Tesis final

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Tesis final

  1. 1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS CURSO: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN TEMA: “OPTIMIZACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO PÚBLICO EN ZONAS RURALES A TRAVÉS DE UN SISTEMA ORGANIZACIONAL DE TÉCNICOS EN LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS VIABLES” ASESOR: DR. DANIEL ORTEGA LOAYZA ALUMNO: CRISTÓBAL GONZALES VLADIMIR IVÁN CÓDIGO:20111010 i FECHA: 10DE JULIO LIMA – PERÚ 2012 1
  2. 2. INTRODUCCIONEvolución de los gastos de las regiones, hemos vistoen la coyuntura actual una discusión importantereclamando que las regiones siguen sin saber gastar yeso ha motivado algunas reacciones del gobiernotratando de corregir ese hecho y eso es cierto, lo quepasa que las regiones no solo han gastado muy pococomo tradicionalmente ha sido, sino que menos todavíalo que se esperaba de ellos posiblemente explicadopor los cambios de gobierno; los cambios políticostienen dos problemas: primero que se paran losprogramas anteriores porque total pertenecía a laadministración previa pero segundo porque hay unproceso de aprendizaje recién cuando toman posiciónlos nuevos funcionarios, lo cual ha permitido que secaiga el gasta en ese sentido, pero eso sería unalectura solo parcial porque lo que pasa además esque las porciones de gasto regional todavía distamucho de lo óptimo así que tenemos un problemaestructural, un problema de fondo, pero es mucho máspreocupante todavía si miramos quienes han gastadomenos que el resto encontramos que son lasregiones más pobres que lo han hecho el caso dePuno, Pasco, Huancavelica, etc. Lo cual nos empiezaentonces a preocupar más todavía si miramos que hangastado menos en temas de educación, salud y un pocoen temas de infraestructura.Todo esto suma a nogenerar una buena inclusión sino además estáafectando a la productividad de las personasafectando finalmente en el mediano plazo lasposibilidades de crecimiento. 2
  3. 3. ANTECEDENTESEn la actualidad el país está pasando por un procesode crecimiento económico debido a la inversiónextranjera en su mayoría que ha permitido podercontar con un presupuesto público favorable perosucede que en las zonas rurales el presupuestodestinado no es gastado en su totalidad debido avarios factores uno de ellos es la mala ejecución delpresupuesto destinado a dichas regiones, dado estaproblemática que genera retraso en el desarrolloprogresivo del país en especial en zonas donde larealidad es muy compleja y difícil es necesarioimplementar políticas que permitan poder gastar deforma eficiente y de tal manera que se obtenga unbeneficio en bien de la población. 3
  4. 4.  ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOSa) Campos Guevara Cesar Enrique (2003) Los procesos de control interno en el departamento de ejecución presupuestal de una institución del estado. Tesis Para optar el Grado académico de Magíster en Contabilidad con mención en: Auditoria Superior. En este trabajo se describe el proceso, procedimientos, técnicas y prácticas de control interno previo y concurrente que aplican los directivos, funcionarios y trabajadores de una institución del Estado. Este trabajo facilita la comprensión de la ejecución presupuestal y la 4
  5. 5. forma como un buen control interno puede facilitar la eficiencia, economía y efectividad de las transacciones institucionales.b) Gálvez Morán María (1972) La Evolución del Presupuesto Público del Perú y las Mejoras a introducirse. Tesis para optar el grado de Contador Público. En este trabajo el autor destaca los procedimientos de cada una de las fases del presupuesto y especialmente se destaca la propuesta de mejoras para que la aprobación, programación, ejecución y evaluación se lleve de la mejor manera.c) León flores Gilberto E. y Zevallos Cardich José María (2004) El Proceso administrativo de control interno en la gestión municipal. Tesis elaborada por para optar el Grado de Maestro en Administración. En este trabajo se describe las etapas del control interno y la forma como incide en la gestión de las municipalidades de nuestro país, por el enfoque que tiene será de utilidad para el presente trabajo, por cuanto el proceso administrativo comprende al proceso presupuestario y dentro de este está la ejecución presupuestaria.d) Trinidad Rivera Lorgio Heraclio y Esparza Silva Milciades Roberto (2004) Control de calidad en el 5
  6. 6. desarrollo industrial. Tesis elaborada por para optar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial. En esta tesis los autores estudian todos los criterios que deben cumplirse para producir bienes y servicios de calidad. Estos criterios podrían adecuarse al problema tratado.e) Campos Guevara Cesar Enrique (2006) Los procesos de control interno en el departamento de ejecución presupuestal de una institución del estado. Tesis para optar el Grado de Maestro. El autor indica que las instituciones del Estado padecen de un mal crónico, siendo estas las limitaciones presupuestales para la atención de sus requerimientos, por lo que la mayor parte de las veces esto tiene que priorizarse, originando con esto que no se cumple a plenitud con la misión encomendada en la Constitución del Estado. El autor concluye que al superar los problemas en las ejecuciones presupuestarias, se facilitaría el cumplimiento de las metas y objetivos con las metas y objetivos.f) León Tinoc Gaby Doraliza y Távara Alvarado Yanina Beatriz (2006) Propuesta de un sistema de organización administrativa contable de obras por ejecución presupuestaria directa aplicable al sector público. Las autoras mencionan que las entidades del Sector Público cumplen con ejercer 6
  7. 7. sus atribuciones de destinar recursos a la inversión pública de conformidad con la captación de ingresos por las diferentes fuentes de financiamiento que le son programadas, por lo que el objeto del presente trabajo es hacer un diagnóstico de la organización administrativa y contable, para luego proponer un sistema de organización administrativo y contable de las obras por ejecución presupuestaria directa aplicable al sector público, con el objeto de ser eficiente y eficaz. g) Liñan Salinas, Elcida Herlinda (2002) Las acciones de control para el desarrollo de una auditoría integral de una Universidad Pública. Tesis presentada para optar el grado de maestra en auditoría contable y financiera. En este trabajo se destaca las acciones, programas, procedimientos y técnicas de control para determinar la eficiencia, economía y efectividad en el uso de los recursos humanos, materiales y financieros de una la Universidad Nacional Federico Villarreal. Es un trabajo que facilitará el desarrollo de la investigación.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 7
  8. 8. 1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD DEL PROBLEMA Debido a la coyuntura actual donde los gobierno regionales continúan registrando una baja ejecución de los recursos asignados. En el año 2011, la ejecución de inversiones públicas en los tres niveles de gobierno no fue lo esperado, no alcanzó las metas trazadas al inicio de año. El avance porcentual de la ejecución de inversiones del sector público alcanzó el 69% del total del presupuesto de inversiones, al término del 2011, porcentaje inferior al registrado en el 2010 (71.9%). El gobierno nacional reflejó un avance de ejecución de inversiones públicas de 78.1%, los gobiernos regionales alcanzaron el 64.4% y los gobiernos locales el 63.1%. Según datos estadísticos proporcionados por el MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANAZA. Como se observa en las cifras el país tiene un déficit en la ejecución del presupuesto cómo mejorar esta situación. FUENTE: MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANAZA (MEF). 8
  9. 9. 2. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 2.1. DELIMITACIÓN ESPACIAL Esta investigación estará delimitada espacialmente en las zonas rurales del Perú ya que deseo realizar una mejora a través de la creación de un fondo de emergencia para capacitar a los técnicos de los gobiernos regionales y locales para que faciliten la generación y ejecución de proyectos con SNIP y al final poder dar un mejor uso de los recursos que es destinado por el gobierno central. 2.2. DELIMITACIÓN TEMPORAL El problema de la ineficiencia en la ejecución del presupuesto público en zonas rurales viene arrastrándose por varios años, sin embargo para efectos de este trabajo se tendrá en cuenta hasta finalizar el presente gobierno en el 2016. 2.3. DELIMITACIÓN SOCIAL Para efectos de disponer con la población de las zonas rurales y con los encargados de llevar acabo el mejoramiento del problema: ¿De qué manera se podría mejorar u optimizar el presupuesto público en zonas rurales? 9
  10. 10. 3. PROBLEMAS 3.1. PROBLEMAS PRINCIPALES  ¿De qué manera se podría mejorar u optimizar la ejecución del presupuesto Público en zonas rurales?  ¿Qué mecanismos a utilizar serian convenientes para poder incrementar el número de proyectos presentados?  ¿Cómo incentivar a la población a que incremente su participación en la generación de ideas para luego hacerlosproyectos viables? 3.2. Problemas secundarios: La poca participación ciudadana El deficiente manejo de los recursos brindados. FUENTE: MEF 10
  11. 11. 4. OBJETIVOS: 4.1. OBJETIVO PRINCIPAL: Crear un sistema organizacional que tenga como finalidad optimizar el gasto del presupuesto público especialmente en las zonas rurales haciendo más simplificado pero eficiente el proceso de elaboración de proyectos trayendo consigo la mejora de la calidad de vida de la población de las zonas rurales. 4.2. OBJETIVO SECUNDARIO: A través del sistema organizacional implementado poder aumentar el interés de la ciudadanía en aspectos estatales formándose una mejor relación entre Población -- Estado gubernamental.5. HIPÓTESIS 5.1. HIPOTESIS PRINCIPAL Si la implementación de un Sistema Organizacional examina y elabora un mayor número de proyectos viables de inversión pública, entonces se aumentara el gasto en la ejecución presupuestaria en zonas rurales mejorando las condiciones de vida de dicha población. 5.2. HIPOTESIS SECUNDARIA Si el valor agregado que genera el Sistema Organizacional logra influir en la ejecución presupuestaria en zonas rurales se logrará una adecuada concretización del gasto de los recursos económicos.6. VARIABLES 6.1. VARIABLE INDEPENDIENTE.- Optimización en la ejecución del presupuesto público en zonas rurales. 11
  12. 12. 6.2. VARIABLE DEPENDIENTE.- Aumentar la cantidad de proyectos viables. 6.3. VARIABLE INDEPENDIENTE.- Mejorar el proceso de elaboración de proyectos de inversión pública. 6.4. VARIABLE DEPENDIENTE.- Reducir el tiempo de espera en la elaboración de los proyectos a ejecutar.7. MARCO TEÓRICO 7.1 PRINCIPALES BASES TEÓRICAS A) PRESUPUESTOAnalizando a Argandoña (2008)1 el presupuesto es un elemento de planificación y controlexpresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico,capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la integración en las diferentesáreas que tenga el sector público la participación como aporte al conjunto de iniciativas dentrode cada centro de responsabilidad y la responsabilidad expresado en términos de programasestablecidos para su cumplimiento en términos de una estructura claramente definidos paraeste proceso.Interpretando a Johnson &Scholes (1999)2, un presupuesto es la previsión de gastos eingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, losgobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar laconsecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit(que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyocaso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos). En el ámbitodel comercio es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicioen caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él y no puede cobrarlosi el cliente acepta el servicio. El presupuesto se puede cobrar o no en caso de no seraceptado.Según Koontz&O`Donnell (1990)3, el proceso presupuestario tiende a reflejar de una formacuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo,mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largoplazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último alque va orientado la gestión de la empresa. Los presupuestos sirven de medio decomunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán1Argandoña Dueñas, Marco Antonio (2008) Nuevo enfoque de la auditoria financiera, presupuestal y degestión gubernamental. Lima. Marketing consultores SA.2Johnson Gerry&Scholes, Kevan (1999) Dirección Estratégica. Madrid. Prentice Hall International Ltd.3Koontz&O`Donnell (1990) Curso de Administración Moderna- Un análisis de sistemas y contingencias de lasfunciones administrativas. México. Litográfica Ingramex SA. 12
  13. 13. evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y de lagerencia. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa elresultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajusteque posibilite la fijación de nuevos objetivos. Un proceso presupuestario eficaz depende demuchos factores; sin embargo, existen dos que pueden tener la consideración de "requisitosimprescindibles". Así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada unaestructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso deasignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuesto será más eficazen tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual,necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida. Elotro requisito viene determinado por la repercusión que, sobre el proceso de presupuesto,tiene la conducta del potencial humano que interviene en el mismo; esto es, el papel quedesempeñan dentro del proceso de planificación y de presupuesto los factores de motivacióny de comportamiento. La presupuesto, además de representar un instrumento fundamental deoptimización de la gestión a corto plazo, constituye una herramienta eficaz de participacióndel personal en la determinación de objetivos, y en la formalización de compromisos con el finde fijar responsabilidades para su ejecución. Esta participación sirve de motivación a losindividuos que ejercen una influencia personal, confiriéndoles un poder decisorio en susrespectivas áreas de responsabilidad. B) PRINCIPIOS REGULATORIOS DEL SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO: Equilibrio presupuestario: El Presupuesto del Sector Público está constituido por los créditos presupuestarios que representan el equilibrio entre la previsible evolución de los ingresos y los recursos a asignar de conformidad con las políticas públicas de gasto, estando prohibido incluir autorizaciones de gasto sin el financiamiento correspondiente. Equilibrio macrofiscal: La preparación, aprobación y ejecución de los presupuestos de las Entidades preservan la estabilidad conforme al marco de equilibrio macrofiscal, de acuerdo con la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal - Ley Nº 27245, modificada por la Ley Nº 27958 y la Ley de Descentralización Fiscal - Decreto Legislativo Nº 955. Especialidad cuantitativa: Toda disposición o acto que implique la realización de gastos públicos debe cuantificar su efecto sobre el Presupuesto, de modo que se sujete en forma estricta al crédito presupuestario autorizado a la Entidad. Especialidad cualitativa: Los créditos presupuestarios aprobados para las Entidades se destinan, exclusivamente, a la finalidad para la que hayan sido autorizados en los Presupuestos del Sector Público, así como en sus modificaciones realizadas conforme a la Ley General. Universalidad y unidad: Todos los ingresos y gastos del Sector Público, así como todos los Presupuestos de las Entidades que lo comprenden, se sujetan a la Ley de Presupuesto del Sector Público. 13
  14. 14.  De no afectación predeterminada: Los fondos públicos de cada una de las Entidades se destinan a financiar el conjunto de gastos públicos previstos en los Presupuestos del Sector Público. Integridad: Los ingresos y los gastos se registran en los Presupuestos por su importe íntegro, salvo las devoluciones de ingresos que se declaren indebidos por la autoridad competente. Información y especificidad: El presupuesto y sus modificaciones deben contener información suficiente y adecuada para efectuar la evaluación y seguimiento de los objetivos y metas. Anualidad: El Presupuesto del Sector Público tiene vigencia anual y coincide con el año calendario. Durante dicho período se afectan los ingresos percibidos dentro del año fiscal, cualquiera sea la fecha en los que se hayan generado, así como los gastos devengados que se hayan producido con cargo a los respectivos créditos presupuestarios durante el año fiscal. Eficiencia en la ejecución de los fondos públicos: Las políticas de gasto público vinculadas a los fines del Estado deben establecerse teniendo en cuenta lasituación económica-financiera y el cumplimiento de los objetivos de estabilidad macrofiscal, siendo ejecutadas mediante una gestión de los fondos públicos, orientada a resultados con eficiencia, eficacia, economía y calidad. Centralización normativa y descentralización operativa: El Sistema Nacional del Presupuesto se regula de manera centralizada en lo técnico-normativo, correspondiendo a las Entidades el desarrollo del proceso presupuestario. Transparencia presupuestal: El proceso de asignación y ejecución de los fondos públicos sigue los criterios de transparencia en la gestión presupuestal, brindando o difundiendo la información pertinente, conforme la normatividad vigente. Exclusividad presupuestal: La ley de Presupuesto del Sector Público contiene exclusivamente disposiciones de orden presupuestal. Principio de Programación Multianual: El proceso presupuestario debe apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar en cuenta los ejercicios futuros. Principio de Programación Multianual: El proceso presupuestario debe orientarse por los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Nacional y apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar en cuenta las perspectivas de los ejercicios futuros. Principios complementarios: Constituyen principios complementarios que enmarcan la gestión presupuestaria del Estado el de legalidad y el de presunción de veracidad, de conformidad con la Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público - Ley Nº 28112. C) El Presupuesto: 14
  15. 15. Según la Ley 284114, el Presupuesto constituye el instrumento de gestión del Estado quepermite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan OperativoInstitucional (POI). Asimismo, es la expresión cuantificada, conjuntay sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las Entidades queforman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos. ElPresupuesto comprende: Los gastos que, como máximo, pueden contraer las Entidades durante el año fiscal, en función a los créditos presupuestarios aprobados y los ingresos que financian dichas obligaciones. Los objetivos y metas a alcanzar en el año fiscal por cada una de las Entidades con los créditos presupuestarios que el respectivo presupuesto les aprueba. D) EL PROCESO PRESUPUESTARIOEl proceso presupuestario comprende las fases de Programación, Formulación, Aprobación,Ejecución y Evaluación del Presupuesto, de conformidad con la Ley Marco de laAdministración Financiera del Sector Público - Ley Nº 281125. El proceso presupuestario sesujeta al criterio de estabilidad, concordante con las reglas y metas fiscales establecidas en elMarco Macroeconómico Multianual a que se refiere la Ley de Responsabilidad yTransparencia Fiscal - Ley Nº 27245, modificada por la Ley Nº 27958.La Fase de Programación Presupuestaria, se sujeta a las proyecciones macroeconómicascontenidas en el artículo 4 de la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal - Ley Nº27245, modificada por la Ley Nº 27958.Todas las Entidades que no se financien con fondos del Tesoro Público coordinananualmente con el Ministerio de Economía y Finanzas los límites de los créditospresupuestarios que les corresponderá a cada una de ellas en el año fiscal, en función de lostopes de gasto no financiero del Sector Público, estando sujetas a la Ley General. Loslímites de los créditos presupuestarios están constituidos por la estimación de ingresos queesperan percibir las Entidades, así como los fondos públicos que le han sido determinados ycomunicados por el Ministerio de Economía y Finanzas, a más tardar dentro de los primeroscinco (5) días hábiles del mes de junio de cada año.En la Fase de Formulación Presupuestaria, se determina la estructura funcional-programáticadel pliego, la cual debe reflejar los objetivos institucionales, debiendo estar diseñada a partirde las categorías presupuestarias consideradas en el Clasificador presupuestario respectivo.Asimismo, se determinan las metas en función de la escala de prioridades y se consignan lascadenas de gasto y las respectivas Fuentes de Financiamiento. La estructura de la cadenafuncional-programática es propuesta, considerando los criterios de tipicidad y atipicidad, por laDirección Nacional del Presupuesto Público, a los pliegos para su aprobación.Según la Ley 28411, los Presupuestos Institucionales de Apertura correspondientes a lospliegos del Gobierno Nacional se aprueban a más tardar el 31 de diciembre de cada añofiscal. Para tal efecto, una vez aprobada y publicada la Ley de Presupuesto del SectorPúblico, el Ministerio de Economía y Finanzas a través de la Dirección Nacional delPresupuesto Público, remite a los pliegos el reporte oficial que contiene el desagregado delPresupuesto de Ingresos al nivel de pliego y específica del ingreso, y de Egresos por Unidad4Ley No. 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.5Ley No. 28112 Ley Marco de la administración Financiera del Sector Público. 15
  16. 16. Ejecutora, de ser el caso, Función, Programa, Subprograma, Actividad, Proyecto, Categoríade Gasto, Grupo Genérico de Gasto y Fuente de Financiamiento, para los fines de laaprobación del Presupuesto Institucional de Apertura. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIASegún la Ley 28411, la Ejecución Presupuestaria, está sujeta al régimen del presupuestoanual y a sus modificaciones conforme a la Ley General, se inicia el 1 de enero y culmina el31 de diciembre de cada año fiscal. Durante dicho período se perciben los ingresos y seatienden las obligaciones de gasto de conformidad con los créditos presupuestariosautorizados en los Presupuestos. El crédito presupuestario se destina, exclusivamente, a lafinalidad para la que haya sido autorizada en los presupuestos, o la que resulte de lasmodificaciones presupuestarias aprobadas conforme a la Ley General. Entiéndase por créditopresupuestario a la dotación consignada en el Presupuesto del Sector Público, así como ensus modificaciones, con el objeto de que las entidades puedan ejecutar gasto público.Las disposiciones legales y reglamentarias, los actos administrativos y de administración, loscontratos y/o convenios así como cualquier actuación de las Entidades, que afecten gastopúblico deben supeditarse, de forma estricta, a los créditos presupuestarios autorizados,quedando prohibido que dichos actos condicionen su aplicación a créditos presupuestariosmayores o adicionales a los establecidos en los Presupuestos, bajo sanción de nulidad yresponsabilidad del Titular de la Entidad y de la persona que autoriza el acto.Los créditos presupuestarios tienen carácter limitativo. No se pueden comprometer nidevengar gastos, por cuantía superior al monto de los créditos presupuestarios autorizadosen los presupuestos, siendo nulos de pleno derecho los actos administrativos o deadministración que incumplan esta limitación, sin perjuicio de las responsabilidades civil,penal y administrativa que correspondan.Con cargo a los créditos presupuestarios sólo se pueden contraer obligaciones derivadas deadquisiciones, obras, servicios y demás prestaciones o gastos en general que se realicendentro del año fiscal correspondiente.Los contratos para las adquisiciones, obras, servicios y demás prestaciones se sujetan alpresupuesto institucional para el año fiscal. En el caso de los nuevos contratos de obra asuscribirse, cuyos plazos de ejecución superen el año fiscal, deben contener,obligatoriamente y bajo sanción de nulidad, una cláusula que establezca que la ejecución delos mismos está sujeta a la disponibilidad presupuestaria y financiera de la Entidad, en elmarco de los créditos presupuestarios contenidos en los Presupuestos correspondientes. Control presupuestal de los gastos:La Dirección Nacional del Presupuesto Público realiza el control presupuestal, que consiste,exclusivamente, en el seguimiento de los niveles de ejecución de egresos respecto a loscréditos presupuestarios autorizados por la Ley de Presupuesto del Sector Público y susmodificaciones, en el marco de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley Marco de laAdministración Financiera del Sector Público - Ley Nº 28112. Ejercicio Presupuestario:El ejercicio presupuestario comprende el año fiscal y el período de regularización: Año Fiscal, en el cual se realizan las operaciones generadoras de los ingresos y gastos comprendidos en el Presupuesto aprobado, se inicia el 1 de enero y culmina el 16
  17. 17. 31 de diciembre. Sólo durante dicho plazo se aplican los ingresos percibidos, cualquiera sea el período del que se deriven, así como se ejecutan las obligaciones de gasto que se hayan devengado hasta el último día del mes de diciembre, siempre que corresponda a los créditos presupuestarios aprobados en los Presupuestos. Período de Regularización, en el que se complementa el registro de la información de ingresos y gastos de las Entidades sin excepción; será determinado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público mediante Directiva, conjuntamente con los órganos rectores de los otras sistemas de administración financiera; sin exceder el 31 de marzo de cada año. Calendario de Compromisos:Según la Ley 28411, el calendario de compromisos constituye la autorización para laejecución de los créditos presupuestarios, en función del cual se establece el monto máximopara comprometer gastos a ser devengados, con sujeción a la percepción efectiva de losingresos que constituyen su financiamiento. Los calendarios de compromisos son modificadosdurante el ejercicio presupuestario de acuerdo a la disponibilidad de los fondos Públicos. Loscalendarios de compromisos son aprobados conforme a lo siguiente: En el GobiernoNacional, a nivel de Pliego, Unidad Ejecutora, Grupo Genérico de Gasto y Fuente deFinanciamiento es autorizado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público, con cargo alos créditos presupuestarios aprobados en el Presupuesto Institucional del pliego y en elmarco de las proyecciones macroeconómicas contenidas en la Ley de Responsabilidad yTransparencia Fiscal - Ley Nº 27245, modificada por la Ley Nº 27958.La aprobación de los calendarios de compromisos no convalida los actos o acciones que nose ciñan a la normatividad vigente, correspondiendo al Órgano de Control Interno o el quehaga sus veces en el pliego verificar la legalidad y observancia de las formalidades aplicablesa cada caso. Control de la Legalidad:La Contraloría General de la República y los Órganos de Control Interno de las Entidadessupervisan la legalidad de la ejecución del presupuesto público comprendiendo la correctagestión y utilización de los recursos y bienes del Estado, según lo estipulado en la LeyOrgánica del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de la República - Ley Nº27785.El Congreso de la República fiscaliza la ejecución presupuestaria. Gestión Presupuestaria de los Fondos y Gastos Públicos:La ley No. 28411, establece que la ejecución de los fondos públicos se realiza en las etapassiguientes:  Estimación  Determinación  PercepciónLa Estimación es el cálculo o proyección de los ingresos que por todo concepto se esperaalcanzar durante el año fiscal, considerando la normatividad aplicable a cada concepto deingreso, así como los factores estacionales que incidan en su percepción.La Determinación es el acto por el que se establece o identifica con precisión el concepto, elmonto, la oportunidad y la persona natural o jurídica, que debe efectuar un pago odesembolso de fondos a favor de una Entidad. 17
  18. 18. La Percepción es el momento en el cual se produce la recaudación, captación u obtenciónefectiva del ingreso. Ejecución del gasto público:Analizando la Ley 28411, la ejecución del gasto público comprende las etapas siguientes:  Compromiso  Devengado  PagoEl compromiso es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámiteslegalmente establecidos, la realización de gastos previamente aprobados, por un importedeterminado o determinable, afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en elmarco de los Presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. Elcompromiso se efectúa con posterioridad a la generación de la obligación nacida de acuerdoa Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a lacorrespondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del créditopresupuestario, a través del respectivo documento oficial. Los funcionarios y servidorespúblicos realizan compromisos dentro del marco de los créditos presupuestarios aprobadosen el presupuesto para el año fiscal, sin exceder el monto aprobado en los Calendarios deCompromisos; las acciones que contravengan lo antes establecido, generan lasresponsabilidades correspondientes.El devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de ungasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documental ante elórgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. Elreconocimiento de la obligación debe afectarse al Presupuesto Institucional, en formadefinitiva, con cargo a la correspondiente cadena de gasto. El devengado es regulado enforma específica por las normas del Sistema Nacional de Tesorería.El pago es el acto mediante el cual se extingue, en forma parcial o total, el monto de laobligación reconocida, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente.Se prohíbe efectuar pago de obligaciones no devengadas. El pago es regulado en formaespecífica por las normas del Sistema Nacional de Tesorería. E) EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA:Interpretando la Ley No. 28411, en la fase de Evaluación Presupuestaria, se realiza lamedición de los resultados obtenidos y el análisis de las variaciones físicas y financierasobservadas, en relación a lo aprobado en los presupuestos del Sector Público, utilizandoinstrumentos tales como indicadores de desempeño en la ejecución del gasto. Estaevaluación constituye fuente de información para fase de programación presupuestaria,concordante con la mejora de la calidad del gasto público. Las Entidades deben determinarlos resultados de la gestión presupuestaria, sobre la base del análisis y medición de laejecución de ingresos, gastos y metas así cromo de las variaciones observadas señalandosus causas, en relación con los programas, proyectos y actividades aprobados en elPresupuesto. La Evaluación se realiza en periodos semestrales, sobre los siguientesaspectos:  El logro de los Objetivos Institucionales a través del cumplimiento de las Metas Presupuestarias previstas; 18
  19. 19.  La ejecución de los Ingresos, Gastos y Metas Presupuestarias; y,  Avances financieros y de metas físicas.El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Dirección Nacional del PresupuestoPúblico, efectúa la Evaluación en términos financieros y en períodos trimestrales, la cualconsiste en la medición de los resultados financieros obtenidos y el análisis agregado de lasvariaciones observadas respecto de los créditos presupuestarios aprobados en la Ley dePresupuesto del Sector Público. Dicha Evaluación se efectúa dentro de los treinta (30) díascalendario siguientes al vencimiento de cada trimestre, con excepción de la evaluación delcuarto trimestre que se realiza dentro de los treinta (30) días siguientes de culminado elperíodo de regularización. F) Cierre Presupuestario:Las partidas del presupuesto de ingresos y egresos se cierran el 31 de diciembre de cadaaño, con posterioridad a dicha fecha no se podrán asumir compromisos ni devengar gastos.Para efecto de las acciones orientadas al cierre del Presupuesto del Sector Público, medianteDecreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas y a propuesta de laDirección Nacional del Presupuesto Público, se autorizan las modificaciones presupuestariasnecesarias, durante el mes de diciembre, con cargo a la fuente de financiamiento deRecursos Ordinarios y por un monto no mayor al equivalente al uno por ciento (1%) de lacitada fuente, con el objeto de conciliar y completar los registros presupuestarios de ingresosy gastos efectuados durante el año fiscal.  Incumplimiento de las disposiciones del Sistema Nacional de Presupuesto:El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley General, las Leyes dePresupuesto del Sector Público, así como las Directivas y disposiciones complementariasemitidas por la Dirección Nacional del Presupuesto Público, da lugar a las sancionesadministrativas aplicables, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar. G) ADMINISTRACION FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO.La Ley No. 28112 regula la Administración Financiera del Sector Público. Esta normaestablece que el Sistema Nacional de Presupuesto es el conjunto de órganos, normas yprocedimientos que conducen el proceso presupuestario de todas las entidades y organismosdel Sector Público en sus fases de programación, formulación, aprobación, ejecución yevaluación. Se rige por los principios de equilibrio, universalidad, unidad, especificidad,exclusividad y anualidad.El Sistema Nacional de Presupuesto está integrado por la Dirección Nacional del PresupuestoPúblico, dependiente del Viceministerio de Hacienda y por las Unidades Ejecutoras a travésde las oficinas o dependencias en las cuales se conducen los procesos relacionados con elSistema, a nivel de todas las entidades y organismos del Sector Público que administranfondos públicos, las mismas que son las responsables de velar por el cumplimiento de lasnormas y procedimientos que emita el órgano rector.La Dirección Nacional del Presupuesto Público es el órgano rector del Sistema Nacional dePresupuesto y dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su ámbito,en el marco de lo establecido en la presente Ley, Directivas Presupuestarias y disposicionescomplementarias.Las principales atribuciones de la Dirección Nacional del Presupuesto Público son: Programar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la gestión del proceso presupuestario; Elaborar el anteproyecto de la Ley Anual de Presupuesto; 19
  20. 20.  Emitir las directivas y normas complementarias pertinentes; Efectuar la programación mensualizada del Presupuesto de Ingresos y Gastos; Promover el perfeccionamiento permanente de la técnica presupuestaria; y Emitir opinión autorizada en materia presupuestal.El Presupuesto del Sector Público es el instrumento de programación económica y financiera,de carácter anual y es aprobado por el Congreso de la República. Su ejecución comienza el 1de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.  Ingresos del Sector Público:Son Fondos Públicos, sin excepción, los ingresos de naturaleza tributaria, no tributaria o porfinanciamiento que sirven para financiar todos los gastos del Presupuesto del Sector Público.Se desagregan conforme a los clasificadores de ingresos correspondientes.  Gastos del Sector Público:Los gastos del Estado están agrupados en Gastos Corrientes, Gastos de Capital y Servicio dela Deuda, que se desagregan conforme a los clasificadores correspondientes.Gasto corriente, son los gastos destinados al mantenimiento u operación de los servicios quepresta el Estado.Gasto de capital, son los gastos destinados al aumento de la producción o al incrementoinmediato o futuro del Patrimonio del Estado.Servicio de la deuda, son los gastos destinados al cumplimiento de las obligacionesoriginadas por la deuda pública, sea interna o externa.  La ejecución del ingreso y gasto del Sector Público:La Ejecución del Ingreso comprende las etapas de la estimación, determinación y percepción.  La estimación consiste en el cálculo o proyección de los niveles de ingresos que por todo concepto se espera alcanzar;  La determinación es la identificación del concepto, oportunidad y otros elementos relativos a la realización del ingreso; y  La percepción es la recaudación, captación u obtención de los fondos públicos.La Ejecución del Gasto comprende las etapas del compromiso, devengado y pago. Elcompromiso es la afectación preventiva del presupuesto de la entidad por actos odisposiciones administrativas; el devengado es la ejecución definitiva de la asignaciónpresupuestaria por el reconocimiento de una obligación de pago; y, el pago es la extinción dela obligación mediante la cancelación de la misma.  Presupuestos institucionales:La totalidad de los ingresos y gastos públicos deben estar contemplados en los presupuestosinstitucionales aprobados conforme a ley, quedando prohibida la administración o gerencia defondos públicos, bajo cualquier otra forma o modalidad. Toda disposición en contrario es nulade pleno derecho.Los funcionarios de las entidades del Sector Público competentes para comprometer gastosdeben observar, previo a la emisión del acto o disposición administrativa de gasto, que laentidad cuente con la asignación presupuestaria correspondiente. Caso contrario devienen ennulos de pleno derecho. 20
  21. 21. La ejecución presupuestal y su correspondiente registro de ingresos y gastos se cierra el 31de diciembre de cada Año Fiscal. Con posterioridad al 31 de diciembre, los ingresos que seperciben se consideran parte del siguiente Año Fiscal independientemente de la fecha en quese hubiesen originado y liquidado. Así mismo, no pueden asumirse compromisos nidevengarse gastos con cargo al Presupuesto del Año Fiscal que se cierra en esa fecha. Elpago del gasto devengado al 31 de diciembre de cada Año Fiscal puede efectuarse hasta el31 de marzo del Año Fiscal siguiente siempre y cuando esté debidamente formalizado yregistrado.  Conciliación presupuestal:La conciliación presupuestal comprende el conjunto de actos conducentes a compatibilizar losregistros presupuestarios de ingresos y gastos efectuados al 31 de diciembre de cada AñoFiscal así como a la aprobación de las disposiciones necesarias para efecto de laformalización correspondiente. H) PROYECTOS FACTIBLES O PROYECTOS VIABLES.Empecemos por las definiciones de las palabras factibilidad y viabilidad. Las tomamos deldiccionario de la Real Academia Española en línea (www.rai.es). Factibilidad: ―cualidad ocondición de factible‖, Factible: ―que se puede hacer‖; Viabilidad: ―cualidad de viable‖, Viable:―Que, por sus circunstancias, tiene probabilidades de poderse llevar a cabo‖.Si apreciamos las dos definiciones son muy similares, claro, sin entrar en discusionessemánticas o dialécticas tal vez ahí sí encontremos una diferencia; pero el propósito de esteescrito es diferenciar los conceptos dentro de los proyectos.Un proyecto factible, es decir que se puede ejecutar, es el que ha aprobado cuatroevaluaciones básicas:  Evaluación Técnica  Evaluación Ambiental  Evaluación Financiera  Evaluación Socio-económicaLa aprobación o ―visto bueno‖ de cada evaluación la llamaremos viabilidad; estas viabilidadesse deben dar al mismo tiempo para alcanzar la factibilidad de un proyecto; por ejemplo unproyecto puede ser viable técnicamente pero puede ser no viable financieramente,y así lasotras posibles combinaciones; entonces con una evaluación que resulte no viable, el proyectono será factible.En la evaluación técnica se analizan los tópicos referentes al comportamiento del mercado, latecnología disponible, los aspectos legales y la posible estructura organizacional.Se puede tomar por separado de esta evaluación el estudio del mercado y realizar su análisisindependientemente; debido a que sus resultados marcan trascendentalmente variosaspectos no sólo de la evaluación técnica (tamaño, localización, entre otros) sino de lafinanciera (proyecciones de ventas, rentabilidad, entre otros).La evaluación ambiental hace referencia a los resultados del estudio de impacto ambientalque se debe realizar para cuantificar y cualificar la injerencia que el proyecto causará alinsertarlo en un medio biótico y abiótico; y pude ser que el impacto sea positivo o negativo. 21
  22. 22. En el caso que sea negativo también debe plantear el cómo encaminar el proyecto dentro delos parámetros de la legislación ambiental vigente y cuál es su plan de sostenibilidad delmedio ambiente afectado.En los proyectos que buscamos la factibilidad, son proyectos que buscan producir un bien oservicio para satisfacer una necesidad o colmar una expectativa; para lo cual se necesitadefinir su rentabilidad o no, que es el objetivo de la evaluación financiera.Para terminar, tenemos la evaluación socio-económica; y la mencionamos así haciendoreferencia, y énfasis, en el impacto social del proyecto, aunque en un análisis más profundosonaría algo redundante teniendo en cuenta que la economía, por definición, es una cienciasocial que busca satisfacer las necesidades humanas materiales.Aquí se analizarán la población afectada (cobertura del proyecto), sus impactos (beneficios operjuicios) y su relación con las variables económicas de una región (país) por ejemplo:empleo generado, contribución al PIB, relación con el plan de desarrollo, entre otras. Es importante evaluar estas variables, ya que el proyectopuede tener restricciones respecto a políticas económicas por ejemplo: de importación yexportación, cambiarias, arancelarias, entre otras.En conclusión, un proyecto factible es el que técnico, ambiental, financiero y socio-económicamente es viable.Si el proyecto es factible, se puede pensar en diseñar un plan de proyecto para su ejecución ypoder convertir el proyecto en una unidad productiva de un bien o servicio planteado(operación). En este punto se puede usar como herramienta de desarrollo del proyecto laGerencia de Proyectos. 7.2 BASE CONCEPTUAL 7.2.1 CONCEPTOS RELACIONADOS CON EL SISTEMA ORGANIZACIONAL. 1. SISTEMA ORGANIZACIONAL.Desde la aparición de la Teoría General de Sistemas (TGS); su uso y aplicaciones para elanálisis y la estructuración de organizaciones han ido en aumento, su amplia aplicabilidad aligual que sus principales características referentes a las partes en proceso en un todocoherente han hecho de esta teoría un verdadero fenómeno en las ciencias sociales desde laaparición del término, autoría del biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy [Se tieneconocimiento que sus primeros escritos datan del año 1950. Sin embargo, la publicación desu libro, que aparece en las referencias bibliográficas, se dio en el año 1968]. En esta primeraparte haremos mención de la influencia que ha tenido la TGS para las ciencias delcomportamiento y su implicancia en el estudio de las organizaciones.1.1 La Teoría General de Sistemas: implicancias en las ciencias del comportamiento y sociales.Desde su aparición, la Teoría General de Sistemas (TGS) se ha constituido como unaverdadera revolución en el campo del conocimiento. Von Bertalanffy (1968/1992) señala alrespecto de su aplicación en el campo de la psicología, lo siguiente: 22
  23. 23. ―... En psicología la concepción básica solía ser el «modelo robot». Había que explicar laconducta con el esquema mecanicista estímulo-respuesta (E-R); el condicionamiento acordecon la pauta del experimento con animales, aparecía como fundamento de la conductahumana; tenía que reemplazarse el «significado» por la respuesta condicionada, que negarsela especificidad del comportamiento humano, etc. La psicología de la Gestalt fue la primera enenfrentarse al esquema mecanicista...‖ (p. 4 - 5) Como se señala en esta cita textual, el principal aporte de la TGS para con lapsicología, fue justamente romper el modelo de explicación lineal que imperaba en la ciencia,dando de esta manera un cambio en los enfoques de explicación de los acontecimientos [loshechos, la ciencia estudia hechos], la investigación después de la TGS, no volvería a ser lamisma. Casi dos décadas antes de la aparición de la TGS, se dieron los cimientos de losenfoques humanistas de la concepción del trabajo y de la organización, que empezaron acuestionar los enfoques mecanicistas de Taylor y Fayol. Generándose en la década de los 40el llamado movimiento de las relaciones humanas, a partir de los estudios de Mayo (Juan,2004), cuando llega la TGS demuestra su aplicabilidad en varias áreas del conocimiento einfluye profundamente en la forma de hacer organización. A este respecto, señala VonBertalanffy (1968/1992). ―... la sociología (y presumiblemente la historia) trata de organizaciones informales, otroadelanto reciente es la teoría de las organizaciones formales, o sea de estructurasescrupulosamente instituidas, tales como el ejército, la burocracia, las empresas de negocios,etc. Esta teoría está «enmarcada en una filosofía que acepta la premisa de que el único modosignificativo de estudiar la organización es estudiarla como sistema», y el análisis de sistemastrata de la «organización como sistemas de variables mutuamente dependientes»...‖ (p.7) Con estas afirmaciones se establecen los cimientos del estudio de las organizacionescomo sistemas, como bien se señala, las partes están en constante dinamismo, constituyendoun proceso, y el conjunto de procesos que se desarrollan en un todo coherente, producto delas dinámicas entre las partes es el sistema. Otros estudiosos tomaron este principio para poder generar las primeras perspectivas de lasorganizaciones como sistemas, así tenemos a Tirst&Bamforth de la clínica Tavistock, quienescrearon el concepto de los sistemas socio-técnicos, en el cual se postula que los resultadosde cualquier unidad organizativa se explican a partir de la interrelación entre los dossubsistemas organizativos: el Técnico: compuesto por las condiciones físicas inmediatas, ladimensión espacio-temporal del proceso productivo, el nivel de especialización y deautomatización, etc.; Y el Social, por ejemplo: la personalidad de los individuos, los rolesasignados y los grupos formales a los que pertenecen, la red de relaciones sociales interna ycon otras organizaciones, etc. (Juan, 2004)1.2 Organizaciones y sistemas.El ser humano en sí es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían enfunción de su complejidad y actuación para con el medio, como bien lo señalaba VonBertalanffy [líneas arriba], la premisa básica para entender y analizar una organización estener una visión de sistema, por lo cual nos atrevemos a decir que el enfoque sistémico en suaplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir 23
  24. 24. de lo general a lo particular), es decir, analizar primero la organización como sistema paraluego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señalaque al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo ydespués los detalles de los sistemas de información. Chiavenato (2000) señala que las organizaciones son un sistema de actividades, queestán coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común; así mismo, afirma queexiste organización a partir de la interacción de 2 o más personas. Los principales requisitospara la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes: Hay personas capaces de comunicarse. Están dispuestas a actuar conjuntamente. Desean obtener un objetivo en común.Figura 1. Elementos de la definición de sistemas. Fuente:Chiavenato (2000) adaptadoSegún este mismo autor, una de las características de los sistemas organizacionales, es ladisposición de las personas que lo forman, de contribuir en acción; es decir, disposición desacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinación para alcanzarel objetivo que los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de roles y funcionesdentro de las organizaciones; diferenciadas, pero interrelacionadas.Otro aspecto que cabe resaltar, es referente a la complejidad de las organizaciones, tema quese vincula con las estructuras organizacionales. Cabe mencionar que las organizacionesdeben mantener un equilibrio de actividad con respecto al medio. Por lo general, las iniciativasempresariales6 en sus inicios mantienen estructuras simples, sin mayores complejidades para6Las «Empresas», son organizaciones con fines de lucro, existen también las organizaciones sin fines de lucro,como son las instituciones caritativas, clubes y asociaciones etc... 24
  25. 25. los procesos productivos o humanos. Al crecer la demanda de lo ofrecido por la organización,es natural que la organización crezca, en términos de estructura, para poder satisfacer lademanda existente. Este caso no es solo para las ―salidas del sistema‖, el crecimiento afectatambién las ―entradas del sistema‖.Según Chiavenato (2000) las principales características de la complejidad de un sistema sonlas siguientes: Complejidad: Referente a la estructura, diferenciación vertical y horizontal existente entre las organizaciones. Anonimato: Referido al énfasis que se hace en las tareas u operaciones más no en las personas. Lo importante es que la actividad ser realice no quien la ejecuta. Rutinas estandarizadas: Procedimientos y canales de comunicación. Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de la estructura informal. Tendencias a la especialización y la proliferación de funciones: El objetivo es separar las líneas de autoridad formal de la competencia profesional o técnica. Tamaño: Número de personas y dependencias que conforman la organización.Figura 2.La empresa como sistema abiertoFuente: Chiavenato (2000) adaptadoLas organizaciones, como tales son organismos sociales vivos y por consiguiente escambiante, nunca configuran una unidad lista y acabada, pues perdería el dinamismo y laactividad, que son necesarios para mantener la relación con el medio en que se ve inmerso elsistema organizacional. De ahí la importancia de la gestión del cambio planificado. 25
  26. 26. Los sistemas deben ser abiertos, su contraparte, los sistemas cerrados solo existen enconceptualización, ya que es necesaria la interacción con el medio ambiente que rodea elsistema para poder adquirir un estado estableo equilibrio dinámico en la medida que mantienesu capacidad de transformación de energía o trabajo.1.3 Enfoque de sistemas organizacionales de Katz y Khan.Katz y Kahn (1970, citados por Chiavenato, 2000) desarrollaron un modelo de organizaciónbasado en la TGS, cabe rescatar en este modelo el papel que se le asigna a la información ysu tránsito en la organización. A continuación se describe las características del modelo. Importación – transformación – exportación de energía: Esta es la base de la interacción del sistema con el ambiente. La organización procesa y transforma los insumos en productos acabados, servicios prestados o fuerza laboral entrenada y capacitada. Los sistemas son ciclos de eventos: Según este modelo, todo intercambio de energía tiene carácter cíclico. Entropía negativa: La entropía es el desgaste natural que sufren los sistemas. La organización necesita detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía, esto se le conoce como Entropía Negativa o Negantropía. Información como insumo, retroalimentación negativa y procesos de codificación: La información en función de los ―imputs informativos‖ acerca del ambiente y de su funcionamiento con relación a este. La retroalimentación negativa ayuda al sistema de corregir los desvíos del camino, un mecanismo central o subsistema recibe la información que las partes del sistema envían indicando los efectos de la operación realizada, para luego tomar las medidas correctivas [nótese la función de la información que se recibe]. El proceso de codificación, hace que el sistema reaccione de modo selectivo a las señales con las que está sintonizado. Estados de equilibrio y homeostasis dinámica: Los procesos de entrada y salida generan un equilibrio (razón del intercambio d energía y relaciones entre las partes) Los sistemas tienen una tendencia natural a la homeostasis. El principio básico del sostenimiento del carácter del sistema [señalado por KurtLewing], indica que los sistemas responden al cambio o se anticipan a ellos mediante el crecimiento, que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de su estructura. Las variaciones de este ajuste continuo no siempre logran que el sistema vuelva a su nivel original. Diferenciación: Es la multiplicación y elaboración de funciones que conllevan también la multiplicación de papeles y la diferenciación interna. Equifinalidad7: Por esta característica, un sistema partiendo por diferentes condiciones y por distintos caminos, puede alcanzar el mismo estado final. Límites y fronteras: Las barreras entre el sistema y el ambiente que definen el radio de acción y el grado de apertura del sistema con respecto del ambiente.7 Esta característica es extraída de la TGS original propuesta por Von Bertalanffy (1968) 26
  27. 27. Como habíamos señalado anteriormente, rescatamos de este modelo el papel que cumple lainformación en el sistema, que es el vínculo que une las diferentes partes y permiten lainteracción entre estas. El proceso de entropía, tendría en un deficiente sistema deinformación, un contexto especial para poder desarrollarse; sin la información que comunicael funcionamiento de las partes y el desenvolvimiento del sistema como un todo coherentecon relación al ambiente, las partes solo sería eso, partes con funcionamiento aislado,perdiendo el sistema su identidad como tal y generando de esta manera los cimientos para lamuerte del sistema. 2. Principios de Sistema de Información GerencialEn lo anterior hemos analizado a grandes rasgos la TGS en función del estudio y análisis delas organizaciones, siguiendo lo propuesto por Katz y Kahn y el papel asignado a lainformación, este capítulo se enfocará a describir la importancia de la información y lasprincipales características de los Sistemas de Información Gerencial (SIG), y los nivelesjerárquicos organizacionales a los cuales llega la información. El término Sistemas deInformación Gerencial, no se limita únicamente a la información requerida por las gerencias, sino a la información requerida por todas aquellas personas que toman decisiones.2.1 Importancia de SIG en el sistema organizacional.Como hemos señalado al finalizar el parte anterior, un deficiente sistema de informaciónofrece el contexto ideal para el desarrollo de un proceso entrópico, a continuación señalamoslas principales implicancias de SIG, extraídas de la revisión de Waterfield&Ramsing (1998) La información es la base del funcionamiento de toda la organización. Mientras mejor sea la información en una organización, ésta podrá administrar mejor sus recursos. La información es ventaja competitiva. Permite tomar decisiones efectivas respecto al devenir de la organización. El sistema de información revoluciona el trabajo del personal de campo. Permite a los supervisores un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad. El SIG permite el establecimiento de los indicadores de gestión.Senn (1988) indica que los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de los nivelestolerables de rendimiento, estos reciben el nombre de estándares. Para que los estándaresse cumplan o se superen es necesario ejercer control sobre los procesos que desarrolla laorganización para cumplir con sus objetivos productivos y de desempeño; la información enesta parte cumple un rol fundamental ya que por medio de ella que se conoce el rendimientode la organización como tal.Según este mismo autor, hay cuatro elementos para un modelo de control básico: Estándar para medir el rendimiento aceptable. Método de medición para ese rendimiento aceptable. 27
  28. 28. Forma para comparar el rendimiento real con el estándar. Método de retroalimentación.Todo proceso de control que se ejerce en la organización, no tendría una característicasistémica, si la información obtenida producto de la comparación del rendimiento con elestándar no regresara al subsistema que ha sido sometido al control, de darse el caso, elsubsistema no tendría parámetros para mejorar el rendimiento que presenta, por tal motivo, elsistema de información en esta parte cumple un rol importante para la mejora delfuncionamiento de la organización.Por otro lado Rufasto (2002) señala la importancia de contar con un sistema de inteligencia deinformación, el cual define como ―(...) sistema de obtención y registro de datos relevantes paralas actividades de nuestra empresa (...)‖ (p.34); así mismo, recalca la necesidad de contar conun excelente equipo de inteligencia de la información8, clasificando a los miembros de dichoequipo de la siguiente manera: Cazadores de información: Son analistas dinámicos de la información, y constituyen el elemento más agresivo y dinámico del equipo de inteligencia de información. Buscan una nueva oportunidad comercial. Recolectores de información: Agentes dedicados a revisar de forma diaria y metódica una serie de publicaciones e informes periódicos. Registradores, archivadores y procesadores de información: son los que procesan la información obtenida por los cazadores y recolectores de información. Experimentadores – desarrolladores de potencial: Dedicados a hacer análisis con los recursos corrientes de la empresa. Clasificadores de oportunidades: Son analistas de la empresa que tratan en forma sistemática las relaciones de oportunidad ubicadas, la información bruta y los reportes de procesamiento interno, a fines de enumerar las diversas oportunidades de negocios que aparecen ocultas a simple vista. Analistas de recursos humanos y organización: Formulan reportes y análisis cualitativos y cuantitativos del desempeño de los equipos, de la eficiencia de la estructura organizacional y del estado de las competencias y compromiso de cada agente de la empresa.2.2 SIG: Definición.El buen funcionamiento, dentro de los estándares normales de un SIG, genera que lainformación pueda llegar a las manos de las personas que toman decisiones. La calidad de lainformación que llegue, se sustenta en otros procedimientos y estructuras que se definenpreviamente en la estrategia organizacional, y su procesamiento depende de laespecialización y diferenciación de los cargos al interior de la organización; es decir, los datos8La propuesta de Rufasto tiene una perspectiva netamente comercial, es interesante el planteamiento porcuanto hace una diferenciación de los miembros que deben formar parte del equipo de sistemas deinteligencia de información. 28
  29. 29. que seleccione y analice el departamento de recursos humanos, es diferente a la informaciónque seleccione y analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone demanifiesto la diferenciación); pero por otro lado, el nivel de análisis y profundidad que se da ala información, será variable en función a los especialistas y a los niveles jerárquicos dentrodel mismo departamento; por ejemplo, la profundidad en el análisis de los datos de quienocupa el cargo de Gerente de recursos humanos, y de quien ocupa el cargo de practicante derecursos humanos (se pone de manifiesto la especialización), por tanto la experiencia y elgrado de especialización para los objetivos del departamento, son filtros para el análisis dedatos9. Según Waterfield&Ramsing (1998) un SIG es: ―(…) un sistema de informacióngerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto,procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estosla requieran.‖ (pp. 3 – 4) esta última parte, es la principal característica del sistema deinformación, tiene que llegar a los usuarios, caso contrario una adecuada recolección yprocesamiento de datos de nada servirá si no llega a las manos de quien la solicita en eltiempo establecido. Un sistema de información no implica solamente el uso de un programa decomputadora y la capacitación para el mismo, implican la comunicación entre las personassobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeño de los miembros de la organización(Waterfield&Ramsing, 1998). Estas dinámicas son procesos humanos dentro de laorganización, que no escapan al análisis en el estudio de los SIG. Estos mismo autores señalan, que los sistemas son un conjunto de elementos quefuncionan juntos para alcanzar objetivos comunes, y en función de SIG hace mención a dostipos de sistemas: Sistemas formales: Que son definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar y entregar información. Sistemas informales: Se basan en reglas de conducta no expresadas.Por otro lado, es importante notar la diferencia que hacen estos autores con respecto a dato einformación; es más, esta diferencia bien podría responder a muchas problemáticasorganizacionales que escapan al análisis del sistema. Se considera ―dato‖ a todo hechoaislado no procesado, que no revela nada de forma aislada; por ejemplo: el hecho que en eldepartamento de ventas un vendedor halla reportado una reducción de 5% en ventas en suzona, es más lo mismo se aplicaría, si esta fuera la constante en el 60% de la fuerza deventas, estos son datos en bruto, que no son procesados. Se considera ―información‖ a losdatos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o acomprender algo mejor; siguiendo el mismo ejemplo, de nada servirá presentar al gerente deventas las facturaciones del 60% de la fuerza laboral que ha presentado esta deficiencia, loque correspondería es presentar la información con respecto a que productos se ha dejado de9Dentro de la especialización, podríamos señalar también las diferentes especialidades en un mismodepartamento, o en el mismo cargo si hiciéramos un comparativo del desempeño en diferentes empresas; porejemplo, un contador que se encarga de la gerencia de recursos humanos verá y buscará diferentes datos a losque busque un psicólogo y/o un relacionista industrial que ocupa el mismo cargo en otras organizaciones. 29
  30. 30. comprar por los clientes, las zonas geográficas afectadas, el análisis del mercado paraconocer la tendencia, entre otros.Como bien señalan estos autores, y teniendo en cuenta la perspectiva sistémica, que indicaque las entradas al sistema deben mantener a la organización provista con la energíanecesaria que será procesada para salir al medio y mantener el equilibrio con el ambiente.Una institución puede estar saturada de datos y sin embargo, contar con poca información, locual generaría una pobre retroalimentación del sistema, esta es una condición más para elcontexto ideal del proceso entrópico.2.3 Implicancias del SIG en el diagnóstico organizacional.Con respecto a las implicancias del SIG para el diagnóstico organizacional, es importantedefinir dentro del modelo de análisis organizacional, la ubicación y principales característicasdentro del modelo que cumple el SIG, así como las estructuras en las que se soporta, entreotros. Senn (1988) señala que la información crítica que se debe conocer es: Canales no formales. Cuántas interdependencias existen. Personal clave y las funciones. Relaciones críticas de comunicación (¿Cómo circula la información y como interactúan las áreas?).Pulido (2003) plantea un modelo de análisis organizacional llamado ―Modelo jerárquico detransformación organizacional‖10 por el cual señala que los atributos de la organización son: Cultura ad hoc. Pautas de comportamiento que comparten los miembros de la organización, a través de cada contacto interpersonal; reflejando estilos de interacción, normas y valores. Estrategia. Gestión del liderazgo de la organización, fundamentada en los aspectos decisionales que el estilo de gestión y el desarrollo de liderazgo requieren. Diseño. Soporte que requiere una organización para transformar los insumos. El funcionamiento de este soporte considera los niveles de comunicación y diseño organizacional como parte de su organización del trabajo. Sistemas de conocimiento. Son los conocimientos y tecnología que los directivos y colaboradores poseen de su negocio. Se expresan en el conocimiento y la eficiencia de los procesos; así como, en los sistemas de medición y control, mediados por el uso de sistemas informáticos.Especial atención, merece la última variable del modelo [para los fines del presente trabajo],en el cuál el autor señala que estos procesos son los encargados de retroalimentar losestándares de eficiencia de la organización. En esta variable considera así mismo, dosdimensiones: 1. Decisiones para la eficiencia del conocimiento, compuesta por la práctica10Este modelo es diseñado para el análisis integral del clima organizacional, como el mismo Pulido (2003) loseñala. El modelo está basado en el trabajo del holandés WillemMastenbroek (1993, citado por Pulido, 2003). 30
  31. 31. en la toma de decisiones y la relación interdepartamental; 2. Sistemas de medición ycontrol, compuestos por los sistemas de medición, el acceso a la tecnología informática y lossistemas de control y supervisión de procesos.Por otro lado, Zanabria (2005) plantea el modelo de análisis de ―incorporación efectiva‖ por elcual divide la organización en cuatro partes, a los cuales denomina pilares organizacionales,estos pilares son: 1. La parte humana estratégica, 2. La parte humana operativa, 3. Elcontenido del trabajo, 4. Estructura organizacional. Las cuales se encuentran unidas porfactor integrador que es la cultura organizacional, a partir de la interacción de estas partes, sedan 6 procesos centrales, los cuales son: Procesos de Gestión: Interacción del talento humano, que permite encaminar las acciones de las personas a los rumbos estratégicos programados para la organización. Procesos Productivos: Conjunción de los esfuerzos humanos y organizacionales para proveer un servicio o un sistema de producción. Procesos Administrativos: Actividades que encamina la dirección o personal superior para cuidar los intereses de la organización. Procesos Orgánicos: Interacción del área netamente organizacional, que se caracteriza por el establecimiento de relaciones de confianza mutua, una clara delimitación de funciones y flexibilidad de la organización para adaptarse al entorno. Identificación o pertenencia: Sensación que experimentan las personas de ser parte de una organización, por lo cual se ha establecido un contrato psicológico que les permite lograr objetivos personales a cambio de esfuerzo y dedicación en el trabajo. Criterios de Acción: Parámetros que guíen el desenvolvimiento de las personas al interior de las organizaciones; a su vez, diferencian los planes directivos con respecto a los objetivos programados para las personas que forman parte de la organización.Este autor considera que los sistemas de información, forman parte de los procesosorgánicos, los cuales dan a la organización las características de ser un organismo social yvivo, con la flexibilidad necesaria para poder adaptarse a los cambios del medio. Otroelemento importante que cabe rescatar de este modelo es el uso de la tecnología, el cual seencuentra ubicado en los procesos productivos, considera a la tecnología como los equipos yherramientas de los cuales se valen las personas para poder desempeñar su trabajo11.Existen diferente modelos de análisis organizacional, bien podríamos mencionar a Mintzbergy la estructura en cinco, los trabajos de Lawrence y Lorsh y el modelo de análisis queproponen, a Hax y Majluf, entre otros. Estos modelos que hemos detallado, son propios deautores peruanos y han sido citados a manera de ejemplos para poder ubicar la importanciadel SIG dentro del sistema organizacional.2.4 ¿Qué abarca un SIG? El trabajo de Zanabria (2005) aún se encuentra en desarrollo, actualmente busca brindar al modelo una11herramienta que permita evaluar el clima organizacional en función a los procesos señalados. 31
  32. 32. Para Waterfield&Ramsing (1998), los SIG, tienen una extensión tal [y justificadamente], queabarcan todos los sistemas que una institución usa para generar la información y que guiaralas decisiones de la gerencia; en este sentido, podríamos decir que las actividades principalesy de apoyo de la organización sustentadas en la cadena del valor de Michael Porter, son lasque sustentan la información necesaria para la gestión de la información en la organización. Las actividades principales de la organización, descritas en la cadena de valor deMichael Porter son las siguientes: Logística interna. Operaciones. Logística externa. Marketing y ventas. Servicio.Las actividades de apoyo vendrían a ser las siguientes: Infraestructura. Recursos humanos. Desarrollo tecnológico. Compra de insumos.Gráfico 3. La cadena de valor de Michael Porter. Rufasto (2002) señala que la importancia de la cadena de valor, es que permiteevaluar el potencial de creación de valor de una empresa; es decir, la empresa puede crearvalor (aumentar el margen) usando sus ventajas competitivas, las que corresponden a lascompetencias nucleares, residentes en algunas de las secciones del diagrama. Laimportancia de este diagrama, para los fines del SIG, es ver las partes de las que podemosextraer la información y el uso para la mejora del desempeño de la organización. Por ejemplo, 32
  33. 33. si se descubre gracias al circuito de información que la empresa tiene un buen sistema delogística interna, se deben enfocar los esfuerzos en esa parte y no en otra, ya que losesfuerzos que a esta parte se brindan serán muy eficaces en la disminución de costos,aumento en el volumen de producción, mejora de la calidad. Un SIG, tiene características propias que determinarían su efectividad,estableceremos a continuación tres criterios con características propias; estas son:Identificación minuciosa de las necesidades de información, comunicación efectiva entre lagerencia y el personal del área de sistemas, por último, expectativas realista sobre latecnología de la información. (Waterfield&Ramsing, 1998) Identificación minuciosa de las necesidades de información. - Establecimiento de los indicadores que señalaran la necesidad de mejora en el sistema de información. - Cómo deben ser examinados. - Quienes deben recibir la información. Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas. - Estas partes deben hablar el mismo idioma. - Establecer un sistema que responda a la necesidad. Expectativa realista sobre el uso de la información. - Los usuarios deben conocer los alcances del sistema. - Establecimiento de planes de contingencia. - Capacitación de los usuarios.2.5 Niveles de uso de la información.Según Hurtubise12 (1984, citado por Waterfield&Ramsing, 1998) existen tres niveles de usode la información, es importante conocer estos niveles ya que la información variará enfunción del uso al que esté destinada. Existen tres niveles de uso de la información: Información necesaria para el planeamiento estratégico: Utilizada generalmente por el directorio o la gerencia para la toma de decisiones y para verificar si la organización está cumpliendo con sus objetivos fundamentales. Esta información también apoya la toma de decisiones sobre la adquisición y disposición de los recursos. La información estratégica se utiliza como pronóstico y trata sobre el futuro y las situaciones relativamente desconocidas. Esta información se orienta al largo plazo.12Adaptado de Rolland Hurtubise, Managing Information Systems: Concepts and Tools (West Hartford, Conn.:Kumurian, 1984). 33
  34. 34. Figura 4. Característica de datos y de la información en diferentes niveles de uso.Fuente: Hurtubise (1984) adaptado por Waterfield&Ramsing (1998) Información necesaria para el control gerencial: Información que llega a las gerencias con la finalidad de verificar si se está haciendo buen uso de los recursos y si se está siguiendo lo planeado. Los responsables de la toma de decisiones requieren de esta información para mantener el control de las actividades y el desempeño de la organización. Se busca con ello que la organización pueda reaccionar a tiempo a cualquier señal de alarma. Esta información está enfocada a mediano plazo [el autor considera el mediano plazo desde los 3 meses al año]. Información necesaria para el control operacional: El personal encargado de llevar a cabo actividades diarias necesita de información operacional que les permita cumplir con sus tareas; por ejemplo: el desarrollo de programas de capacitación. La información operacional permite que el usuario tome una acción determinada. Esta información está enfocada en el corto plazo.2.6 Uso de los reportes y características de la información.Como ya hemos visto, la información cumple un rol estratégico al interior de la organización,hemos examinado la importancia de la efectividad del SIG. Cabe señalar ahora, que la parteque todos ven y utilizan de un SIG, es el reporte. (Waterfield&Ramsing, 1998) Los reportes son los documentos que contienen la información, y son estos los quellegan a las manos de quienes toman las decisiones; por ello, de la calidad de los reportes,se puede suponer, se derivará las acciones a tomar. El reporte es el producto terminado delSIG. 34
  35. 35. La mayor debilidad de un SIG es la deficiente estructuración del reporte, el pobre nivelde información y la educación de los usuarios con respecto al uso de los reportes(Waterfield&Ramsing, 1998). Una magnífica información puede ser un cero a la izquierda enlas manos equivocadas. Por otro lado, si la información no llega al personal en una forma útil, el SIGprácticamente carece de valor (Waterfield&Ramsing), y como se ha señalado, estasdeficiencias ponen el contexto ideal para el proceso entrópico. Si observamos la figura 4, veremos que la información varía en cuestión de detalles ycontenido en función de los niveles que la usarán. A continuación describimos lascaracterísticas de la información que se vierten en los reportes (según Hurtubise 1984, citadopor Waterfield&Ramsing, 1998) Fuente: La información puede ser de origen interno, como son los reportes contables, la cartera de clientes, informes de personal, etc. o de fuentes externas, a medida que crece el valor estratégico de la información, como son: las tasas de inflación, las tendencias del mercado, tendencias de crecimientos económico, la legislación vigente, etc. Cobertura: La información de carácter estratégico trata con una diversidad de temas, y aspectos relacionados con la institución como un todo. Si descendemos de la pirámide la información se vuelve más restringidas y se refieren a actividades individuales, departamentales y empleados. Nivel de detalle: La información estratégica examina el desempeño de los aspectos estratégicos para toda la organización, y se suele comparar con los estándares establecidos por otras instituciones, con ello se configura una fuente externa de información, lo cual nos lleva a un nivel de detalle condensado. Por otro lado, la información operacional requiere un nivel de detalle específico o detallado por que se refiere al desempeño individual de las diferentes actividades organizacionales. Horizonte temporal: La información estratégica mira hacia delante y es especulativa. En cambio, la información operacional se basa en datos históricos. La información gerencial compara los datos actuales con las metas presupuestadas. Antigüedad: La información operacional, se basa en información reciente. En cambio, la información estratégica se basa en datos antiguos; con fines de realizar comparaciones, la información siempre ha de estar actualizada. Precisión: La precisión es muy importante para el personal operacional, ya que sobre ésta deberá actuar el personal de la organización. La información gerencial puede tolerar algunas imprecisiones. La información estratégica es la que tolera el mayor rango de incertidumbre ya que ésta trata con lo que puede suceder en el futuro. Frecuencia de uso: La información operacional deberá ser generada frecuentemente — mensualmente, semanalmente, aún diariamente y en algunos casos bajo demanda. La información gerencial es menos frecuente, por lo general es mensual o trimestral. La información estratégica sólo se requiere en forma periódica — usualmente una vez al año. 35
  36. 36. Hemos descrito las principales características de SIG, cabe recalcar ahora que elestablecimiento de un SIG puede requerir la reestructuración de tola la organización, inclusopuede afectar aspectos culturales de la organización, la implementación de un SIG afectaespecíficamente: (Waterfield&Ramsing 1998) Modificación de las responsabilidades del personal. Rediseño de procesos operativos y humanos. Racionalización de políticas financieras. Inversión de tecnología informática. 3. Desarrollo e implementación de SIGHasta el momento se ha analizado la importancia del enfoque sistémico para el análisis de lasorganizaciones y las características principales de SIG, en esta parte analizaremos unapropuesta de desarrollo e implementación de SIG, contemplando cuatro fasesprimordiales, las cuales son: Conceptualización, evaluación y diseño, desarrollo eimplementación y finalmente el mantenimiento. [este proceso se extrae de la revisión deWaterfield&Ramnsing, 1998; quienes lo plantean para la aplicación en una institución demicrofinanzas] Subrayamos la importancia de la última frase con la que terminamos elcapítulo anterior, ―El establecimiento de un SIG puede requerir la reestructuración de toda laorganización.‖3.1 Diferencia entre análisis y diseño de sistemasSenn (1988) señala diferencias específicas entre estos términos, lo cual es necesarioestablecer en esta parte: Diseño: al respecto del diseño, este autor señala que es el proceso de planeación de un nuevo sistema dentro de la empresa, con el objetivo de reemplazar al anterior sistema. Para esto se debe entender previamente el funcionamiento del anterior sistema y las implicancias del uso de la tecnología para hacerla más efectiva. Análisis: Proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos; es el diagnóstico de problemas que utilizan estos hechos a fin de mejorar el sistema.El autor señala, con respecto a los sistemas de información, que representan el vínculo quemantiene unidos a diferentes componentes en forma total, que pueden trabar de maneraefectiva hacia el mismo objetivo.3.2 Fase 1: ConceptualizaciónEn esta fase la organización define las necesidades y lleva a cabo una evaluación inicial delas alternativas viables. Al finalizar esta fase, se habrá elaborado un documento estratégicoque presentará el curso de acción a seguir. Esta fase comprende las siguientes actividades: - Identificar las necesidades de la organización. 36
  37. 37. - Determinantes lo que es factible con respecto a la tecnología, la capacidad del personal y los recursos financieros. - Proceder con una evaluación inicial de las alternativas. - Establecimiento del reporte sobre los resultados obtenidos, el cual es la guía para la fase 2.Esta fase, así mismo comprende las siguiente etapas: Etapa 1: Constitución de un grupo de trabajo. Este es el punto de partida, es necesario analizar previamente si se va a requerir los aportes de consultores externos. Las reuniones del grupo de trabajo se debe desarrollar semanalmente por un periodo de 4 a 6 semanas, los miembros deben incluir la representación de cada nivel dentro de la organización desde la gerencia hasta personal de campo. Etapa 2: Definición de las necesidades. Etapa crítica la cual producirá información importante. Se debe analizar la documentación de las políticas y procedimientos actuales. De no encontrarse la información a la mano, es necesario generarla, definiendo las necesidades y flujos de información existentes en el sistema organizacional, para poder proyectar la necesidad futura. Etapa 3: Determinar lo que es factible. Teniendo en cuenta la capacidad del personal, los aspectos tecnológicos y los costos. Etapa 4:Evaluación de alternativas. En esta parte se analiza los puntos fuertes y en contra de cada una de las alternativas, se reduce el rango de las alternativas, y se decide por la opción más adecuada para la organización, en especial si se opta por el cambio o por la mejora. Etapa 5: Preparación de un reporte final. Una vez determinada las necesidades de sistemas manuales o automáticos, en el reporte se debe constar las opciones elegidas, los costos, cronogramas y curso de acción.3.3 Fase 2: Evaluación detallada y diseño.En esta fase la organización evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser adquiridos.Si se ha decido por modificar el sistema o diseñar un sistema personalizado, tendrá queanalizarse problemas de diseño. Esta fase, comprende las siguientes etapas: Etapa 1: Evaluación detallada del programa. En esta etapa se evalúa el rendimiento del sistema, se establece el cronograma de evaluación, para el cual es indispensable contar con fechas fijas. La organización debe verificar si la propuesta del nuevo sistema cubre sus necesidades y si dará la flexibilidad esperada. Etapa 2:Complementación del diseño. En esta etapa es necesario tener en claro la descripción y el flujo grama sobre la manera en la que se ingresan datos básicos; Descripción y flujo grama del personal requerido y de sus funciones; Descripción y 37
  38. 38. muestra de todo lo que producirá el nuevo sistema; Definición de todos los indicadores que serán generados. Etapa 3: Finalización del plan SIG. Se presentan todos los detalles y las especificaciones del nuevo sistema, se espera la evaluación de parte de la gerencia.3.4 Fase 3: Desarrollo del sistema e implementación.La organización desarrolla (perfecciona o implementa) el sistema escogido y lo implementa.Esta fase comprende las siguientes etapas: Etapa 1: Desarrollo del sistema. Esta etapa puede extenderse desde una semana hasta un año. Se subraya la importancia de contar con un plan detallado de las etapas de implementación, que permita la retroalimentación permanente de parte del usuario. Etapa 2:Instalación de equipos tecnológicos. Los que sean necesarios y agilicen el tránsito de la información. Etapa 3: Preparación y revisión de la documentación. Tener en cuenta que una buena documentación es la clave para el buen uso del sistema. La información preparada, será útil para la capacitación del personal. Esta documentación, debe contemplar los cambios que se han dado. Etapa 4: Configuración del sistema. En esta etapa se verifica la accesibilidad de parte de los usuarios. Etapa 5:Prueba. En casos de sistemas informáticos, se debe conocer el rendimiento del sistema, por ello se destina un periodo de prueba. Etapa 6:Transferencia de los datos. En casos de sistemas informáticos la transferencia de datos es uno de los mayores imponderables. Etapa 7:Capacitación. Detectar en primer lugar quienes son los actores principales en el nuevo sistema de información, y enfocar la capacitación en aspectos de mayor relevancia según los niveles jerárquicos. Etapa 8: Ejecución de operaciones paralelas. Hasta que el nuevo sistema sea de uso constante, se debe el permitir un lapso de utilización del anterior sistema en paralelo con el nuevo, destinando ciertas informaciones para que pasen por este.3.5 Mantenimiento del sistema de auditoria del SIG.Se refiere a ciertos aspectos a tratarse después de que el SIG ha sido desarrollado eimplementadas las modificaciones y las auditorias periódicas que se deberán llevar a cabopara asegurar que el sistema funcione adecuadamente. El cual se ha de detallar en laplanificación del SIG. 38
  39. 39. 4. EL SISTEMA NACIONAL DE INVERCION PÚBLICAEl SNIP es un sistema administrativo del Estado que a través de un conjunto de principios,métodos, procedimientos y normas técnicas certifica la calidad de los Proyectos de InversiónPública (PIP). Con ello se busca: En la utilización de recursos de inversión. En la mejora de la calidad o ampliación de la provisión de los serviciospúblicos intervenidos por los proyectos. Es decir, un mayor bienestar para la población. La Inversión Pública debe estar orientada a mejorar la capacidad prestadora de serviciospúblicos del Estado de forma que éstos se brinden a los ciudadanos de manera oportuna yeficaz. La mejora de la calidad de la inversión debe orientarse a lograr que cada nuevo sol(S/.) invertido produzca el mayor bienestar social. Esto se consigue con proyectossostenibles, que operen y brinden servicios a la comunidad ininterrumpidamente.Hay diferentes actores en el SNIP y cada uno de ellos es responsable de cumplirdeterminadas funciones a lo largo de la preparación, evaluación ex ante, priorización,ejecución y evaluación ex post de un proyecto.Conforman el SNIP:Las disposiciones del SNIP se aplican a más de 1980 Unidades Formuladoras (UF) y más de920 Oficinas de Programación e Inversiones (OPI) de alrededor de 850 entidades sujetas alsistema entre Ministerios, Institutos, Escuelas Nacionales, Universidades Nacionales,Empresas de FONAFE, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Empresas de TratamientoEmpresarial, etc. 39

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