Article about our IFMA award of the year 2010 nomination

1. KaNDiDaat Nr. 4 SIR PLANTIN HOTEL
outsourcing draagt optimale
“S
De bezettingsgraad van ir Plantin Hotel Antwerpen om een partner te vinden die het veel-
streeft gezelligheid en woon- zijdige takenpakket kan aanbieden en
een hotel is doorslaggevend sfeer na” verwelkomt Wim beheren.
voor het rendement en heeft Van Respaille, General Manager. Hij lag De selectie werd gezien de omvang van
ook aan de basis voor de beslissing te het beoogde contract een zeer ernstige
een gigantische impact op kiezen voor het geïntegreerd aankopen aangelegenheid, met drie weerhouden
het benodigde personeel van facilitaire diensten bij één partner. kandidaten. ISS kan op het vlak van
“Eén van de argumenten daarvoor is dat hotelservices heel wat ervaring voorleg-
voor het invullen van de de kostprijs voor deze services dubbel gen in de Scandinavische landen en was
zeer gevarieerde hospitality zo hoog ligt als in Duitsland, waar de tevens vragende partij om in een derge-
eigenaar van het hotel thuis is” bena- lijk hotelproject in te stappen. Als part-
services.
drukt Wim Van Respaille. “Een grondige ner garandeert ISS 7/7 beschikbaarheid
Dat is nog meer het geval renovatie van het bestaande hotel leidde en bekommert zich om het beheer van
als vanzelfsprekend tot een grondige alle facetten van facility management.
voor een opstartend hotel,
herbronning. Wij besloten om de core- Wim Van Respaille was zich vanuit zijn
waar de bezettingsgraad business - receptie, de verkoop en de ervaring in de hotelsector meer dan
al helemaal de grote hotelcontrole - met eigen mensen te ver- bewust van de personeelsproblematiek
zekeren en al het andere uit te besteden”. die gepaard gaat met de uiteenlopende
onbekende is in de hotelservices en al helemaal wanneer
kostenraming. Daarom Partnerproject met iSS het de opstart van een nieuw hotel
Het volledig outsourcen van de ‘house- betreft. De opening van een nieuw hotel
opteerde Sir Plantin hotel keeping’ wordt veelvuldig toegepast in biedt overigens de beste gelegenheid om
voor maximale outsourcing. de Scandinavische landen, maar is in te besluiten tot geïntegreerde outscour-
onze contreien uitzonderlijk tot onbe- cing.
kend. Het is vanzelfsprekend belangrijk Het samengestelde outsourcingpakket
n Eduard Coddé
omvat de volledige housekeeping, het
nachttoezicht, de ontbijtdiensten, het
klaarzetten van vergaderruimtes, maar
ook tal van onverwachte ‘details’ als het
bijvullen van de zeepdispensers in de
publieke toiletten, het onderhoud van
Wim Van respaille, General Manager flexibiliteit is het kernbegrip waarop
van het Sir Plantin Hotel antwerpen. de volledige contractopmaak focust.
34 Profacility MaGaZiNE Nr. 29 Maart 2011

2. hospitality
groen in de publieke ruimten, het was- De SLA’s werden samen bepaald en uit- de kosten te optimaliseren. Sir Plantin
sen van de ruiten, preventief onderhoud geschreven. Zo vermeldt het contract Hotel Antwerpen laat dankzij het geïn-
van de airco-installaties, ongediertebe- niet de gebruikelijke te besteden tijd per tegreerd facilitair outsourcen lagere kos-
strijding, het vervangen van lampen, tot kamer voor de schoonmaak, maar wel de ten samengaan met een betere facilitaire
en met sneeuw ruimen wanneer nodig. precieze verwachtingen. dienstverlening.
Het volledige servicepakket waarvoor “Alle facetten van facility management Het evalueren en bijsturen van de faci-
ISS tekende sluit ook de levering van zijn uitbesteed bij ISS” vat Wim Van litaire dienstverlening zal voornamelijk
(stille) stofzuigers in, de aankoop van Respaille samen. “Er is dan ook een gebeuren op basis van meetbare resulta-
schoonmaakwagens en alle benodigde facility manager afgevaardigd door ISS ten, zoals klantencommentaren, bezoe-
uitrusting voor de dienstverlening, aanwezig in het hotel, wat ons het voor- ken door bedrijfsrevisoren (mystery
inclusief het voorzien van de nodige deel bezorgt bij één enkel aanspreekpunt guests) en de dagelijkse opvolgingsrap-
uniformen. terecht te kunnen voor alles wat aan de porten van de verantwoordelijke van het
orde kan komen. Het hotel kan op elk hotel.
contractdetaillering ogenblik beroep doen op de knowhow Al meteen na de zware opstartfase bleek
De invulling van het kadercontract werd die bij ISS aanwezig is voor elk aspect het succes van de gekozen formule uit de
gemaakt op basis van een prognose voor dat de kwaliteit van onze hospitality kan opvolgingsrapporten. Het project heeft
wat de gemiddelde hotelbezetting op beïnvloeden”. geen bepaalde einddatum en kan even-
jaarbasis zal zijn. Flexibiliteit was het tueel nog verder uitgebreid worden.
kernbegrip waar de volledige contract- Evaluatie Dit outsourcingproject biedt een garan-
opmaak op gericht gewas, zeker bij de Gezien de hotelsector algemeen gespro- tie op full service onder alle omstandig-
opening van het hotel. ken te kampen heeft met een teruglopen- heden en dat volgens het zelf door de
De gewenste dienstverlening werd de bezettingsgraad, is het noodzakelijk hoteldirectie opgestelde lastenboek. n
nauwkeurig geanalyseerd en omschre-
ven. Zo omvat de ontbijtservice het
samenstellen, klaarzetten en de bedie- Sterke punten van het project
ning in het restaurant, terwijl de beno-
digde voedingsproducten zelf ingekocht de keuze voor outsourcen nam bijna alle Het outsourcingcontract garandeert
worden. Anderzijds bekommert ISS zich personeelszorgen weg bij de opstart van een forfaitaire kost per kamer voor
om de opleiding van de mensen, het aan- het hotel. dit resulteerde in een belangrij- housekeeping. de pieken en dalen in de
leren van het gebruik van toestellen en ke vermindering van de indirecte kosten in hotelbezetting hebben geen invloed op
machines… tijd en geld voor rekrutering, personeels- de werkingskost per hotelgast, waardoor
beheer, managementstructuur, sociaal het rendement van het hotel ook een veel
passief, e.d. constanter gegeven wordt.
Er wordt een maximale flexibiliteit verze- de hotelmanager en zijn staf kunnen
kerd naar personeelsbezetting in functie terecht bij één enkel aanspreekpunt, de
tot de hotelbezetting. dat maakt de vaste door ISS afgevaardigde facility manager.
kosten schaalbaar en flexibel in functie tot de hotelmanager kan zich concentreren
de bezettingsgraad van het hotel. op de eigen taken, zonder achter details te
outsourcen van de hotelservices biedt moeten aanlopen. Samengevat geldt dat
vooral voordeel naar budgettering toe. het hotel meer klantgericht kan werken.
Bedrijfsportret
Het hotel behoort tot de Grand City Hotels bed, een vlakscherm-TV, badkamer met
& Resorts en is de eerste Belgische vesti- ligbad en haardroger, WIFI, internet, een
ging van het duitse managementbedrijf in laptop safe en een (gratis!) minibar garant.
de hotelsector. Binnen Europa telt Grand Alle kamers worden energiezuinig verlicht
City Hotels meer dan 80 vestigingen, met LEd-verlichting.
momenteel hoofdzakelijk gesitueerd in de Bijzondere aandacht ging naar de uitno-
grootste duitse steden. digende inrichting van de zeer ruime en
Sir Plantin Hotel Antwerpen telt 176 gemeenschappelijke vertrekken, zoals
‘designkamers’ - sommigen kunnen tot de ‘Living Room’ en de rondom de klok
een familiekamer gekoppeld worden - geopende bar ‘Moretus’.
aangekleed in verschillende kleuren en de hotelgasten kunnen kiezen tussen
voorzien van een uitgekiende klimaatrege- een snel ‘Sir Plantin Express Grab & Run
ling. Het hotel is volledig niet-rokers. Voor Breakfast’ of een uitgebreide ontbijtser-
hoogstaand comfort staan een boxspring vice in het restaurant.
Profacility MaGaZiNE Nr. 29 Maart 2011 35