Cuantificar los beneficios y costos reales de un proyecto es un paso fundamental a la hora de decidir invertir dinero en un proyecto de gestión documental. En este documento aprenderás cómo calcular costes de: almacenamiento, gestión, búsquedas y otros costes relacionados con la gestión documental. Evaluar el ROI es una de las prácticas más utilizadas por cualquier grupo de compra de una herramienta software B2B, y consigue tener una aproximación bastante aproximada en cuanto a tiempo de amortización del proyecto, osea cuándo consigo empezar a ahorrar dinero y cuánto dinero en total puedo conseguir ahorrar durante los próximos cinco años. Este análisis tampoco deja fuera otros tipos de ahorro y beneficios, como la seguridad o la movilidad proporcionada por la digitalización.

2. ara explicar los cálculos que deben
llevarse a cabo, iremos proponiendo
algunos datos, que aunque de carácter
demostrativo, tratan de ser lo más
ajustados posible a la realidad.
Nota: Todos los trabajadores de este ejemplo cobrarán el Salario Mínimo Legal Vigente en España, de 641,10 €.
PASO 1: Determinar los Costes del Sistema Actual
Determina los costes reales de mantener tu sistema documental en papel, para ello, ten en cuenta costes como los
siguientes:
* La persona del ejemplo se encuentra cobrando el salario mínimo legal vigente (SMLV).
* El coste de las contribuciones a la SS en España según la normativa vigente puede variar de un 32 a un 35%.
* Según estudio de PriceWaterhouse Coopers (Tiempo estimado que tarda una persona archivando un documento en
un sistema de archivo de documentos en papel bien estructurado).
PDATOS
Tamaño de la empresa: 50 personas
Documentos gestionados/día: 100 documentos
No de armarios archivadores: 3 archivadores
Dimensiones de los armarios archivadores: Ancho 41cm, Alto 104 cm, Fondo 50 cm
Personas que trabajan gestionando estos documentos: 2 personas
Personas que necesitan encontrar documentos para la realización de su labor diaria: 10 pers.
Definiendo el
Contexto

3. * En el calculo de los metros cuadrados necesitados se toma en cuenta también el espacio requerido para abrir los
cajones del armario.
* En Madrid en 2010 según Cushman & Wakefield Consultora Inmobiliaria.
Para simplificar los cálculos de costes, hemos obviado el coste de tener que volver en muchos casos a generar o
recuperar un documento perdido (por ejemplo, ponerse en contacto con un proveedor para ver si puede enviar una
copia de la factura, volver a elaborar un informe extraviado, etc).
No obstante, sería interesante que hicierais una aproximación más completa de lo que puede significar en términos de
dinero la pérdida de documentos.
Incluyendo al menos estos costes, ya podemos hacer una estimación bastante cercana de cuanto le cuesta a la empresa
seguir trabajando con un sistema documental en papel.

4. “Gestionar documentos en papel tiene para esta empresa un coste estimado de 14.915,23 euros al año”
Una cifra nada despreciable que la empresa debe soportar año tras año.
Haz una estimación de los beneficios que la empresa obtendría con el nuevo sistema de digitalización. Recuerda que
para escoger el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa tendréis que considerar múltiples
factores, como el tipo de documentos que se van a digitalizar (estructurados o no estructurados), la posibilidad que
os brinda la solución de captura de trabajar con lotes de documentos, qué procesos se pretende automatizar y la
tasa de precisión que la herramienta de digitalización ofrece.
Para saber más sobre como escoger una buena solución de captura pregúntanos por otros artículos como:
6 Pasos Para Liberar A Tu Empresa Del Papel
Comparativa de Herramientas de Captura
Continuemos. Vamos a suponer que la empresa del ejemplo elige un sistema como Athento para almacenamiento y
captura de toda su documentación, junto con un escáner Fujitsu fi6130 capaz de digitalizar de 40 a 80 páginas
por minuto.
Con el nuevo sistema, el proceso para gestionar cada nuevo documento recibido sería el siguiente:
1. Una persona se encarga de poner los documentos en el escáner.
2. Athento recibe los documentos en una carpeta monitorizada.
3. Athento aplica tecnología semántica y otras para reconocer cada documento en la carpeta monitorizada.
4. Athento extrae la información relevante de cada tipo de documento.
5. Athento guarda de manera digital el documento en el sitio que le corresponda según su tipología.
Como puedes ves, en el caso de Athento, la intervención de una persona en el proceso de gestión de un nuevo
documento se limita a colocarlo en el escáner. Este es uno de los beneficios cruciales que hay que cuantificar. Otro
factor fundamental son las tasas de acierto, pues si el sistema no es capaz de reconocer un documento o extraer sus
datos, una persona tendrá que hacer el proceso de manera manual.
PASO 2: Estimar Los Beneficios Del Nuevo Sistema

5. Calculemos pues, en primer lugar, el tiempo que van a utilizar con el nuevo sistema los dos empleados gestionando
documentos:
*Este tiempo está calculado para 80 documentos que en el caso del ejemplo es el número de documentos máximo
que procesa el escáner. Una persona se tarda 30 segundos colocando un lote de 80 documentos en un escáner.
La extracción de datos y clasificación manual, se calculan a partir de las tasas de acierto, si el sistema hace bien su
trabajo sólo un 98% de las veces, en el 2% de las veces una persona tendrá que llevar a cabo el trabajo de manera
manual.
Sigamos considerando otros beneficios, esta vez aquellos costes que nos ahorramos eliminando gastos de
almacenamiento físico.
Beneficios
Reducción costes por tiempos ahorrados en trabajo del personal 8.981,54 €

6. * Al almacenarse de manera digital la información los costes de alquiler de espacio se reducen a 0.
Athento posee una característica denominada Autottaging que reduce el tiempo de búsqueda de documentos
manteniéndolos accesibles agrupados mediante categorías en una nube de tags. Encontrar documentos mediante
este mecanismo reduce el tiempo de búsqueda a 15 segundos por documento (en promedio). Vamos a calcular el
beneficio usando esta herramienta de búsqueda de documentos.

7. “Con el nuevo sistema documental sobre Athento, la empresa del ejemplo gastaría
14.722,73 euros menos”.
Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalización; pero antes, por supuesto,
necesitamos saber cuál es la inversión que vamos a llevar a cabo.
* No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los años siguientes al de la inversión.
Estos precios son aproximados y podrán variar según componentes añadidos o requerimientos de desarrollos
específicos.
Una vez sepamos la cuantía de la inversión, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversión. Vamos
a hacerlo con un límite temporal de 5 años.
PASO 3: Saber Cuándo Se Recuperará La Inversión

8. Para estos cálculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento a pleno rendimiento, por lo
tanto, durante el primer año sólo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partir
del 2 año la inversión se ha recuperado al completo.
“Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversión,
no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendo
beneficios”.

9. Por último, queremos hacer hincapié en que no todos los proyectos de digitalización devolverán los mismos
resultados. Son múltiples los factores que afectarán los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, las
decisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnológicas. Pero no tanto como porque distintas soluciones
software o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas las
herramientas son igual de eficientes.
Por ejemplo, si hubiésemos elegido un gestor
documental como Nuxeo junto con una aplicación de
captura como Ephesoft, buscando un documento del
que no sabemos sus datos exactos, nos tardaríamos
45 segundos más y el proceso de autoclasificación
con estas herramientas tiene una tasa de eficiencia del
75%.
Si consideramos que todos los demás factores se
mantienen constantes (costes del sistema anterior,
precio, tiempo de implantación, etc.), los beneficios se
verían reducidos. Vamos a verlo.
La solución que escoja SÍ afecta mi ROI

10. Como se puede apreciar, esta parte de cambios significaría recuperar la
inversión un año después de lo que se haría con Athento.
Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en:
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Twitter: @yerbabuenasoft
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