El documento presenta la estrategia de "cero papel" que está implementando la Alcaldía Municipal de La Pintada para estar a la vanguardia con las tecnologías de la información. La estrategia busca promover la responsabilidad ambiental y la eficiencia administrativa mediante la sustitución de trámites y procedimientos en papel por versiones electrónicas. Se describen varias buenas prácticas para reducir el consumo de papel como imprimir a doble cara, revisar documentos en pantalla, almacenar archivos electrónicos y

1. GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL (GELT)
ESTRATEGIA CERO PAPEL
Para la Alcaldía Municipal de la Pintada es muy importante estar a la vanguardia con las
tecnologías la información y las comunicaciones (TIC).
Por tal motivo seguimos acogiéndonos a las directrices y beneficios del Gobierno nacional,
en este caso vemos la importancia de implementar la Nueva estrategia de “cero papel”. En
Nuestro Municipio.
BUENAS PRÁCTICAS.
Es importante reconocer que existen Adicionalmente que buscamos:
grandes oportunidades para la entidad
territorial al momento de querer lograr Promover un sentido de
responsabilidad con el ambiente y
reducciones en el consumo de papel, si
con el desarrollo sostenible del
bien es cierto que se requiere de un país.
significativo componente de gestión Promover un compromiso con la
documental y tecnológico, también es reducción del consumo de papel,
cierto que se pueden alcanzar contribuyendo a la eficiencia
reducciones significativas con los administrativa y cero papel en la
recursos que actualmente disponen las administración pública.
Construir indicadores que nos
Entidades. Es en este punto donde las
permitan medir el impacto de la
campañas de tipo cultural asociadas con estrategia al sustituir los
la formación de buenos hábitos de procedimientos y trámites
consumo de papel serán la herramienta basados en papel por trámites y
de cambio que impulsará la procedimientos electrónico.
implementación de una administración
BUENAS PRÁCTICAS A SEGUIR :
pública cero papel.
Fotocopiar e imprimir Lectura y corrección
a doble cara: en pantalla:
Utilizar ambas caras de la Al hacer la revisión y
hoja, en lugar de solo una. corrección en papel se está
Cuando se utilizan las dos gastando el doble del papel
caras se ahorra papel, envíos, necesario, de modo que un
espacio de almacenamiento, método sencillo para evitar el
se reduce el peso, son más desperdicio de papel es hacer
Cómodos para engrapar, la revisión en la pantalla del
encarpetar y transportar. computador, que
adicionalmente nos ofrece la
posibilidad de utilizar
correctores ortográficos y
gramaticales antes de dar la
orden de impresión.

2. Revisar y ajustar los formatos:
Optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las dependencias con el fin de
lograr usar menores cantidades de papel. Es necesario verificar que ante cualquier
modificación a los mismos se sigan las indicaciones dadas en los procedimientos de
control de documentos
Guardar archivos no Evitar copias e
impresos en el impresiones
computador: innecesarias:
Almacenar en el disco duro Antes de hacer múltiples
del computador, discos impresiones o copias de un
compactos, DVD u otro medio mismo documento, es
tecnológico que permita importante evaluar si son
conservar la información. verdaderamente
Para tal fin se seguirán las indispensables. En la mayoría
instrucciones dadas por el de las ocasiones podemos
Comité de Archivo de la utilizar de forma preferente
entidad, atendiendo a las otros medios tales como el
normas emitidas por el correo electrónico, la intranet
Archivo General de la Nación o carpetas compartidas.
Impresión de borradores:
 Utilizar la opción de “borrador” o
“ahorro de tóner” en la calidad de
imagen.
 Imprimir mínimo dos páginas por hoja.
 Reducir los márgenes.
 Elegir tamaños de fuente pequeños.
 Los logos e información institucional, se
imprimirán solamente en la versión
final de los documentos

3. Reutilizar el papel Conocer el uso Aplicación de los
usado por una cara: correcto de procedimientos y
impresoras y herramientas de
Un mecanismo efectivo para fotocopiadoras: Gestión documental:
ahorrar hojas de papel
consiste en utilizar la cara De ser necesario, deberán Seguir de forma correcta los
limpia de las hojas para realizarse sesiones de procedimientos3 de gestión
impresión de borradores, capacitación sobre el manejo documental contribuye a
toma de notas, impresión de de estos equipos y publicar reducir la duplicidad y la
formatos a diligenciar de los manuales de uso. pérdida de documentos.
forma manual, listas de
asistencia, entre otros.
Uso de carpetas Uso del correo
compartidas en red: electrónico:
La red interna puede ser utilizada Cada vez resulta más común
para distribuir y compartir la utilización del correo
información que de otro modo electrónico, que constituida
tendría que hacerse mediante como la herramienta
documentos impresos. Una preferida para compartir
sencilla solución para poner a documentación de tipo
disposición de varios usuarios informativo, contribuye a
información de interés, es el uso reducir las demandas de
de carpetas compartidas. Estas papel para impresión y
carpetas resultan bastante útiles fotocopiado.
para compartir documentos
electrónicos de gran tamaño que
podrían no ser adjuntados
mediante el correo electrónico.

4. Herramientas de
colaboración:
Herramientas de
colaboración4 tales como
espacios virtuales de trabajo,
programas de mensajería
instantánea, aplicaciones de
teleconferencia, entre otros,
pueden ofrecer
oportunidades significativas
para intercambiar
información
de forma rápida y efectiva,
evitando la utilización del
papel.
Reciclar:
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la
fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos
contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos deberán
mantener políticas y acciones que faciliten la selección en la fuente y el
reciclaje del papel.
Así Mismo Invitamos A La Comunidad, Gremios, Empresas, Entidades Públicas Y Privadas A
Que Adopten Estas Buenas Prácticas Y Contribuir a La Existencia y Conservación De Nuestro
Planeta.