1. PUBLIC SHARE FOLDER
TRABAJO EN GRUPO SOBRE OUTLOOK
SIN SERVIDOR EXCHANGE
Enero 2005

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PUBLIC SHARE FOLDER
GROUPWARE PARA OUTLOOK SIN SERVIDOR EXCHANGE
ADQA presenta en exclusiva para España PUBLIC SHARE FOLDER, una aplicación que
revolucionará el trabajo en grupo en organizaciones de tamaño pequeño y mediano, poniendo a su
alcance soluciones para compartir la información sin realizar costosas inversiones en licencias.
El factor clave de esta aplicación recae en que ofrece la posibilidad de compartir la información
de Outlook, proporcionando calendario, tareas, contactos, o una bandeja de entrada comunes a toda la
empresa, por departamentos, áreas, etc.
Con esta solución, todos los usuarios tienen acceso a un mismo archivo de datos, pudiendo leer
o escribir en él dependiendo del permiso que les sea otorgado. De este modo, la información está
permanentemente actualizada para todos los usuarios y se consigue un importante avance en términos
de organización de los recursos y ahorro de tiempo en consultas.
Esto ya se hace con el Servidor de Exchange®, es cierto. La razón por la que debe escoger
Public Share Folder es porque le ofrece las prestaciones que usted necesita por una pequeña porción
del coste de Exchange, tanto en términos de licencia, como en costes de implantación y
mantenimiento. Ni siquiera necesita tener un ordenador dedicado exclusivamente a compartir Outlook,
por lo tanto no necesita comprar más hardware ni más software.
Ahora, con la introducción en España de Public Share Folder en español, todas las empresas
tienen a su alcance una solución de gestión del conocimiento, con las mismas herramientas que hasta
ahora sólo estaban disponibles con grandes inversiones.
Quién conozca Outlook, en seguida lo apreciará:
Un mismo Outlook al alcance de toda la organización
Hágase con Public Sharefolder siguiendo estos sencillos
pasos:
1- Conozca a fondo Public Sharefolder en este documento.
2- Descargue la versión Demo en www.publicshareware.com.es
3- Compre la licencia definitiva en www.adqa.com
100% libre de riesgo
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PUBLIC SHARE FOLDER
CASOS DE APLICACIÓN EN ORGANIZACIONES
• Organización de agendas comunes: En equipos de comerciales, profesionales, o directivos es
extraordinariamente interesante que esté en un lugar común la organización del tiempo de todo el
equipo. De este modo se puede programar el tiempo conociendo la disponibilidad de los otros
integrantes.
• Administración de recursos: Una sala de reuniones, un equipamiento determinado, maquinaria
común… son recursos compartidos entre distinta gente que necesitan conocer su disponibilidad y
poder reservarlos para su uso. Con Public Share Folder todos los agentes implicados dispondrán de
esta información y podrán modificarla, si están autorizados.
Basta solo con crear un Calendario de Outlook para estos recursos, y ponerlo a disposición de todos
los usuarios de la red con la capacidad de leer y/o escribir en ella.
• Datos de contacto en común: En cualquier tipo de organización resulta fundamental que todo el
mundo tenga acceso a los datos de contacto de clientes, proveedores, colaboradores… en tiempo
real y sobre unos datos únicos, para evitar tener que actualizar los mismos datos en distintos archivos.
Eso sí, resulta esencial controlar también qué datos están accesibles a cada usuario, y si éstos pueden
solamente leerlos, o pueden modificarlos y borrarlos. Con Public Share Folder, se puede definir estos
permisos usuario por usuario y carpeta por carpeta, con lo que, con una correcta organización de
carpetas y permisos, cada usuario verá y modificará exclusivamente lo que sea conveniente.
• Correo para todos: Si disponemos de una Bandeja de Entrada común, podemos hacer accesibles a
distintos usuarios aquellos correos que éstos deban conocer. No es necesario inundar los buzones y
crear excesivo tráfico en la red si en lugar de reenviar los correos electrónicos a todo el mundo que
deba verlos, los dejamos a su disposición en una Bandeja de Entrada compartida. Esta aplicación es
especialmente útil en instituciones y organizaciones donde se recibe numerosa documentación e
información por correo electrónico que debe ser puesta en conocimiento de toda o parte de la
organización. Cualquier empresa podría ser un ejemplo para esta aplicación de información
compartida.
• Equipos de gestión de incidencias: O cualquier otro equipo que comparta tareas. Poder disponer en
común un listado de tareas, y que puedan ser administradas de forma central, ofrece una solución muy
eficiente para la organización del equipo. Esto se traduce inmediatamente en una mejor organización
de los trabajos a realizar, ofreciendo una imagen más eficiente y una respuesta más rápida a los
clientes.
• Centralización de las copias de seguridad: Si los usuarios no hacen copia de seguridad de su
archivo PST, corren el riesgo de perder toda la información de su Outlook. Si todas las carpetas
personales de todos los usuarios están en un solo archivo pst, y acceden a él mediante Public Share
Folder, con hacer copia un solo archivo PST se están guardando los datos de toda la organización.
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UNA INSTALACIÓN AL ALCANCE DE TODOS
Lo primero que destaca de Public Share Folder es la facilidad con la que se pueden poner en
marcha sus servicios en una red. Gracias a la sencillez de su concepto, la instalación de este servicio
es totalmente intuitiva, con lo que usuarios no expertos en la instalación de servicios de red pueden
hacerse cargo de la instalación de todo el sistema de Public Share Folder.
El tiempo de instalación del servidor es realmente pequeño, siempre dependiendo del número
de usuarios que se tengan que configurar. En cualquier caso, aunque sea la primera instalación que se
realiza, no tiene porque demorarse demasiado.
La principal tarea a realizar es la de declarar los usuarios, y adjudicar los derechos que éstos
tienen para cada carpeta. Esta tarea es bastante intuitiva, y se puede hacer fácilmente gracias a las
herramientas de administración.
La instalación cliente por cliente es también muy sencilla. Un administrador de red no va a
invertir más de 5 minutos para configurar Public Share Folder en cada Outlook. De hecho, la
instalación es tan fácil que la puede realizar el propio usuario, sin necesidad de intervención del equipo
de soporte, siempre que éste le dé los datos mínimos al usuario para que éste pueda especificar
dónde se encuentra el archivo de carpetas públicas.
Pantalla de administración del servidor. La gestión de usuarios y permisos es muy sencilla
Imagen correspondiente a la versión en inglés. Disponible ya la versión en español.
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COLABORACIÓN TRANSNACIONAL
Public Share Folder es el primer producto de SDMD que ADQA distribuye en España. SDMD es
una compañía alemana especialista en software para groupware en Outlook, que ha seleccionado ADQA
como partner exclusivo para la distribución de sus productos en España.
Precisamente, España era el último gran país europeo en el que no se distribuía una versión
traducida. En estos momentos, y con el acuerdo de comercialización con ADQA, se ha empezado la
traducción de todo el software de SDMD al castellano. Y Public Share Folder es el primer programa que
se ha traducido al castellano.
SDMD, de entre todos sus productos, ha desarrollado una serie completa de software para el
trabajo con Outlook, que permite ampliar las posibilidades de este organizador personal. Esta es la gama
de software para Outlook que SDMD pone a su disposición, y que en breve estarán disponibles en
castellano.
• Public SyncTool: Pensado para quiénes disponen de un ordenador portátil y uno de
sobremesa. Gracias a esta herramienta se permite la sincronización de los datos de Outlook
en ambos ordenadores, con lo que se resuelve una necesidad imperativa para muchos
usuarios.
• Public Fax: Aplicativo para gestionar faxes desde Outlook. Con este programa, Outlook se
convierte en el centro de todas las comunicaciones, dotando a las comunicaciones por Fax
de las capacidades de organización de Outlook.
Visite www.publicshareware.com.es . Descubra las últimas novedades de Groupware en castellano
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PRECIOS DE LICENCIA Y COMPARATIVA CON LA COMPETENCIA
Licencias: Precio sin IVA
1 Licencia de Cliente, incluyendo el Servidor 94.83 EUR
2 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 176.72 EUR
3 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 258.62 EUR
5 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 396.55 EUR
8 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 629.31 EUR
10 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 750.00 EUR
15 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,056.03 EUR
20 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,318.97 EUR
25 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,586.21 EUR
30 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 1,853.45 EUR
35 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,120.69 EUR
40 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,387.93 EUR
45 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,655.17 EUR
50 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 2,922.41 EUR
55 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,189.65 EUR
60 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,456.90 EUR
65 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,724.14 EUR
70 Licencias de Cliente, incluyendo el Servidor 3,991.38 EUR
1 Licencia de Cliente adicional (a partir de 3 Clientes) 77.59 EUR
Comparativa de costes operativos
® ® ®
Ø Costes por usuario en Lotus Notes MS Exchange Public ShareFolder
Precio de compra 155,24 157,87 (Ø) 72,34
Mantenimiento 31,31 34,81 9,15
Instalación y Configuración 19,09 43,78 9,57
Administración 98,98 27,17 14,15
Down time 22,05 74,17 -
Formación, el primer año 1,48 0,74 -
Formación, años siguientes 0,82 0,45 -
Total de costes operativos el primer año 296,84 303,73 105,21
Ø Total de costes operativos 3 años 234,94 231,84 105,21
*1 *1 *1 *2
*1 Fuente: *2 Fuente: Public ShareFolder® (SDMD-GmbH)
La tabla se basa en cálculos en US-Dollars (con 1 = 1,0638 US$)
MS Outlook® es una marca registrada de the Microsoft Corporation.
*Todas los demás nombres de productos son marcas registradas por su propietario.
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INSTÁLELO YA EN SU ORGANIZACIÓN
Una ventaja más de Public Share Folder es que ofrece la posibilidad de probarlo antes de hacer
ningún gasto.
En www.publicshareware.com.es puede descargarse un archivo .zip con las versiones demo de
Public ShareFolder Servidor y Cliente. En poco tiempo podrá instalarlas y aprender a configurar los
usuarios y las carpetas, otorgando los derechos de lectura y escritura que decida, haciendo cambios y
pruebas. Compruebe cuál es la configuración de su grupo de trabajo que más favorece sus
necesidades de información.
La versión Demo de Public ShareFolder Servidor está limitada a 10 usuarios, y se desactiva al
cabo de 4 horas. Pasado este tiempo, es necesario reiniciar el servicio para volver a disponer de las
capacidades de Public ShareFolder. Esta limitación, obviamente, no existe desde el momento que se
introducen los códigos de licencia.
Una vez haya comprobado las ventajas de trabajar con Outlook® compartiendo información, sólo
tendrá que adquirir una licencia para el número de usuarios que necesite. Sin necesidad de volver a
instalar o configurar el programa, con la sola introducción de este número de licencia, se anularán las
limitaciones de uso, y dispondrá de una instalación plenamente funcional.
Para adquirir el número de licencia, póngase en contacto con ADQA a través de nuestro
teléfono (93 814 73 80), por correo electrónico info@publicshareware.com.es, o utilice nuestro
formulario en la página web www.ADQA.com .
Hágase con Public Sharefolder:
1- Conozca a fondo Public Sharefolder en este documento.
2- Descargue la versión Demo en www.publicshareware.com.es
3- Compre la licencia definitiva en www.adqa.com
100% libre de riesgo
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C/ Masia de’n Notari, 23 – Pol. Ind. Masia de’n Frederic. 08800
Vilanova i la Geltrú – Spain
Tel +34 93 814 7380 Fax +34 93 893 63 31
www.adqa.com - info@adqa.com
Los precios, contenidos y/o servicios del presente catálogo, pueden ser objeto de modificaciones.
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