El documento presenta los pasos metodológicos para implementar un proyecto de intercambio electrónico de datos (EDI), incluyendo evaluar los procesos internos actuales y socios de negocios, crear un equipo responsable, realizar pruebas piloto, lograr el compromiso de la alta dirección, y establecer acuerdos de intercambio y contratos con proveedores de servicios EDI.

1. METODOLOGÍA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN PROYECTO EDI FACTIBILIDAD Procesos internos actuales Socios de negocios Procesos internos con EDI COMPROMISO DE ALTA DIRECCION CREACION DE UN EQUIPO RESPONSABLE PROCESOS INTERNOS ACTUALES.- Se debe evaluar los procedimientos operacionales que maneja la empresa. Dicha evaluación debe especificar la información involucrada, procesos y procedimientos, tiempo necesario y costos relacionados con cada una de las áreas que se incluyen, e identificar qué documentos de papel son los mejores para EDI dándoles una mayor importancia para su implementación. Se recomienda hacer una planificación de futuras implementaciones de mensajes o documentos EDI. Acuerdo de intercambio EVALUACION OPERACIONAL PRUEBAS PILOTO.- Debe cubrir cantidades de datos altos y bajos, representación de caracteres, buenas condiciones de datos, comunicaciones y recuperación de errores. El proceso normal (sobre papel) se hará paralelamente hasta que los participantes estén seguros de que no existe ninguna falla. Es importante darle seguimiento organizando juntas cada cierto tiempo entre los socios comerciales, para verificar qué avances se tienen y qué percances han surgido. COMPROMISO DE ALTA DIRECCION.- La alta dirección debe tener obligación y responsabilidad con el sistema de gestión de calidad y su mejora continua en lo que se refiere a informar a la organización la importancia del cumplimiento de los requisitos, establecer su política de calidad, establecer objetivos de calidad, verificar el sistema de calidad y proporcionar los recursos adecuados. PROCESOS INTERNOS CON EDI.- Se debe hacer un modelo de cómo se procesará la información dentro de EDI, enfocándose al mejoramiento de los flujos de información, rediseño de procesos existentes, minimizar capturas manuales y estimación de costos respectivos. El modelo EDI debe tomar en cuenta las necesidades del equipo de hardware y software. ACUERDO DE INTERCAMBIO.- Útil para identificar razones sociales de compañías involucradas, el compromiso de establecer y usar el intercambio electrónico de documentos e imponer la misma situación jurídica a transacciones electrónicas basadas en documentos de papel. Debe contener: estándar a utilizar, identificación de las partes, plan de período de prueba y plan para operaciones diarias. CONTRATOS Proveedor de servicios EDI CAPACITACION CAPACITACIÓN.- Es el entrenamiento interno que se les da a las personas de cada área incluida, para que estén informados sobre las nuevas obligaciones que tendrán al empezar a usar el Comercio Electrónico, sin demoras para que el proyecto pueda ejecutarse rápidamente. SOCIOS DE NEGOCIO.- Se seleccionará a las empresas o personas que participaran en el proyecto, y tendrán las responsabilidad de ejecutar la misma estrategia de trabajo en su empresa y conocer muy bien el tema para llevarlo a cabo con éxito. PRUEBAS PILOTO PUBLICACIÓN Y PROMOCIÓN DE RESULTADOS.- Una vez terminada la prueba piloto, se deberán informar los resultados de la misma por medio de boletines, presentaciones, etc., para enseñar los beneficios y la manera en que EDI ayuda a mejorar las funciones de negocios. FACTIBILIDAD.- Disponibilidad de los recursos útiles para realizar los objetivos o metas planteadas. Se basa o se orienta hacia un proyecto EVALUACION OPERACIONAL: PROCESOS INTERNOS ACTUALES PROCESOS INTERNOS CON EDI SOCIOS DE NEGOCIO EXPANSIÓN DE USO.- Después del éxito de la implementación, es recomendable invitar a más empresas a participar en la transmisión de mensajes electrónicos. Dichas empresas deberán tener la infraestructura para hacerlo y ser responsables para con el proyecto. IMPLANTACIÓN DE EDI.- Después de haber llevado a cabo las pruebas piloto, se deberá implementar la nueva forma de intercambiar documentos y reemplazar el proceso en papel. IMPLEMENTACION DE EDI CREACIÓN DE UN EQUIPO RESPONSABLE.- Formar un equipo de trabajo interno y asignar un líder del equipo para que al mismo tiempo, éste elija un conjunto de personas PROVEEDOR DE SERVICIO EDI.- Antes de contratar a un proveedor se debe evaluar: interconectividad, servicio, estándares de mensajes, seguridad y respaldo. CONTRATOS: ACUERDO DE INTERCAMBIO PROVEEDOR DE SERVICIO EDI PUBLICACION Y PROMOION DE RESULTADOS EXPANSIO DE USO