Una base de datos es una colección de datos organizados para un propósito particular. Antes de usar un programa de base de datos, se deben definir los objetivos, tareas principales, datos requeridos y cómo organizar los datos en tablas vinculadas. Microsoft Access permite crear y manipular tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos para gestionar los datos.

1. Base de datos - Access Prof. Viviana LLoret

2. Definición Base de datos Una base de datos es una colección de archivos de datos organizados en forma sistemática para un propósito particular. Cuando se habla de gestionar o administrar una base de datos, se hace referencia a la posibilidad de manipular los datos. Al manipularlos, se podrán ingresar nuevos datos, eliminar datos existentes, realizar cálculos a partir de los datos almacenados y todas las operaciones necesarias para convertir los datos en información útil.

3. Pasos previos a la utilización del programa Definir los objetivos : ¿Para qué vamos a usar nuestra base de datos?, ¿Con qué fines pensamos emplearla? Definir las tareas principales : En esta fase necesitaremos determinar cuáles son las tareas principales que deberá realizar la aplicación. Definir los datos : En esta etapa deberemos definir los datos que se necesitan para cada tarea. Organizar los datos en tablas y establecer las relaciones entre ellas : Luego de definir las tareas principales y los datos necesarios para cada tarea, deberemos agrupar estos datos por temas. Los temas conformarán las tablas y los datos de cada tema conformarán los campos. Crear la estructura funcional : Para obtener la estructura funcional de nuestra base de datos deberemos analizar las tareas principales que ya definimos en la segunda etapa del diseño; así podremos determinar cómo debe ser la interfaz de la aplicación.

4. Entorno de trabajo – Microsoft Access Barra Menú Barra Estándar Relaciones Objetos de la Base de datos

6. Tablas Las tablas se utilizan para almacenar los datos. Se componen de campos, representados por las columnas y de registros, representados por las filas. En el mismo campo (columna) sólo debemos colocar datos del mismo tipo. Para crear una tabla primero desde la Vista diseño se deben definir los nombres de los campos, los tipos de datos, una descripción (Opción) y asignar a uno o varios campos un identificador llamado Clave principal. Luego desde la vista hoja de datos se cargarán los datos en la misma. Luego se deberán vincular dichas tablas por medio de un campo común, el cual hemos definido como clave principal

7. Consultas Se utilizan para extraer información de la base de datos, de acuerdo a determinados criterios, los cuales se expresan utilizando una determinada sintaxis que trataremos más adelante. Las consultas pueden crearse en base a tablas o a otras consultas. Para crear una consulta, hacemos clic en Consultas, y tendremos dos opciones: Crear la consulta en la vista Diseño o Utilizando el Asistente. En la figura observamos además que también figuran las consultas ya creadas.

8. Formularios Los formularios se utilizan para cargar los datos en las tablas de un modo más amigable y es una forma de presentación en la que se puede definir la posición o disposición de los datos visualizados en pantalla, además de introducir o editar la información

9. Informes Un informe es una forma de presentar, de imprimir los datos contenidos en una tabla o consulta en una hoja de papel. Permite agrupar la información de una forma más compacta y fácil de visualizar. Tanto para el diseño de formularios e informes Access nos proporciona dos asistentes para la realización de estos objetos. El asistente es la forma más sencilla de realizarlos, ya que nos proporciona una forma rápida y fácil de confeccionarlos, si bien también tenemos la posibilidad de comenzar a diseñar nuestros formularios e informes desde hojas en blanco.

10. Página- Macros- Módulos Access le permite trabajar con la información contenida en la base de datos desde la Web, empleando las páginas de acceso a datos. Le permite ver, agregar, modificar y manipular los datos presente en la base. Ésta se puede crear empleando el Asistente o utilizando la Vista Diseño. Una macro es un conjunto de una o más acciones que realiza una operación determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puedes ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando. Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el código de Microsoft Visual Basic. Microsoft Access tiene dos tipos de módulos: módulo estándar y módulo de clase.