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  1. 1. Archivo de gestión Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con carácter general, no podrá custodiar documentos que superen los diez años de antigüedad
  2. 2. Depósito • Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.
  3. 3. Expediente • Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
  4. 4. Cuadro topográfico • Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
  5. 5. Soporte • Material físico en el cual se registra la información (papel, pergamino, cintas, discos magnéticos, etc.).
  6. 6. Inventario • Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales.
  7. 7. Minuta • Documento que se hace para documentar una reunión, asamblea cual sea el fin determinado que requiera la empresa.
  8. 8. DIPLOMATICA • Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.
  9. 9. DOCUMENTO ACTIVO • Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
  10. 10. DOCUMENTO INACTIVO • Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
  11. 11. ENCUADERNACION • Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.
  12. 12. FOLIO • Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
  13. 13. HERALDICA • Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.
  14. 14. INDICE • Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
  15. 15. INDICE CRONOLOGICO • Listado consecutivo de fechas.
  16. 16. LEGAJO • En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
  17. 17. MANUSCRITO •Documento escrito a mano.
  18. 18. ORGANIGRAMA • Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
  19. 19. PROTOCOLO • Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
  20. 20. REGISTRO DE DOCUMENTOS • Anotación de los datos del documento en los modelos de control.
  21. 21. REGISTRO TOPOGRAFICO • Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
  22. 22. REPROGRAFIA • Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm.
  23. 23. TIPOLOGIA DOCUMENTAL • Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
  24. 24. TOPONIMIA • Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
  25. 25. GUIA • Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

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