: економія часу!

Щодо дистанційного навчання за цими матеріалами і проведення тренінгів звертайтесь:
Юрій Пивоваренко
Практик, починаючий тренер
(097) 230 94 11
ukrainian2007[AT]gmail.com
facebook.com/yuri.pyvovarenko

10

Інтернет-інструменти для ефективної командної роботи

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Інтернет-інструменти для ефективної командної роботи

Similar a Інтернет-інструменти для ефективної командної роботи (20)

Más de Yuri Pyvovarenko

Más de Yuri Pyvovarenko (20)

Último

Último (17)

Інтернет-інструменти для ефективної командної роботи