Foliensatz zum Zusammenspiel der Produkte ELO DMS und cobra CRM mit Hilfe des Produktes docufied for cobra (Foliensatz aktualisiert 09/2011) *** Bitte beachten Sie den neuen Foliensatz aus 11/2015 ***

1. DMS
df
CRM
Clevere Produkte im Zusammenspiel

2. Editorial: documanager.newsletter 15.09.2011
Dokumenten Management unterstützt CRM –
DMS EXPO mit Lösungen für effizientes Marketing
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Enterprise Content Management-Lösungen haben ein großes
Potenzial für eine gewinnbringende Kundenkommunikation.
Als Schnittstelle zwischen Vertrieb und modernen Systemen
für das Customer Relationship Management (CRM)
strukturieren und beschleunigen sie die Prozesse und bilden
eine gute Grundlage, um auf Anfragen direkt zu reagieren
bzw. proaktiv maßgeschneiderte Angebote zu präsentieren.
Auf der DMS EXPO erfahren Unternehmen wie sie dieses
Potenzial optimal ausschöpfen können...
Quelle: http://www.documanager.de/magazin/news_d3570.html

3. Optimierungspotenzial
Optimierungspotenzial
Sie haben schon wiederholt eine dieser Fragen
auch in Ihrem Unternehmen gehört:
Welche Konditionen sind in der Mail von ... ?
Hat jemand den Lieferschein von ... ?
Ist der Prospekt für ... schon freigegeben ?
Wo ist der Vertrag mit ... ?
Sie haben sich auch schon gefragt, was die "Suche"
nach den Antworten täglich kostet ?

4. Optimierungspotenzial
Optimierungspotenzial
Zugriff auf Korrespondenz, Verträge, QM-Unterlagen, ...
Unternehmensrelevante E-Mails ( = Geschäftspost) archivieren
Buchungsbelege rechtssicher (GoBS, GDPdU) archivieren
Elektronische Unterschrift verwenden/prüfen
oder „komplexe Vorgänge“: ... Maschinen senden Fehlerdaten per SMS –
Störungsmeldung erfolgt automatisch an den zuständigen Servicemitarbeiter –
schnelles Auffinden des Wartungsvertrages – Technische Betriebsanleitung per
Fax zur Verfügung stellen – Wartungsauftrag elektronisch zusenden – Einsatz
dokumentieren und abrechnen – Rechnung archivieren ...
Diese beispielhaften Themen
sind Ihnen nicht unbekannt ?

5. Optimierungspotenzial
Optimierungspotenzial
Ja, cobra CRM enthält schon eine "Dokumentenverwaltung"
... was ist mit "revisionssicherer" Archivierung von Belegen
... was ist mit der "Versionsverwaltung" von Dokumenten
... im CRM werden klassisch E-Mail, Briefe, Angebote, etc.
abgelegt. Wer ordnet schon Ein-/Ausgangsrechnungen oder
Lieferscheine, Mahnungen, etc. einem Kontakt im CRM zu?
Vollständige "virtuelle Akten" von "Kunden" und "Lieferanten"
entstehen i.d.R. nicht in einem CRM-System
Alles zusammengenommen gute Gründe
ein CRM mit einem echten DMS und
Archiv zu verknüpfen – zu ergänzen.

6. Lösungsorientierter Ansatz
Lösungsorientierter Ansatz
Entscheiden Sie sich für die modulare Komplettlösung
oder die perfekte Ergänzung vorhandener Module:
professionelles Kundendatenmanagement (cobra CRM)
gesetzkonformes Dokumentenmanagementsystem (ELOoffice)
ergänzt durch weitere Schnittstellen zu Softwarelösungen mit teils
sehr hohem Marktanteil, wie z.B. Tobit.Software, Lexware,...
Optimal miteinander verbunden durch docufied®

7. Aufgabenverteilung
DMS-Umfeld
Adressen SMS
Kontakte Kundenmanagement Unified Messaging Fax
Informationen (CRM) (UMS) Telefonie
Historie E-Mail (Anhänge)
Dokumenten-
management
(DMS)
Scanneranbindung
Ein-/Ausgangs“post“
Vertrags-, Rechnungsunterlagen
Handbücher; Zeichnungen; ...
Auftragsdaten
Rechnungen
Warenwirtschaft BackOffice Maschinendaten
Lieferscheine Buchhaltung Service Serviceberichte

8. Module
Aufgabenverteilung
Adressen SMS
Kontakte MS Outlook Fax
Informationen
cobra CRM (oder David fx2) Telefonie
Historie E-Mail (Anhänge)
ELOoffice *)
Scanneranbindung
Ein-/Ausgangs“post“
Vertrags-, Rechnungsunterlagen
Handbücher; Zeichnungen; ...
Auftragsdaten
Maschinendaten
Rechnungen z.B. Lexware MS Office Serviceberichte
Lieferscheine
*) auch ELOprofessional/enterprise

9. Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement
Erfolgreiches Dokumentenmanagement ist mehr
als nur "Ablageorganisation" oder "Archiv"
Blitzschnelles Auffinden von Dokumenten,
dank ausgereifter Suchfunktionen (auch Volltext)
Vertrautes Prinzip: "Archiv-Schrank-Ordner-Register"
Scanfunktionalität (inkl. OCR) und Integration in MS-Office
Optionale Schnittstellen zur Buchhaltung (z.B. Lexware, DATEV,
Diamant/3), zu CAD- und ERP-Systemen vorhanden
Aufbewahrungspflichten erfüllen, GDPdU-konform archivieren
ELOoffice (ausbaufähige DMS-/ECM-Lösung)

10. Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement
Beispiel:
Ansicht Archiv
ELOoffice 9.0
über 450.000 Anwender weltweit

11. Resultat: vollständige "virtuelle Kontaktakten"
Archiv-
struktur
individuell
darstellbar
docufied for cobra 2011

12. Unsere Aufgabe: Integration
docufied Aufgabe: Integration
Erfolgreiche Kombination der einzelnen Produkte
über eine vorkonfigurierte Schnittstelle garantiert
von den beteiligten Partnern geprüft und vielfach im Einsatz
z.B. E-Mail (inkl. Anlagen) oder Dokumente aus cobra CRM
in ELO ablegen, archivieren und wieder finden
unterstützt die automatisierte Ablage von Dokumenten in ELO
(inkl. Serienbriefunterstützung)
docufied® als "Bindeglied" der Applikationen

13. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
docufied® Produktreihe
 id-netsolutions GmbH
Segeberger Str. 9-13a
23863 Kayhude (bei Hamburg)
Niederlassung West:
Konrad-Adenauer-Straße 6
42853 Remscheid
Niederlassung Süd:
Südwestpark 49
90449 Nürnberg
Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE

14. Anhang – Integrierte Installationsoptionen - I
Neue Dokumentenverwaltung

15. Anhang – Integrierte Installationsoptionen - II
Optimale Serienbriefunterstützung

16. Anhang – Dokumentenfelder frei übernehmen
Komfortable Auswahlfunktion integriert

17. Anhang – Ablage aus CRM in ELO DMS
Ablagepfade in ELO, Kurzbezeichnung, usw. konfigurierbar

18. Anhang – ELO DMS in CRM integriert - I
ELO Suche als Karteireiter in cobra CRM direkt verfügbar
Liste der Dokumente …
Unterschiedliche
"Dokument"-Suchen
vorkonfigurierbar

19. Anhang – ELO DMS in CRM integriert - II
ELO Versionsbearbeitung in cobra CRM direkt verfügbar
Umfangreiche Filtermöglichkeiten
*) ab cobra 2011 R2 auch Vorschau der Dokumente verfügbar

20. Anhang – ELO DMS in CRM integriert - III
Direkter Zugriff auf die Dokumente im ELO DMS aus cobra
*) individuelle Zugriffsrechte möglich

21. Anhang – ELO DMS Mehrwert - I
Vollständige "Kontakt-Akten" im ELO DMS
*) Korrespondenz aus CRM
Angebote, Bestellungen, usw. aus ERP

22. Anhang – ELO DMS Mehrwert - II
Vollständige "Kontakt-Akten" im ELO DMS
Unterschiedliche Sichten:
 (1) Belege "kontaktbezogen"
(2) Belege "chronologisch"
(3) Belege "projektbezogen"
Physikalisch ist der Beleg nur einmal vorhanden!



23. Anhang – ELO DMS – CRM Kopplung
Rücksprung aus ELO DMS in cobra CRM
Archiv-
struktur
individuell
darstellbar

24. Copyright
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