O documento descreve o processo de gestão de estoque de uma gerência de almoxarifado de um Ministério Público. Ele apresenta dados sobre pedidos realizados em outubro de 2011, identifica problemas como falta de motoristas para entregas e propõe contratar mais motoristas para agilizar as entregas e reduzir pedidos não atendidos.

1. PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ
FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ
CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS
CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO
São José
2011

2. PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ
FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ
CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS
CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO
Trabalho elaborado para a disciplina de
Organização, Sistemas e Métodos do Curso de
Administração do Centro Universitário
Municipal de São José – USJ
Orientador: Prof. Msc. Alcides José F. Andujar.
São José
2011

3. 2
SUMÁRIO
LISTA DE QUADROS ................................................................................................. 3
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 4
C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS .................................................................... 5
C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS ...................................................................... 6
C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS .............................................................. 7
C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS .............................................................. 9
C5 – INDICADORES ................................................................................................... 9
C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS .............................................................. 10
C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL .......................................................... 10
C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS ...................................................................... 11
C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL ................................................................ 11
A1 – ANÁLISE DE VALOR ........................................................................................ 12
A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS ..................................................................................... 12
A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS ............................................ 13
P1 – PLANO DE AÇÃO ............................................................................................. 13

4. 3
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 ..................................................................................................................... 5
Quadro 2 ..................................................................................................................... 5
Quadro 3 ..................................................................................................................... 6
Quadro 4 ..................................................................................................................... 7
Quadro 5 ..................................................................................................................... 9
Quadro 6, 7 e 8 ........................................................................................................... 9
Quadro 9 ................................................................................................................... 10
Quadro 10 ................................................................................................................. 12
Quadro 11 ................................................................................................................. 12
Quadro 12 ................................................................................................................. 13
Quadro 13 ................................................................................................................. 13

5. 4
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 ..................................................................................................................... 11
Figura 2 ..................................................................................................................... 11

6. 5
C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS
Os dados utilizados no presente trabalho foram coletados durante o mês de
outubro do ano corrente de 2011, portanto os dados e comparações apresentados
referem-se ao período de um mês.
Solicitação de Materiais Concluídos Não Atendidos
220 150 70
100% 68% 32%
Quadro 1: solicitações ocorridas Outubro de 2011
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
Solicitação de Materiais
100% 76%
50% 35% Concluído
0%
Gráfico 1: Cadastros 2011
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
Ocorrência Quantidade Motivo
Separação de Materiais de Consumo 1 Não há material em estoque
Há material em Estoque, porém
Separação de Materiais de Consumo 2 depende de aprovação da CL
Separação de Materiais Permanentes 4 Não há material em estoque
Conferência dos Materiais com a Material diferente do entregue
amostra 7 como amostra
Não há disponibilidade de carro e
Transporte de materiais 3
motorista para efetuar entrega
Total 17
Quadro 2: Documentos e causas do não atendimento de pedidos
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

7. 6
Controle das Ocorrências
Separação de Materiais
de Consumo
7
Separação de Materiais
6 de Consumo
5
Quantidade
4 Separação de Materiais
Permanentes
3
2 Conferência dos
Materiais com a
1 amostra
0 Transporte de materiais
Gráfico 2: Causas da não conclusão do cadastro
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS
Qt. %
Documento Qte. Acum. % Acumulado
Separação de Materiais de Consumo 1 1 5,88% 5,88%
Transporte de materiais 3 4 17,65% 23,53%
Separação de Materiais de Consumo 2 6 11,76% 35,29%
Separação de Materiais Permanentes 4 10 23,53% 58,82%
Conferência dos Materiais com a
amostra 7 17 41,18% 100,00%
Total 17 17 100% 100%
Quadro 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

8. 7
Percentual Acumulado
Separação de Materiais de
100%
Consumo
80% Transporte de materiais
60% Separação de Materiais de
Consumo
40% Separação de Materiais
Permanentes
20%
Conferência dos Materiais
com a amostra
0%
Gráfico 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
% das
Documento Qte. Ocorrências Classificação ABC
Conferência dos Materiais com a
A
amostra 7 41,18%
Separação de Materiais Permanentes 4 23,53% B
Transporte de materiais 3 17,65% B
Separação de Materiais de Consumo 2 11,76% C
Separação de Materiais de Consumo 1 5,88% C
Quadro 4: Ponto de Equilíbrio
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS
Unidade de apoio vinculada a Coordenadoria de Operações Administrativas
do Ministério Público de Santa Catarina, a Gerência de Almoxarifado desempenha
um papel fundamental para todas as Promotorias de Justiça e demais unidades de
administrativas do MPSC.
O processo de Gestão de Estoque é o processo mais importante
desempenhado pela Gerência de Almoxarifado, cujas atividades consistem em todo
o processo de atendimento de provisão de materiais de consumo e bens
permanentes, desde o pedido realizado pelas unidades administrativas e por todas
as promotorias de justiça do Estado de Santa Catarina.

9. 8
Inicialmente o processo começa pela solicitação do material desejado, o qual
é realizado por uma promotoria ou unidade administrativa do MPSC, feita a
solicitação é necessário a deferimento do pedido o qual é realizado pelo Gerente de
Almoxarifado (no caso de materiais de consumo) ou pela Secretaria-Geral do MPSC
(em caso de materiais permanentes).
Uma vez deferido, o pedido entra para uma fila de atendimento, cuja mesma
fica em aguardo até que seja possível o atendimento do pedido, o qual é
influenciado por diversas variáveis já citadas acima. Assim que o atendimento se
torna possível, um servidor alocado na Gerência de Almoxarifado é encarregado de
dar baixa no sistema, por conseguinte é emitida uma Guia de Saída que é enviada
junto com o material a ser entregue e uma cópia é retida pela própria gerência para
controle interno.
Após estes passos, os pedidos são preparados e encaminhados para a
Gerência de Transportes do MPSC para serem entregues na região da Grande
Florianópolis e os que não estiverem nesta região são encaminhados para a
transportadora ou pelos correios, dependendo do valor e tipo de produto em
questão.
Por último, o pedido é enviado pelo meio mais adequado e entregue no
destino desejado, onde este confirma o recebimento através de conferência do que
foi pedido e o que foi baixado do sistema de estoque (pela Guia de Saída), no qual o
solicitante confirma o recebimento por meio de um sistema informatizado via
Intranet.

10. 9
C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS
Quadro 5: Fluxograma de Gestão de Estoque
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C5 – INDICADORES
Solicitação de Materiais - Outubro 2011 Concluído Não Atendido
220 150 70
100% 68% 32%
Solicitação de Materiais - Outubro 2010 Concluído Não Atendido
198 132 66
100% 67% 33%
Meta para 2011
Pedido de Cadastramento Concluído Inconcluído
X Y Z
100% 85% 15%
Quadro 6, 7 e 8: Solicitação de Materiais – Outubro 2011 e 2010
Meta para 2011
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

11. 10
DADOS ATUAIS x META 2012
90%
80%
70%
60% Dados Atuais
50%
Meta para mesmo período de
40% 2011
30%
20%
10%
0%
1
Gráfico 4: Dados Atuais versos Meta 2012.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS
 Atraso no processo licitatório;
 Ausência de algum tipo de documentação do fornecedor;
 Indisponibilidade de carro oficial/motorista para efetuar entrega.
C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL
Quadro 9: Seleção do Problema Principal
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

12. 11
C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS
Figura 1: Identificação das Causas
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL
Figura 2: Ponto de equilíbrio
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

13. 12
Após a identificação das causas, verificou-se que a principal causa que
resulta no problema em questão dá-se no ambiente interno da instituição.
Portanto, o principal fator que resulta na indisponibilidade de motorista para
efetuar entrega de materiais para as unidades do Ministério Público de Santa
Catarina na região da Grande Florianópolis, ocorre devido à falta de motoristas
oficiais a disposição da Gerência de Almoxarifado para efetuação de entregas, e
pela própria cultura da instituição que dificulta bastante à comunicação e
disponibilidade para determinados serviços.
A1 – ANÁLISE DE VALOR
Causa do risco Consequência Cat. Prob. Imp. RT Tratamento
Falta de motoristas Pedidos não Contratar 2 novos
5 5 6 6
para a demanda atendidos motoristas
Pedidos não Construção de
Cultura 3 3 4 9
atendidos uma nova cultura.
Quadro 10: Análise de valor
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS
Método anterior: Método atual
Motoristas concentrados somente na Dois motoristas alocados na Ger. de
Ger. de Transportes Almoxarifado de prontidão.
Quadro 11: Geração de ideias
Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

14. 13
A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS
Proposta Resultado Tempo Investimento Classificação
Aumentar efetivo de
Indeterminado, pois
motorista e aloca- Agilidade nas
depende de N/D 1
los na Ger. de entregas
elaboração de edital
Almoxarifado.
Quadro 12 – Possíveis técnicas para eliminação de erros
Fonte: elaborado pelo autor, 2011.
P1 – PLANO DE AÇÃO
Plano de Ação
Objetivo: Reduzir o número de pedidos não atendidos
Quando Onde Quem Por que Como Quanto Posição
Contratar 2 Há Edital de
A partir de
novos MPSC COORH necessidade concurso N/D
01/02/2012
motoristas imediata público
Em andamento A ser feito Realizado
Quadro 13 – Técnicas para eliminação de erros
Fonte: elaborado pelo autor, 2011.