Manual de Google Drive para el curso de "Dispositivos móviles en el espacio TIC"

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Descripción
Google Drive es una aplicación que nos
permite acceder a un servicio de alojamiento de
archivos en la nube (en Internet). A través de
este servicio podemos crear documentos en
línea de diversos tipos (textos, presentaciones,
hojas de cálculo, formularios o dibujos) o bien
subirlos desde nuestro propio dispositivo.
Se trata de una aplicación gratuita y
multiplataforma: es accesible desde la web,
desde pc y desde móvil o tablet (disponible
tanto para sistemas Android como iOS).
Así, Drive se convierte en un lugar seguro donde guardar nuestros archivos,
puesto que todo lo que creamos podemos almacenarlo en la nube. La
capacidad de almacenamiento gratuito de Drive es de 15 Gb.
Una de las grandes ventajas de esta aplicación es que se sincroniza
automáticamente con todos nuestros dispositivos para que tengamos
acceso a nuestros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La otra gran ventaja es que podemos compartir nuestros archivos de forma
fácil y segura con quien nosotros queramos.
Instalación
Si nuestro dispositivo es Android descargaremos la aplicación desde Google
Play, accediendo al siguiente enlace:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.do
cs
Si disponemos de un dispositivo iOS la descargaremos desde Itunes en el
siguiente enlace:
https://itunes.apple.com/es/app/google-drive/id507874739?mt=8
Una vez instalada la aplicación, para poder utilizarla necesitamos disponer
de una cuenta Google. Si no la tenemos, es suficiente con crear una cuenta
de correo electrónico con Gmail.

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Interfaz de la aplicación
La apariencia de la aplicación varía en función del tipo de dispositivo desde
el que accedemos. Si lo hacemos desde un PC, a través de la web, Drive
tendrá un aspecto similar a este:
En nuestro caso nos centraremos en las opciones y posibilidades que Drive
nos ofrece desde un teléfono móvil. Al acceder a la aplicación nos aparece
una pantalla de bienvenida donde seleccionaremos “Ir a Drive” para
comenzar a trabajar. Seguidamente se nos mostrará la pantalla principal de
Drive, donde se visualizan los siguientes apartados:
Mi unidad: aquí se mostrará todo el
contenido de nuestra cuenta en Google
Drive y se incluirá automáticamente todo lo
que hayamos creado, subido o sincronizado.
Compartido conmigo: archivos que otras
personas han compartido con nosotros.
Destacado: archivos o carpetas que hemos
marcado como destacados.
Reciente: todos los elementos que hemos
visualizado o editado recientemente,
ordenados según la fecha de actualización
más reciente.
En dispositivo: documentos de Google
Drive que se han descargado a nuestro
dispositivo.
Subidas: todos los archivos que hemos
subido a la nube desde este dispositivo.
Al pulsar sobre cualquiera de estos apartados, Drive nos mostrará su
contenido, al igual que si pulsamos sobre una de las carpetas o archivos. En
el caso de los archivos también nos permitirá editarlos siempre y cuando
tengan un formato compatible con Google Docs.

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En la lista de archivos, a la derecha de cada uno de ellos, aparece un
símbolo informativo  que nos permite acceder a los detalles del archivo,
desde donde veremos una vista previa del documento, podremos darle
nombre (pulsando sobre el texto “Documento sin título”), guardarlo en el
dispositivo y compartirlo con otras personas:
Por otra parte, en la pantalla principal tenemos ubicados en la barra
superior un icono con forma de lupa que nos permitirá localizar archivos
dentro de Drive y otro con forma de + desde donde accederemos a un
menú que nos permitirá añadir nuevos documentos:
Nueva carpeta: nos permitirá crear una nueva carpeta en nuestra
unidad de Drive, para organizar y clasificar los archivos.
Nuevo documento de texto: nos llevará al editor de textos de Drive
para crear un nuevo documento partiendo desde cero.
Nueva hoja de cálculo: editor para crear nuevas hojas de cálculo con
Drive.

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Hacer una foto: conecta con la cámara fotográfica de nuestro
dispositivo, para permitirnos realizar una fotografía en el momento y
guardarla al mismo tiempo que la subimos a Drive.
Subir: para subir a Drive archivos que tenemos almacenados en este
dispositivo.
Además, si pulsamos el botón de “Opciones” de nuestro teléfono móvil
(situado en la parte inferior izquierda), veremos que nos aparece un menú
desde donde podremos ordenar alfabéticamente los archivos, filtrarlos por
tipo de archivo, cambiar la forma en que se visualiza en pantalla el listado
de archivos, acceder a la ayuda, etc.
Subir archivos a Drive
Para subir archivos desde nuestro dispositivo a Drive en primer lugar
pulsaremos el botón en forma de + ubicado en la parte superior de la
pantalla principal. Nos aparecerá un menú desde donde seleccionar la
ubicación del archivo a subir. Una vez seleccionado, Drive nos pedirá un
título para el documento y que indiquemos la carpeta destino.
Como hemos comentado anteriormente, los documentos almacenados en
Drive desde nuestro teléfono móvil se sincronizan automáticamente en
todos los dispositivos en los que tengamos instalada la aplicación. Sin
embargo, en la aplicación para móvil los archivos no se actualizan
automáticamente, por lo que tendríamos que elegir la opción “Actualizar”
que aparece al pulsar el menú “Opciones” de nuestro móvil para visualizar
los cambios.

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Crear y guardar nuevos documentos en Drive
Si accedemos a Drive desde la web, veremos que a la hora de crear y editar
un nuevo documento nos permite seleccionar entre texto, hoja de cálculo,
presentaciones, dibujos, etc. La versión para teléfono móvil es más
reducida, pues nos permite únicamente crear y editar documentos de texto
y hojas de cálculo, y siempre y cuando nuestro dispositivo, si es Android,
esté actualizado a la versión 4.0 o superior (para versiones anteriores esta
opción deja de estar disponible desde el 30 de mayo de 2014).
En el caso del editor de textos veremos que Drive nos ofrece algunas
opciones básicas de formato (selección de estilo, fuente y tamaño, realces
de negrita, cursiva, subrayado, color del texto, alineación, insertar tablas,
insertar viñetas y sangrías).
Al acceder a los “Detalles” del documento (bien utilizando el símbolo  de
la lista de archivos o con botón “Opciones” de nuestro teléfono móvil), si
volvemos a pulsar el botón “Opciones” de nuestro teléfono móvil,

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accederemos a un menú desde donde podremos añadir a más personas,
mover el archivo a otra carpeta, enviarlo por bluetooth, correo electrónico,
etc., cambiarle el nombre, obtener el enlace a la
URL del mismo e imprimirlo (mediante el servicio
Google Cloud Print, tecnología que permite
conectar nuestras impresoras locales a la web para
poder utilizarlas desde nuestros dispositivos
móviles).
Compartir documentos
Todos los documentos que tenemos almacenados en Google Drive podemos
compartirlos con otras personas. Para ello, accederemos a los detalles del
archivo y en el apartado “USUARIOS CON ACCESO” veremos que aparece
nuestra cuenta de Google, con la etiqueta “Propietario”, que indica que
somos los propietarios del archivo. A continuación, vemos la opción “Añadir
a personas”, desde donde podremos invitar a compartir este archivo a otras
personas introduciendo su correo electrónico y asignándole los permisos
que tendrá sobre el archivo:
Puede editar: esta persona tendrá acceso
completo al documento, pudiendo editar su
contenido.
Puede comentar: esta persona no podrá
editar el contenido el documento, pero sí
añadir comentarios al mismo.
Puede ver: esta persona únicamente podrá
visualizar el documento, sin posibilidad de
editarlo o añadir comentarios.
Al pulsar el botón “Añadir” la persona recibirá un
correo electrónico donde se le notificará que el
archivo en cuestión ha sido compartido con ella a
través de la cuenta de Google Drive.
En caso de que un archivo compartido permita añadir comentarios, cuando
abrimos el documento, si pulsamos en el botón “Opciones” de nuestro
teléfono móvil veremos la opción “Comentarios” desde donde podremos
seguir la conversación que se haya creado entre las personas que tienen
acceso a comentar el documento:

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La función de compartir nos permitirá, por ejemplo, que varios usuarios
pueden realizar un trabajo en común sobre un mismo documento, que los
dinamizadores aportemos nuestros comentarios sobre los documentos, etc.
sin necesidad de descargar el documento, enviarlo por mail, etc. Al tratarse
de documentos sincronizados, cualquier cambio que realice alguno de los
usuarios será visible por el resto (siempre y cuando teniendo la precaución,
como hemos comentado anteriormente, de actualizar el contenido si la
visualización la realizamos desde el móvil).
Valoración general. ¿Es útil la aplicación para los usuarios
del Telecentro?
Google Drive es una potente herramienta que tanto para los usuarios de
nuestros telecentros como para los dinamizadores puede resultar muy útil.
Los motivos ya han sido comentados anteriormente, pero podríamos
resumirlos en los siguientes:
Acceso a nuestros archivos desde cualquier lugar y utilizando cualquier
dispositivo que tenga conexión a Internet. Es la flexibilidad que permite
el hecho de que se trate de una aplicación multiplataforma.
Posibilidad de crear nuevos documentos, modificar los existentes,
imprimirlos, descargarlos, etc. Tenemos en nuestro dispositivo móvil
una pequeña oficina para gestionar nuestros documentos
importantes.
Capacidad de compartir nuestros archivos con otras personas. Esta
posibilidad puede tener en nuestro caso, para los telecentros,
muchísimas aplicaciones prácticas (los usuarios pueden compartir con
nosotros documentos y nosotros con ellos).
Tutorial realizado por Mª Virtudes Muñoz Espinosa
Dinamizadora del Telecentro de Villena (Alicante)
Mayo de 2014