E Procurement

1. E-procurement,
integración y colaboración en
la relación proveedor-cliente.
Líderes en Sistemas de
Información

2. Agenda
Madrid
Barcelona
Gijón
San Sebastián
Bilbao 1. Introducción
Aveiro
Lisboa 2. Los Sistemas ERP´s
3. La Empresa Extendida
4. El ERP Extendido o ERP II
5. E-business: Negocio Electrónico
6. E-procurement
7. Conclusiones

3. Introducción
Madrid
Barcelona La introducción de los Sistemas de Información (SI)
Gijón
y de las Tecnologías de Información y
San Sebastián
Bilbao Comunicación (TIC) en las relaciones empresariales
Aveiro han obligado a las empresas a replantearse sus
Lisboa
procesos de gestión, tanto externos como internos,
llegando incluso a establecer nuevas formas de
organización.
En un principio, el papel de
los SI y de las TIC fue la
integración de la
información procedente de las
diferentes áreas de la
empresa en un único sistema.

4. Introducción
Madrid
En la actualidad, esa integración se extiende a la
Barcelona
Gijón información generada por el resto de los componentes de
San Sebastián la cadena de suministros, desde clientes hasta
Bilbao
Aveiro
proveedores.
Lisboa
Esta integración no sólo
afecta a los costes de
los procesos de
gestión internos o entre
empresas. Puede llegar a
suponer una total
transparencia en la
cadena de suministros,
logrando así unos índices
de eficiencia difícilmente
mejorables.

5. Los Sistemas ERP´s …
Madrid
Tradicionalmente, cada área funcional de la empresa
Barcelona
Gijón contaba con un Sistema de Información distinto, cada uno
San Sebastián con su base de datos y sin ninguna interconexión entre
Bilbao
Aveiro
ellos.
Lisboa
Las compañías se encontraban ante un Sistema de
Información no integrado que hacía difícil la integración
entre los diferentes departamentos, con muchas
ineficiencias y gran riesgo de producirse errores humanos.
Ventas Producción Logística Facturación
Pedido

6. Los Sistemas ERP´s …
Madrid
La necesidad de integrar toda esta información dio lugar, a
Barcelona
Gijón mediados de los setenta, a los Sistemas de Información
San Sebastián Integrados (ERP´s) que centralizan todas las bases de
Bilbao
Aveiro
datos y la gestión de la empresa en un único sistema y
Lisboa establecen la comunicación automática entre todos los
departamentos.
EL ERP TRADICIONAL
FINANZAS RRHH Las siglas ERP corresponden a
Gestión de Recursos
- Contabilidad - Nómina
- Cobros/Pagos - Recursos Humanos Empresariales y hacen
- Analítica - Control de Presencia
referencia a una serie de
FABRICACIÓN LOGÍSTICA aplicaciones informáticas
- Ingeniería - Ofertas, Pedidos destinadas a gestionar las
- Producción - Almacenes
- Planificación - Expediciones diferentes áreas funcionales
- Aprovisionamientos - Facturación
de la empresa.

7. Los Sistemas ERP´s …
Madrid
Barcelona Análisis
Gijón de Datos
San Sebastián
Ventas
Bilbao
Aveiro
Lisboa
Proveedores
Producción
Clientes
Logística ERP
Almacén
Finanzas
RRHH
Facturación
Información y Gestión en un Sistema único

8. … Los Sistemas ERP´s
Madrid
Barcelona
Gijón El objetivo principal perseguido por la
San Sebastián
Bilbao implantación de un ERP es conseguir una
Aveiro
Lisboa optimización de los procesos de gestión y
la integración de la información de la
empresa. Pero no hay que olvidarse de los
riesgos asociados, como el coste de la
puesta en marcha (tanto en tiempo como en
dinero), la necesidad de redefinir
determinados procesos de la organización o la
necesidad de detectar cuales son las áreas
críticas que necesitan una mayor mejora.

9. La Empresa Extendida …
Madrid La evolución de los Sistemas de Información, las
Barcelona
Gijón
Tecnologías y las Comunicaciones han perseguido la
San Sebastián integración de los datos procedentes de las diferentes
Bilbao
Aveiro áreas de la empresa, en un único sistema que permita una
Lisboa
gestión y una visión global de toda la organización. En la
actualidad este objetivo se ha vuelto mucho más ambicioso
al querer integrar también el máximo de información
generada fuera de la empresa.
Es así como nace el concepto de empresa extendida para
denominar a aquellas organizaciones que, además de
gestionar su propia cadena de valor, también tienen en
cuenta el resto de elementos que intervienen en la cadena
global: desde el cliente hasta el proveedor, sin olvidarnos
de los empleados.

10. La Empresa Extendida …
e-business
CRM ERP PLM SCM
Clientes Proveed.
Colaboración
Empleados
CRM: Gestión de la Relación con Clientes. PLM: Gestión del Ciclo de Vida de Productos.
ERP: Sistemas de Gestión Integrados. SCM: Gestión de la Cadena de Suministro.

11. La Empresa Extendida …
Madrid La empresa extendida obliga a prever y considerar los
Barcelona
Gijón efectos que puedan tener las decisiones tomadas en un
San Sebastián
Bilbao determinado nivel de la cadena sobre el resto de niveles.
Aveiro
Lisboa
De esta forma, los Sistemas de
Información de una empresa
extendida deberían abarcar a sus
clientes y proveedores y deberían
ser susceptibles a los cambios que
se produzcan en cualquier punto de
la cadena de suministro.

12. La Empresa Extendida …
Madrid
Barcelona
Estos nuevos sistemas de información aparecieron a principio
Gijón
San Sebastián de 2000 y fueron bautizados como ERP Extendidos o ERPII.
Bilbao
Son la base de la empresa extendida y gestionan toda la
Aveiro
Lisboa información generada, tanto por la propia organización como
por clientes y proveedores.
El ERP extendido se basa en
Internet, por lo que ofrece mayor
facilidad de acceso y menor coste de
infraestructura. Estos sistemas, aún
en su fase inicial, deberán permitir,
entre otros, automatizar las
correcciones y sus consecuencias en
cualquier nivel de la cadena.

13. … La Empresa Extendida
Madrid
Barcelona
Gijón La tecnología avanza a pasos de gigante y los EPR´s
San Sebastián
extendidos van a permitir la gestión en tiempo real de
Bilbao
Aveiro todos los procesos de la empresa y sus interacciones con
Lisboa
clientes y proveedores.
Pero para que la empresa extendida sea una realidad,
además de la evolución tecnológica, es necesaria una clara
evolución de la cultura empresarial.
Cultura Tecnología
Empresarial

14. … La Empresa Extendida
Madrid
Barcelona
Gijón
Cada organización tiene que tener claro
San Sebastián
cual es el papel que juega dentro de la
Bilbao
Aveiro cadena de valor. La optimización del
Lisboa
funcionamiento de un eslabón de la
cadena puede ayudar a mejorar el
funcionamiento del resto y de esta
forma, se podrá llegar a establecer
relaciones en las que ambas partes
sean ganadores. Esto se basa en la
generación de confianza entre todos
los miembros de la cadena y en una
clara vocación de cambiar y mejorar.

15. El ERP Extendido o ERPII
HACIA ADENTRO EL ERPII EXTENDIDO HACIA AFUERA
EL ERP TRADICIONAL
INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN CON TODA LA
DEPARTAMENTAL ÁREAS FUNCIONALES CADENA DE VALOR
OPTIMIZACIÓN FINANZAS CON OTROS MIEMBROS DE LA
ORGANIZACIÓN
- Tesorería
FINANZAS RECURSOS - Con Empresas del mismo Grupo
OPTIMIZACIÓN RRHH HUMANOS - Con Delegaciones, Representantes, Distribuidores
- Portal del Empleado
- TELETRABAJO
- Gestión del Conocimiento - Contabilidad - Nómina
- Adecuación Personas/Puestos - Cobros/Pagos - Recursos Humanos CON OTRAS EMPRESAS
- Analítica - Control de Presencia - Con Cadenas o Agrupaciones de Compra
OPTIMIZACIÓN FABRICACIÓN Y
PLANIFICACIÓN - Con Proveedores y Subcontratistas
- Gestión de Proyectos - Con Operadores Logísticos y Transportistas
- Configurador de Producto FABRICACIÓN LOGÍSTICA - Con Clientes
- Integración CAD - Con Portales: Clientes, Proveedores,...
- Calidad
- Ingeniería - Ofertas, Pedidos CON INSTITUCIONES
- Sevicio Asistencia Técnica (SAT)
- Producción - Almacenes - Banca
- Mantenimiento Interno - Planificación - Expediciones - Administración Pública
- Recogida Automatizada de Datos en Planta - Aprovisionamientos - Facturación
- Planificación a Capacidad Finita CON CONSUMIDORES FINALES
- Reducción de Costes
OPTIMIZACIÓN LOGÍSTICA Y VENTAS
- Marketing
EVOLUCIÓN FUNCIONAL/SECTORIAL REQUISITOS:
- Fidelización de Clientes (CRM)
- Automatización de Almacenes - Nuevas Normas Contables (NIC/NIIF) - Internacionalización, Multiidioma
- Reducción Plazos Entrega - Gestión Documental
- Costes de Transporte - Veticalización por Sectores de Actividad
- Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) - Mejoras Funcionales
TENDENCIAS EN PLATAFORMAS DE ANÁLISIS Y EXTRACCIÓN DE DATOS
CONTROL DE GESTIÓN Y CUADROS DE MANDO HERRAMIENTAS DE REPORTING ORIENTADAS AL USUARIO FINAL
TENDENCIAS EN PLATAFORMAS TÉCNICAS
DESARROLLO DE SOFTWARE COMUNICACIONES: ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD
ALGORITMOS DE OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN SEGURIDAD

16. e-Business: Negocio Electrónico …
Madrid
Barcelona
Gijón
San Sebastián Definición: Mejora y rediseño
Bilbao
Aveiro de los procesos de negocio,
Lisboa
utilizando Internet y las nuevas
tecnologías para construir
nuevas relaciones entre las
empresas y su entorno.
El verdadero valor del e-business está en la
automatización e integración de los nuevos
procesos, con los sistemas de información de
la empresa.

17. e-Business: Negocio Electrónico …
Madrid
Barcelona Ciclo e-business:
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa 4º Aprovechar 1º Transformar
Los conocimientos y la
Procesos empresariales
información
3º Gestionar 2º Crear
Un entorno ampliable y Nuevas aplicaciones que
seguro enlazan con las existentes

18. … e-Business: Negocio Electrónico
Madrid
E-business
Barcelona
Gijón Usar la información electrónica para mejorar el rendimiento, crear
San Sebastián
valor y posibilitar nuevas relaciones con clientes y proveedores.
Bilbao
E-commerce
Aveiro
Lisboa Consiste en realizar el marketing, la venta y la compra de
productos y servicios a través de Intenet.
B2B B2C
Relaciones comerciales entre empresas Ventas de
productos y
servicios a
Buy Side: E-procurement consumidores no
Aplicaciones para gestión de empresariales
las compras de la
organización.
Sell side
Automatización del proceso
de aprovisionamiento de Soluciones para el
productos y servicios desde marketing y venta de
la solicitud hasta el pago. productos y servicios a
través de la red.

19. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Gijón
Definición: e-procurement es la
San Sebastián
automatización de procesos internos y
Bilbao
Aveiro externos relacionados con el requerimiento,
Lisboa
compra, suministro, pago y control de
productos utilizando Internet como medio de
comunicación entre el cliente y el proveedor.
Esto supone poder gestionar todas las fases
que comprende el proceso de
aprovisionamiento:
Fases estratégicas
Fases operativas.

20. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Caracterísiticas
Gijón
San Sebastián
Bilbao El flujo de información se realiza en
Aveiro
Lisboa tiempo real
Permite conocer los datos en el instante
mismo de producirse algún cambio en las
variables: Integración con el ERP.
Acceso desde cualquier punto donde
exista una salida a Internet, sin importar
las distancias geográficas.
Acceso restringido al personal
previamente autorizado, tanto del cliente
como del proveedor.

21. e-Procurement
Fases y Coste integral del Proceso de Compra
y Aprovisionamiento
Estrategia táctica de compra Fases operativas del ciclo de compras
Envío Recep. Recep. Servicio Post
Definición Selección Negociac. Pago
Pedidos Mercancía Factura Venta
necesidades Proveed.
Alto valor añadido Bajo valor añadido
(determinación del precio) (tareas administrativas)

22. e-Procurement
Diferentes funcionalidades
EDI: Intercambio Electrónico de datos
Subastas electrónicas inversas.
Solicitud de ofertas
Gestión de subcontratistas
Planificación colaborativa.
Inventarios compartidos (propiedad del
proveedor, gestionado por el vendedor)
Gestión de envíos de mercancía.
Envío Recep. Recep. Servicio Post
Definición Selección Negociac. Pago
Pedidos Mercancía Factura Venta
necesidades Proveed.

23. e-Procurement
Madrid EDI: Intercambio electrónico de datos
Barcelona
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa
COMUNICACIONES
+
CENTRO SERVIDOR (BUZONES)
LENGUAJE COMUN
Estación
Estación de
de Usuario
Usuario
Lenguaje A Lenguaje B

24. e-Procurement
Madrid EDI: Intercambio electrónico de datos
Barcelona
Gijón
San Sebastián
DECLOP / DEEAPR / DEEACL
Bilbao
Proveedor Cliente
FIPROD
Aveiro
Lisboa PRICAT
ORDERS
ALBARA
INVOIC
RELENT
COMPAG
RELFAC
INVRPT
Central
de Pago
INVOIC
COMPAG
RELFAC
DECLOP / DEEAPR / DEEACL

25. e-Procurement
Madrid
Subastas electrónicas:
Barcelona
Gijón
Subastas inversas
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
El objetivo es comprar algún producto o servicio al mejor
Lisboa
precio posible.
El precio se reduce cada vez que un posible proveedor
mejora su precio (a la baja). Se mejoran los precios debido
a una mayor competencia entre los proveedores.
Hay una relación directa entre el volumen de la compra y
el ahorro en precio: A mayor volumen, más atractivo para
el proveedor es hacerse con la compra y mayor la
competencia desencadenada.
Las claves del éxito están en unas especificaciones y
unas reglas claras y una rápida comunicación con
los proveedores.

26. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Otras funcionalidades
Gijón
San Sebastián
Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios
Bilbao
Aveiro menos agresiva que las subastas inversas.
Lisboa
Gestión de subcontratistas: Gestión on line de la
situación de los trabajos enviados al exterior.
Planificación colaborativa: Proceso interactivo donde
clientes y proveedores cooperan continuamente en la
cadena de valor y comparten información sobre la
planificación de la demanda y las previsiones.
Inventarios compartidos: El inventario gestionado por
el vendedor es propiedad y responsabilidad del proveedor.
Gestión de envíos: El proveedor informa al cliente la
situación de los envíos de mercancía.

27. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Ejemplo: Gestión de subcontratistas
Gijón
San Sebastián
El envío de producto a
Bilbao
Aveiro mecanizar en el exterior
Lisboa
está disponible para el
proveedor desde el
momento de la salida.
Este deberá informar de
que la recepción se ha
producido.
Informará de cada
nueva entrega de
material hasta
completar el trabajo.

28. e-Procurement
Madrid
Modelos de
Barcelona
Gijón
e-procurement
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa
Modelo Distribuido
vs
Modelo Centralizado

29. e-Procurement
Madrid
Barcelona Modelos de e-procurement: Centralizado
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa

30. e-Procurement
Modelos de e-procurement: Centralizado
El gestor de contenidos externo
es el responsable de desarrollar y
mantener los flujos de
información necesarios para que
el proceso de compras se genere,
permanentemente actualizados y
automatizados.
Proporcionan un único punto de acceso para compradores y
vendedores.
No hay necesidad de mantener una relación contractual entre
el cliente y el proveedor.

31. e-Procurement
Modelos de e-procurement: Centralizado
Ejem.: www.edreams.es

32. e-Procurement
Madrid
Barcelona Modelos de e-procurement: Distribuido
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa

33. e-Procurement
Madrid
Barcelona Modelos de e-procurement: Distribuido
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro El gestor de contenidos está
Lisboa
dentro de la propia organización
compradora.
Los requerimientos, necesidades y
especificaciones de la empresa
compradora son específicos para
los proveedores de dicho sector.
El proceso de compra se basa en la selección de proveedores
que realiza la empresa compradora.
Complejidad en la integración de los sistemas informáticos.

34. e-Procurement
Madrid
Barcelona Modelos de e-procurement: Distribuido
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa
Ejem.: Introducción del Packing List y Etiquetaje en origen

35. e-Procurement
Cliente: Modelo distribuido Infraestructura tecnológica necesaria
Red Servidor Servidor
interna ERP BB.DD.
•
•5
•4
00
•3
Servidor
00
•2
00
00
•1
00
•0
00 •1
00 •1
00
00 9 9
E-commerce
9 9
2 3
•
•5
•4
00
•3
00
•2
00
00
•1
00
•0
00 •1
00 •1
00
00 9 9
9 9
DMZ
2 3
Cortafuegos
Interno
Público Desde la página web se
podría establecer un
link a la aplicación, a la
que se accedería previa
identificación.
INTERNET
www.xxxxxx.com

36. e-Procurement
Madrid
Barcelona
¿Por qué se está convirtiendo en una necesidad
Gijón
San Sebastián
para las empresas?
Bilbao
Aveiro Facilita la puesta en contacto de compradores y
Lisboa
proveedores de todo el mundo.
Mayor conocimiento de los productos en catálogo de los
proveedores.
Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las
necesidades, requerimientos y especificaciones del
comprador Las transacciones quedan personalizadas
al máximo.
Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia
cada vez mayores.
Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a
adquisición del producto o servicio.

37. e-Procurement
Madrid
Barcelona
¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor?
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa Proyección de requerimientos futuros
Inventarios reales y actualizados de cada uno de
los productos.
Cantidad de material recibido para facilitar
procesos de facturación.
Establecimiento de cantidad mínima y máxima
de materia prima en planta.
Procesamiento automático de información en el
momento de utilizar el material en producción.
……

38. e-Procurement
Madrid
Barcelona
¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente?
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro Cantidad de material embarcado
Lisboa
Fecha de embarque del material
Medio de transporte seleccionado para el transporte
Guías para rastrear el material con el departamento
de logística.
Promesa en cantidad y fecha de próximos embarques.
Problemas de capacidad en el suministro con el
suficiente tiempo de antelación.
Alertas de material defectuoso.
……

39. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Beneficios para los compradores:
Gijón
San Sebastián Se aceleran los procesos de compra.
Bilbao
Aveiro
Se reducen los costes de transacción y operación.
Lisboa
Aumenta el control de los procesos y el flujo definido
para los mismos.
Aumenta la visibilidad de la información relacionada
con compras.
Facilita la labor de control de gastos al aprovechar
las economías de escala.
Evita que se hagan transacciones fuera de los
acuerdos comerciales de la compañía
(Centralización).

40. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Beneficios para los proveedores:
Gijón
San Sebastián Disminuyen los costos de transacción.
Bilbao
Aveiro
Disminuyen los tiempos de procesamiento de
Lisboa
pedidos.
Se facilita el manejo de catálogos personalizados de
clientes y la actuación sobre dichos catálogos.
Disminuyen los costes relacionados con fallos
humanos en el ingreso de pedidos.

41. e-Procurement
Madrid
Barcelona
Resultados de la aplicación de e-procurement
Gijón
San Sebastián
Bilbao
Aveiro
Lisboa
Variables para la medición del Porcentaje de reducción
desempeño de una herramienta obtenido utilizando e-
e-procurement procurement
Inventarios 60%
Pérdidas de materia prima 70%
Costos administrativos 80%
Tiempos muertos 80%

42. Conclusiones
Madrid
Barcelona
Los beneficios económicos de la implantación del e-
Gijón
San Sebastián procurement aparecen poco tiempo después de su
Bilbao
Aveiro implementación.
Lisboa
La integración de las empresas es parte de
las nuevas tendencias de la industria y las
tecnologías de la información están ahí para
hacerlo posible.
E-procurement es una excelente
alternativa para facilitar la integración y
colaboración de una empresa y sus
proveedores.

43. INFORMÁTICA 68, S.A.
Zuatzu, 4 – 1º - 20018 SAN SEBASTIAN
Tel: 943 31 14 55 – Fax: 943 31 17 64
www.grupoi68.es
sansebastian@grupoi68.com
Gracias
por su
Líderes en atención
Sistemas de
Información