PROYECTO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA<br />
INTRODUCCIÓN<br />La formación por proyecto posibilita el desarrollo de competencias especificas a través de procesos de u...
OBJETIVO GENERALES<br />Trabajar por proyectos, como una metodología del aprendizaje en la formación por competencias, que...
OBJETIVOS ESPECIFICOS<br /><ul><li>Organizar documentación que se encuentra en los archivos de gestión de la secretaria de...
Desarrollar el proyecto en un tiempo determinado por medio de la realización de actividades y el uso eficiente de recursos...
DEPENDENCIA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTE<br />POR: LEIDY MENDOZA OYOLA.<br />       LORAINE SANTOS CÁRDENAS. <br />     ...
HISTORIA:<br />Encontramos el archivo en inadecuadas condiciones (carpetas deterioradas, documentos fuera de las carpetas,...
También encontramos unidades de conservación mal ubicadas y en muebles no correspondiente que veremos en las siguientes im...
Carpetas ubicadas en lugares menos adecuados:<br />
Objetos u otros implementos que no deben estar en los muebles de archivo y en el lugar de trabajo:<br />
Pero no todo fue desorden,encontramos archivos bien ordenados:<br />
¿Que hicimos en la dependencia gestión administrativa docente?<br />ANTES<br />DESPUES<br />
ACTIVIDADES<br />Luego de encontrar el archivo en las condiciones que ya vieron anteriormente, empezamos a ordenar las car...
Inventario:<br />Código (orden alfanumérico)<br />Nombre del colegio<br />Fechas extremas de protocolización<br />Unidad d...
OTRAS ACTIVIDADES A REALIZAR:<br />Con las AZ:<br /><ul><li>Colocar rótulos indicando la serie documental que contiene (re...
Cambiar la documentación que contienen las AZ (hojas de vida de docentes privados) a legajos, por motivo de deterioro de l...
Alimentar carpetas Y
Alimentarlas en la base de datos.</li></li></ul><li>Muebles utilizados en el archivo:<br /><ul><li>Archivo rotante.
Estantería abierta.
Folderama.</li></ul>Unidad de conservación utilizada en el archivo:<br /><ul><li>AZ.
Carpetas con pestañas verticales.
Legajos.                                            </li></li></ul><li>SEÑALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS: <br />SECRETARIA DE E...
DEPENDENCIA INSPECCION Y VIGILANCIA<br />POR: RITA MARCELA MERCADO QUINTERO<br />MARIA FERNANDA QUINTERO HURTADO<br />
ANTES<br />
ACTIVIDADES<br />Adecuamos el sitio de trabajo para empezar nuestra actividad y reordenar la documentación por series docu...
ASI QUEDO ORDENADAS LAS CARPETAS, CON UN EL ORDEN DE NÚMERO CONSECUTIVO <br />
Luego realizamos tratamiento físico que consiste en:                                       1. Quitar ganchos oxidados o co...
COMO VISION<br />Vamos a entregar organizadas 1.200 multicarpetas ubicadas en el archivo de gestión de la dependencia Insp...
DEPENDENCIA COLEGIOS DESAPARECIDOS<br />POR: MARIA MONICA CASTILLO ALVARES <br />
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Presentacion proyecto secretaria de educación

  1. 1. PROYECTO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA<br />
  2. 2. INTRODUCCIÓN<br />La formación por proyecto posibilita el desarrollo de competencias especificas a través de procesos de un enfoque de tipo formativo en que las actividades son objeto directo de aprendizaje y son el verdadero instrumento mediante el cual se desarrolla las potencialidades.<br />
  3. 3. OBJETIVO GENERALES<br />Trabajar por proyectos, como una metodología del aprendizaje en la formación por competencias, que permita la transferencia del conocimiento adquirido por el estudiante. <br />Aprender con sentido y trasferir el conocimiento adquirido en el aula y taller de clases, a situaciones reales , permitiéndonos demostrar nuestro aprendizaje en contextos diversos de la vida cotidiana, social y laboral. <br />
  4. 4. OBJETIVOS ESPECIFICOS<br /><ul><li>Organizar documentación que se encuentra en los archivos de gestión de la secretaria de educación distrital perteneciente a las siguientes dependencias: Oficina de Gestión Administrativa Docente; Oficina de Inspección y Vigilancia y Cobertura Educativa.
  5. 5. Desarrollar el proyecto en un tiempo determinado por medio de la realización de actividades y el uso eficiente de recursos.</li></li></ul><li>JUSTIFICACIÓN<br />La organización de estos archivos permite, a la secretaria de educación, tener organizado y documentado los planes programas y proyectos que adelanta la secretaria de educación, y disponer justo a tiempo la información para la vigilancia de las entidades educativas. <br />
  6. 6. DEPENDENCIA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTE<br />POR: LEIDY MENDOZA OYOLA.<br /> LORAINE SANTOS CÁRDENAS. <br /> MELISSA NORIEGA DE LA ROSA.<br />
  7. 7. HISTORIA:<br />Encontramos el archivo en inadecuadas condiciones (carpetas deterioradas, documentos fuera de las carpetas, AZ en mal posición en su respectivo mueble; sin orden ni rótulos, carpetas en mal posición)<br />
  8. 8. También encontramos unidades de conservación mal ubicadas y en muebles no correspondiente que veremos en las siguientes imágenes:<br />
  9. 9.
  10. 10. Carpetas ubicadas en lugares menos adecuados:<br />
  11. 11. Objetos u otros implementos que no deben estar en los muebles de archivo y en el lugar de trabajo:<br />
  12. 12. Pero no todo fue desorden,encontramos archivos bien ordenados:<br />
  13. 13. ¿Que hicimos en la dependencia gestión administrativa docente?<br />ANTES<br />DESPUES<br />
  14. 14. ACTIVIDADES<br />Luego de encontrar el archivo en las condiciones que ya vieron anteriormente, empezamos a ordenar las carpetas que contienen protocolización de docentes y partes administrativas de los colegios privados con el orden alfanumérico, asignándole a cada carpeta la letra ordenada alfabéticamente un color y uno número (consecutivo para cada letra) para su mejor ubicación.<br />En total 972 carpetas ordenadas, prácticamente organizadas ya que se están describiendo utilizando una base de datos y un inventario donde alimentamos con los siguientes datos:<br />
  15. 15. Inventario:<br />Código (orden alfanumérico)<br />Nombre del colegio<br />Fechas extremas de protocolización<br />Unidad de conservación<br />Número de folios y <br />Signatura topográfica.<br />Base de dato:<br />Código (orden alfanumérico)<br />Nombre del colegio<br />Fechas de protocolización<br />Serie documental<br />Ubicación del colegio<br />Nombre de quien diligencia la protocolización<br />Signatura topográfica<br />
  16. 16. OTRAS ACTIVIDADES A REALIZAR:<br />Con las AZ:<br /><ul><li>Colocar rótulos indicando la serie documental que contiene (resolución de escalafón), y el año.
  17. 17. Cambiar la documentación que contienen las AZ (hojas de vida de docentes privados) a legajos, por motivo de deterioro de la documentación dentro de las AZ, siendo así cambiados a legajos para su mayor conservación.</li></ul>B. Carpetas que contienen las protocolizaciones:<br /><ul><li>Inventariar las carpetas.
  18. 18. Alimentar carpetas Y
  19. 19. Alimentarlas en la base de datos.</li></li></ul><li>Muebles utilizados en el archivo:<br /><ul><li>Archivo rotante.
  20. 20. Estantería abierta.
  21. 21. Folderama.</li></ul>Unidad de conservación utilizada en el archivo:<br /><ul><li>AZ.
  22. 22. Carpetas con pestañas verticales.
  23. 23. Legajos. </li></li></ul><li>SEÑALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS: <br />SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA<br />GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTE<br />PROTOCOLIZACIÓN DE DOCENTES Y PARTES ADMINISTRATIVAS DE LOS COLEGIOS PRIVADOS<br />MODULO ESTANTE <br /> I 1 <br />COMO VISION<br />Vamos a entregar el archivo de gestión administrativa docente organizada y con una base de datos con 957 registros que contienen información acerca de instituciones educativas y los años en protocolización. Igual que todas las AZ señalizadas para su mejor ubicación.<br />
  24. 24. DEPENDENCIA INSPECCION Y VIGILANCIA<br />POR: RITA MARCELA MERCADO QUINTERO<br />MARIA FERNANDA QUINTERO HURTADO<br />
  25. 25. ANTES<br />
  26. 26. ACTIVIDADES<br />Adecuamos el sitio de trabajo para empezar nuestra actividad y reordenar la documentación por series documentales de los expedientes de las instituciones educativas oficiales, privadas,ETDH e inactivos. Ubicando la documentación en los 4 módulos del mueble de archivo.<br />Luego empezamos a rotular multicarpetas (se le escribe el numero consecutivo en un rectángulo de cartulina y se le adhiere a la parte superior derecha logrando así, que sea mas visible).<br />
  27. 27. ASI QUEDO ORDENADAS LAS CARPETAS, CON UN EL ORDEN DE NÚMERO CONSECUTIVO <br />
  28. 28. Luego realizamos tratamiento físico que consiste en: 1. Quitar ganchos oxidados o colocarlos cuando no los tengan. <br />2. Quitar grapas oxidadas. 3. Cambiar las carpetas que se encuentren en mal estado.<br />ACTIVIDADES A REALIZAR<br />Estamos realizando un inventario para digitar en la base de datos la información de las instituciones educativas que hacen falta por registrar, y alimentamos los expedientes con la documentación que llega a la dependencia para ser tramitada.<br />
  29. 29. COMO VISION<br />Vamos a entregar organizadas 1.200 multicarpetas ubicadas en el archivo de gestión de la dependencia Inspección y Vigilancia según las series documentales. Y una base de datos con 500 registros que contiene información acerca de instituciones educativas y ETDH <br />
  30. 30. DEPENDENCIA COLEGIOS DESAPARECIDOS<br />POR: MARIA MONICA CASTILLO ALVARES <br />
  31. 31. HISTORIA<br />Encontramos el archivo con la documentación guardada en módulos conformados por estantería abierta, <br />donde realice las siguientes actividades:<br /><ul><li>Revise el modulo 9 estante 18,19 y los entrepaño 1 y 2, los cuales verifique y realice una base de datos en soporte papel para registrar los libros de calificaciones de cada colegio con los años desde que inicio su registro con sus calificaciones hasta su registro final, de cada grado cursado por el estudiante y las jornadas de la institución.</li></li></ul><li>La base de datos contiene los siguientes campos:<br /><ul><li>Serie documental
  32. 32. Nombre del colegio
  33. 33. Año
  34. 34. Nivel ( preescolar, primaria, bachillerato)
  35. 35. Grados
  36. 36. Unidad de conservación
  37. 37. Jornada (mañana, tarde, noche) y
  38. 38. Notas </li></ul>otra actividad<br />Rotule libros de calificaciones en un orden numérico consecutivo, total 20 libros.<br />
  39. 39. DEPENDENCIA DE COBERTURA EDUCATIVA<br />POR: NELSÓN PALMERA<br />
  40. 40. ACTIVIDAD<br /><ul><li>Identificación y clasificación de contratos de administración y prestación de recursos educativos de cada colegio correspondiente del año 2006.
  41. 41. Luego anexe a cada carpeta ( de cada colegio) sus documentos.
  42. 42. Realice inventario que contiene numero consecutivo y nombre del colegio.</li></li></ul><li>PRODUCTOS A ENTREGAR<br />Después que se encuentren todos los documentos en las carpetas de cada colegio y ya estén ordenadas prosigo a legajarlos para luego archivarlos en cajas inactivas # 20 (cajas inactivas de archivo blancas con tapa azul).<br />

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