Selides de apoio ao SIAP do ISCAD IT Governance - Gestão da Mudança

1. http://egovernment.no.sapo.pt
Sistemas de Informação da Administração Pública
Governação dos Sistemas e
Tecnologias da Informação
“IT Governance”
6 - Gestão da Mudança
Luís Vidigal
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal

2. Mudança e preconceito
"É mais fácil
desintegrar um
átomo
do que um
preconceito“
Albert Einstein
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3. Foi sempre assim…
Como se forma um paradigma
Um grupo de cientistas colocou cinco (5) macacos numa jaula, em cujo centro puseram uma
escada e, sobre ela, um cacho de bananas.
Quando um macaco subia a escada para apanhar as bananas, os cientistas lançavam um
jacto de água fria nos quatro (4) que estavam no chão.
Depois de certo tempo, quando um macaco ia subir a escada, os outros enchiam-no de
pancada.
Passado mais algum tempo, mais nenhum macaco subia a escada, apesar da tentação das
bananas. Então, os cientistas substituíram um dos cinco macacos.
A primeira coisa que ele fez foi subir a escada, dela sendo rapidamente retirado pelos outros,
que lhe bateram. Depois de algumas surras, o novo integrante do grupo não subia mais a
escada.
Um segundo foi substituído, e o mesmo ocorreu, tendo o primeiro substituto participado, com
entusiasmo, na surra ao novato.
Um terceiro foi trocado, e repetiu-se o facto.
Um quarto e, finalmente, o último dos veteranos foram substituídos.
Conclusão: Os cientistas ficaram, então, com um grupo de cinco macacos (5) que, mesmo
nunca tendo tomado um banho frio, continuavam a bater naquele que tentasse chegar às
bananas. Se fosse possível perguntar a algum deles porque batiam em quem tentasse subir
a escada, com certeza a resposta seria: "Não sei, as coisas sempre foram assim por aqui..."
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4. Foi sempre assim…
Como se forma um paradigma
2 3
Foi sempre
assim…!?
1
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5. Conceito de Gestão da Mudança
• São processos, ferramentas e técnicas
para gerir questões ligadas às pessoas
durante a mudança de processos de
negócio para que se atinja o melhor
resultado possível
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6. As cinco faces da mudança
Alinhamento
Tecnologia
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7. Maturidade da Mudança Organizacional
e Alinhamento
Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5
Estratégia
Controlo
Processos
Pessoas
Tecnologia
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8. Inovar para sobreviver
Ganhar a guerra
contra
a Burocracia
The
Second
Cycle
Winning the War Against
Bureaucracy
Lars Kolind
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9. Razões internas e externas para a Mudança
Inevitáveis e incontroláveis
Mercado & Competitividade
Inovações Tecnológicas
Globalização
Alterações legais
Etc.
As organizações mudam por uma
questão de Sobrevivência
Para crescer e prosperar!
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10. Mudar através das Pessoas
• As organizações são formadas por pessoas.
• As Mudanças Organizacionais são operadas
pelas pessoas.
• As pessoas têm que querer mudar.
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11. Mudar através das Pessoas
• A Mudança significa quebrar e alterar
relacionamentos com coisas que fazemos e
que prezamos.
• A perda de controle pode custar muito no
âmbito pessoal…
Medo de Perder:
•Controle
Sentimento de Perda
•Confiança
Medo do Medo da mudança
•Competência
Desconhecido
•Poder
• etc.
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12. Capacidade de Mudar (Os 3 “W”)
Poder
Willing
Querer Saber
Wanting knoWing
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13. Gerir a transição
• Geralmente as pessoas resistem à transição e não
às mudanças em si:
– Desenvolver e colocar em prática um plano de mudança
eficaz;
– Identificar os influenciadores no processo de transição;
– Desenvolver e implementar estratégias para gerir
finalizações e perdas;
– Desenvolver estratégias para guiar as pessoas através
da região neutra;
– Desenvolver estratégias para ajudar as pessoas a
criarem um novo re-começo.
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14. Descongelar / Re-congelar
Descongelar Re-congelar
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15. Objectivos da Gestão da Mudança
O objectivo da Gestão da Mudança é ter uma
abordagem equilibrada dos aspectos técnicos
e organizacionais, visando minimizar as
possíveis resistências e obter uma
transformação mais eficaz, completa e em
menos tempo
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16. A Gestão da Mudança indica o caminho
A abordagem equilibrada de aspectos técnicos e organizacionais contribui
para uma transformação mais rápida e completa.
Mudança Integrada
+
Transição Pura
Performance
Expectativas
Altas Esforço de realização
e complexidade Comprometimento com a
mudança
tempo
Confusão
Resistência
-
Desespero
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17. Acções proactivas para ultrapassar as
resistências
Resistência devido ao desconhecido Comunicação
Gestão de
Resistência de pessoas-chave Influenciadores
Direcção / Visão da
Falta de razão clara para o projecto
mudança
Incertezas sobre competências disponíveis Análise dos
pedidos de Formação
Implementação de um sistema Execução da
Formação
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18. Gestão da Mudança – Fases do Projecto
Preparação
Preparação do
Pessoas
Realização
Projecto
Modelação
Suporte
e
Go Live
Final
Processos
Conhecimento
Tecnologia
Impactes
Organizacionais
Comunicação
Influenciadores
Desenvolvimento
equipe / transf .
.
de Conhecimentos
Formação
Utilizadores finais
Plano de suporte
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19. Estratégia e Táctica
Objectivo
Objectivo
Táctico Estratégico
Objectivo
Táctico
Objectivo
Táctico
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20. Redução de ciclos temporais
1 ano
2 anos
3 anos
4 anos
5 anos
6 anos
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21. Resistência à Mudança
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22. Se alguém faz
… alguém desfaz
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23. Estrelas
Solitárias
e
Galáxia
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24. Padrões de implementação da mudança
• Isolada – Quando uma mudança não afecta outros
elementos do sistema
• Hierárquica – Quando uma mudança de alto nível é dividida
em sucessivos níveis de detalhe
• Sequencial – Quando uma mudança requer uma série de
eventos a serem executados uns após os outros
• Condicional – Quando uma sequência de eventos
detalhados está dependente dos resultados de estágios
anteriores ou condições externas
• Coordenada – Quando vários eventos de mudança
acontecem em paralelo, mas têm de ser coordenados para o
sucesso da mudança global
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25. Pirâmide de adopção da Internet
Adaptado de Deloitte Research 2002
Lealdade Digital Usar
exclusivamente
serviços online
Preferir usar
serviços online
Retenção
Continuar a usar serviços online Aumentar
o Valor
Usar mais do que um serviço online
Reconhecimento
do Valor
Ter usado uma vez um serviço online
Ter conhecimento sobre serviços online
Ter acesso à Internet
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26. Dimensões dos Impactes Organizacionais
• Perfis;
Pessoas e Cultura
• Conhecimentos e habilidades.
• Formas de trabalho;
• Criação, eliminação e transferência de tarefas;
Processos • Alteração “significativa” em alguma tarefa;
• Criação e Alteração de novos controlos e
indicadores de desempenho.
Estrutura e Postos • Áreas mais afectadas pelos processos e
de Trabalho sistemas, e mudanças necessárias;
• Postos de trabalhos criados ou afectados.
• Papéis e responsabilidades
• Identificação de potencial criação, eliminação e
Normas e
alteração de normas, procedimentos e políticas;
Procedimentos • Procedimentos de aprovação / dependência.
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27. Análise dos Impactes Organizacionais
Revisão/alteração Orientação para
Políticas, Normas e Capacitação dos
Procedimentos utilizadores finais
Análise dos
Impactes
Organizacionais
Orientação para
Acções de
alterações na
comunicação
estrutura futura
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28. Formação de utilizadores finais
1 2 3 4Desenvolver
Desenvolver Desenhar o Desenvolver
os Materiais
a Estratégia Programa o Protótipo
de Formação
Levantamento da Definição e desenho Definir um tema e Elaboração dos
situação atual e do currículo elaborar um modelo manuais, base de
definição da estratégia (catálogo de cursos). dos materiais de dados, materiais dos
da formação dos formação a serem cursos.
utilizadores finais. utilizados.
5 6
Executar Avaliar o
o Programa Programa
Implementação do Avaliação do
programa de desempenho, com o
formação. objectivo de rever
métodos e
ferramentas
utilizadas.
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29. Riscos da Formação inadequada
Utilizadores
com baixo
desempenho
Impactos
Formação Utilizadores Processos A Organização
Negativos
Funcional e/ou Frustrados de negócio não atinge os
no Serviço
Técnica ao utilizarem com baixa benefícios
aos
Incompleta o sistema performance esperados
Clientes
 Transferência do Pessoas  Os Utilizadores
Conhecimento Culpam o perdem a confiança
Novo
Incompleta Sistema
 Necessidade de voltar a formar os
utilizadores para obter:
Segurança com o novo sistema
Confiança no uso de suas
habilidades
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