Presentación1

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Presentado por : Vanessa Bravo & valentina montoya

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Presentación1

  1. 1. Un programa de gestión de documentos seentiende como un procesoArchivístico encaminado al eficiente, eficaz yefectivo manejo y organizaciónDe la documentación producida y recibida poruna entidad, desde su origenHasta su destino final, con el objeto de facilitarsu producción, trámite,Utilización y conservación.
  2. 2. La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos Comunes y a una política informativa total. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulacióninnecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al Flujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva Concepción total.
  3. 3. Recepción de documentaciónProcedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera oRecibe documentos en cumplimiento de sus funciones.Una vez se revisan los sobres, paquetes y demás documentos que lleguen,Se procede a separar lo que corresponda a cartas que se radicarán,Paquetes y otros envíos que no requieren radicación.La correspondencia se radica imprimiendo el sello del reloj radicado, elcualConsta de los siguientes datos: Membrete de la empresa, espacio para elNúmero de radicación, serie documental, fecha y hora de recibo.
  4. 4. DEPENDENCIA CÓDIGO RECTORIA 1000 Planeación 1001 Secretaría General 1002 Mercadeo 1003 VICERRECTORÍA ACADÉMICA 1010 Coordinación Programas 1011 Tecnológicos Admisiones Registro y Control 1012Investigación 1013Bienestar InstitucionalExtensión y Proyección a la 1014ComunidadLaboratorios Informática 1015Biblioteca 1016DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1030Recursos Financieros 1031Recursos Humanos 1032
  5. 5. Una vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar elTrámite respectivo, la mayoría de comunicaciones generan una respuesta, laCual es elaborada por la dependencia que le está dando trámite siguiendo lasNormas ICONTEC ya descritas en este manual para su elaboración, enOriginal y dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo(De acuerdo con Resolución de firmas sólo pueden firmar niveles deRectoría, Secretaría General, Vicerrectora Académica, Planeación, RegistroY Control, Dirección Administrativa, los funcionarios de otras dependenciasNo están autorizados para firmar correspondencia que vaya al medioExterno); para quienes no tienen autorización, al requerir el envío de unaComunicación al medio externo, la generan colocando el código de suDependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado paraFirmar.
  6. 6. Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad,dependencia,Persona natural, etc.) A consultar la información contenida enlosDocumentos de archivo y de ser necesario a obtener copia delos mismos.Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados encadaDependencia, para el caso de requerir consultas dedocumentación de otraDependencia a la que corresponda el funcionario, éste deberásolicitarAutorización al jefe respectivo.
  7. 7. Es el plazo en términos de tiempo en que losdocumentos deben permanecerEn el archivo de gestión (el archivo de cadadependencia) una vez finalizadoSu trámite administrativo o en el Archivo Central, talcomo se consigna en laTabla de Retención Documental.
  8. 8. Consiste en localizar el documento con miras a obtener lainformaciónContenida en ellos, de manera eficiente y eficaz.La recuperación de documentos se logra mediante ladisponibilidad deInstrumentos de control, consulta y descripción.
  9. 9. La protección se relaciona con el conjunto demedidas a tomar paraGarantizar la integridad física de losdocumentos, lo mismo que del manejoDe la información.Para el primer caso, se requiere implementarprogramas de conservaciónPreventiva de documentos.
  10. 10. Se relaciona con el tiempo de retención que sedeben conservar losDocumentos ya sea en el Archivo de Gestión oen el Central, después dePerdida su vigencia administrativa para luegotomar la decisión para suDisposición final.
  11. 11. Se relaciona con el proceso de estudioo análisis documental paraDeterminar los valores administrativos,fiscal, legal, contable, o técnico y siPrevio estudio del Comité de Archivo dela Entidad.
  12. 12. Se entiende por eliminación, la destrucción de losdocumentos que hayanPerdido sus valores administrativos, legal, fiscal,técnico, contable y queAdemás no represente ningún interés para lainvestigación retrospectiva oQue carezca de relevancia para la ciencia, latecnología o la cultura.
  13. 13. Se catalogan documentos de conservaciónpermanente, todos aquellos que informan sobrelos orígenes, la estructura, los objetivos, lasdecisiones, los procedimientos, las operacionesy las realizaciones del órgano productor y quetiene valor testimonial.

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