NOMBRE: PATRICIO DE LA TORRE CURSO: AE3-4

1. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR PATRICIO DE LA TORRE GALARZA AE3-4 INFORMÁTICA APLICADA ACCESS 2007 04/Feb/2010

2. BASE DE DATOS ACCESS 2007

5. CREAR UNA BASE DE DATOS Para crear una nueva base de datos: Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla. Selecciona la opción Base de datos en blanco. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro: Aquí se escribe el nombre de la base de datos

6. MENÚS DE CONTROL, TÍTULO Y BOTONES DE MAXIMIZAR, MINIMIZAR Y CERRAR. En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botón Office que contiene las opciones referentes a la gestión de archivos (nuevo, abrir, publicar...). A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rápidos. Ésta es una nueva opción en la última versión del programa. En el título de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen anterior "Gestión de Pedidos Mi Empresa". También en esta barra nos aparecerán los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.

7. BARRAS DE HERRAMIENTAS DE ACCESOS RÁPIDOS Esta barra de herramientas de Accesos Rápidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación: Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y más a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

8. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo. Aquí se escribe el nombre de la base de datos

9. AGREGAR UNA TABLA Se puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear. Hacer clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

10. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla: En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

11. LA CLAVE PRINCIPAL Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.

13. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

14. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

16. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

17. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción.

19. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

20. Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual.

21. Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.

22. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de exploración.

24. Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (base de datos multiusuario (compartida, de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos, haga clic en Abrir.

25. Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.

26. Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

28. TRABAJAR CON DATOS DE OTROS PROGRAMAS Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo Puede usar Access para abrir un archivo con otro formato como un archivo de texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo. Inicie Access. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista desplegable Tipo de archivo. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*). Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo. Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

29. GUARDAR UNA TABLA Para guardar una tabla, podemos: Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Escribir el nombre de la tabla. Y hacer clic sobre el botón Aceptar.