Apresentação na Conferencia da APDSI sobre Gestão Documental - Lisboa - Torre do Tombo 11/11/2014

1. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Critérios
de
Avaliação
e
Tendências
dos
ECM
Luís
Vidigal
(APDSI)
Lisboa
–
11
de
Novembro
de
2014
1

2. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Produ4vidade
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Desafios
para
Portugal
Coesão
Social
Trabalhar
melhor
Solidariedade
2

3. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
3

4. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Tecnologias
ou
Informação?
4
CTO
CIO

5. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Dos
documentos
aos
processos
5
Poder
sobre
os
papéis
Poder
sobre
os
fluxos

6. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Compramos
para
melhorar?
Temos?
Usamos?
Precisamos?
6

7. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Ecosistema
da
Gestão
da
Informação
• Enterprise
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Content
Management
(ECM)
• Web
Content
Management
(WCM)
• Document
Management
(DM)
• Digital
Asset
Management
(DAM)
• Digital
Rights
Management
(DRM)
• Enterprise
InformaXon
Portal
(EIP)
• Knowledge
Management
(KM)
• So[ware
ConfiguraXon
Management
(SCM)
7

8. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
O
Que
é
o
ECM
O
Enterprise
Content
Management
(ECM)
é
consXtuido
por
estratégias,
métodos
e
ferramentas
uXlizadas
para
capturar,
gerir,
armazenar,
preservar
e
distribuir
conteúdos
e
documentos
relacionados
com
os
processos
organizacionais
8

9. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
O
mercado
de
ECM
quase
que
vai
duplicar
nos
próximos
5
anos
Entre
2014
e
2019,
prevê-­‐se
um
crescimento
anual
de
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
12,7%
no
mercado
do
Enterprise
Content
Management
podendo
aXngir
12,32
biliões
de
dólares
em
2019
(atualmente
o
mercado
de
ECM
é
de
6,78
B$)
code
:
ASDR-­‐105258
Publish
date
:
April
2014
Pages
:
189
9

10. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Áreas
do
ECM
• Conteudos
e
documentos
• Scanning
• Imagem
de
documentos
• Formulários
• Reconhecimento
• Categorização/Taxonomia
• Indexação
• Gestão
de
documentos
• Gestão
de
registos
• Gestão
de
mails
• Gestão
de
conteudos
Web
• Gestão
de
aXvos
digitais
• Repositórios
• Armazenamento
• Integração
de
conteudos
• Migração
• Backup/Recuperação
• Pesquisa
• ParXlha
• Localização
• Personalização
• Publicação
• Papel
eletrónico
• Securança
• Colaboração
• Arquivo
de
longa
duração
10

11. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Modelo
AIIM
do
ECM
WCM
Web
Content
Management
RM
Records
Mnagement
Gerir
Workflow
/
BPM
DM
Document
Management
CM
CollaboraXon
Management
Capturar
Fornecer
Preservar
AssociaXon
for
InformaXon
and
Image
Management
InternaXonal
11

12. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
A
visão
da
Forrester
Research
12

13. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Organizações
Inteligentes
13
Portais
Gestão de
Conteúdos
Ferramentas
Colaborativas
Gestão do
Conhecimento
Gestão
Documental
Smart
Enterprise
Suite
2002

14. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Para
que
serve
o
ECM?
é
uXlizado
para
criar,
armazenar,
distribuir,
pesquisar,
arquivar
e
gerir
o
conteúdo
não-­‐
estruturado
(como
documentos
digitalizados,
e-­‐
mails,
relatórios,
imagens
médicas
e
documentos
de
office)
e,
finalmente,
analisar
a
uXlização
para
permiXr
que
as
organizações
forneçam
conteúdos
relevantes
aos
uXlizadores
onde
e
quando
eles
precisem.
14

15. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Ecossistema
do
ECM
15

16. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Quadrante
Mágico
(Gartner)
Facilidade
de
Execução
Visão
16

17. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
ECM
Quadrante
Mágico
do
Gartner
Set
2014
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
17

18. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Peso
de
cada
componente
do
ECM
• Document
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
management
(20%)
• Web
content
management
(WCM,
5%)
• Records
management
(10%)
• Image-­‐processing
applicaXons
(15%)
• Social
content
(15%)
• Content
workflow
(20%)
• Extended
components
(15%)
18

19. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Document
management
(20%)
• Check-­‐in/check-­‐out
• Controlo
de
versões
• Segurança
• Serviços
de
biblioteca
para
documentos
de
gestão
19

20. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Web
content
management
(WCM,
5%)
• Templates
• Gestão
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
de
workflow
e
alterações
• Disponibilização
de
conteúdos
• Conteúdos
a
pedido
através
de
web
services
20

21. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Records
management
(10%)
• Forçar
a
retenção
de
documentos
críXcos
a
longo
prazo
• Conformidade
com
normas
– DirecXva
5015.2-­‐STD
–
Departmento
de
Defesa
(DoD)
– VERS
-­‐
Victorian
Electronic
Records
Strategy
– MoReq2010
-­‐
Modular
Requirements
for
the
Management
of
Electronic
Records
21

22. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Image-­‐processing
applicaXons
(15%)
• Capturar,
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
transformar
e
gerir
imagens
de
documentos
em
papel
– Digitalizar
e
reconhecer
formulários
e
carateres
(OCR)
de
forma
inteligente
– Integração
com
terceiros
(Kofax,
ReadSo[,
TIS,
etc.
– Capacidade
para
carregar
imagens
de
documentos
digitalizados
em
repositórios
e
pastas
e
encaminhá-­‐
las
em
processos
22

23. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Social
content
(15%)
• Para
parXlha
de
documentos
e
colaboração
em
situações
de
trabalho
de
equipa
e
gestão
do
conhecimento,
nomeadamente
em
blogues,
wikis,
etc.
23

24. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Content
workflow
(20%)
• Suportar
processos
de
negócio
• Encaminhamento
• Atribuir
tarefas
e
estados
• Auditoria
24

25. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Critérios
para
avaliação
do
ECM
• Ferramentas
abrangentes
para
gerir
a
captura
e
armazenamento
de
dados
,
bem
como
o
cumprimento
dos
requisitos
de
retenção.
• Orientação
para
processos
com
capacidades
poderosas
para
automaXzar
fluxos
de
trabalho
baseados
em
dados
e
documentos.
• Suporte
para
serviços
repeXXvos
parXlhados
internamente
dentro
da
organização
e
serviços
colaboraXvos
que
envolvem
simultaneamente
documentos
e
processos
com
outras
enXdades
.
• Arquitetura
aberta
para
integração
com
sistemas
de
negócios,
como
ERP,
CRM
e
GIS,
assim
como
aplicações
para
funções
específicas.
• Adaptabilidade
para
permiXr
uma
personalização
fácil
para
necessidades
de
informação
e
fluxos
de
trabalho
especializados,
apoiada
por
recursos
e
ferramentas
de
desenvolvimento
especificamente
criadas.
• Formatos
de
arquivo
não-­‐proprietárias
com
a
pesquisa
federada
e
escalabilidade
para
uma
grande
diversidade
de
dados
e
Xpos
de
documentos
.
• Suporte
para
proteger
os
dados
e
os
fluxos
de
trabalho
no
acesso
a
parXr
de
disposiXvos
móveis,
com
proteções
baseadas
na
função
ou
cargo.
• Possibilidade
de
auditoria
para
a
detecção
de
fraude
e
garanXa
da
integridade
da
informação.
2013
-­‐
The
Vital
Asset
for
Today’s
Government
-­‐
www.centerdigitalgov.com
25

26. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Matriz
de
comparação
de
funcionalidades
do
ECM
• Edição
de
conteúdos
• Suporte
a
templates
• Captura
de
documentos
• Repositório
de
conteúdos
• Workflow
• Desenvolvimento
de
Web
Sites
• Indexar
e
pesquisar
• Categorização
• Controlo
de
versões
• Personalização
• Publicação
na
Web
• Distribuição
de
conteúdos
• Publicação
mulXcanal
• Colaboração
• ParXlha
de
conteúdos
(feeds)
• Agregação
de
conteúdos
• Segurança
de
aXvos
digitais
• Gestão
do
ciclo
de
vida
dos
conteúdos
• Gestão
de
registos
• Gestão
de
múlXplos
Web
sites
• Integração
de
aplicações
26

27. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Tendências
do
ECM
(Hype
Cycle)
27

28. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Redes
Sociais Mobilidade
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Análise
de Dados
Anytime – Anywhere
Just in Time – Just in Case
28

29. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
A
3ª
Plataforma
da
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
29

30. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Internet
das
Coisas
Imagine um mundo
onde as coisas
estão sempre
conectadas à
Internet e interagem
com pessoas e
outras coisas
30

31. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
O
Trabalho
hoje...
• Mobilidade
constante
• Permanentemente
conectados
• Acesso
a
dados
e
processos
• Criação
de
relatórios
em
tempo
real
• ProaXvidade
processual
31

32. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
Quebrar
barreiras…
32

33. Gestão
Documental
e
Governança
da
Informação
-­‐
O
Debate
Necessário
Obrigado
Luís
Vidigal
–
Novembro
2014
33
Telefone:
+351
963459044
Skype:
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