Cómo traspasar tus correos de una gestión local basada en Outlook con una cuenta de Exchange a Google Mail, (Gmail o G

1. Traspaso de Correos de
una cuenta de Exchange
gestionada desde
Outlook (local) a una
cuenta Google (nube)
Venan Llona (@vllona)

2. Antecedentes
● No tenemos ningún ordenador con Outlook
ni ninguna cuenta de Exchange.
● Hemos creado una cuenta gratuita virtual en
Microsoft Office 365 que permite tener un
servidor Exchange y Office 2010 completo
durante un mes de prueba.
● Por ello, los lugares a donde se accede en
las pantallas pueden estar en una ubicación
diferente si utilizas otras versiones de
Outlook (2003/2007).
● En este caso es Outlook 2010.

3. Lo primero, deberemos tener una cuenta de
Google (de Gmail o de Google Apps), activa
el correo IMAP en su configuración...

4. Ahora accedemos a nuestro Outlook, en el
que tenemos nuestra conexión con
Exchange (Correo Corporativo)

5. Vamos a la opción de "Agregar una nueva
cuenta en nuestro Outlook"

6. Vamos a configurar "manualmente" la
cuenta ...

7. Le decimos que queremos Correo de
Internet (IMAP)

8. En lugar de mis datos, pones los tuyos. Fíjate que mi
cuenta es @llona.net, mientras que la tuya será
@gmail.com, el resto ponlo igual que en la imagen.

9. Hay que hacer algunos retoques antes de seguir,
pulsamos en "Más Configuraciones ..."

10. Entramos en una pestaña llamada "General" en la que
le ponemos el nombre como luego veremos en la
cuenta en el árbol de carpetas de Outlook.

11. Vamos a la solapa "Avanzadas" y ponemos:
Servidor de correo entrante (IMAP) - requiere SSL servidor: imap.gmail.com Puerto: 993 Requiere SSL: Sí
Servidor de correo saliente (SMTP) - requiere TLS servidor: smtp.gmail.com Puerto: 465 o 587 Requiere SSL: Sí
Requiere autenticación: Sí y Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada:

12. Vamos a la solapa "Servidor de Salida" y activamos la
casilla "Mi servidor de salida (SMTP) requiere
autentificación" como en la imagen:

13. Al aceptar la configuración y pulsar el botón
"Siguiente", comprueba que la configuración esté
correcta, si no, corrige los errores en pasos anteriores

14. Hemos terminado de configurar la nueva cuenta en
Outlook, ahora tenemos Exchange y Google

15. Arriba tenemos la cuenta de Exchange y sus carpetas
y debajo la nueva cuenta de Google y sus carpetas...

16. Ahora es cuando vamos a pasar nuestros correos de la
cuenta corporativa con Exchange a la cuenta en
Google.
● Cuidado: Lo que vamos a copiar o mover es lo que tenemos ahora. Si
después continuamos teniendo actividad, los correos posteriores que
recibamos en la cuenta corporativa no los habremos pasado.
● Para ello, dejad vuestra Bandeja de Entrada vacía y el resto, colocadlo
dentro de carpetas.
● Se puede: copiar (recomendado) o mover (más arriesgado) cada carpeta.
● Se puede: pasar carpeta por carpeta (recomendado) o todo de un golpe
(tendremos que esperar hasta que sincronice todo con la nube y puede
tardar horas, días, ...).
● Si vamos a pasarlo todo de un golpe, cread una carpeta a la misma altura
que la Bandeja de Entrada y colocad todas las carpetas que queráis
mover dentro de ella. Llamad a la carpeta por ejemplo "Archivo", dentro de
ella veréis todas vuestras carpetas. Esa es la carpeta que tendrás que
mover o copiar.
● En el ejemplo que yo os voy a poner, vamos a "mover" tres carpetas con
correos de nuestro correo corporativo (Exchange) a nuestro correo en
Google (en la nube).

17. Nos colocamos en la parte del correo oficial
(Exchange) y seleccionamos la carpeta que queremos
copiar/mover y hacemos clic sobre ella con el botón
derecho y seleccionamos "mover".

18. Ahora le decimos a qué lugar queremos Mover o copiar
dicha carpeta: Yo le voy a decir que directamente en la
cuenta de Google, sin especificar dónde, con lo que
quedará a nivel superior.

19. Como yo le he dicho que quiero moverlo, veremos la
progresión mientras lo realiza. Ésta es la diferencia de
pasar carpeta a carpeta o todo de un golpe. Carpeta a
carpeta nos permite pasar poco a poco sin fallos.

20. Ahora toca comprobar que la carpeta que hemos
movido/copiado está en su lugar y que contiene los correos
con todas sus características (fechas, adjuntos, ...) Lo
podemos comprobar también entrando en GoogleMail a
través de la web.

21. Ahora seleccionamos otra carpeta del correo
corporativo (Exchange) y hacemos clic sobre ella con
el botón derecho y seleccionamos "mover"

22. Seleccionamos el lugar a donde quiero
copiarlo/moverlo, la carpeta principal del servidor de
Google como antes y pulsamos aceptar

23. Comprobamos que las carpetas que hemos pasado
están en el correo de Google, incluyendo su contenido.
Tardará un rato hasta que sube vuestros datos a la
nube (sincronizar).

24. El traspaso se ha terminado
● Ya tenemos las carpetas en nuestra cuenta
de Google en "la nube". Podemos acceder a
ellas desde un dispositivo móvil o desde un
navegador conectado a internet.
● Pero seguiremos recibiendo correos en
nuestra cuenta corporativa. Sería
recomendable cada día moverlos a su
carpeta correspondiente en Google.
● Cuando llegue el momento de dejar ya el
sistema corporativo, anularemos la conexión
con el servidor de Google.

25. Cuando hayamos terminado con todo el proceso,
eliminaremos la conexión (no la cuenta) con el correo
de Google. Vamos a configuración de la cuenta.

26. Nos aparecerán todas las cuentas que tenemos
configuradas, en este caso dos, la corporativa y la de
Google.

27. Seleccionamos la cuenta de Google y pulsamos en el
botón "Quitar" (no se borra nada, sólo quitamos la
conexión desde nuestro cliente local - Outlook).

28. Antes de pulsar el botón "Sí" comprobad que la cuenta
que estás quitando es la de Google, en caso contrario,
le dices que "No".

29. Hemos terminado, el Outlook está como estaba antes
de empezar el traspaso, sólo con la cuenta corporativa
(Exchange) configurada y nuestros datos "en la nube".

30. Muchas gracias por tu atención
● En la elaboración de esta presentación no se han
utilizado versiones no autorizadas de software. Tanto la
cuenta de Exchange como el Outlook han sido cedidos
para su prueba desde Microsoft Office 365 para
Empresas con duración limitada a 30 días de prueba.
● Para la confección de la presentación se ha utilizado
Mozilla Firefox 17.0 y la herramienta de presentaciones
incorporada en la suite ofimática de GoogleApps.
Martes, 27 de Noviembre de 2012
Venan Llona (@vllona)