O documento discute os tipos de arquivos e sua vigência, incluindo arquivos correntes, intermediários e permanentes. Também fornece orientações sobre por quanto tempo guardar documentos como recibos, notas fiscais e contratos. Regras de alfabetação para arquivamento de nomes são apresentadas.

1. Tipos de arquivo e
vigencia
Professora: Vânia Franco

2. Revisão:
 Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou
que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas frequentes.
 Arquivos intermediários: são aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
 Arquivos permanentes: conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente
preservados. (Lei nº. 8.159/91, art. 8º)

3.  Outroponto a ser focado nos
arquivos corrente e intermediário é a
vigência administrativa.
Vigência: Intervalo de tempo durante
o qual o documento produz efeitos
administrativos e legais
plenos, cumprindo as finalidades que
determinaram sua produção.

4. Órgãos defesa dos direitos do
consumidor divulgam orientações
para a guarda e conservação de
documentação, destinados a eventual
futura defesa de
interesses, merecendo destaque os
excertos de texto abaixo, originário da
estadual Fundação PROCON/SP:

5. "Procon orienta sobre por quanto
tempo guardar documentos e
comprovantes
O período para conservação varia conforme
a situação e tipo de documento.
Comprovantes referentes à quitação de
contas têm um tempo específico para
ficarem guardados. (...)

6. Nos casos de serviços, públicos ou
privados, prestados ao consumidor
de forma contínua, como
fornecimento de
água, luz, telefone, TV por
assinatura, escolas, cartão de
crédito, de acordo com as Leis Estadual
13.552/2009 e Federal 12.007/2009
, os fornecedores são obrigados a
encaminhar aos seus clientes
declaração de quitação de débitos
referente ao ano anterior.

7. A legislação federal estabelece
que, durante o mês de maio os
fornecedores devem enviar a
declaração de quitação anual, que
substituirá os recibos e comprovantes
mensais emitidos ao longo do ano
anterior.
É bom lembrar que, de acordo com a
legislação, somente terão direito a este
documento [ aqueles que estiverem em
dia com todas as parcelas ou
mensalidades do ano anterior.

8. O período para conservação das
declarações anuais e também de
outros documentos varia conforme
a situação. Veja alguns prazos para
descarte destes
documentos, especificamente, em
casos de problemas relativos a
consumo:

9. Prazos de conservação do
recibo de quitação anual
 Água, energia, telefone e demais
contas de serviços essenciais:
declarações devem ser conservadas
por cinco anos .

10. (...)
Seguro: proposta, apólice e as
declarações de pagamento devem ser
guardadas por mais um ano após o
fim da vigência.

11. Prazos de conservação de outros
documentos
(...)
Notas fiscais: as notas fiscais de compra de
produtos e serviços duráveis devem ser
guardadas pelo prazo da vida útil do
produto/serviço, a contar da aquisição do
bem, uma vez que, mesmo após o término
da garantia contratual, ainda há
possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

12. Certificados de garantia: a guarda
deve seguir a mesma regra das notas
fiscais.
Contratos: contratos em geral
precisam ser conservados até que o
vínculo entre as partes seja desfeito
e, em se tratando de
financiamento, até que todas as
parcelas estejam quitadas e o bem
desalienado.

13. O Procon enfatiza que, todos estes
prazos são somente para problemas
relativos a consumo. Outras situações
e/ou entidades podem ter regras
próprias (Receita
Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, F
óruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).
O site da Fundação Procon-ES é o
www.procon.es.gov.br

14. MÉTODO ALFABÉTICO

15. Os métodos de arquivamentos podem
ser diretos ou indiretos, ou ainda
semi-indireto. O importante é que a
escolha seja planejada e aplicada de
forma correta. Pode ser utilizado mais
de um método simultaneamente,
porém é necessário que haja uma
correta classificação da massa
documental para que outras pessoas
possam compreender o método
escolhido.

16. MÉTODO ALFABÉTICO
O método alfabético que veremos
nesta aula é o mais utilizado tanto por
empresas públicas quanto privadas.
Dificilmente as pessoas observam as
regras de alfabetação. Vamos
conhecê-las e aplicá-las. Isto vai
ajudar muito na organização do
arquivo.

17. É o mais simples, desde que o
elemento principal a ser considerado seja
o NOME. É um método direto, porque a
pesquisa é feita diretamente, não sendo
necessário se recorrer a um índice
auxiliar para localizar qualquer
documento. Nesse método, as fichas ou
pastas são dispostas na ordem
rigorosamente alfabética, respeitadas
as normas gerais para a alfabetação,
através de guias divisórias, com as
respectivas letras (Paes, 2005, p. 62).

18. Desvantagens desse método: os erros
de arquivamento tendem a
predominar no arquivamento
alfabético, quando o volume de
documentos é muito grande,
devido ao cansaço visual e à
variedade de grafia dos nomes.

19. 1. Arquivamento de
nomes
De acordo com Paes (2005), o
arquivamento de nomes obedece
a 13 regras, chamadas regras de
alfabetação , apresentadas a
seguir:

20. 1.1. Pela 1ª letra do último
sobrenome: João Barbosa; Pedro
Álvares Cabral; Paulo Santos
a) Barbosa, João
b) Cabral, Pedro Álvares
c) Santos, Paulo

21. 1.2. Para sobrenomes iguais:
a) Teixeira, Aníbal
b) Teixeira, Marília
c) Teixeira, Paulo
d) Teixeira, Vitor

22. 1.3. Para nomes compostos:
Camilo Castelo Branco; Paulo
Monte Verde; Heitor Villa Lobos.
a) Castelo Branco, Camilo
b) Monte Verde, Paulo
c) Villa Lobos, Heitor

23. 1.4. Para nomes abreviados: J.
Vieira; Jonas Vieira; José Vieira
a) Vieira, J.
b) Vieira, Jonas
c) Vieira, José

24. 1.5. Para nomes com artigos e
preposições: Pedro de Almeida,
Ricardo d'Andrade; Lúcia da
Câmara; Arnaldo do Couto.
a) Almeida, Pedro de
b) Andrade, Ricardo de
c) Câmara, Lúcia da
d) Couto, Arnaldo do

25. 1.6. Para sobrenomes com grau de
parentesco: Antonio Almeida Filho;
Paulo Ribeiro Júnior; Joaquim
Vasconcelos Sobrinho.
a) Almeida Filho, Antonio
b) Ribeiro Júnior, Paulo
c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

26. 1.7. Para pessoas da mesma
família: Jorge de Abreu Sobrinho;
Jorge de Abreu Filho; Jorge de
Abreu Neto.
a) Filho, Jorge de Abreu
b) Neto, Jorge de Abreu
c) Sobrinho, Jorge de Abreu

27. 1.8. Para nomes estrangeiros:
Georges Aubert; Winston
Churchill; Paul Muller; Jorge
Schmidt.
a) Aubert, Georges
b) Churchill, Winston
c) Mueller, Paul
d) Schmidt, Jorge

28. 1.9. Para nomes estrangeiros
(espanhol) com o nome da mãe:
José de Oviedo Y Bãnos;
Francisco de Pina de Mello;
Antonio de Los Rios.
a) Oviedo Y Bãnos, José de
b) Pina de Mello, Francisco de
c) Rios, Antonio de Los.

29. 1.10. Para nomes Orientais
Japoneses e Árabes:
a) Al Ben Hur (permanece)
b) Ly Youtohn (permanece)

30. 1.11. Para nomes estrangeiros
com preposição: Giulio Di Capri;
Esteban De Penedo; Charles Du
Pont; John Mac Adam
a) De Penedo, Esteban
b) Di Capri, Giulio
c) Du Pont, Charles
d) Mac Adam, John

31. 1.12. Para Pessoas Jurídicas:
EMBRATEL; Álvaro Ramos & Cia;
A Colegial; Fundação Getúlio
Vargas:
a) Álvaro Ramos & Cia
b) Colegial (A)
c) Embratel
d) Fundação Getúlio Vargas

32. 1.13. Para Numeral: 4º
Congresso de Secretariado; I
Encontro Regional de Arquivologia; III
Simpósio de Apicultura.
a) Congresso de Secretariado (4º)
b) Encontro Regional de Arquivologia (I)
c) Simpósio de Apicultura (III)

33. Reveja as regras de alfabetação
1.6 e 1.7. Ambas são para
graus de parentesco, porém a
primeira delas é para nomes
diferentes, já a segunda diz
respeito a nomes iguais e graus
de parentescos diferentes. Fique
atento para não errar no
arquivamento.